كيفية تفويض بفعالية: 10 نصائح للمديرين
ملخص
المفوض هو عندما تقوم بإعادة تعيين العمل لأعضاء الفريق الآخرين لأنها أكثر ملاءمة لمستلزماتهم وأولوياتهم. إذا بدأت البدء في فريق أو إدارة المشاريع، فقد يكون تخويف لتفويض العمل. لا بأس إذا كنت لا تعرف بالضبط ما هو أو كيفية تفويضه. في هذه المقالة، سنسخلك من خلال تفويض، وتعطيك 10 نصائح لمساعدتك في تفويض العمل بفعالية.
في بعض الأحيان، فإن الشيء الأكثر قيمة التي يمكنك القيام بها كمدير هو تفويض العمل. لا تعطيك تفويض العمل مزيدا من الوقت للتركيز على المهام عالية الأثر، كما أنه يمنح أيضا أعضاء فريقك فرصة للمشاركة في مشاريع مثيرة للاهتمام.
لكن معرفة ما وكيف يمكن للمندوب أن يكون شاقا للمديرين الجدد. المفوض هو مهارة قيادية يمكنك تطويرها بمرور الوقت. في هذه المقالة، سنرشيك من خلال 10 نصائح لمساعدتك في أن تصبح مفوضا أفضل.
ما هو الوفد؟
وفد هو فعل إعادة توجيه المهام والمبادرات لأعضاء الفريق الآخرين. قد تفوض العمل لتوزيع المسؤولية بالتساوي، أو لأن المهمة أو المبادرة أكثر صلة بأولويات أو مهارات أو اهتمامات أعضاء أخرى.
معرفة متى وكيف تفويض يجعلك مدير أفضل. لا يساعدك التفويض فقط في الحصول على عملك العالي التأثير الخاص بك، ولكنه يمنح أيضا أعضاء الفريق فرصة للمشاركة في مشاريع مثيرة للاهتمام. وفد فعال يبني مهارات الفريق ويسمح لأعضاء الفريق بتطوير نقاط القوة الجديدة.
لماذا تفويض مهم؟
يعد تفويض العمل مهما لسببين رئيسيين: تعظيم الإنتاجية الشخصية وإظهار فريقك الذي تثق به بعمل مهم. الكل أقوى من الوفد الفعال الفردي، يمكنك تحقيق المزيد معا كفريق واحد مما تستطيع وحده.
وفد ناجح يساعد أيضا في منعاحترق و إرهاقوبعد انها ليست عملك للقيام بكل العمل. بدلا من ذلك، كمدير، فأنت مسؤول عن رؤية الصورة الكبيرة من أجل تفويض المهام الصحيحة إلى الأشخاص المناسبين. بناء مهارات وفدك هو كل شيء عن فهم النتائج المبادرة المرجوة في المبادرةتخصيص العمللأعضاء مختلفين في فريقك بناء على مجموعات المهارات المتنوعة.
إن معرفة متى يتم تفويض المسؤولية عن أعضاء الفريق الآخرين طريقة رائعة لتصبح قائدا أكثر فعالية. توفر هذه المهارة الإدارية المهمة فرص تطوير أساسية لأعضاء فريقك. اعتمادا على نوع المهام التي تفوضها، يمكن للوفد مساعدتك في بناء مجموعات مهارات فريق جديدة ومراقبة التقدم نحوخطط التطوير المهنيوبعد
لماذا لا يفوض الناس المهام؟
قد يكون من الصعب معرفة ما يجب تفويضه، خاصة إذا كنتمدير لأول مرةوبعد بعض الناس يكافحون للمندوب لأنهم:
تقلق أنه سيستغرق المزيد من الوقت لشرح كيفية القيام بالعمل من القيام بذلك بنفسه
لا تفهم أولوية العمل
تريد العمل على مشاريع مثيرة للاهتمام أنفسهم
تشعر بالذنب حول تعيين المزيد من العمل إلى الآخرين
ليست متأكدة من يستطيع القيام بهذا العمل
تريد أن تشعر بالأهمية لفريقهم
عندما تفويض العمل
ليس هناك سيناريو واحد مباشر فقط عندما يجب عليك تفويض العمل. ولكن بشكل عام، اسأل نفسك بعض الأسئلة من أجل تحديد ما إذا كان هذا العمل مفيدا للمندوب.
أسئلة تسأل قبل تفويض المهام:
هل هذا العمل أكثر محاذاة بأولويات عضو آخر؟
هل هناك شخص آخر لديه المعلومات والسياق للقيام بهذا العمل؟
هل هذا العمل فرصة لشخص آخر ينمو وتطوير مهاراتهم؟
هل سيحدد هذا العمل في المستقبل؟
هل لدي وقت لتفويض هذا العمل بشكل فعال، بما في ذلك تدريب الشخص الآخر، والإجابة على أسئلتهم، ومراجعة عملهم؟
هل هذا شيء يجب أن أعمل فيه شخصيا (لأنه فهو تأثير عالي التأثير أو الحرجة)؟
هل يؤثر الفشل على نجاح المشروع؟
هل لدينا وقت لإعادة القيام بالعمل إذا لزم الأمر؟
لا تحتاج إلى الإجابة "نعم" على جميع هذه الأسئلة من أجل تفويض العمل. لكن طرح نفسك هذه الأسئلة قبل أن يساعدك تفويض العمل في تحديد أفضل عمل للتفويض.
10 نصائح لتفويض العمل الفعال
إن تعلم تفويض العمل يجعلك مديرا أفضل ويسمح لأعضاء فريقك بالمشاركة في مشاريع مثيرة. جرب هذه النصائح العشرة للبدء في عملية الوفد:
1. تحديد العمل للمندوب
ليس كل شيء يمكن تفويضه. بعض العمل هو استراتيجي أو عمل حرج، وسوف يستفيد من اهتمامك الشخصي. قبل أن تبدأ تفويض العمل، قم بتقييم أهمية العمل والآثار المترتبة على تفويضها.
هذا لا يعني أنك لا تستطيع تفويض المهام المهمة. إذا كان هناك عضو آخر في فريق مع السياق أو الخبرة أو المهارات التي تم تعيينها للقيام بذلك بشكل فعال، فقد يكون تفويضه خيارا جيدا. لكن ضع في اعتبارك أن تحقيق نتيجة نهائية جيدة لا تزال مسؤوليتك.
العمل الجيد للمندوب يشمل:
العمل الذي سوف يتكرر في المستقبل:إذا كان لديك مهمة متكررة، فغالبا ما يستحق تفويضها إلى شخص آخر لديه الوقت والطاقة للقيام بهذه المهمة بشكل جيد.
العمل الذي يتماشى مع اهتمامات عضو الفريق:إذا أعرب أحد أعضاء الفريق عن اهتمامهم بتطوير مهارة جديدة أو شحذ واحد موجود، راجع ما إذا كان هناك أي عمل يمكنك تفويضه لهم لمساعدتهم على بناء هذه المهارات.
العمل الذي يتصل بأهداف عضو الفريق:واحدة من أفضل الطرق للمندوب هي تعيين العمل الذي يربط الأهداف المهنية لعضو الفريق.
2. ممارسة ترك الذهاب
يمكن أن يكون التفويض صعبا بالنسبة للمديرين والأول مرة لأول مرة لأنك تضع عمل مهم في يد شخص آخر. ربما تشعر بالارتباط بعملك ومسؤولا عن القيام به بشكل جيد.
تعلم المندوب مهارة حاسمة، لكنك لا ينبغي أن تكون غير مريحة في كل مرة تفوضها. لذا، بدلا من ذلك، تتبع تسليم أنواع صغيرة من العمل في البداية، قبل بناء المشاريع الكبيرة. كن صبورا - سواء مع نفسك وأعضاء فريقك. سوف يستغرق وقتا طويلا لبناء مهارات وفدك. في نفس الوريد، قد يستغرق أعضاء الفريق وقتا أطول للحصول على هذا العمل منكم. ولكن من خلال تفويض العمل، فأنت تمنح أعضاء الفريق الفرصة لتطوير مهاراتهم مع مرور الوقت وكذلك أخذ شيء آخر من طبقك.
3. توضيح الأولويات
إن فهم الأولوية - وصعوبة المهام تجعل من السهل عليك تفويضها. إذا كان هناك شيء ما الأولوية عالية، فهذا يحتاج إلى القيام به قريبا - إما بواسطتك أو من قبل شخص آخر. اعتمادا على نوع العمل، يمكنك بعد ذلك اتخاذ قرار للقيام بذلك بنفسك أو للتفويض.
أفضل طريقة لتوضيح الأولويات هي توصيل العمل إلى أهداف الفريق والأهداف. عندما يكون لك وفريقك وضوحا حول سبب أهمية عملك، من الأسهل أولا إعطاء الأولوية بفعالية والحصول على العمل العالي التأثير المنجز. إذا لم تقم بذلك بالفعل، فقم بذلك عن طريق وضع جميع أعمال فريقك في مصدر حقيقي للحقيقة، مثل أداة إدارة المشروع. بهذه الطريقة، كل شخص لديه رؤية مباشرة في من يفعل ما عنده متى ولماذا.
4. فهم نقاط قوة عضو الفريق
جزء من المفوض هو التأكد من أن الشخص الذي تقوم بتسليمه يعمل على الإعداد للنجاح. لدى وفد فعال عنصرين: تفويض العمل على أعضاء الفريق الذين لديهم مهارات في هذا المجال، وإعطاء فرص أعضاء الفريق لتطوير مهارات جديدة.
للقيام بذلك، تأكد من أنك تفهم بوضوح نقاط قوة عضو الفريق - وكذلك مصالحها. يستغرق بعض الوقت خلال الخاص بك المقبل1: 1 اجتماعلطرحهم المهارات التي لديهم حاليا أنهم يريدون تطوير المزيد، وكذلك المهارات التي يريدون تطويرها حاليا.
5. تقديم السياق والتوجيه
عند تسليم العمل، تأكد من إعداد الشخص الذي يستغرق المهمة للنجاح. هذا يشمل:
إرشادات حول كيفية الحصول على العمل
تاريخ الاستحقاق للمهمة المفوضة
السياق والوثائق والتفاصيل حول العمل
الأدوات اللازمة للحصول على وظيفة القيام به
الأولوية والأهداف وتوقعات العمل
النتيجة المرجوة
أي عمل مرتبط
ضع في اعتبارك أن هذا العمل قد يكون من السهل عليك القيام به، ولكن قد يكون جديدا تماما للشخص الذي تفويض العمل إليه. خذ بعض الوقت للمشي لهم من خلال المهمة والإجابة على أي أسئلة لديهم قبل أن تبدأ في ضمان إعدادها للنجاح.
6. الاستثمار في التدريب
قد يكون هناك عمل لا يمكن لأحد في فريقك القيام به ولكنك. يعتقد بعض المديرين أن أنهم لا يستطيعون تفويض العمل. ولكن اعتمادا على أولوياتك، فمن الأفضل في كثير من الأحيان تدريب أعضاء الفريق كيفية القيام بالعمل حتى يتمكنوا من معالجة تلك المهام التي تتحرك إلى الأمام.
يستغرق التدريب وقتا - لذلك من المغري فقط أن تفعل ذلك بنفسك. لكن فكر في التدريب كاستثمار في أعضاء فريقك وعبء العمل الخاص بك. بمرور الوقت، ستقوم بمراجعة الوقت الذي قضيته في التدريب لأن الشخص سيكون قادرا على القيام بالعمل. تفويض المهام المستهلكة للوقت هي طريقة رائعة لبناء بلدكمهارات إدارة الوقت، مع إعطاء أيضا أعضاء الفريق فرص جديدة.
جزء من تدريب شخص آخر كيفية القيام بالعمل هو منحهم مساحة لحل المشاكلبدلا من توفير الحل على الفور. إذا ضرب أحد أعضاء الفريق العمل في حاجز الطريق، فاطلب أسئلة مطالبة كيف يعتقدون أنهم يستطيعون التغلب على حاجز الطريق. بدلا من تقديم الحلول، حاول طرح طلب الشخص الآخر للحصول على اقتراحات من أجل مساعدتهم على بناء مهاراتهم في صنع القرار وتوجيههم نحو الإجابة الصحيحة.
7. أولويات الاتصال وردود الفعل
العمل المفوض هو فرصة جيدة حقا لردود الفعل في اتجاهين والاتصالاتوبعد تأكد من أن الشخص الذي قمت بتفاده بالعمل للحصول على وسيلة للاتصال بك بأي أسئلة، وإعداد تسجيل شيك منتظم، مثل اجتماع 1: 1، حيث يمكنك مراجعة الأمور بمزيد من التفاصيل.
تقديم ملاحظات حول عملهم لأي مهام مستقبلية ترسل طريقهم. أيضا، اطلب ردود الفعل منهم - هل أعطيتهم معلومات كافية للنجاح؟ هل كانت هناك أي أسئلة مفتوحة من شأنها أن تجعل العمل القيام به أسهل؟ ضع في اعتبارك أن الوفد مهارة طويلة الأجل بدأته في بناءه، لذلك يساعدك في التماس ردود الفعل في إعدادك للنجاح طويل الأجل.
8. التركيز على النتائج
عندما تفوض العمل، فإن الهدف ليس لديه عضو في الفريق يعمل العمل تماما كما لو كنت قد فعلت ذلك. لا بأس إذا قام شخص ما بشيء مختلف عنك إذا تحققت النتائج المرجوة.
عندما تفوض وأعضاء فريق المدرب من خلال العمل، تجنب إنفاق الكثير من الوقت في شرح كيف ينبغي القيام بالأشياء. بدلا من ذلك، ركز على الهدف النهائي، وإعطاء عضو الفريق المساحة للتوصل إلى عملية خاصة بهم للقيام بالعمل. هذا يمنحهم المساحة لتطوير مهاراتهم الخاصة، ويوضحون أيضا أنك تثق بهم بمسؤولية معرفة كيفية القيام بالعمل.
9. الثقة ولكن تحقق
بمجرد وفد العمل، حاول اتخاذ خطوة لإعادته وإعطاء فريق الفريق المساحة التي يحتاجونها إلى القيام بالعمل. تحقق معهم بشكل دوري للتأكد من عدماسك بأي دعم إضافي، بينما يتم إيقاف تشغيله أيضا بدرجة كافية لإظهار فريقك الذي تثق به.
في النهاية، إذا كنت مسؤولا عن نجاح العمل. إذا كانت المرة الأولى لك تفويض هذا النوع من العمل، فتنفذ دورة مراجعة أو فترة متابعة لاستعراض العمل الذي تم القيام به، وقم بدفعه في الاتجاه الصحيح إذا لزم الأمر.
10. إعطاء الائتمان بمجرد اكتمال العمل
يعطي تفويض العمل الفعال أعضاء فريق آخرين الفرصة لتطوير مهارات جديدة ومشاركة في مشاريع مهمة. بمجرد اكتمال العمل، تأكد من أن عضو الفريق الذي قام بنقص العمل لاستكمال المهمة.
قد يمنحك أعضاء الفريق عبر الوظائف الآخرون بالائتمان للعمل، خاصة إذا كان الأمر شيئا قمت به في الماضي. تأكد من أنك لا تأخذ الفضل في عمل شخص آخر، واتخاذ بعض الوقت لتقدير عضو فريقك لعمل جيد.
مفوض وفعلت
إن العمل المفوض هو وسيلة رائعة لعدم بناء مهاراتك الإدارية الشخصية فحسب، بل لدعم التطوير المهني في فريقك. لتعيين زملائك في العمل، تأكد من أن لديهم جميع المعلومات التي يحتاجون إليها للحصول على المهمة المفوضة بشكل صحيح.
إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل أداة إدارة المشاريع وبعد يمنح مصدر الحقيقة المشتركة، مثل أداة إدارة المشاريع، أعضاء الفريق زيادة الرؤية والوصول غير المحدود إلى السياق الذي يحتاجون إليه للحصول على عمل جيد.
