Cách ủy quyền hiệu quả: 10 mẹo cho người quản lý

Tóm lược

Đoàn là khi bạn gán lại công việc cho các thành viên trong nhóm khác vì nó phù hợp hơn với công việc và ưu tiên của họ. Nếu bạn đang bắt đầu với nhóm hoặc quản lý dự án, nó có thể bị đe dọa là công việc ủy nhiệm. Không sao nếu bạn không biết chính xác những gì hoặc cách ủy quyền. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn khi di chuyển, và cung cấp cho bạn 10 mẹo để giúp bạn ủy quyền hoạt động hiệu quả.

Đôi khi, điều có giá trị nhất bạn có thể làm như một người quản lý là để ủy nhiệm công việc. Không chỉ công việc ủy nhiệm cho bạn nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ tác động cao, nó còn cung cấp cho các thành viên trong nhóm của bạn một cơ hội để tham gia vào các dự án thú vị.

Nhưng biết những gì và đại biểu cách thực hiện có thể được nản chí cho các nhà quản lý mới. Đoàn là một kỹ năng lãnh đạo mà bạn có thể phát triển theo thời gian. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn qua 10 mẹo để giúp bạn trở thành một ủy quyền tốt hơn.

Đoàn là gì?

Đoàn là hành động chuyển hướng các nhiệm vụ và sáng kiến cho các thành viên trong nhóm khác. Bạn có thể ủy thác làm việc để phân phối trách nhiệm đồng đều hơn, hoặc vì nhiệm vụ hoặc sáng kiến có liên quan nhiều hơn đến các ưu tiên, kỹ năng hoặc sở thích của một thành viên trong nhóm khác.

Biết khi nào và cách ủy quyền làm cho bạn trở thành người quản lý tốt hơn. Không chỉ ủy nhiệm giúp bạn có được công việc tác động cao của mình, mà còn cung cấp cho các thành viên trong nhóm một cơ hội để tham gia vào các dự án thú vị. Đoàn hiệu quả xây dựng các kỹ năng nhóm và cho phép các thành viên trong nhóm phát triển những điểm mạnh mới.

Tại sao ủy thác quan trọng?

Công việc ủy nhiệm rất quan trọng đối với hai lý do chính: Tối đa hóa năng suất cá nhân và thể hiện đội của bạn rằng bạn tin tưởng họ với công việc quan trọng. Toàn bộ mạnh mẽ hơn các phái đoàn cá nhân với hiệu quả, bạn có thể hoàn thành nhiều hơn với nhau như một đội so với một mình bạn có thể.

Phái đoàn thành công cũng giúp ngăn ngừa kiệt sức và làm việc quá sức . Đây không phải là công việc của bạn để làm tất cả các công việc. Thay vào đó, với tư cách là người quản lý, bạn có trách nhiệm nhìn thấy bức tranh lớn để ủy thác các nhiệm vụ phù hợp với đúng người. Xây dựng kỹ năng phái đoàn của bạn là tất cả về việc hiểu kết quả mong muốn của một sáng kiến nhất định và phân bổ công việc đến các thành viên khác nhau trong nhóm của bạn dựa trên các bộ kỹ năng đa dạng của họ.

Biết khi nào cần ủy quyền trách nhiệm đối với các thành viên trong nhóm khác là một cách tuyệt vời để trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả hơn. Kỹ năng quản lý quan trọng này cung cấp các cơ hội phát triển quan trọng cho các thành viên trong nhóm của bạn. Tùy thuộc vào loại tác vụ bạn ủy nhiệm, phái đoàn có thể giúp bạn xây dựng các bộ kỹ năng đội mới và theo dõi tiến trình về phía kế hoạch phát triển chuyên nghiệp .

Tại sao mọi người không ủy thác nhiệm vụ?

Có thể khó biết những gì để ủy nhiệm, đặc biệt nếu bạn là một Quản lý lần đầu . Một số người đấu tranh để ủy thác vì họ:

Lo lắng rằng sẽ mất nhiều thời gian hơn để giải thích làm thế nào để làm việc hơn là tự làm

Cảm thấy tội lỗi về việc phân công nhiều việc hơn cho người khác

Khi nào cần ủy nhiệm

Không chỉ có một kịch bản đơn giản khi bạn nên ủy thác công việc. Nhưng nói chung, hãy tự hỏi mình một vài câu hỏi để xác định xem công việc này có có lợi cho đại biểu hay không.

Đây có phải là công việc phù hợp hơn với các ưu tiên của một thành viên khác?

Đây có phải là một cơ hội để người khác phát triển và phát triển kỹ năng của họ?

Tôi có thời gian để ủy thác hiệu quả công việc này, bao gồm đào tạo người khác, trả lời câu hỏi của họ và xem xét công việc của họ?

Đây có phải là một cái gì đó tôi nên làm việc cá nhân (bởi vì đó là tác động cao hoặc kinh doanh quan trọng)?

Chúng ta có thời gian để làm lại công việc nếu cần thiết không?

Bạn không cần phải trả lời "Có" cho tất cả các câu hỏi này để ủy thác hoạt động. Nhưng tự hỏi mình những câu hỏi này trước khi ủy thác công việc giúp bạn xác định công việc tốt nhất để ủy thác.

10 mẹo để công tác ủy nhiệm hiệu quả

Học cách làm việc ủy nhiệm làm cho bạn trở thành người quản lý tốt hơn và cho phép các thành viên trong nhóm của bạn tham gia vào các dự án thú vị. Hãy thử 10 mẹo này để bắt đầu với quy trình ủy quyền:

1. Xác định công việc để ủy thác

Không phải tất cả mọi thứ có thể được ủy quyền. Một số công việc là chiến lược hoặc kinh doanh quan trọng, và sẽ được hưởng lợi từ sự chú ý cá nhân của bạn. Trước khi bạn bắt đầu ủy thác công việc, đánh giá tầm quan trọng của công việc và ý nghĩa của việc ủy nhiệm nó.

Điều đó không có nghĩa là bạn không thể ủy thác các nhiệm vụ quan trọng. Nếu có một thành viên khác trong nhóm với bối cảnh, kinh nghiệm hoặc thiết lập kỹ năng để thực hiện công việc này một cách hiệu quả, hãy ủy thác nó có thể là một lựa chọn tốt. Nhưng hãy nhớ rằng việc đạt được một kết quả cuối cùng vẫn là trách nhiệm của bạn.

Công việc sẽ tái diễn trong tương lai: Nếu bạn có một nhiệm vụ định kỳ, nó thường đáng để ủy thác cho người khác có thời gian và năng lượng để thực hiện tốt công việc.

Làm việc phù hợp với sở thích của thành viên trong nhóm: Nếu một thành viên trong nhóm đã bày tỏ sự quan tâm đến việc phát triển một kỹ năng mới hoặc mài giũa hiện tại, hãy xem liệu có bất kỳ công việc nào bạn có thể ủy quyền cho họ để giúp họ xây dựng những kỹ năng đó.

Công việc kết nối với mục tiêu của thành viên trong nhóm: Một trong những cách tốt nhất để ủy nhiệm là gán công việc kết nối với các mục tiêu chuyên nghiệp của một thành viên trong nhóm.

2. Thực hành buông đi

Đoàn có thể gây khó khăn cho các nhà quản lý và lãnh đạo lần đầu tiên vì bạn đang đặt công việc quan trọng vào tay người khác. Bạn có thể cảm thấy kết nối với công việc của bạn và chịu trách nhiệm cho nó được thực hiện tốt.

Học cách ủy quyền là một kỹ năng quan trọng, nhưng bạn cũng không nên không thoải mái mỗi khi bạn ủy thác. Vì vậy, thay vào đó, thực hành bàn giao các loại công việc nhỏ lúc đầu, trước khi xây dựng các dự án lớn hơn. Hãy kiên nhẫn - cả hai với chính bạn và các thành viên trong nhóm của bạn. Sẽ mất thời gian để xây dựng các kỹ năng phái đoàn của bạn. Trong cùng một tĩnh mạch, các thành viên trong nhóm có thể mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc này hơn bạn. Nhưng bằng cách ủy thác công việc, bạn đang cung cấp cho các thành viên trong nhóm cơ hội để phát triển kỹ năng của họ theo thời gian và cũng lấy thêm một thứ ngoài đĩa của bạn.

3. Làm rõ các ưu tiên

Hiểu về mức độ ưu tiên và khó khăn của các nhiệm vụ giúp bạn dễ dàng hơn để ủy thác. Nếu một cái gì đó là ưu tiên cao, nó cần phải được thực hiện sớm bởi bạn hoặc bởi người khác. Tùy thuộc vào loại công việc, sau đó bạn có thể đưa ra quyết định tự làm hoặc ủy quyền.

Cách tốt nhất để làm rõ các ưu tiên là kết nối công việc với các mục tiêu của nhóm và công ty. Khi bạn và nhóm của bạn có sự rõ ràng về lý do tại sao công việc của bạn quan trọng, việc ưu tiên hiệu quả và hoàn thành công việc có tác động cao hơn. Nếu bạn chưa có, hãy làm điều này bằng cách đưa tất cả công việc của nhóm vào một nguồn sự thật chung, giống như một công cụ quản lý dự án. Bằng cách đó, mọi người đều có khả năng hiển thị trực tiếp vào việc đang làm gì khi nào và tại sao.

4. Hiểu những điểm mạnh của mỗi thành viên trong nhóm

Một phần của việc ủy nhiệm là đảm bảo người bạn đang giao hàng được thiết lập để thành công. Phái đoàn hiệu quả có hai yếu tố: Đoàn làm việc cho các thành viên trong nhóm có kỹ năng trong khu vực đó và đưa ra các cơ hội thành viên trong nhóm để phát triển các kỹ năng mới.

Để làm điều này, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ hơn về điểm mạnh của mỗi thành viên trong nhóm, cũng như sở thích của họ. Dành chút thời gian trong lần tiếp theo của bạn Cuộc họp 1: 1 Để hỏi họ những kỹ năng nào họ hiện đang có rằng họ muốn phát triển hơn nữa, cũng như những kỹ năng họ muốn phát triển rằng hiện tại họ không có.

5. Cung cấp bối cảnh và hướng dẫn

Khi bạn tắt công việc, hãy chắc chắn rằng người đó nhận nhiệm vụ được thiết lập để thành công. Điêu nay bao gôm:

Hãy nhớ rằng công việc này có thể dễ dàng để bạn làm, nhưng nó có thể hoàn toàn mới đối với người mà bạn đang ủy thác cho công việc. Dành một chút thời gian để đi qua họ thông qua nhiệm vụ và trả lời bất kỳ câu hỏi nào họ có trước khi họ bắt đầu đảm bảo họ được thành lập để thành công.

6. Đầu tư vào đào tạo

Có thể có công việc mà không ai trong nhóm của bạn có thể làm nhưng bạn. Một số người quản lý nghĩ rằng có nghĩa là họ không thể ủy thác công việc. Nhưng tùy thuộc vào các ưu tiên của bạn, thường tốt hơn để đào tạo các thành viên trong nhóm làm thế nào để làm việc để họ có thể giải quyết những bài tập đó tiến về phía trước.

Đào tạo mất nhiều thời gian, vì vậy thật hấp dẫn khi chỉ cần tự làm. Nhưng hãy nghĩ đến việc đào tạo như một khoản đầu tư vào các thành viên trong nhóm của bạn và khối lượng công việc của riêng bạn. Theo thời gian, bạn sẽ thu hồi thời gian bạn dành đào tạo kể từ khi người đó có thể làm việc. Đoàn nhiệm vụ tiêu tốn thời gian là một cách tuyệt vời để xây dựng của riêng bạn Kỹ năng quản lý thời gian , đồng thời cung cấp cho các thành viên trong nhóm các cơ hội mới.

Một phần của việc đào tạo người khác làm thế nào để làm việc là cung cấp cho họ không gian để giải quyết vấn đề thay vì ngay lập tức cung cấp một giải pháp. Nếu thành viên trong nhóm thực hiện công việc gặp phải một rào cản, hãy đặt câu hỏi để nhắc nhở họ nghĩ họ có thể vượt qua rào cản như thế nào. Thay vì cung cấp các giải pháp, hãy thử hỏi người khác cho các đề xuất để giúp họ xây dựng các kỹ năng ra quyết định của riêng họ và hướng dẫn họ về câu trả lời đúng.

7. Ưu tiên giao tiếp và phản hồi

Đoàn làm việc là một cơ hội thực sự tốt cho Phản hồi và giao tiếp hai chiều . Hãy chắc chắn rằng người bạn đã ủy quyền hoạt động để có cách liên lạc với bạn với bất kỳ câu hỏi nào và thiết lập một lần kiểm tra thường xuyên, như cuộc họp 1: 1, nơi bạn có thể xem lại mọi thứ chi tiết hơn.

Cung cấp thông tin phản hồi về công việc của họ cho bất kỳ nhiệm vụ trong tương lai bạn gửi theo cách của họ. Ngoài ra, hãy yêu cầu phản hồi từ họ, bạn đã cung cấp cho họ đủ thông tin để thành công? Có bất kỳ câu hỏi mở nào đã khiến việc hoàn thành công việc dễ dàng hơn không? Hãy nhớ rằng Đoàn là một kỹ năng lâu dài, bạn đang bắt đầu xây dựng, vì vậy phản hồi mời chào sẽ giúp bạn thành công lâu dài.

8. Tập trung vào kết quả

Khi bạn ủy thác làm việc, mục tiêu không phải là thành viên trong nhóm thực hiện công việc giống hệt bạn sẽ làm điều đó. Không sao nếu ai đó làm một cái gì đó khác với bạn nếu họ đạt được kết quả mong muốn.

Khi bạn ủy thác và huấn luyện viên các thành viên trong suốt công việc, hãy tránh dành quá nhiều thời gian để giải thích cách mọi thứ nên được thực hiện. Thay vào đó, hãy tập trung vào mục tiêu cuối cùng, và cung cấp cho thành viên trong nhóm không gian để đưa ra quy trình của riêng họ để thực hiện công việc. Điều này mang lại cho họ không gian để phát triển các kỹ năng của riêng họ, và cũng chứng minh rằng bạn tin tưởng họ với trách nhiệm tìm ra cách thực hiện công việc.

9. Tin tưởng nhưng xác minh

Khi bạn đã ủy quyền làm việc, hãy cố gắng lùi lại một bước và cung cấp cho thành viên trong nhóm không gian họ cần thực hiện công việc. Kiểm tra với họ định kỳ để đảm bảo rằng họ không cần bất kỳ hỗ trợ bổ sung nào, đồng thời đang đủ tiện lợi để thể hiện đội của bạn mà bạn tin tưởng họ.

Cuối cùng, tuy nhiên, bạn chịu trách nhiệm về sự thành công của công việc. Nếu đây là lần đầu tiên của bạn ủy thác loại công việc này, hãy thực hiện một chu kỳ đánh giá hoặc thời gian theo dõi để xem xét công việc đã được thực hiện và thúc đẩy nó đi đúng hướng nếu cần thiết.

10. Tín dụng khi hoàn thành công việc

Công việc ủy nhiệm hiệu quả cung cấp cho các thành viên trong nhóm khác cơ hội phát triển các kỹ năng mới và tham gia vào các dự án quan trọng. Khi công việc hoàn thành, hãy đảm bảo thành viên nhóm đã làm việc được ghi có để hoàn thành nhiệm vụ.

Các thành viên trong nhóm chức năng khác có thể cung cấp cho bạn tín dụng cho công việc, đặc biệt nếu đó là thứ bạn đã làm trong quá khứ. Hãy chắc chắn rằng bạn không nhận được tín dụng cho công việc của người khác và dành chút thời gian để đánh giá cao thành viên trong nhóm của bạn để làm tốt công việc.

Ủy thác và thực hiện

Công việc ủy nhiệm là một cách tuyệt vời để không chỉ xây dựng các kỹ năng quản lý cá nhân của bạn, mà để hỗ trợ phát triển chuyên nghiệp trên toàn đội của bạn. Để thiết lập đồng nghiệp của bạn lên để thành công, hãy chắc chắn rằng họ có tất cả thông tin họ cần để có được nhiệm vụ được ủy quyền được thực hiện chính xác.

Nếu bạn chưa có, hãy làm điều này với một Công cụ quản lý dự án . Một nguồn chia sẻ về sự thật, giống như một công cụ quản lý dự án, cung cấp cho các thành viên trong nhóm tăng khả năng hiển thị và quyền truy cập không giới hạn vào bối cảnh mà họ cần để hoàn thành công việc tốt.