Πώς να μεταβιβάσετε αποτελεσματικά: 10 συμβουλές για τους διαχειριστές

Περίληψη

Η ανάθεση είναι όταν επανατοποθετήσετε την εργασία σε άλλα μέλη της ομάδας, επειδή είναι πιο σχετικό με τις εργασίες και τις προτεραιότητές τους. Εάν ξεκινήσετε με τη διαχείριση της ομάδας ή του έργου, μπορεί να εκφοβίσει να εκπληρώσει την εργασία. Είναι εντάξει αν δεν γνωρίζετε ακριβώς τι ή πώς να μεταβιβάσετε. Σε αυτό το άρθρο, θα σας οδηγήσουμε όταν θα σας παραχωρήσουμε και θα σας δώσουμε 10 συμβουλές για να σας βοηθήσει να μεταβιβάσετε αποτελεσματικά.

Μερικές φορές, το πιο πολύτιμο πράγμα που μπορείτε να κάνετε ως διευθυντής είναι να αναθέσετε την εργασία. Όχι μόνο η ανάθεση εργασίας σας δίνει περισσότερο χρόνο για να εστιάσετε στα καθήκοντα υψηλών επιπτώσεων, δίνει επίσης τα μέλη της ομάδας σας την ευκαιρία να συμμετάσχουν σε ενδιαφέροντα έργα.

Αλλά γνωρίζοντας τι-και πώς ο εκπρόσωπος μπορεί να είναι αποθαρρυντικός για νέους διαχειριστές. Η ανάθεση είναι η ηγετική ικανότητα που μπορείτε να αναπτυχθεί με την πάροδο του χρόνου. Σε αυτό το άρθρο, θα σας οδηγήσουμε σε 10 συμβουλές για να σας βοηθήσουμε να γίνετε καλύτερος αντιπρόσωπος.

Τι είναι η αντιπροσωπεία;

Η αντιπροσωπεία είναι η πράξη ανακατεύθυνσης των καθηκόντων και πρωτοβουλιών σε άλλα μέλη της ομάδας. Μπορείτε να μεταβιβάσετε την εργασία για τη διανομή της ευθύνης πιο ομοιόμορφα, ή επειδή το έργο ή η πρωτοβουλία είναι πιο σημαντική με τις προτεραιότητες, τις δεξιότητες ή τα συμφέροντα των άλλων μέλους της ομάδας.

Γνωρίζοντας πότε και πώς να εκπληρώσετε σας κάνει έναν καλύτερο διευθυντή. Όχι μόνο η ανάθεση θα σας βοηθήσει να κάνετε το έργο υψηλής αντίκτυπής σας, αλλά δίνει επίσης στα μέλη της ομάδας την ευκαιρία να συμμετάσχουν σε ενδιαφέροντα έργα. Η αποτελεσματική αντιπροσωπεία δημιουργεί δεξιότητες ομάδας και επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να αναπτύξουν νέα πλεονεκτήματα.

Γιατί η ανάθεση είναι σημαντική;

Η ανάθεση εργασίας είναι σημαντική για δύο κύριους λόγους: μεγιστοποιώντας την προσωπική παραγωγικότητα και δείχνοντας την ομάδα σας ότι τα εμπιστεύεστε με σημαντική δουλειά. Το σύνολο είναι πιο ισχυρό από το άτομο-με αποτελεσματική αντιπροσωπεία, μπορείτε να πετύχετε πιο μαζί ως ομάδα από ό, τι μπορείτε να κάνετε μόνη σας.

Η επιτυχής αντιπροσωπεία βοηθά επίσης την πρόληψηξεφλουδίζωκαιυπερκόπωση. Δεν είναι δουλειά σας να κάνετε όλη τη δουλειά. Αντ 'αυτού, ως διευθυντής, είστε υπεύθυνοι για να δείτε τη μεγάλη εικόνα για να μεταβιβάσετε τα σωστά καθήκοντα στους σωστούς ανθρώπους. Η οικοδόμηση των δεξιοτήτων των αντιπροσωπειών σας αφορά την κατανόηση των επιθυμητών αποτελεσμάτων μιας δεδομένης πρωτοβουλίας καικατανομήσε διαφορετικά μέλη της ομάδας σας με βάση τα ποικίλα σύνολα δεξιοτήτων τους.

Γνωρίζοντας πότε να μεταβιβάσει την ευθύνη σε άλλα μέλη της ομάδας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να γίνει ένας πιο αποτελεσματικός ηγέτης. Αυτή η σημαντική διαχειριστική δεξιότητα προσφέρει βασικές ευκαιρίες ανάπτυξης για τα μέλη της ομάδας σας. Ανάλογα με τον τύπο των εργασιών που μεταφέρετε, η αντιπροσωπεία μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε νέα ομαδικά δεξιότητες και να παρακολουθείτε την πρόοδο προς την κατεύθυνσηΕπαγγελματικά σχέδια ανάπτυξης .

Γιατί οι άνθρωποι δεν αναφέρουν τα καθήκοντα;

Μπορεί να είναι δύσκολο να γνωρίζετε τι να μεταβιβάσετε, ειδικά αν είστε αΔιευθυντής πρώτης ώρας. Μερικοί άνθρωποι αγωνίζονται να αναθέσουν επειδή:

Να ανησυχείτε ότι θα χρειαστεί περισσότερος χρόνος για να εξηγήσετε πώς να κάνετε το έργο παρά να το κάνετε ίδιοι

Δεν καταλαβαίνουν την προτεραιότητα της εργασίας

Θέλουν να εργαστούν για τα ίδια τα ενδιαφέροντα έργα

Αισθανθείτε ένοχοι για την ανάθεση περισσότερων εργασιών σε άλλους ανθρώπους

Δεν είστε σίγουροι ποιος άλλος μπορεί να κάνει αυτό το έργο

Θέλουν να αισθανθούν σημαντικές για την ομάδα τους

Πότε να μεταβιβάσετε την εργασία

Δεν υπάρχει μόνο ένα απλό σενάριο για το πότε πρέπει να μεταβιβάσετε την εργασία. Αλλά γενικά, ρωτήστε τον εαυτό σας μερικές ερωτήσεις για να διαπιστώσετε εάν αυτό το έργο είναι επωφελές για τον αντιπρόσωπο.

Ερωτήσεις πριν από την ανάθεση των καθηκόντων:

Είναι αυτό το έργο πιο ευθυγραμμισμένο με τις προτεραιότητες ενός άλλων μέλους της ομάδας;

Υπάρχει κάποιος άλλος που έχει τις πληροφορίες και το πλαίσιο να κάνει αυτό το έργο;

Είναι αυτό το έργο μια ευκαιρία για κάποιον άλλο να αναπτυχθεί και να αναπτύξει τις δεξιότητές τους;

Θα επαναληφθεί αυτή η εργασία στο μέλλον;

Έχω χρόνο να μεταβιβάσω αποτελεσματικά αυτό το έργο, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης του άλλου προσώπου, απαντώντας στις ερωτήσεις τους και την αναθεώρηση της δουλειάς τους;

Είναι κάτι που πρέπει να δουλέψω προσωπικά (επειδή είναι υψηλό αντίκτυπο ή επιχειρηματική κρίσιμη);

Η αποτυχία επηρεάζει την επιτυχία του έργου;

Έχουμε χρόνο να ξαναρχίσουμε το έργο εάν είναι απαραίτητο;

Δεν χρειάζεται να απαντήσετε "ναι" σε όλες αυτές τις ερωτήσεις για να μεταβιβάσετε την εργασία. Αλλά ζητώντας τον εαυτό σας αυτές τις ερωτήσεις πριν από τη μεταβίβαση της εργασίας σας βοηθά να προσδιορίσετε την καλύτερη εργασία για να εκπλαγείτε.

10 συμβουλές για την αποτελεσματική ανάθεση της εργασίας

Η εκμάθηση της εκπομπής εργασίας σας κάνει έναν καλύτερο διευθυντή και επιτρέπει στα μέλη της ομάδας σας να συμμετάσχουν σε συναρπαστικά έργα. Δοκιμάστε αυτές τις 10 συμβουλές για να ξεκινήσετε με τη διαδικασία αντιπροσωπείας:

1. Προσδιορίστε τις εργασίες για τον εκπρόσωπο

Δεν μπορούν να ανατεθούν όλα. Ορισμένες εργασίες είναι στρατηγικές ή επιχειρηματικές κρίσιμες και θα επωφεληθούν από την προσωπική σας προσοχή. Πριν ξεκινήσετε τη μεταβίβαση εργασιών, αξιολογήστε τη σημασία της εργασίας και των επιπτώσεων της ανάθεσης.

Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να μεταβιβάσετε σημαντικά καθήκοντα. Εάν υπάρχει ένα άλλο μέλος της ομάδας με το πλαίσιο, η εμπειρία ή η δεξιότητα που θέτει να κάνει αυτό το έργο αποτελεσματικά, η ανάθεση μπορεί να είναι μια καλή επιλογή. Αλλά να έχετε κατά νου ότι η επίτευξη ενός καλού τελικού αποτελέσματος είναι ακόμα η ευθύνη σας.

Καλή δουλειά για τον εκπρόσωπο περιλαμβάνει:

Εργασίες που θα επαναληφθούν στο μέλλον:Εάν έχετε μια επαναλαμβανόμενη εργασία, συχνά αξίζει να το μεταβιβάσετε σε κάποιον άλλο που έχει το χρόνο και την ενέργεια να κάνει τη δουλειά καλά.

Εργασία που ευθυγραμμίζεται με τα συμφέροντα του μέλους της ομάδας:Εάν ένα μέλος της ομάδας εξέφρασε το ενδιαφέρον να αναπτύξει μια νέα δεξιότητα ή μισώντας ένα υπάρχον, δείτε αν υπάρχει κάποια εργασία που μπορείτε να τους αναθέσετε για να τους βοηθήσετε να οικοδομήσουν αυτές τις δεξιότητες.

Εργασία που συνδέεται με τους στόχους του μέλους της ομάδας:Ένας από τους καλύτερους τρόπους για τον αντιπρόσωπο είναι να αναθέσετε εργασίες που συνδέονται με τους επαγγελματικούς στόχους ενός μέλους της ομάδας.

2. Πρακτική αφήνοντας να πάει

Η ανάθεση μπορεί να είναι δύσκολη για τους διαχειριστές πρώτων χρόνων και ηγέτες επειδή βάζετε σημαντική εργασία σε χέρια κάποιου άλλου. Πιθανότατα αισθάνεστε ότι συνδέεστε με την εργασία σας και υπεύθυνος για το να γίνει καλά.

Η μάθηση στον αντιπρόσωπο είναι μια κρίσιμη ικανότητα, αλλά δεν πρέπει επίσης να είστε ανήσυχοι κάθε φορά που μεταφέρετε. Έτσι, αντίθετα, η πρακτική παράδοση μικρών τύπων εργασίας στην αρχή, προτού δημιουργηθεί σε μεγαλύτερα έργα. Να είστε υπομονετικοί - τόσο με τον εαυτό σας όσο και με τα μέλη της ομάδας σας. Θα χρειαστεί χρόνος για να οικοδομήσουμε τις δεξιότητες των αντιπροσωπειών σας. Στο ίδιο φλέβα, τα μέλη της ομάδας μπορεί να χρειαστούν περισσότερο χρόνο για να γίνουν αυτό το έργο από ό, τι θα κάνατε. Αλλά με τη μεταβίβαση της εργασίας, δίνετε μέλη της ομάδας την ευκαιρία να αναπτύξουν τις δεξιότητές τους με την πάροδο του χρόνου και επίσης να πάρετε ένα ακόμα πράγμα από το πιάτο σας.

3. Διευκρινίστε τις προτεραιότητες

Η κατανόηση της προτεραιότητας-και της δυσκολίας-των εργασιών διευκολύνει να μεταβιβάσετε. Εάν κάτι είναι υψηλής προτεραιότητας, πρέπει να γίνει σύντομα - είτε από εσάς είτε από κάποιον άλλο. Ανάλογα με τον τύπο της εργασίας, μπορείτε να κάνετε την απόφαση να το κάνετε μόνοι σας ή να μεταβιβάσετε.

Ο καλύτερος τρόπος για να διευκρινίσετε τις προτεραιότητες είναι να συνδεθείτε την εργασία σε συνεργάτες και τους στόχους της εταιρείας. Όταν εσείς και η ομάδα σας έχετε σαφήνεια σχετικά με το γιατί η εργασία σας έχει σημασία, είναι ευκολότερο να δοθεί προτεραιότητα στην πραγματικότητα και να γίνουν έργα υψηλού αντίκτυπου. Εάν δεν το κάνετε ήδη, το κάνετε αυτό, τοποθετώντας όλη την εργασία της ομάδας σας σε μια κοινή πηγή αλήθειας, όπως ένα εργαλείο διαχείρισης έργου. Με αυτόν τον τρόπο, ο καθένας έχει άμεση ορατότητα σε ποιον κάνει τι όταν και γιατί.

4. Κατανοήστε τα πλεονεκτήματα κάθε μέλους της ομάδας

Μέρος της ανάθεσης σιγουρευτεί ότι το άτομο που παραδίδεις να εργάζεστε από την εργασία για την επιτυχία. Η αποτελεσματική αντιπροσωπεία έχει δύο στοιχεία: μεταβίβαση εργασιών σε μέλη της ομάδας που έχουν δεξιότητες σε αυτόν τον τομέα και δίνοντας στις ευκαιρίες των μελών της ομάδας να αναπτύξουν νέες δεξιότητες.

Για να το κάνετε αυτό, βεβαιωθείτε ότι έχετε κατανοήσει σαφώς τα πλεονεκτήματα του μέλους της ομάδας - καθώς και τα συμφέροντά τους. Πάρτε λίγο χρόνο κατά τη διάρκεια της επόμενης σας1: 1 ΣυνάντησηΓια να τους ρωτήσετε ποιες δεξιότητες έχουν σήμερα ότι θέλουν να αναπτύξουν περαιτέρω, καθώς και ποιες δεξιότητες θέλουν να αναπτύξουν ότι δεν έχουν σήμερα.

5. Παρέχετε το πλαίσιο και την καθοδήγηση

Όταν απενεργοποιείτε την εργασία, βεβαιωθείτε ότι το άτομο που αναλαμβάνει την εργασία έχει συσταθεί για επιτυχία. Αυτό περιλαμβάνει:

Καθοδήγηση σχετικά με το πώς να κάνετε το έργο

Η ημερομηνία λήξης της αναθεωρημένης εργασίας

Πλαίσιο, έγγραφα και λεπτομέρειες σχετικά με το έργο

Εργαλεία που απαιτούνται για να γίνει η δουλειά

Την προτεραιότητα, τους στόχους και τις προσδοκίες της εργασίας

Το επιθυμητό αποτέλεσμα

Οποιαδήποτε σχετική δουλειά

Λάβετε υπόψη ότι αυτό το έργο μπορεί να είναι εύκολο να κάνετε, αλλά μπορεί να είναι εντελώς νέο στο άτομο που μεταβιβάζετε το έργο. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να τα περπατήσετε μέσω της ανάθεσης και να απαντήσετε σε τυχόν ερωτήσεις που έχουν πριν ξεκινήσετε να διασφαλίζουν ότι θα δημιουργηθούν για επιτυχία.

6. Επενδύστε στην εκπαίδευση

Μπορεί να υπάρχει εργασία που κανείς στην ομάδα σας μπορεί να κάνει, αλλά εσείς. Ορισμένοι διαχειριστές πιστεύουν ότι αυτό δεν μπορούν να αναθέσουν το έργο. Αλλά ανάλογα με τις προτεραιότητές σας, είναι συχνά καλύτερο να εκπαιδεύσετε τα μέλη της ομάδας πώς να κάνετε τη δουλειά ώστε να μπορούν να αντιμετωπίσουν αυτές τις αποστολές που προχωρούν προς τα εμπρός.

Η εκπαίδευση απαιτεί χρόνο - έτσι είναι δελεαστικό να το κάνουμε μόνο μόνοι σας. Αλλά σκεφτείτε την κατάρτιση ως επένδυση στα μέλη της ομάδας σας και στο δικό σας φόρτο εργασίας. Με την πάροδο του χρόνου, θα επαναλάβετε το χρόνο που ξοδέψατε την κατάρτιση, αφού το άτομο θα μπορέσει να εργαστεί. Η ανάθεση των χρονοβόρων καθηκόντων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να χτίσετε το δικό σαςΔεξιότητες διαχείρισης χρόνου, ενώ δίνοντας επίσης τα μέλη της ομάδας νέες ευκαιρίες.

Μέρος της κατάρτισης κάποιος άλλος πώς να κάνει το έργο είναι να τους δώσει χώροΛύνω προβλήματααντί να παρέχει αμέσως μια λύση. Εάν το μέλος της ομάδας κάνει το έργο, χτύπησε ένα οδόφραγμα, θέστε ερωτήσεις να προτρέψουν πώς πιστεύουν ότι μπορούν να ξεπεράσουν το οδόφραγμα. Αντί να παρέχει λύσεις, δοκιμάστε να ζητήσετε από το άλλο άτομο για προτάσεις προκειμένου να τους βοηθήσει να οικοδομήσουν τις δικές τους δεξιότητες λήψης αποφάσεων και να τους καθοδηγήσουν προς τη σωστή απάντηση.

7. Προτεραιότητα στην επικοινωνία και την ανατροφοδότηση

Η ανάθεση εργασίας είναι μια πραγματικά καλή ευκαιρία γιααμφίδρομη ανατροφοδότηση και επικοινωνία. Βεβαιωθείτε ότι το άτομο που έχετε εξουσιοδοτημένο έργο έχει έναν τρόπο να επικοινωνήσει μαζί σας με οποιεσδήποτε ερωτήσεις και να δημιουργήσετε ένα τακτικό check in, όπως μια συνάντηση 1: 1, όπου μπορείτε να ελέγξετε τα πράγματα λεπτομερέστερα.

Παρέχετε ανατροφοδότηση σχετικά με την εργασία τους για τυχόν μελλοντικές εργασίες που στέλνετε το δρόμο τους. Επίσης, ζητήστε ανατροφοδότηση από αυτά - τους δώσατε αρκετές πληροφορίες για να πετύχετε; Υπήρχαν ανοιχτά ερωτήματα που θα έκαναν να γίνει ευκολότερη η εργασία; Λάβετε υπόψη ότι η αντιπροσωπεία είναι μια μακροπρόθεσμη δεξιότητα που αρχίζετε να χτίζετε, οπότε η ανατροφοδότηση ανατροφοδότησης σας βοηθά να σας καθορίσει για μακροπρόθεσμη επιτυχία.

8. Εστίαση στα αποτελέσματα

Όταν αναθέτετε την εργασία, ο στόχος δεν είναι να έχουμε το μέλος της ομάδας να κάνει το έργο ακριβώς όπως θα το κάνατε. Είναι εντάξει αν κάποιος κάνει κάτι διαφορετικά από εσάς αν επιτύχουν τα επιθυμητά αποτελέσματα.

Καθώς αναθέτετε και προπονητή μέλη της ομάδας μέσω της εργασίας, αποφύγετε να περάσετε πάρα πολύ χρόνο εξηγώντας πώς πρέπει να γίνουν τα πράγματα. Αντ 'αυτού, εστιάζετε στο τελικό στόχο και δώστε στο μέλος της ομάδας το χώρο για να βρει τη δική τους διαδικασία για να κάνει το έργο. Αυτό τους δίνει το χώρο να αναπτύξουν τις δικές τους δεξιότητες και επίσης αποδεικνύουν ότι τα εμπιστεύεστε με την ευθύνη να υπολογίσετε πώς να κάνετε το έργο.

9. Εμπιστευθείτε αλλά επαληθεύστε

Μόλις έχετε εξουσιοδοτηθεί, προσπαθήστε να κάνετε ένα βήμα πίσω και να δώσετε στο μέλος της ομάδας το χώρο που χρειάζονται για να κάνουν τη δουλειά. Ελέγξτε μαζί τους περιοδικά για να βεβαιωθείτε ότι δεν χρειάζονται πρόσθετη υποστήριξη, ενώ επίσης είναι αρκετά hands-off αρκετά για να δείξετε την ομάδα σας ότι τα εμπιστεύεστε.

Τελικά, ωστόσο, είστε υπεύθυνοι για την επιτυχία του έργου. Εάν είναι η πρώτη σας φορά η ανάθεση αυτού του τύπου εργασίας, εφαρμόστε έναν κύκλο αναθεώρησης ή μια περίοδο παρακολούθησης για να ελέγξετε το έργο που έγινε και ωθήσει τη σωστή κατεύθυνση εάν είναι απαραίτητο.

10. Δώστε πίστωση μόλις ολοκληρωθεί η εργασία

Η αποτελεσματική μεταβίβαση της εργασίας δίνει σε άλλα μέλη της ομάδας την ευκαιρία να αναπτύξουν νέες δεξιότητες και να συμμετάσχουν σε σημαντικά έργα. Μόλις ολοκληρωθεί η εργασία, βεβαιωθείτε ότι το μέλος της ομάδας που έκανε το έργο πιστώνεται για την ολοκλήρωση της εργασίας.

Άλλα διασταυρούμενα μέλη της ομάδας μπορεί να σας δώσουν πίστωση για το έργο, ειδικά αν είναι κάτι που κάνατε στο παρελθόν. Βεβαιωθείτε ότι δεν παίρνετε πίστωση για το έργο κάποιου άλλου και αφιερώστε λίγο χρόνο για να εκτιμήσετε το μέλος της ομάδας σας για μια καλή δουλειά.

Μεταβιβάζονται και έγιναν

Η ανάθεση εργασίας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μην δημιουργήσετε μόνο τις προσωπικές σας δεξιότητες διαχείρισης, αλλά να υποστηρίξετε την επαγγελματική ανάπτυξη σε ολόκληρη την ομάδα σας. Για να ορίσετε τους συναδέλφους σας για επιτυχία, βεβαιωθείτε ότι έχουν όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να λάβετε σωστά το εξουσιοδοτημένο έργο.

Εάν δεν το έχετε ήδη, κάντε αυτό με έναΕργαλείο διαχείρισης έργου. Μια κοινή πηγή αλήθειας, όπως ένα εργαλείο διαχείρισης έργου, δίνει στα μέλη της ομάδας αυξημένη ορατότητα και απεριόριστη πρόσβαση στο πλαίσιο που χρειάζονται για να γίνει καλή δουλειά.