دليل 2022 لإدارة حافظة المشاريع (PPM)
الثقافة التنظيمية كاملة الفوضى الآن بسبب الحجم الوحشي لمشاريع وأنشطة الشركات المزدهرة في جميع أنحاء هذه الصناعة. عندما تكون المشروعات كبيرة الحجم والعدد، كانت هناك حاجة دائما إلى استراتيجية لإدارة مزيج المشاريع المترابطة والمتصلة والمعالين. هذا هو المكان الذي تأتي فيه إدارة محافظ المشاريع.
PPM هو الحل النهائي لجميع المشاريع التي سيتم إدارتها معا؛ الماضي، الحاضر، والمستقبل لعملية كاملة للمشاريع وتحسب فعليا ما يجب أن يكون الرسم البياني الأولوية للمشاريع وما يجب أن تكون تسلسل المشاريع للحد الأقصى لعائد الاستثمار.
كل يوم في الثقافة التنظيمية، نناقش المشاريع كوحدات منفصلة تبدو مستقلة، لكن الحقيقة الفعلية هي أنه عندما تكون المشروعات من نفس الشركة، لا بد أن تكون مترابطة. السؤال الرئيسي هو كم يعتمدون على بعضهم البعض.
يتم توصيل المشاريع إلى حد كبير بالعديد من العوامل المختلفة مثل الميزانية أو الموارد أو الجدول الزمني. ولكن كيف يمكننا إدارة مزيج المشاريع وتحديد أولوياتها في جدول أعمالنا اليومي، لتحقيق أقصى قدر من الاستثمار العائد على الاستثمار، هو ما تدير حافظة المشاريع في نهاية المطاف.
إذا كنت تقرأ هذه المقالة، فمن المحتمل أنك تعرف قليلا عن سير العمل التنظيمي.
سيكون لشركتك العديد من المشاريع التي يتم عملها في نفس الوقت، ويرجع ذلك إلى تدفق الموارد من نفس المصدر، والعميل هو نفسه بالنسبة لهم جميعا أو أي شخص آخر قد تفعله فقط لبعض الابتكار النقي، قد تكون متداخلة.
ولكن كدير مدرب، كيف تعرف أنك تتخذ قرارات جيدة حول شركتك؟ كيف تعرف أنك تبقي نفسك ورفع فريقك على الأشياء الصحيحة لشركتك وفي الوقت المناسب؟ نحن جميعا نسأل نفس الأسئلة والإجابة على كل منهم إدارة محافظ المشاريع.
في هذه المنشور، نعلمك بكل الاستراتيجيات والإجراءات لتنفيذ جزء في المليون بنجاح لتحقيق عوائد لا تصدق من المشاريع.
مع مشاريع مختلفة تطلب اهتمامنا والموارد المشتركة التي يجب إعادة توجيهها كل يوم، فإن PPM هو الشيء الوحيد الذي يساعدنا على النجاح في هذه المنظمة الغابة وإلا فإننا لن نفشل بسبب روى روى ضعيف.
دعونا نلقي نظرة على البلاستيك من البداية ومعرفة سبب أهمية الواقع في الواقع لأنه من الناحية النظرية.
ما هو جزء في المليون؟
إدارة محافظ المشاريع هي مفهوم استراتيجية فريدة تشير إلى عملية إدارة مركزية لمحافظات مشاريع متعددة لتحقيق الأهداف الاستراتيجية.
إنها طريقة لا تصدق لسرد الفجوة بنجاح بين الاستراتيجية ومرحلة تنفيذ المشروع وتأكد من أن الشركة يمكن أن تستفيد بفعالية من اختيار مشروعها على أساس العوامل والنجاح التنفيذي.
تستخدم إدارة حافظة المشاريع أساسا من قبل المنظمات لمعرفة عوائدها المحتملة في مشروع. إنه يحدث اختلاف كبير في استراتيجياتهم المتقدمين. كيف؟ لأنهم سوف يستثمرون في مشاريع جديدة أقل عرضة للخسارة واتخاذ قرارات مستنيرة دائما، بغض النظر عن القضية.
PPM هو أكثر من ذلك. كما أنه مفيد في تعزيز وتسهيل اتصال الفريق. كما أنه يتأكد من أن جميع الأشخاص المشاركين في المشاريع هم في نفس الصفحة ولا توجد اختناقات في المستقبل.
عندما يتم تنفيذ PPM بشكل صحيح، فإنه يثبت أنه أداة هائلة ستجذب جميع أصحاب المصلحة وشراءهم. من خلال تمكين جميع الأشخاص المهمين المتصلين بالمنظمة، راجع الصورة الأكبر التي تحاول تحقيقها، يمكن أن تساعدك حقا في تجنب أي مشاكل يمكن أن تعيق الأداء في المستقبل.
تشجع إدارة محفظة المشاريع أيضا الشفافية في العملية برمتها، والحكم الصحيح على أي وجميع القضايا، وكذلك المساءلة عن كل شيء.
كيف تختلف إدارة محفظة المشروع عن إدارة المشاريع؟
تشبه إدارة المشاريع والمحافظة بطريقة تتطلب نفس المهارات العامة التي يجب تنفيذها بنجاح ولكن على الرغم من أسماءها المماثلة، فإن كل من PM و PPM مختلفة تماما.
إدارة المشاريع، إذا كنت على دراية بالثقافة التنظيمية، فإن التنفيذ الكامل لجميع المعرفة والأدوات والمهارات والتقنيات لاستكمال أنشطة المشروع. كل هذه العوامل تساعد على تلبية متطلبات المشروع وأهمية PM لا يمكن التأكيد عليها.
الكلمة الرئيسية في جزء في المليون، من ناحية أخرى، هي محفظة. إن إدارة محفظة المشاريع لا تهتم حقا بجميع المشاريع قيد التشغيل في قائمة المنظمة، بل تركز على اختيار المشروع المناسب للمشاركة وكيفية تمويلها بفعالية إلى إكمالها.
تتم إزالة المشاريع التي لا تهم بالضرورة لتحقيق أهداف الشركة من القائمة. لماذا ا؟ لأنه إذا كنت تفكر بالفعل في الأمر، فمن المفترض أن يساعد مشروع التقدم في تقدم الشركة وإذا كنت تقوم بإدارة محفظات الشركة، فسوف ترفض كل اقتراح من هذا القبيل.
ما هي مسؤولية مدير الحافظة؟
كشخص يدير محفظة الشركة، يعد مدير الحافظة جزءا مهما جدا من العملية برمتها لأنها هي القطعة الرئيسية للتنفيذ الناجح لجميع استراتيجيات الشركة.
بشكل عام، ينطوي دور المدير على إدارة محافظ متعددة وتطوير استراتيجيات مالية مختلفة. يمكن أن تكون النماذج المالية والخوارزميات. جميع هذه الاستراتيجيات تحيي المشاريع لخدمة الأهداف الاستراتيجية للشركة بشكل أفضل.
تتمثل استراتيجية أكثر نجاحا والتي يمكن تنفيذها بواسطة مدير المحفظة في تطوير معايير الإدارة. ستساعد هذه المعايير في توجيه الحافظة والحفاظ على هيمنتها.
عملية PPM
تتضمن عملية إدارة المحفظة الفعالة عموما هذه الخطوات الخمس، وهي:
1. إنشاء مخزون وإنشاء استراتيجية
أولا وقبل كل شيء، يجب عليك تحديد جميع المشاريع الموجودة في قائمة الشركة من خلال جمع المشروع والمعلومات التنظيمية اللازمة.
عندما اكتسبت هذه المعلومات، ستتمكن من تصنيف المهام، وتحديد الأهداف الاستراتيجية للشركة وأخيرا تحديد ما إذا كانت المشاريع تدعم تلك الأهداف الاستراتيجية للشركة أم لا.
بعد الانتهاء من الاستراتيجية المناسبة، تحتاج إلى بناء فريق تنفيذ لتنفيذ تلك الاستراتيجية. يجب أن يشمل هذا الفريق أعضاء من الإدارة الفنية وأعضاء المحفظة، من بين العديد من الآخرين. عادة ما تتكون أعضاء رئيس فريق التنفيذ من الإدارة العليا.
2. تحليل
الخطوة التالية هي تحليل إيجابيات وسلبيات المشروع المحتملة المحتملة. أفضل شيء هو تقييم كل مشروع بشكل مستقل وأيضا:
بعد جمع كل هذه البيانات، إنه نهج جيد عموما تنظمه كل فئة. بشكل عام، تشمل هذه الفئات:
عملية التواصل الجيدة هي أيضا مفيدة للغاية لعملية تحليل كاملة من PPM. يحلل تحليل المعلومات أيضا من فرص تكرار المشروع، مما قد يؤثر حقا على النمو أو حتى إيقافه بالكامل.
3. ضمان المحاذاة المناسبة
الخطوة التالية في العملية هي إجراء تحليل محاذاة. سيساعدك ذلك في مراقبة جميع الموارد وما إذا كانت موجهة إلى المشروعات الحرجة أم لا.
سيساعدك هذا التحليل أيضا في معرفة احتمال ما إذا كانت المشروعات الجديدة، أنت تفكر في التعهد، محاذاة حقا بمصالح الشركة أم لا.
4. الإدارة
الخطوة التالية هي جزء الإدارة من العملية برمتها. في هذه المرحلة، تحتاج إلى عرض محفظة المشروع وجعل كل القرارات الضرورية لتحسين الشركة. بعض واجبات الإدارة هذه هي إعادة تخصيص الميزانيات والموارد وإعلامها أيضا إعادة صياغة نماذج التخصيص بأكملها، بناء على المعلومات التي تجمعها من الخطوات السابقة لعملية المحفظة. أيضا، لديك واجب إعادة جدولة مشاريع مختلفة قد تعتقد سابقا أنها مفيدة للشركة.
5. اختبار والتكيف
الخطوة الأخيرة هي اختبار أنشطتك في كل خطوة وتكييفها مع التغييرات التي تكشف عنها. لن تحصل بالتأكيد على عملية PPM الخاصة بك مباشرة ويجب ألا تتوقع حتى. لأنك ستحتاج إلى التكيف مع جميع المعلومات وإجراء التغييرات المطلوبة أثناء التنقل.
إدارة محفظات المشروع هي عملية معقدة بشكل لا يصدق بسبب كل العوامل غير المعروفة المعنية. ولكن هناك العديد من قوالب إدارة المحفظة والبرامج التي يمكن أن تساعدك في أن تكون أفضل في سعيكم.
ما هو سر تحقيق النجاح من خلال عملية PPM؟
إنها فرصة جيدة عند إخراج محفظتك، فلن تفعل ذلك حقافي أي مكان للذهاب من هناكوبعد فيما يلي بعض النصائح لتحقيق النجاح:
البرمجيات PPM
إذا كنت ترغب في إجراء إجراء إدارة محفظة مشروع ناجح، فاختر البرنامج والأدوات المثالية هو النقطة الرئيسية التي يجب عليك التركيز عليها. لكن هذا ليس الأمر سهلا دائما. لماذا ا؟ لأنه في أي مجال، لديك الكثير من الخيارات المختلفة للحصول على برنامج "أفضل" لأي شيء.
ومع ذلك، فإن مصطلح "الأفضل" يعتمد على احتياجات ومتطلبات المستخدم. شيء من الأفضل بالنسبة لك قد لا تكون مقبولا تقريبا لشركة أخرى. يعتمد ذلك حقا على وضع المستخدم وعدد المشاريع الجارية.
دعونا نلقي نظرة على جميع الأسئلة التي تحتاجها لطرح نفسك قبل اختيار برنامج PPM لشركتك.
هذه هي بعض من أفضل الأسئلة، والتي يمكن أن تقدم خريطة لك في سعيكم للعثور على أفضل برنامج PPM لشركتك أو أي أدوات أخرى قد تحتاجها. منتظم إلى حد ما على الرغم من اختبار مجموعة من هذا البرنامج قبل اتخاذ قرار نهائي.
تحقق من هذه المقالة: كيف تستعمل UDN مدير المهام لإدارة مشاريع الشلال - دليل عملي لأول مرة
الفوائد الرئيسية المرتبطة بإدارة محافظ المشاريع هي:
أن يقال، PPM مجال شاسع وتنوعا للغاية. نظرا للتقدم في التكنولوجيا، يتعين على مديري المشاريع أن يلمسوا قاعدة مرارا وتكرارا مع الأدوات المحدثة التي تساعد على القيام بالأشياء بشكل أسرع. هذا هو السبب في أننا سنقوم بتحديث هذا المنشور باستمرار بنتائج إضافية لإطعام قاعدة المعرفة بإدارة محافظ المشاريع في UDN مدير المهام وبعد تأكد من إشارة مرجعية هذا المنشور وإعادة النظر فيه مرة أخرى إلى مراجع المستقبل المحدثة.
