Jak udržet projekt na trati s hlášením o stavu projektu?
Polymath starých časů by si všimla jejich zjištění, vynálezy a na papíře. Do jisté míry bych řekl, že totéž platí pro stav projektu - nebo projekty pro tuto záležitost. Narazili jste někdy na 7000 notebooků Leonardo da Vinci, které obsahují jeho nápady? (Že jo?)
Byl to osamělý muž pracující na jehotvořivostTakže představil svou práci zašifrovanou a kódoval, že stále zájmy a přepážky lidé.
My však přenášejí dlouhou cestu od pracovního sóla. Lidé mají tendenci pracovat ve velkých organizacích, týmech a skupinách. Antediluvian * způsoby zapisování poznámek a odesílání ručně psaných poznámek byly nahrazeny rychlou technologií integrovanou komunikací.
Představovat siLeonardo da Vincibýt vaším mentorem. Všichni bychom se poškrábali naše hlavy (i když, v úžasu) a my bychom se nedostali.
Nemáme čas na šifrované poznámky v tomto rychle se pohybujícím se svět Leonardo! Potřebujeme jasnou aktualizaci stavu pravidelného intervalu, kde je práce v současné době, můžeme jít dál. Dovolte mi, abych měl zprávu o rychlém stavu projektu,Danke Schön!
Jaká je zpráva o stavu? Proč ho potřebujete rozrušit?
Zpráva o stavu je v podstatě aktualizovat všechny související s projektem se statusem quo a dosud postupem. Je to stručné, ale podrobné komunikační prostředky. Pro stavové zprávy však fungují efektivně, musíte být konzistentní, pravidelný a stručný (udržet všechny na jejich prstech!)
Pro projekty, které mají dlouhodobý provoz, vaše zprávy mohou být měsíčně nebo čtvrtletně. Pro krátké projekty může být týdně. Zde jsou výhody zprávy o stavu:
Jak napsat zprávu o stavu projektu?
Pojďme vám představit některé ze základních součástí pro vaši další statusovou zprávu.
Mějte na paměti, že budete muset poslat zprávu o pokroku poměrně často během stejného projektu. Takže by to nebylo jen vhodné pro vás, ale snadno pochopitelné pro váš tým a klienty, pokud uchováváte konzistentní vzor pro vaši zprávu o stavu.
K dispozici jsou šablony, které můžete použít k vytvoření zprávy o stavu. Bylo by však ve vašem nejlepším zájmu přizpůsobit šablony vašim potřebám a požadavkům.
Členové týmu mohou být zapojeni do více než jednoho projektu ve vaší organizaci. Tak by to bylo dobré jasně uvést jméno projektu jakoNázev zprávy. Nebo byste mohli obsahovat název klienta a kdo je manažer. Tak by každý byl na stejné stránce. Nedělejte chybu, že za předpokladu, že každý, zejména všechny zúčastněné strany, je obeznámen se všemi informacemi.
Bylo by vhodné připomenout všem z celkového cíle / cíle projektu, abych sladit zájem každého, co musí být dosaženo v dlouhodobém horizontu.
Rychlý přehled o tom, zdaStav projektuDoposud (nebo během předchozího vykazovaného zasedání) se dostal z kolejnic z okruhu směrem k zamýšlenému konci. To bude šířit informace, zda je projekt v souladu s dlouhodobými nebo krátkodobými cíli. To by naznačovalo celkové zdraví vaší práce.
Zahrnout touchstones, které tým úspěšně prošel úspěšně během rozvoje projektu. To by byl zdroj motivace pro tým a doposud aktualizaci úspěchů.
Udělejte si všichni vědomi milníků, které je třeba provést. To by mělo většinou zahrnout úkoly, které mají být provedeny a dokončeny před dalším statusovou zprávou zasáhne počítače každého. To bylo každý na týmu, kteří mohou nastavit své mysli na další věc na svém pracovním seznamu.
To by byla velká šance, že se vztahují ke všem škytavími nebo větší výzvám, kterým čelí v projektu.Sledování všech problémůPravidelně je chytřejší způsob vymýcení. Identifikujte překážky, vypořádejte se s ním a přesuňte je z cesty. Udělejte to před tím, než se hromadí a stanou se hlavní překážkou - váš stav projektu uvádí vaši tajnou zbraň k dosažení tohoto cíle.
Vzhledem k tomu, že všichni v týmu budou mít úkoly, které jim budou přiděleny individuálně, mohou si prohlédnout podrobnosti o jejich konkrétním úkolu. Vzhledem k tomu, že nebudete uvedení podrobnosti o úplném projektu ve zprávě o stavu; Přidat odkazy na přidruženéDokumenty a nástrojev příslušných oblastech. To bude rychlý a šetrný způsob umístění do jinak stručné zprávy.
Napište seznam milníků, jako projektový manažer, očekávejte od svého týmu. Bylo by dobré určit čas, datum a den pro tyto úkoly. To by udržely identifikovat jejich časovou osu a dostat to odpovídajícím způsobem.
Některé postupy pro další pokyny
Vytvořte hrubý návrh pro vaši zprávu o stavu, protože jde se vším vše ostatní, které obvykle musí psát. Po chvíli se vrátíte do svého návrhu a upravte jej.
Znovu se ujistěte, že je v souladu s formátem a vizuálním používáním zprávy o stavu. Bylo by jednodušší pochopit a nevědomě se držet toho, kdo to přečte několikrát.
Výše uvedený bod by měl zahrnovat také rozhodování okritérium metrikynebo jednotky, které by se měřicí zobrazily na vaší zprávě.
Vezměte si vybrat metodu dodání pro vaši zprávu o stavu. Použijte metodu, která je vhodná pro každého zvýšit šance, že je čten.
Udržujte to jednoduché! Nedělejte to nepochopitelné. Pokuste se omezit svou zprávu pouze na jednu stránku.
Než odešlete zprávu o stavu, ujistěte se, že na něm ověřte vše - nechcete odesílat žádné nesprávné informace a poté musíte odeslat opravy. To by nepochybně zvýšilo vaši práci a Marte stojí jako asistentský a usilovný projektový vůdce projektu.
Dvojitá kontrola všeho!
MnohoNástroje pro správu projektůgenerovat aktuální zprávu o stavu pro váš projekt. To by ušetřilo spoustu času integrovat tyto nástroje do vašeho projektového řízení.
Bylo by to skvělý nápad na vaší části, pokud zdvořile požádáte o zpětnou vazbu od týmu a zainteresovaných stran o statusové zprávě. To by nejen ukázal iniciativu, ale také celou zprávu vypadají méně elektronické a automatizované vytvořit pocit aliance.
Další / volitelné položky
Kromě všech požadovaných / kritických činností a postupu projektu pokuste se zahrnout další položky, které byste mohli zvážit.
Stejně jako u jiných zpráv, použití vizuálů je extrémně efektivní. Využijte grafů, grafů, tabulek, aby se ukázaly, že je srozumitelnější a snadno čitelný. Ten, kdo čte vaši zprávu, bude ji přečíst v krátkém čase; Vizuálové jsou pro to skvělý asistent.
Co nezahrnout
Teď to máš!
Věříme, že nyní vyzbrojené s těmito informacemi, jste připraveni udělat skvělou zprávu o stavu. Jděte být dnešní Leonardo da Vinci - Vytvořte své mistrovské dílo!
