Hur håller du ditt projekt på spår med projektstatusrapporter?
Polymaten av Olden Times skulle notera ner sina fynd, uppfinningar och musing skriftligen på papper. I viss utsträckning skulle jag säga att detsamma gäller för projektets status - eller projekt för den delen. Har du någonsin kommit över Leonardo da Vincis 7000 bärbara sidor som innehåller sina idéer? (Höger?)
Han var en ensam man som arbetade på hanskreativitetSå han visade sitt arbete krypterat och kodade som fortfarande intresserar och bafflar människor.
Vi har dock övervänt en lång väg från arbetslös. Människor tenderar att arbeta i stora organisationer, lag och grupper. De antediluvian * sätt att ta anteckningar och skicka handskrivna noteringar har ersatts med snabb teknik-integrerad kommunikation.
TänkaLeonardo Da VinciVar din mentor. Vi skulle alla skrapa våra huvuden (om än, i vördnad) och vi skulle få ingenstans.
Vi har inte tid för krypterade anteckningar i den här snabba världen Leonardo! Vi behöver den tydliga reguljära statusuppdateringen av var arbetet är för närvarande så att vi kan fortsätta. Låt mig få en snabb projektstatusrapport tack,Danke schön!
Vad är en statusrapport? Varför behöver du krångel över det?
En statusrapport är i grunden för att uppdatera alla relaterade till projektet med status quo och de framsteg hittills. Det är ett kortfattat men detaljerade kommunikationsmedel. Men för statusrapporter att fungera effektivt måste du vara konsekvent, regelbunden och koncis (håll alla på tårna!)
För projekt som har lång sikt kan dina rapporter vara månadsvis eller kvartalsvis. För korta projekt kan det vara veckovis. Här är fördelarna med statusrapporten:
Hur skriver du en projektstatusrapport?
Låt oss presentera några av de viktigaste komponenterna för din nästa statusrapport.
Tänk på att du kanske måste skicka en lägesrapport ganska ofta under samma projekt. Så det skulle inte vara bara bekvämt för dig men lättförståelig för ditt lag och kunder om du håller ett konsekvent mönster för din statusrapport.
Det finns mallar som du kan använda för att skapa en statusrapport. Det skulle dock vara i ditt intresse att anpassa mallarna till dina behov och krav.
Dina lagmedlemmar kan vara engagerade i mer än ett projekt i din organisation. Så det skulle vara en bra idé att tydligt nämna projektets namn somTitel på rapporten. Eller du kan inkludera kundens namn och vem chefen är. På så sätt skulle alla vara på samma sida. Gör inte misstaget att man antar att alla, särskilt alla intressenter, är bekant med all information.
Det skulle vara en bra idé att påminna alla om det övergripande målet / målet för projektet, att anpassa allas intresse för vad som behöver uppnås på lång sikt.
En snabb översyn av omStatus för projektetHittills har (eller under den föregående rapporteringssessionen) gått av skenor från rubrik mot det avsedda änden. Detta kommer att sprida informationen om projektet är i håller med de långsiktiga eller de kortsiktiga målen. Detta skulle indikera den övergripande hälsan på ditt arbete.
Inkludera de touchstones som laget har gått igenom framgångsrikt under utvecklingen av projektet hittills. Detta skulle vara en källa till motivation för laget och en uppdatering på prestationerna hittills.
Gör alla medvetna om de milstolpar som behöver uppnås. Detta bör mestadels innehålla de uppgifter som ska utföras och slutföras innan nästa statusrapport träffar allas datorer. Det var alla på laget kan sätta sina tankar för nästa sak på deras till-work-on-lista.
Detta skulle vara en stor chans att relatera till alla hiccups eller de större utmaningarna som står inför projektet.Hålla reda på alla problemregelbundet är ett smartare sätt att utrota dem. Identifiera vägspärrarna, hantera det och flytta dem ut ur din väg. Gör det innan det staplar upp och blir ett stort hinder - din projektstatus rapporterar ditt hemliga vapen för att uppnå det.
Eftersom alla på ett lag kommer att ha uppgifter som tilldelats dem individuellt, kanske de vill se detaljerna i deras specifika uppgift. Eftersom du inte kommer att sätta i detaljerna i det kompletta projektet i statusrapporten. Lägg till länkar till AssociatedDokument och verktygi de relevanta fälten. Detta kommer att bli ett snabbt och smutsigt sätt att placera i en annars kortfattad rapport.
Skriv upp en lista över de milstolpar du, som projektledare, förväntar dig från ditt lag. Det skulle vara en bra idé att specificera tid, datum och dag för dessa uppgifter. Det skulle fortsätta att identifiera sin tidslinje och få det gjort i enlighet därmed.
Några metoder för vidare vägledning
Skapa ett grovt utkast för din statusrapport, som det går med allt annat som man brukar skriva. Gå tillbaka till ditt utkast efter ett tag och redigera det.
Återigen, se till att vara förenlig med formatet, och visuellt du använder för din statusrapport. Det skulle vara lättare att förstå och skulle omedvetet hålla sig med den som läser det flera gånger.
Ovanstående punkt bör också innehålla beslut omkriteriumsmätheteller enheter du skulle mätas för att visa på din rapport.
Ta ditt val av leveransmetoden för din statusrapport. Använd en metod som är bekväm för alla att öka chanserna att den läses.
Håll det enkelt! Gör det inte oförståeligt. Försök att begränsa din rapport till en enda sida.
Innan du skickar ut statusrapporten, se till att verifiera allt på det-du vill inte skicka någon fel information och sedan skicka korrigeringar. Det skulle utan tvekan öka ditt arbete och mar din står som en assiduous och flitig projektgruppsledare.
Dubbelkolla allt!
MångaProjekthanteringsverktygGenerera den aktuella statusrapporten för ditt projekt. Det skulle spara mycket tid att integrera sådana verktyg i din projektledning.
Det skulle vara en bra idé från din sida om du är artigt be om feedback från laget och intressenterna på statusrapporten. Detta skulle inte bara visa initiativ utan också att hela rapporten ser mindre elektronisk och automatiserad för att skapa en känsla av allians.
Ytterligare / valfria föremål
Förutom alla nödvändiga / kritiska aktiviteter och framsteg i projektet, försök att inkludera ytterligare saker som du kan överväga.
Som med några andra rapporter är det extremt att använda visuella. Använd användning av diagram, grafer, tabeller för att visa det mer förståeligt och lätt att läsa. Den som läser din rapport skulle vilja läsa den på kort tid; Visuella är en bra assistent för det.
Vad att inte inkludera
Du har det nu!
Vi tror, beväpnade med den här informationen nu, du är redo att göra en bra statusrapport nu. Gå till dagens Leonardo da Vinci - Skapa ditt mästerverk!
