Πώς να διατηρήσετε το έργο σας σε καλό δρόμο με αναφορές κατάστασης έργου;
Το Polymath των παλιών χρόνων θα σημειώσει τα ευρήματά τους, τις εφευρέσεις τους και το μυαλό γραπτώς σε χαρτί. Σε κάποιο βαθμό, θα έλεγα ότι το ίδιο ισχύει για την κατάσταση του έργου - ή των έργων για το θέμα αυτό. Έχετε συναντήσει ποτέ τις σελίδες Notebook του Leonardo Da Vinci που περιέχουν τις ιδέες του; (Σωστά?)
Ήταν ένας μοναχικός άνθρωπος που εργάζεται πάνω τουδημιουργικότηταΈτσι παρουσιάστηκε το έργο του κρυπτογραφημένο και κωδικοποίησε ότι εξακολουθούν να ενδιαφέρονται και οι άνθρωποι τους ανθρώπους.
Εμείς, ωστόσο, έχουμε εγκρίνουμε πολύ από το να εργάζεστε σόλο. Οι άνθρωποι τείνουν να εργάζονται σε μεγάλες οργανώσεις, ομάδες και ομάδες. Οι andiLuvuvian * τρόποι λήψης σημειώσεων και αποστολής χειρόγραφων σημείων έχουν αντικατασταθεί με γρήγορη τεχνολογία-ολοκληρωμένη επικοινωνία.
ΦαντάζομαιΛεονάρντο Ντα ΒίντσιΝα είστε ο μέντοράς σας. Όλοι θα γρατσουνίζουμε τα κεφάλια μας (αν και στο δέος) και δεν θα φτάσουμε πουθενά.
Δεν έχουμε χρόνο για κρυπτογραφημένες σημειώσεις σε αυτό το γρήγορο κόσμο Leonardo! Χρειαζόμαστε την καθαρή ενημέρωση κατάστασης τακτικού διαστήματος όπου το έργο είναι επί του παρόντος, έτσι ώστε να μπορούμε να προχωρήσουμε. Επιτρέψτε μου να έχω μια γρήγορη αναφορά κατάστασης έργου παρακαλώ,Danke Schön!
Τι είναι μια αναφορά κατάστασης; Γιατί πρέπει να πατήσετε πάνω από αυτό;
Μια αναφορά κατάστασης είναι βασικά για να ενημερώσει κάθε ένα που σχετίζεται με το έργο με το status quo και την πρόοδο μέχρι τώρα. Είναι ένα συνοπτικό αλλά λεπτομερές μέσο επικοινωνίας. Ωστόσο, για τις αναφορές κατάστασης να λειτουργούν αποτελεσματικά, πρέπει να είστε συνεπείς, τακτικές και συνοπτικές (κρατήστε όλους στα δάχτυλα των ποδιών τους!)
Για έργα που έχουν μακροχρόνια, οι αναφορές σας μπορούν να είναι μηνιαίες ή τριμηνιαίες. Για σύντομα έργα, μπορεί να είναι εβδομαδιαία. Εδώ είναι τα οφέλη της έκθεσης κατάστασης:
Πώς να γράψετε μια αναφορά κατάστασης έργου;
Ας σας δώσουμε μερικά από τα βασικά στοιχεία για την επόμενη αναφορά κατάστασης.
Λάβετε υπόψη ότι ίσως χρειαστεί να στείλετε μια αναφορά προόδου αρκετά συχνά κατά τη διάρκεια του ίδιου έργου. Επομένως, δεν θα ήταν απλά βολικό για εσάς αλλά εύκολα κατανοητό για την ομάδα και τους πελάτες σας, αν διατηρήσετε ένα συνεπές μοτίβο για την αναφορά κατάστασής σας.
Υπάρχουν διαθέσιμα πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε μια αναφορά κατάστασης. Ωστόσο, θα ήταν προς το συμφέρον σας να προσαρμόσετε τα πρότυπα στις ανάγκες και τις απαιτήσεις σας.
Τα μέλη της ομάδας σας ενδέχεται να ασχολούνται με περισσότερα από ένα σχέδια στον οργανισμό σας. Έτσι θα ήταν καλή ιδέα να αναφέρουμε σαφώς το όνομα του έργου ως τοΤίτλος της έκθεσης. Ή θα μπορούσατε να συμπεριλάβετε το όνομα του πελάτη και ποιος είναι ο διαχειριστής. Έτσι ο καθένας θα ήταν στην ίδια σελίδα. Μην κάνετε το λάθος να υποθέσουμε ότι όλοι, ειδικά όλοι οι ενδιαφερόμενοι, είναι εξοικειωμένοι με όλες τις πληροφορίες.
Θα ήταν καλή ιδέα να υπενθυμίσουμε σε όλους τους συνολικούς στόχους / στόχου για το έργο, να ευθυγραμμίσουν το ενδιαφέρον όλων για το τι πρέπει να επιτευχθεί μακροπρόθεσμα.
Μια γρήγορη ανασκόπηση του εάν τοΚατάσταση του έργουΜέχρι στιγμής (ή κατά τη διάρκεια της προηγούμενης περιόδου σύνδεσης αναφοράς) έχει βγει από τις ράγες από την κατεύθυνση προς το επιδιωκόμενο άκρο. Αυτό θα διαδίδει τις πληροφορίες εάν το έργο διατηρείται με τους μακροπρόθεσμους ή βραχυπρόθεσμους στόχους. Αυτό θα έδειχνε τη συνολική υγεία της δουλειάς σας.
Συμπεριλάβετε τις αφονές που έχει περάσει η ομάδα με επιτυχία κατά την ανάπτυξη του έργου μέχρι στιγμής. Αυτό θα ήταν μια πηγή κινήτρων για την ομάδα και μια ενημέρωση σχετικά με τα επιτεύγματα μέχρι στιγμής.
Κάνετε όλοι γνωρίζουν τα ορόσημα που πρέπει να επιτευχθούν. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει κυρίως τις εργασίες που πρόκειται να εκτελέσουν και να ολοκληρωθούν πριν από την επόμενη αναφορά κατάστασης χτυπά τους υπολογιστές όλων. Αυτός ήταν ο καθένας στην ομάδα μπορεί να θέσει το μυαλό τους για το επόμενο πράγμα στη λίστα με την εργασία τους.
Αυτό θα ήταν μια μεγάλη ευκαιρία να σχετίζονται με όλους τους λόξυους ή τις μεγαλύτερες προκλήσεις που αντιμετωπίζουν το έργο.Διατηρώντας όλα τα θέματατακτικά είναι ένας πιο έξυπνος τρόπος εξάλειψης τους. Προσδιορίστε τα οδοφράγματα, αντιμετωπίστε το και μετακινήστε τα έξω από το δρόμο σας. Κάνετε αυτό πριν συσσωρεύσει και να γίνει ένα σημαντικό εμπόδιο - η κατάσταση του έργου σας αναφέρει το μυστικό όπλο σας για να το επιτύχετε αυτό.
Δεδομένου ότι όλοι σε μια ομάδα θα έχουν καθήκοντα που τους έχουν ανατεθεί μεμονωμένα, μπορεί να θέλουν να δουν τις λεπτομέρειες της συγκεκριμένης εργασίας τους. Δεδομένου ότι δεν θα τοποθετήσετε τις λεπτομέρειες του πλήρους έργου στην αναφορά κατάστασης. Προσθέστε συνδέσμους στο σύνδεσμοΈγγραφα και εργαλείαστα σχετικά πεδία. Αυτό θα είναι ένας γρήγορος και κομψός τρόπος τοποθέτησης σε μια κατά τα άλλα συνοπτική έκθεση.
Γράψτε μια λίστα με τα ορόσημα, ως διαχειριστή έργου, περιμένετε από την ομάδα σας. Θα ήταν καλή ιδέα να καθορίσετε την ώρα, την ημερομηνία και την ημέρα για αυτά τα καθήκοντα. Αυτό θα συνεχίσει να προσδιορίζει το χρονοδιάγραμμά τους και να το κάνει ανάλογα.
Ορισμένες πρακτικές για περαιτέρω καθοδήγηση
Δημιουργήστε ένα τραχύ σχέδιο για την αναφορά κατάστασής σας, όπως συμβαίνει με όλα τα άλλα συνήθως πρέπει να γράψετε. Επιστρέψτε στο σχέδιο σας μετά από λίγο και επεξεργαστείτε το.
Και πάλι, βεβαιωθείτε ότι είστε συνεπείς με τη μορφή και η οπτική χρησιμοποιείτε για την αναφορά κατάστασης. Θα ήταν ευκολότερο να κατανοηθεί και θα κολλήσει ασυνείδητα με όποιον το διαβάζει πολλές φορές.
Το παραπάνω σημείο θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει τη λήψη αποφάσεων σχετικά με τοΚριτήρια μετρήσεωνή μονάδες που θα μετρήσετε για να εμφανίσετε την αναφορά σας.
Πάρτε την επιλογή της μεθόδου παράδοσης για την αναφορά κατάστασής σας. Χρησιμοποιήστε μια μέθοδο που είναι βολική για όλους να αυξήσουν τις πιθανότητες να διαβάσουν.
Κρατήστε το απλό! Μην το κάνετε ακατανόητο. Προσπαθήστε να περιορίσετε την αναφορά σας σε μία μόνο σελίδα.
Πριν στείλετε την αναφορά κατάστασης, βεβαιωθείτε ότι έχετε επαληθεύσει τα πάντα σε αυτό - δεν θέλετε να στείλετε λάθος πληροφορίες και στη συνέχεια να χρειάζεται να στείλετε διορθώσεις. Αυτό θα αυξήσει αναμφισβήτητα την εργασία σας και να παραμείνει η θέση σας ως απίστευτο και επιμελούμενο ηγέτη της ομάδας έργου.
Ελέγξτε τα πάντα!
ΠολλάΕργαλεία διαχείρισης έργωνΔημιουργήστε την τρέχουσα αναφορά κατάστασης για το έργο σας. Θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο για να ενσωματώσετε τέτοια εργαλεία στη διαχείριση του έργου σας.
Θα ήταν μια μεγάλη ιδέα από την πλευρά σας εάν ζητήσετε ευγενικά ανατροφοδότηση από την ομάδα και τα ενδιαφερόμενα μέρη στην έκθεση κατάστασης. Αυτό δεν θα έδειχνε μόνο πρωτοβουλία αλλά και θα κάνει όλη την αναφορά να φαίνεται λιγότερο ηλεκτρονική και αυτοματοποιημένη για να δημιουργήσει μια αίσθηση συμμαχίας.
Πρόσθετα / Προαιρετικά στοιχεία
Εκτός από όλες τις απαιτούμενες / κρίσιμες δραστηριότητες και την πρόοδο του έργου, προσπαθήστε να συμπεριλάβετε άλλα αντικείμενα που μπορείτε να λάβετε υπόψη.
Όπως συμβαίνει με οποιεσδήποτε άλλες αναφορές, η χρήση οπτικών είναι εξαιρετικά αποτελεσματική. Χρησιμοποιήστε διαγράμματα, γραφήματα, τραπέζια για να δείξετε για να το καταστήσετε πιο κατανοητό και εύκολο να το διαβάσετε. Όποιος διαβάζει την έκθεσή σας θα ήθελε να το διαβάσει σε σύντομο χρονικό διάστημα. Τα οπτικά στοιχεία είναι ένας μεγάλος βοηθός γι 'αυτό.
Τι να μην συμπεριλάβετε
Το έχετε τώρα!
Πιστεύουμε, οπλισμένοι με αυτές τις πληροφορίες τώρα, είστε έτοιμοι να κάνετε μια μεγάλη αναφορά κατάστασης τώρα. Πηγαίνετε να είστε σήμερα Leonardo da Vinci - Δημιουργήστε το αριστούργημά σας!
