Top 10 Variabler af de bedste projektstyringsværktøjer
En projektleder (mand eller kvinde) kan ikke forvente at gøre sit projekt til en skyrocketing succes uden at investere i de bedste projektstyringsværktøjer. Der er utallige fordele forbundet med at bruge projektstyringssoftware til projektlevering - en af dem er levering af en strømlinet måde at samarbejde omProjektmål og mål .
Hver projektstyringssoftware leveres med egne funktioner, der måske ikke er perfekte. Du skal skala din med uanset ting et bestemt program tilbyder. Baseret på strenge brug og den samlede høje efterspørgselsfaktor har industrien udlagt nogle forudindstillede funktioner for hvert projektstyringsværktøj at have. Tag dem som de "bare minimum" frynsegoder, der er forbundet med velrenommeret software, der er tilgængeligt i dag.
Lad os gå igennem de mest grundlæggende komponenter i de bedste projektstyringsværktøjer, der skal have:
Hvad udgør de bedste projektstyringsværktøjer?
1. Projektplanlægning:
DetBedste projektstyringsværktøjerbør have væsentlige træk til udformning af en solid plan - hele vejen fra indledning til implementering. Disse projektplanlægningskomponenter kan variere fra enkle opgaver og subtaskerhierarki til mere avancerede Gantt-diagrammer og tidslinjer.
Softwaren skal give dig mulighed for tydeligt at lægge din projektplan i form af en blueprint, så du har alt lige under din næse, og du går ikke tabt i labyrinten af projektleverancer. Det skal også have en form for mappe eller optegnelser for at holde et spor af arbejdsbyrde og fremskridt, der er gjort over tid.
2. Ressourceallokering:
Uden rigtige midler til at tildele ressourcer kan du ikke nøjagtigt måle dine ressourcernes udgifter. Der er en retfærdig når det kommer til ressourceallokering. Nogle gange kommer misforvaltning naturligt på grund af de begrænsninger, der er involveret i at levere et vellykket projekt. Nøglen er at improvisere og være åben for fleksibilitet. Det meste af det afhænger af en projektleder.
Ligeledes skal de bedste projektstyringsværktøjer være udstyret med et smart ressourceallokeringsværktøjssæt for at hjælpe projektledere delegere opgaver. Ressourceallokeringsfunktionerne i et værktøj hjælper også med at analysere kapacitetsoverskridelser og burnouts.
3. Tidsporing og budgettering:
En automatisk tidsrammer eller timesheets er ideelt en mandatfunktion i ; Ingen spørgsmål stillet. Evnen til at spore tid i forbindelse med individuelle opgaver er, hvad der sætter nogle projektstyringssoftware bortset fra andre.
Tidsporingskapacitet åbner også døren for at udarbejde budgettering. Når du har det nøjagtige antal timer brugt på individuelle opgaver, kender du den faste beløb, der vil blive afholdt. På den måde kan du fremsætte en morder budgetteringsstrategi uden at gå konkurs.
4. Kommunikation og samarbejde:
Uanset om du indrømmer det eller ej, er strømlinet teamkommunikation og samarbejde nøglen til projektsucces. Uden formelle kommunikationsmidler er information bundet til at falde gennem revnerne. Dette kan føre til dårlig beslutningstagning og ineffektiv strategisk alliance.
Bedste projektstyringsværktøjer skal i det mindste omfatte et direkte eller indirekte middel til at kommunikere med holdmedlemmer. Synkroniseret kommunikation fungerer også som en bro for effektivt samarbejde og gør det let at levere tingene. En personlig besked, holdchat eller kommentarer inden for opgaver - alle tjener som den mest grundlæggende form for teamkommunikation og samarbejde.
5. Risikovurdering og ledelse:
Projektrisici er uundgåelige. Du kan ikke gå i struds tilstand, når det kommer til risikovurdering - det vil sige at synke dit hoved i sandet vil ikke hjælpe. Problemerne vil stadig være omkring dig. Det er netop derfor bør være udstyret med en detaljeret risikostyringsløsning. På den måde sikres det det og formindskes for at reducere deres indflydelse så meget som muligt.
En populær måde at håndtere risici på er gennem risikovurderingsmatrixen. Hvis dit valg af projektstyringssoftware har indbygget risikomatrix for risikoundvisning, er du et skridt tættere på at reducere den negative virkning, den kan producere.
Nu hvor vi har forstået, hvilke væsentlige elementer der skal være en del af de bedste projektstyringsværktøjer, lad os se på, hvilken fremstilling (eller ikke-IT) og it-virksomheder kan tage væk fra sådanne værktøjer.
Hvordan en fremstillingsvirksomhed kan drage fordel af de bedste projektstyringsværktøjer?
Fremstillingsvirksomheder er forskellige end it-virksomheder. I min erfaring er disse virksomheder ofte gange komplekse. De bruger ikke en projektstyringsprogram på samme måde som en it-modpart gør. Du har brug for et meget bestemt færdighedssæt og en endnu mere kraftfuld projektstyringssoftware for at få tingene gjort den måde, de burde være.
Som efterspørgsel og teknologiændring bliver det absolut nødvendigt at investere i et professionelt system for at forbedre dine områder med planlægning, planlægning, produktion og levering. En dedikeret projektstyringssoftware kan hjælpe med at optimere en fremstillingsvirksomhed på følgende måder:
1. Udvikling af en integreret arbejdsgang:
Når du har et system på plads, bliver det nemt at oprette en samlet arbejdsgang på tværs af organisationer. Som typer af data kommer sammen, skaber systemet et workflow-mønster, og det gør det nemt at holde styr på fremskridt, der sker over tid.
Dette er en af de mest grundlæggende fordele, som en projektstyringssoftware kan levere til et fremstillingsfirma. Gennem dette er systemet også i stand til at træffe hurtige beslutninger for dig, da alt ligger lige foran dig i form af en integreret arbejdsstruktur.
2. Sporing af lagerniveauer:
Holde styr på dine lagerniveauer er det primære middel til effektivthåndtere produktionen af varer. Når du har sagt, at hvis du har en projektstyringssoftware installeret, vil det i høj grad hjælpe dig med at opretholde lagerniveauerne i henhold til efterspørgsels- og forsyningsreglerne. Gennem rettidig kommunikation og samarbejde vil du vide præcis, hvad du skal fremstille, og i hvilket beløb.
At have en overløb af de ovennævnte variabler skaber kaos i fabrikker. Det påvirker i sidste ende dine genererede indtægter. Dette bør være motivation nok for dig at gå ud, gøre en lille forskning af dig selv og investere i et værktøj lige nu.
3. Logistikstyring:
Logistikstyring handler i det væsentlige med strømmen og opbevaring af varer, både under og efter fremstillingen. Det er vigtigt at forstå her, at når det kommer til fremstillingsvirksomheden, er logistikstyring et af de mest kritiske aspekter, der skal håndteres yderst nøjagtighed.
Forvente at negle logistik uden at gå til projektstyringssoftware er en fejl, du ikke vil lave. De bedste projektstyringsværktøjer hjælper dig med at holde styr på dine leverancer og deres respektive tid. Det vil også hjælpe dig med kapacitetsplanlægning ogOptimerede produktionsmønstre .
4. Reduktion af ledetid:
Lead Time definerer tidsrummet mellem indvielsen og udførelsen af en produktionsproces. For at undgå flaskehalse i processen og affaldsreduktionen skal investering i de bedste projektstyringsværktøjer gøre tricket. Softwaren hjælper dig også med at identificere flaskehalse i processen, og hvordan du kan håndtere dem effektivt.
Gantt-diagrammer, Timelines, Kanban Boards, og opgavelister - Udnyttelse af disse funktioner i en projektstyringssoftware vil hjælpe dig med at reducere din ledetid og levere maksimal værdi.
5. Godkendelser og anmeldelser:
Endelig er et formelt dokumenteret system til godkendelser og anmeldelser, hvad alle forretningsmæssige behov. Uanset hvilken slags projekt management software du vælger, skal rapporteringsfunktionen tjene formålet med rettidige anmeldelser.
Desuden kan du med uafhængige arbejdsområder tilføje samarbejdspartnere eller klienter til at overvåge fremskridtene og godkende eller afvise i overensstemmelse hermed. Ved at gøre det, sørger du også for, at alle ændringsforslagene er adresseret til tiden.
Med alt, der er justeret og rapporteret til tiden, vil du kunne træffe velinformerede beslutninger og godkende klart.
Hvordan et it-firma kan drage fordel af de bedste projektstyringsværktøjer?
Uanset industriens type i it-sektoren opvejer fordelene ved at bruge projektstyringssoftware altid undervisningen. IT-projekter er deadline orienterede. For at ting at fortsætte, krævede det projektstyring, at sige mildt. Hvis du ikke har budgettet eller en infrastruktur til sådan software, kan du ved at oprette en mindre overvågningstjeneste til dine daglige projekter.
Følgende er et eksempel, der bruger tilfælde, hvor en it-forretning kan drage fordel af sådanne projektstyringsværktøjer:
1. Planlægning og planlægning:
For et softwarefirma, planlægning og planlægning henvises til udlægning af projektets blueprint, tildeling af ressourcer og udvikling af trinnene for nødvendig test og vedligeholdelse. At have den rigtige projektstyringssoftware til din rådighed gør planlægning og planlægning nem for projektlederen.
De bedste projektstyringsværktøjer giver dig mulighed for at definere omfanget, lægge en tidslinje og fremsætte alle mulige midler til at sætte ting i bevægelse. Dette kan gøres gennem Gantt-diagrammer, tidslinjer, opgavehierarkier og andre sådanne funktionaliteter.
2. Bug tracking:
En proaktivt bugsporing funktion er, hvad ethvert it-selskab normalt søger efter. Især hvis det er en softwareprodukterorienteret virksomhed, gør evnen til at registrere fejl, så snart de vises i systemet, gør det nemt at løse dem. De bedste projektstyringsværktøjer vil kræve, at du løber strenge test for at finde og rette fejl i løbet af det tidligeFaser af SDLC. .
En anden stor fordel ved en effektiv fejlsporingsløsning inden for projektstyringssoftwaren er, at du kan foretage ændringer i produktet i henhold til kravene - og det også med nulfejl.
3. Tidsstyring:
Opholder sig på skema er kritisk, når det kommer til softwareprojekter, som det for det meste er arbejdet, der er tidsbundet. Når du implementerer de bedste projektstyringsværktøjer, er med integrerede evner til at spore tid, gør du tingene ekstremt glatte. Hver opgave og den tid, det tager at fuldføre det, er lige foran dig, så du ved, hvordan du klart kan tackle nogen tilknyttede bekymringer.
Hvis softwaren giver dig timesheets, så endnu bedre. Bare fortsæt med at optage de timer, der kræves for at fuldføre en opgave og foretage ændringer, da dit projekt udvikler sig.
4. Budgetsporing:
Smukke tydelige, softwareprojekter har ikke altid ubegrænsede budgetter. Opholder sig inden for den fastsatte grænse tager nogle hjerner og smart planlægning. En projektstyringssoftware letter det med at gøre det muligt for dig at være mere opmærksom på, hvor dine penge går.
Det rigtige værktøj hjælper dig med at sammenligne dine estimater vs. de faktiske omkostninger for at analysere forskellen og forblive på rette spor. Desuden hjælper det også med at fastlægge de ekstra omkostninger, der kan blive store problemer for dig senere under projektet.
5. Centraliseret dokumentation og kommunikation:
De bedste projektstyringsværktøjer giver ikke kun de ovennævnte fordele, men holder også alt i en central placering. Med alle de oplysninger, der opretholdes på ét sted, kan hentningen udføres af ethvert holdmedlem, til enhver tid. Desuden vil der med alt organiseret, være mindre rod for at gå igennem for at finde det relevante dokument.
Begrebet glat kommunikation stammer også fra det samme. At have en enkelt platform for alle former for teamkommunikation fører til succesfulde softwareprojekter med minimal forvirring. Du kan måske undre dig nu, hvis denne projektstyringssoftware kræver nogen form for formelle træning.
Nå, det kommer normalt ned til den type software, du har valgt. Nogle af værktøjerne derude gør dig cringe over uønskede funktioner.
Vores tage? Det hele kommer ned til dit valg og dine holdkrav. Hvis du går til den bedste projektstyringssoftware i 2019, skal du tage en professionel trænings- og vurderingssession for at gøre dig bekendt med, hvad der rent faktisk har brug for vs. Budget sanktionering for et projektstyringsværktøj.
Ellers er der tonsvis af programmer, der tjener formålet temmelig pænt, uden behov for formel uddannelse. Hvis du kunne lide at læse dette indlæg, lad os vide via kommentarafsnittet nedenfor. Vi vil gerne høre dine tanker om, hvordan it og ikke-it-industrier påvirkes af projektledelsesværktøjer.
