أفضل 10 متغيرات لأفضل أدوات إدارة المشاريع
لا يمكن لمدير المشروع (الذكور أو الإناث) أن يتوقع أن يقدم مشروعه نجاحا لارتفاع نجاحا دون استثمار في أفضل أدوات لإدارة المشاريع. هناك مزايا لا حصر لها مرتبطة باستخدام برنامج إدارة المشاريع لتسليم المشروع - أحدهم هو توفير طريقة تبسيط للتعاون أهداف المشروع والأهداف وبعد
يأتي كل برنامج لإدارة المشاريع بميزاته الخاصة التي قد لا تكون مثالية. تحتاج إلى توسيع نطاق مع أي شيء يتم تقديم برنامج معين. بناء على الاستخدام الصارم وعامل الطلب العالي العالي، فقد وضعت الصناعة بعض ميزات محددة مسبقا لكل أداة لإدارة المشاريع. اصطحبهم بأنها "الحد الأدنى العاري" المرتبط بالبرامج ذات السمعة الطيبة المتاحة اليوم.
دعنا نذهب من خلال أكثر مكونات أساسية من أفضل أدوات إدارة المشروع يجب أن يكون لديك:
ما الذي يشكل أفضل أدوات إدارة المشروع؟
1. تخطيط المشروع:
ال أفضل أدوات إدارة المشاريع يجب أن يكون لها ميزات أساسية لوضع خطة صلبة - على طول الطريق من بدء النشر. يمكن أن تتراوح مكونات تخطيط المشروع هذه من المهام البسيطة والتسلسلات الفرعية التسلسل الهرمي لمخططات Gantt المتطورة والمجولات الزمنية.
يجب أن يسمح لك البرنامج بوضع خطة مشروعك بوضوح في شكل مخطط، بحيث يكون لديك كل شيء مباشرة تحت أنفك، ولا تضيع في متاهة نواتج المشروع. يجب أن يكون لها أيضا نوع من الدليل أو السجلات للحفاظ على عبء العمل والتقدم المحرز بمرور الوقت.
2. تخصيص الموارد:
بدون وسيلة مناسبة لتخصيص الموارد، لا يمكنك قياس نفقات الموارد الخاصة بك بدقة. هناك معرض عندما يتعلق الأمر بتخصيص الموارد. في بعض الأحيان، يأتي سوء الإدارة بشكل طبيعي بسبب القيود المشاركة في تقديم مشروع ناجح. المفتاح هو الارتجال وتكون مفتوحة للمرونة. معظمها يعتمد على مهارات مدير المشروع.
وبالمثل، تحتاج أفضل أدوات لإدارة المشاريع إلى أن تكون مجهزة بمشرطة أدوات تخصيص الموارد الذكية لمساعدة مهام مفوض مديري المشاريع. تساعد إمكانات تخصيص الموارد للأداة أيضا في تحليل تجاوزات السعة والإضاعوط.
3. تتبع الوقت والميزنة:
تعقب التوقيت التلقائي أو الجداول الزمنية هي وظيفة مفوضية بشكل مثالي ؛ لا توجد أسئلة. إن القدرة على تتبع الوقت المرتبط بالمهام الفردية هي ما يضع بعض برامج إدارة المشروع بصرف النظر عن الآخرين.
إقليم تتبع الوقت فتح أيضا الباب أمام وضع الموازنة. عندما يكون لديك العدد الدقيق للساعات التي تنفق على المهام الفردية، فأنت تعرف حساب المبلغ المقطوع الذي سيتم تكبده. وبهذه الطريقة يمكنك طرح استراتيجية لميزنة القاتل، دون أن أفلست.
4. الاتصالات والتعاون:
سواء كنت تعترف بذلك أم لا، فإن اتصالات الفريق المبسطة والتعاون هو مفتاح نجاح المشروع. دون أي وسيلة رسمية للاتصال، لا بد أن تسقط المعلومات من خلال الشقوق. هذا يمكن أن يؤدي إلى سوء صنع القرارات وتحالف استراتيجي غير فعال.
يجب على أفضل أدوات إدارة المشروع على الأقل تضمين وسيلة مباشرة أو غير مباشرة للتواصل مع أعضاء الفريق. يتصرف الاتصالات المتزامنة أيضا كجسر للتعاون الفعال، مما يجعل الأمور سهلة التسليم. خيار الرسائل الشخصية أو الدردشة الفريقية أو تعليقات داخل المهام - كلها بمثابة أكثر أشكالا أساسية من الاتصالات والتعاون.
5. تقييم المخاطر وإدارتها:
مخاطر المشروع أمر لا مفر منه. لا يمكنك الدخول في وضع النعام عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع المخاطرة - أي غرق رأسك في الرمال لن يساعد. المشاكل ستظل من حولك. هذا هو بالضبط السبب يجب أن تأتي مجهزة بمحلول مفصل لإدارة المخاطر. بهذه الطريقة، يتم ضمان ذلك والتخفيف لتقليل تأثيرها قدر الإمكان.
طريقة شعبية لمعالجة المخاطر هي من خلال مصفوفة تقييم المخاطر. إذا كان اختيارك لبرنامج إدارة المشروع مصفوفة مخاطرة مضمنة لتجنب المخاطر، فأنت خطوة واحدة أقرب إلى التخفيف من النجاح في التأثير السلبي الذي يمكن أن ينتج عنه.
الآن بعد أن نفهم العناصر الأساسية التي يجب أن تكون جزءا من أفضل أدوات لإدارة المشاريع، دعنا نلقي نظرة على ما التصنيع (أو غير ذلك) ويمكن لشركات تكنولوجيا المعلومات أن تستغرق هذه الأدوات.
كيف يمكن لأعمال التصنيع الاستفادة من أفضل أدوات لإدارة المشاريع؟
الشركات التصنيعية مختلفة عن شركات تكنولوجيا المعلومات. في تجربتي، غالبا ما تكون هذه الشركات معقدة. إنهم لا يستخدمون تطبيق إدارة المشروع بنفس الطريقة التي يقوم بها نظيرها. تحتاج إلى مجموعة مهارات خاصة للغاية وبرنامج أكثر قوة لإدارة المشاريع للحصول على الأشياء التي يجب أن تكون بها.
كطالب الطلب والتكنولوجيا، يصبح ضروريا للغاية للاستثمار في نظام احترافي لتحسين مجالات التخطيط والجدولة والإنتاج والتسليم. يمكن أن يساعد برنامج إدارة المشاريع المخصص في تحسين أعمال التصنيع بالطرق التالية:
1. تطوير سير عمل متكامل:
عندما يكون لديك نظام في مكانه، يصبح من السهل إنشاء سير عمل موحد عبر المنظمات. نظرا لأن أجزاء البيانات تأتي، فإن النظام يخلق نمط سير عمل وهذا يجعل من السهل تتبع التقدم الذي يحدث بمرور الوقت.
هذه واحدة من أكثر الفوائد الأساسية يمكن أن توفر برنامج إدارة المشروع لشركة تصنيع. من خلال ذلك، فإن النظام قادر أيضا على اتخاذ قرارات سريعة بالنسبة لك، لأن كل شيء يكمن أمامك مباشرة في شكل هيكل عمل متكامل.
2. تتبع مستويات المخزون:
تتبع مستويات المخزون الخاصة بك هو الوسيلة الأساسية لكفاءة التعامل مع إنتاج البضائع وبعد بعد القول أنه، إذا كان لديك برنامج لإدارة المشاريع مثبتا، فسيساعدك كثيرا في الحفاظ على مستويات المخزون وفقا لقواعد الطلب والتوزيع. من خلال الاتصالات والتعاون في الوقت المناسب، ستعرف بالضبط ما تحتاجه لتصنيعه وفي أي مبلغ.
وجود فائض من المتغيرات المذكورة أعلاه يخلق فسادا في المصانع. يؤثر في النهاية على إيراداتك التي تم إنشاؤها. يجب أن يكون هذا الدافع بما فيه الكفاية بالنسبة لك للخروج، فقم ببعض البحوث الخاصة بك، واستثمر في أداة الآن.
3. الإدارة اللوجستية:
الإدارة اللوجستية تتعامل بشكل أساسي تدفق وتخزين البضائع، سواء أثناء وبعد التصنيع. من المهم أن نفهم هنا أنه عندما يتعلق الأمر بأعمال التصنيع، فإن الإدارة اللوجستية هي واحدة من أهم الجوانب التي يجب التعامل معها بأقصى قدر من الدقة.
تتوقع أن تتوقع اللوجستية الأظافر دون الحصول على برنامج إدارة المشروع خطأ لا تريد القيام به. ستساعدك أفضل أدوات لإدارة المشاريع في تتبع عمليات التسليم الخاصة بك ووقتهم. سوف تساعدك أيضا في تخطيط القدرات وأنماط الإنتاج المحسنةوبعد
4. الحد من المهلة:
يحدد الوقت المهني الفترة الزمنية بين بدء وتنفيذ عملية الإنتاج. من أجل تجنب الاختناقات في العملية والحد من النفايات، يجب على الاستثمار في أفضل أدوات إدارة المشروع القيام بالحيلة. سيساعدك البرنامج أيضا في تحديد الاختناقات في العملية وكيف يمكنك التعامل معها بكفاءة.
ستساعدك الرسوم الجارية، الجداول الزمنية، لوحات Kanban، قوائم المهام - باستخدام ميزات برنامج إدارة المشروع هذه في تقليل وقت القيادة بشكل كبير وتقديم القيمة القصوى.
5. الموافقات والمراجعات:
أخيرا، نظام موثق رسميا للموافقات والمراجعات هو ما تحتاجه كل احتياجات تجارية. بغض النظر عن أي نوع من برامج إدارة المشروع التي تختارها، يجب أن تخدم وظيفة التقارير الغرض من الاستعراضات في الوقت المناسب.
علاوة على ذلك، مع مساحات عمل مستقلة، يمكنك إضافة المتعاونين أو العملاء لرصد التقدم والموافقة أو الموافقة عليها وفقا لذلك. من خلال القيام بذلك، فإنك تأكد أيضا من معالجة جميع التعديلات في الوقت المحدد.
مع كل شيء يتماشى والإبلاغ عنها في الوقت المحدد، ستتمكن من اتخاذ قرارات مستنيرة وموافقة بذكاء.
كيف يمكن لشركة تكنولوجيا المعلومات الاستفادة من أفضل أدوات إدارة المشاريع؟
بغض النظر عن نوع الصناعة في قطاع تكنولوجيا المعلومات، فإن مزايا استخدام برنامج إدارة المشاريع دائما تفوق السلبيات. مشاريع تكنولوجيا المعلومات ذات موعد نهائي. من أجل المضي قدما، فإنها تتطلب إدارة المشاريع، على أقل تقدير. إذا لم يكن لديك ميزانية أو بنية تحتية لهذا البرنامج، يمكنك في إعداد خدمة مراقبة صغيرة الحجم لمشاريعك اليومية.
فيما يلي بعض المثال، استخدم الحالات التي يمكن لأعمالها الاستفادة منها من أدوات إدارة المشروع هذه:
1. التخطيط والجدولة:
للحصول على شركة برمجية، تشير التخطيط والجدولة إلى وضع مخطط المشروع، وتخصيص الموارد، وتطوير خطوات الاختبارات والصيانة اللازمة. إن امتلاك برامج إدارة المشروع المناسبة تحت تصرفك يجعل التخطيط وجدولة سهلة لمدير المشروع.
تتيح لك أفضل أدوات إدارة المشروع تحديد النطاق، ووضع جدول زمني وطرح كل الوسائل الممكنة لإعداد الأشياء في الحركة. يمكن القيام بذلك من خلال مخططات Gantt، الجداول الزمنية، التسلسلات الهرمية للمهام، وغيرها من الوظائف.
2. تتبع الأخطاء:
ميزة تتبع الأخطاء الاستباقية هي ما تبحث عنه كل شركة عادة. خاصة إذا كانت الأعمال الموجهة نحو المنتجات، فإن القدرة على اكتشاف الأخطاء بمجرد ظهورها في النظام تجعل من السهل حلها. ستتطلب منك أفضل أدوات لإدارة المشاريع تشغيل اختبار صارم للعثور على الأخطاء وإصلاحها خلال المبكرمراحل SDLC.وبعد
ميزة كبيرة أخرى للحل الفعال لتتبع الأخطاء ضمن برامج إدارة المشروع هي أنه يمكنك إجراء تغييرات على المنتج وفقا للمتطلبات - وهذا أيضا مع عيوب صفر.
3. إدارة الوقت:
إن الإقامة في الجدول الزمني أمر بالغ الأهمية عندما يتعلق الأمر بمشاريع البرمجيات، حيث أن العمل في الغالب ملزمة الوقت. عندما تقوم بنشر أفضل أدوات لإدارة المشاريع مع قدرات متكاملة لتتبع الوقت، فإنك تجعل الأمور ناعمة للغاية. كل مهمة والوقت الذي يستغرقه إكماله أمامك مباشرة، حتى تعرف كيفية معالجة أي مخاوف مرتبطة بذكاء.
إذا كان البرنامج يوفر لك الجداول الزمنية، فهذا أفضل. فقط استمر في تسجيل الساعات التي يستغرقها إكمال المهمة وإجراء تغييرات كما يتطور مشروعك.
4. تتبع الميزانية:
واضح جدا، مشاريع البرمجيات لا تملك دائما ميزانيات غير محدودة. البقاء داخل الحد المنصوص عليها يأخذ بعض العقول والتخطيط الذكي. يسهل برنامج إدارة المشروع في القيام بذلك من خلال السماح لك بإيلاء المزيد من الاهتمام حيث أموالك مستمرة.
ستساعدك الأداة المناسبة في مقارنة تقديراتك مقابل التكلفة الفعلية لتحليل الفرق والبقاء على المسار الصحيح. علاوة على ذلك، فإنه يساعد أيضا في تحديد التكاليف الإضافية التي قد تصبح مشاكل كبيرة لك لاحقا أثناء المشروع.
5. الوثائق المركزية والاتصالات:
أفضل أدوات لإدارة المشاريع لا توفر فقط المزايا المذكورة أعلاه ولكن تبقي كل شيء في موقع مركزي أيضا. مع جميع المعلومات التي تم الحفاظ عليها في مكان واحد، يمكن إجراء الاسترجاع من قبل أي عضو في الفريق، في أي وقت. علاوة على ذلك، مع كل شيء تم تنظيمه، سيكون هناك فوضى أقل للذهاب للعثور على المستند المناسب.
مفهوم الاتصالات البقعة ينبع أيضا من نفسه. وجود منصة واحدة لجميع أنواع اتصالات الفريق يؤدي إلى مشاريع البرمجيات الناجحة، مع الحد الأدنى من الارتباك. قد تتساءل الآن إذا كان برنامج إدارة المشروع هذا يتطلب أي نوع من التدريب الرسمي.
حسنا، عادة ما يتعلق بالنوع من البرامج التي اخترتها. بعض الأدوات هناك تجعلك تتوقف عن الميزات غير المرغوب فيها.
لدينا تأخذ؟ كل شيء يأتي إلى اختيارك ومتطلبات فريقك. إذا كنت تذهب للحصول على أفضل برامج لإدارة المشاريع في عام 2019، اتخذ جلسة تدريب وتقييم احترافية لتعريفك بما يحتاج إليه بالفعل مقابل العقوبات مقابل الموازنة لأداة إدارة المشروع.
خلاف ذلك، هناك الكثير من البرامج التي تخدم الغرض بشكل جيد للغاية، دون أي حاجة للتدريب الرسمي. إذا كنت تحب قراءة هذا المنشور، فلا نعلمنا من خلال قسم التعليقات أدناه. نود أن نسمع أفكامك حول كيفية تأثير صناعات غير تكنولوجيا المعلومات عن طريق أدوات إدارة المشاريع.
