Top 10 μεταβλητές των καλύτερων εργαλείων διαχείρισης έργων
Ένας διαχειριστής έργου (αρσενικός ή θηλυκός) δεν μπορεί να περιμένει να κάνει το έργο του μια επιτυχία χωρίς να επενδύει στα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργων. Υπάρχουν αναρίθμητα πλεονεκτήματα που σχετίζονται με τη χρήση λογισμικού διαχείρισης έργου για την παράδοση του έργου - ένας από αυτούς είναι η παροχή εξορθολογισμένου τρόπου συνεργασίαςΣτόχοι και στόχοι έργου .
Κάθε λογισμικό διαχείρισης έργων έρχεται με τα δικά του χαρακτηριστικά που μπορεί να μην είναι τέλεια. Πρέπει να κλιμακώσετε το δικό σας Με ό, τι πράγματα προσφέρεται ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα. Με βάση την αυστηρή χρήση και τον συνολικό παράγοντα υψηλής ζήτησης, η βιομηχανία έχει προβεί σε ορισμένες προκαθορισμένες λειτουργίες για κάθε εργαλείο διαχείρισης έργου που έχει. Πάρτε τα ως τα "γυμνά ελάχιστα" προνόμια που σχετίζονται με το αξιόπιστο λογισμικό που είναι διαθέσιμο σήμερα.
Ας περάσουμε τα πιο βασικά στοιχεία των καλύτερων εργαλείων διαχείρισης έργων πρέπει να έχουν:
Τι αποτελεί τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργων;
1. Σχεδιασμός έργου:
ο Καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργωνΘα πρέπει να έχουν βασικά χαρακτηριστικά για την εκπόνηση ενός σταθερού σχεδίου - σε όλη τη διαδρομή από την έναρξη της ανάπτυξης. Αυτά τα συστατικά σχεδιασμού του έργου μπορούν να κυμαίνονται από απλά καθήκοντα και ιεραρχία subtasks σε πιο προηγμένα γραφήματα και χρονοδιαγράμματα Gantt.
Το λογισμικό θα σας επιτρέψει να καθορίσετε σαφώς το σχέδιο του έργου σας με τη μορφή ενός σχεδίου, έτσι ώστε να έχετε τα πάντα κάτω από τη μύτη σας και δεν χάσετε το λαβύρινθο των παραδοτέων έργων. Θα πρέπει επίσης να έχει κάποιο είδος καταλόγου ή εγγραφών για να διατηρήσετε ένα κομμάτι του φόρτου εργασίας και την πρόοδο που σημειώθηκε με την πάροδο του χρόνου.
2. Κατανομή πόρων:
Χωρίς σωστά μέσα κατανομής των πόρων, δεν μπορείτε να μετρήσετε με ακρίβεια τις δαπάνες των πόρων σας. Υπάρχει μια δίκαιη Όταν πρόκειται για κατανομή πόρων. Μερικές φορές, η κακομεταχείριση έρχεται φυσικά λόγω των περιορισμών που εμπλέκονται στην παράδοση ενός επιτυχημένου έργου. Το κλειδί είναι να αυτοσχεδιαστεί και να είναι ανοικτός στην ευελιξία. Το μεγαλύτερο μέρος του εξαρτάται από τις δεξιότητες ενός διαχειριστή έργου.
Ομοίως, τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργων πρέπει να είναι εξοπλισμένα με ένα εργαλείο κατανομής έξυπνων πόρων για να βοηθήσει τους διαχειριστές έργων να αναθέσουν εργασίες. Οι δυνατότητες κατανομής των πόρων ενός εργαλείου βοηθούν επίσης στην ανάλυση των υπερβάσεων της χωρητικότητας και των καυσίμων.
3. Παρακολούθηση χρόνου και προϋπολογισμός:
Ένας αυτόματος παρακολούθησης χρόνου ή ένα χρονικό διάστημα είναι ιδανικά μια εντολή ; χωρίς ερωτήσεις. Η δυνατότητα παρακολούθησης του χρόνου που σχετίζεται με μεμονωμένες εργασίες είναι αυτό που ορίζει κάποιο λογισμικό διαχείρισης έργων εκτός από τους άλλους.
Οι δυνατότητες παρακολούθησης χρόνου ανοίγουν επίσης την πόρτα για την επεξεργασία του προϋπολογισμού. Όταν έχετε τον ακριβή αριθμό ωρών που δαπανώνται σε μεμονωμένες εργασίες, γνωρίζετε την κατ 'αποκοπή δαπάνη που θα πραγματοποιηθεί. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να υποβάλετε μια στρατηγική προϋπολογισμού δολοφόνων, χωρίς να χρεοκοπήσει.
4. Επικοινωνία και συνεργασία:
Είτε το παραδεχτείτε είτε όχι, η εξορθολογισμένη επικοινωνία ομάδας και η συνεργασία είναι το κλειδί για την επιτυχία του έργου. Χωρίς επίσημα μέσα επικοινωνίας, οι πληροφορίες είναι υποχρεωμένες να πέσουν μέσα από τις ρωγμές. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε κακή λήψη αποφάσεων και αναποτελεσματική στρατηγική συμμαχία.
Τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργων θα πρέπει τουλάχιστον να περιλαμβάνουν ένα άμεσο ή έμμεσο μέσο επικοινωνίας με τα μέλη της ομάδας. Η συγχρονισμένη επικοινωνία λειτουργεί επίσης ως γέφυρα για αποτελεσματική συνεργασία και περαιτέρω κάνει τα πράγματα εύκολο να παραδοθούν. Μια επιλογή προσωπικού μηνύματος, ομαδική συζήτηση ή σχόλια εντός καθηκόντων - όλα χρησιμεύουν ως η πιο βασική μορφή επικοινωνίας και συνεργασίας ομάδας.
5. Αξιολόγηση και διαχείριση κινδύνου:
Οι κίνδυνοι του έργου είναι αναπόφευκτοι. Δεν μπορείτε να πάτε στη λειτουργία Ostrich όταν πρόκειται για χειρισμό κινδύνου - δηλ. Βυθίζοντας το κεφάλι σας στην άμμο δεν θα βοηθήσει. Τα προβλήματα θα είναι ακόμα γύρω σας. Αυτός είναι ακριβώς γιατί θα πρέπει να είναι εξοπλισμένα με μια λεπτομερή λύση διαχείρισης κινδύνων. Με αυτόν τον τρόπο, εξασφαλίζεται ότι και μετριάζεται για να μειώσει όσο το δυνατόν περισσότερο τον αντίκτυπό τους.
Ένας δημοφιλής τρόπος χειρισμού των κινδύνων είναι μέσω της μήτρας αξιολόγησης κινδύνου. Εάν η επιλογή του λογισμικού διαχείρισης έργων έχει ενσωματωθεί μήτρα κινδύνου για αποφυγή κινδύνου, είστε ένα βήμα πιο κοντά για να μετριάσετε με επιτυχία τις αρνητικές επιπτώσεις που μπορεί να παράγει.
Τώρα που έχουμε καταλάβει ποια βασικά στοιχεία θα πρέπει να αποτελούν μέρος των καλύτερων εργαλείων διαχείρισης έργων, ας ρίξουμε μια ματιά σε τι κατασκευαστική (ή μη) και οι εταιρείες πληροφορικής μπορούν να απομακρυνθούν από τέτοια εργαλεία.
Πώς μια επιχείρηση κατασκευής μπορεί να επωφεληθεί από τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργων;
Οι κατασκευαστικές επιχειρήσεις είναι διαφορετικές από τις εταιρείες πληροφορικής. Στην εμπειρία μου, αυτές οι επιχειρήσεις είναι συχνά περίεργες φορές. Δεν χρησιμοποιούν μια εφαρμογή διαχείρισης έργου με τον ίδιο τρόπο όπως και ένα αντίστοιχο IT. Χρειάζεστε ένα πολύ ιδιαίτερο σύνολο δεξιοτήτων και ένα ακόμα πιο ισχυρό λογισμικό διαχείρισης έργου για να κάνετε τα πράγματα με τον τρόπο που πρέπει να είναι.
Καθώς η ζήτηση και η αλλαγή της τεχνολογίας, γίνεται απολύτως απαραίτητη η επένδυση σε ένα επαγγελματικό σύστημα για τη βελτίωση των περιοχών του σχεδιασμού, τον προγραμματισμό, την παραγωγή και την παράδοση. Ένα ειδικό λογισμικό διαχείρισης έργων μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιστοποιήσετε μια δραστηριότητα κατασκευής με τους ακόλουθους τρόπους:
1. Ανάπτυξη ολοκληρωμένης ροής εργασίας:
Όταν διαθέτετε ένα σύστημα, γίνεται εύκολο να δημιουργήσετε μια ενιαία ροή εργασίας σε όλους τους οργανισμούς. Δεδομένου ότι τα κομμάτια των δεδομένων έρχονται μαζί, το σύστημα δημιουργεί ένα μοτίβο ροής εργασίας και αυτό διευκολύνει την παρακολούθηση της προόδου που συμβαίνει με την πάροδο του χρόνου.
Αυτό είναι ένα από τα πιο θεμελιώδη πλεονεκτήματα που ένα λογισμικό διαχείρισης έργων μπορεί να παρέχει σε μια εργοστασιακή επιχείρηση. Μέσα από αυτό, το σύστημα είναι επίσης σε θέση να κάνει γρήγορες αποφάσεις για εσάς, καθώς όλα βρίσκονται ακριβώς μπροστά σας με τη μορφή μιας ολοκληρωμένης δομής εργασίας.
2. Επίπεδα απογραφής παρακολούθησης:
Η διαδρομή των επιπέδων αποθεμάτων σας είναι το κύριο μέσο για αποτελεσματικάχειριστείτε την παραγωγή αγαθών. Έχοντας πει ότι, αν έχετε εγκατεστημένο ένα λογισμικό διαχείρισης έργου, θα σας βοηθήσει σε μεγάλο βαθμό με τη διατήρηση των επιπέδων απογραφής ανάλογα με τους κανόνες ζήτησης και εφοδιασμού. Μέσω της έγκαιρης επικοινωνίας και της συνεργασίας, θα γνωρίζετε ακριβώς τι πρέπει να κατασκευάσετε και σε ποιο ποσό.
Έχοντας μια υπερχείλιση των προαναφερθέντων μεταβλητών δημιουργεί χάος σε εργοστάσια. Εφαρμόζει τελικά τα παραγόμενα έσοδά σας. Αυτό θα πρέπει να είναι αρκετά κίνητρο αρκετά για να βγείτε έξω, κάντε μια μικρή έρευνα δική σας και επενδύστε σε ένα εργαλείο τώρα.
3. Διαχείριση εφοδιαστικής:
Η διαχείριση της εφοδιαστικής ασχολείται ουσιαστικά με τη ροή και την αποθήκευση αγαθών, τόσο κατά τη διάρκεια όσο και μετά την κατασκευή. Είναι σημαντικό να καταλάβετε εδώ ότι όταν πρόκειται για την κατασκευή επιχειρήσεων, η διαχείριση της Logistics είναι μια από τις πιο κρίσιμες πτυχές που πρέπει να αντιμετωπιστούν με μεγαλύτερη ακρίβεια.
Αναμένοντας την εφοδιαστική των νυχιών χωρίς να πηγαίνει για λογισμικό διαχείρισης έργου είναι ένα λάθος που δεν θέλετε να κάνετε. Τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργων θα σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε τις παραδόσεις σας και τον αντίστοιχο χρόνο τους. Θα σας βοηθήσει επίσης σε προγραμματισμό ικανοτήτων καιΒελτιστοποιημένα πρότυπα παραγωγής .
4. Μείωση του χρόνου παράδοσης:
Ο χρόνος παράδοσης ορίζει την χρονική περίοδο μεταξύ της έναρξης και της εκτέλεσης μιας παραγωγικής διαδικασίας. Προκειμένου να αποφευχθούν τα σημεία συμφόρησης στη διαδικασία και τη μείωση των αποβλήτων, η επένδυση στα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργων πρέπει να κάνει το τέχνασμα. Το λογισμικό θα σας βοηθήσει επίσης να εντοπίσετε τα σημεία συμφόρησης στη διαδικασία και πώς μπορείτε να τα αντιμετωπίσετε αποτελεσματικά.
Gantt Charts, Timelines, πίνακες KANBAN και λίστες εργασιών - Χρησιμοποιώντας αυτά τα χαρακτηριστικά ενός λογισμικού διαχείρισης έργου θα σας βοηθήσει να μειώσετε σημαντικά τον χρόνο σας και να παραδώσετε τη μέγιστη αξία.
5. Εγκρίσεις και σχόλια:
Τέλος, ένα τυπικά τεκμηριωμένο σύστημα για τις εγκρίσεις και τις αξιολογήσεις είναι αυτό που κάθε επιχείρηση χρειάζεται. Ανεξάρτητα από το είδος ενός λογισμικού διαχείρισης έργων που επιλέγουμε, η λειτουργία αναφοράς θα πρέπει να εξυπηρετεί το σκοπό των έγκαιρων κριτικών.
Επιπλέον, με ανεξάρτητους χώρους εργασίας, μπορείτε να προσθέσετε συνεργάτες ή πελάτες για να παρακολουθήσετε την πρόοδο και να εγκρίνετε ή να απορρίψετε ανάλογα. Με αυτόν τον τρόπο, βεβαιωθείτε ότι όλες οι τροπολογίες αντιμετωπίζονται εγκαίρως.
Με τα πάντα ευθυγραμμισμένα και αναφέρθηκαν εγκαίρως, θα είστε σε θέση να κάνετε ενημερωμένες αποφάσεις και να εγκρίνετε έξυπνα.
Πώς μια εταιρεία πληροφορικής μπορεί να επωφεληθεί από τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργων;
Ανεξάρτητα από τον κλάδο του κλάδου στον τομέα της πληροφορικής, τα πλεονεκτήματα της χρήσης του λογισμικού διαχείρισης έργων αντισταθμίζουν πάντοτε τη μειονεκτική θέση. Τα έργα πληροφορικής είναι προσανατολισμένα προθεσμία. Προκειμένου τα πράγματα να προχωρήσουν, απαιτούσε τη διαχείριση του έργου, το λιγότερο. Εάν δεν έχετε τον προϋπολογισμό ή μια υποδομή για ένα τέτοιο λογισμικό, μπορείτε να δημιουργήσετε μια υπηρεσία παρακολούθησης μικρής κλίμακας για τα καθημερινά σας έργα.
Ακολουθούν ορισμένες περιπτώσεις χρήσης παραδειγμάτων όπου μια επιχείρηση πληροφορικής μπορεί να επωφεληθεί από αυτά τα εργαλεία διαχείρισης έργων:
1. Προγραμματισμός και προγραμματισμός:
Για μια εταιρεία λογισμικού, ο προγραμματισμός και ο προγραμματισμός αναφέρεται στην τοποθέτηση του σχεδίου έργου, την κατανομή των πόρων και την ανάπτυξη των βημάτων για τις απαραίτητες δοκιμές και συντήρηση. Έχοντας το σωστό λογισμικό διαχείρισης έργων στη διάθεσή σας καθιστά το σχεδιασμό και τον προγραμματισμό εύκολο για τον διαχειριστή έργου.
Τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργων σας επιτρέπουν να ορίσετε το πεδίο, να καθορίσετε ένα χρονοδιάγραμμα και να προβάλετε όλα τα πιθανά μέσα θέσης των πραγμάτων σε κίνηση. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω διαγραμμάτων Gantt, χρονοδιαγράμματα, ιεραρχίες εργασιών και άλλες τέτοιες λειτουργίες.
2. Παρακολούθηση σφαλμάτων:
Μια προορατική λειτουργία παρακολούθησης σφάλματος είναι αυτό που κάθε εταιρεία που συνήθως αναζητά. Ειδικά αν πρόκειται για επιχειρηματική δραστηριότητα προϊόντων λογισμικού, τη δυνατότητα ανίχνευσης σφαλμάτων μόλις εμφανιστούν στο σύστημα, καθιστούν εύκολη την επίλυση τους. Τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργων θα απαιτήσουν από εσάς να εκτελέσετε αυστηρές δοκιμές για να βρείτε και να διορθώσετε σφάλματα κατά τη διάρκεια των πρώτωνΣτάδια του SDLC .
Ένα άλλο σημαντικό πλεονέκτημα μιας αποτελεσματικής λύσης παρακολούθησης σφαλμάτων στο λογισμικό διαχείρισης έργου είναι ότι μπορείτε να κάνετε αλλαγές στο προϊόν σύμφωνα με τις απαιτήσεις - και ότι επίσης με μηδενικά ελαττώματα.
3. Διαχείριση χρόνου:
Η διαμονή στο χρονοδιάγραμμα είναι κρίσιμη όταν πρόκειται για έργα λογισμικού, καθώς κυρίως η εργασία είναι δεσμευμένη στο χρόνο. Όταν αναπτύσσετε τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργων είναι με ολοκληρωμένες ικανότητες για την παρακολούθηση του χρόνου, κάνετε τα πράγματα εξαιρετικά ομαλά. Κάθε εργασία και ο χρόνος που χρειάζεται για να ολοκληρωθεί είναι ακριβώς μπροστά σας, έτσι ξέρετε πώς να αντιμετωπίσετε έξυπνα τυχόν συναφείς ανησυχίες.
Εάν το λογισμικό σας παρέχει τα φύλλα, τα οποία ακόμα καλύτερα. Απλά κρατήστε την εγγραφή των ωρών που χρειάζεται για να ολοκληρώσετε μια εργασία και να κάνετε αλλαγές καθώς το έργο σας εξελίσσεται.
4. Παρακολούθηση προϋπολογισμού:
Αρκετά εμφανή, τα έργα λογισμικού δεν διαθέτουν πάντα απεριόριστους προϋπολογισμούς. Η παραμονή στο καθορισμένο όριο παίρνει κάποιους εγκέφαλους και έξυπνο σχεδιασμό. Ένα λογισμικό διαχείρισης έργου διευκολύνει το να το κάνει αυτό, επιτρέποντάς σας να δώσετε μεγαλύτερη προσοχή στο πού πηγαίνουν τα χρήματά σας.
Το σωστό εργαλείο θα σας βοηθήσει να συγκρίνετε τις εκτιμήσεις σας έναντι του πραγματικού κόστους για να αναλύσετε τη διαφορά και να παραμείνετε σε καλό δρόμο. Επιπλέον, βοηθά επίσης στην εντολή του πρόσθετου κόστους που μπορεί να γίνει μεγάλα προβλήματα για εσάς αργότερα κατά τη διάρκεια του έργου.
5. Κεντρική τεκμηρίωση και επικοινωνία:
Τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργων όχι μόνο παρέχουν τα προαναφερθέντα πλεονεκτήματα, αλλά διατηρεί τα πάντα σε μια κεντρική τοποθεσία επίσης. Με όλες τις πληροφορίες που διατηρούνται σε ένα μέρος, η ανάκτηση μπορεί να γίνει από οποιοδήποτε μέλος της ομάδας, ανά πάσα στιγμή. Επιπλέον, με όλα τα οργανωμένα, θα υπάρξει λιγότερη ακαταστασία για να βρει το κατάλληλο έγγραφο.
Η έννοια της κηλίδας επικοινωνίας προέρχεται επίσης από το ίδιο. Έχοντας μια ενιαία πλατφόρμα για όλα τα είδη ομαδικής επικοινωνίας οδηγεί σε επιτυχημένα έργα λογισμικού, με ελάχιστη σύγχυση. Μπορεί να αναρωτιέστε τώρα εάν αυτό το λογισμικό διαχείρισης έργου απαιτεί κάθε είδους επίσημη εκπαίδευση.
Λοιπόν, συνήθως έρχεται κάτω από τον τύπο του λογισμικού που έχετε επιλέξει. Μερικά από τα εργαλεία εκεί έξω σας κάνουν να χτυπάτε πάνω από ανεπιθύμητα χαρακτηριστικά.
Η λήψη μας; Όλα καταλήγουν στην επιλογή σας και τις απαιτήσεις της ομάδας σας. Εάν πρόκειται για το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης έργου το 2019, λάβετε μια επαγγελματική συνεδρίαση κατάρτισης και αξιολόγησης για να εξοικειωθείτε με αυτό που πραγματικά χρειάζεται έναντι του προϋπολογισμού που κυρώσεων για ένα εργαλείο διαχείρισης έργου.
Διαφορετικά, υπάρχουν τόνοι προγραμμάτων που εξυπηρετούν το σκοπό αρκετά όμορφα, χωρίς ανάγκη επίσημης εκπαίδευσης. Εάν σας άρεσε να διαβάζετε αυτήν την ανάρτηση, ενημερώστε μας μέσω της παρακάτω ενότητας σχολίων. Θα θέλαμε να ακούσουμε τις σκέψεις σας σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο οι βιομηχανίες και οι μη-it είναι επηρεασμένες από τα εργαλεία διαχείρισης έργων.
