Πώς να αποφύγετε την υπερφόρτωση συνεργασίας; 6 συμβουλές για ευκίνητες ομάδες
Η ομαδική εργασία απαιτεί συλλογική προσπάθεια, κάθε μέλος της ομάδας συμβάλλει στη σκληρή δουλειά και το χρόνο του. Η γρήγορη και αποτελεσματική επικοινωνία σπάει τα εμπόδια στη συνεργασία και προτρέπει την παραγωγικότητα.
Η αποτελεσματική συνεργασία είναι το χαρακτηριστικό της επιτυχημένης ολοκλήρωσης του έργου. Όμως, όπως λέγεται συχνά, "πάρα πολλά από οτιδήποτε είναι κακό", η υπερφόρτωση συνεργασίας ανατρέχει την ατομική εργασία. Η υπερφόρτωση συνεργασίας βάζει ένα στέλεχος σε ατομικές προσπάθειες καικαθιστά προσωπική εργασίαεντελώς μάταιες.
Τι είναι η υπερφόρτωση της συνεργασίας;
Η υπερφόρτωση συνεργασίας ορίζεται ως το σημείο όπου τα άτομα ξοδεύουν τόσο πολύ χρόνο βοηθώντας τους συναδέλφους τους ή να συμμετέχουν σε συνεργατικές δραστηριότητες που δεν αφήνονται με αρκετό χρόνο για να ολοκληρώσουν τα καθήκοντά τους.
Οι συνεργατικοί πόροι ομαδοποιούνταιΤρεις ξεχωριστές κατηγορίες :
Οι ενημερωτικοί και κοινωνικοί είναι κοινόχρηστοι πόροι, δηλαδή, δεν παίρνουν κάτι από ένα άτομο. Προσωπικοί πόροι, ωστόσο, πάρτε τον χρόνο και την προσπάθειά του, αφήνοντας λίγο χρόνο για τον εαυτό του.
Προσωπικοί πόροιείναι οι πιο επιζήμιες από τότε που εμποδίζουν το έργο και των δύο εμπλεκόμενων μερών. Οι άνθρωποι που αναζητούν συχνά απαιτούν την πρακτική βοήθεια που, όχι μόνο γίνεται εμπόδιο στη δική τους μάθηση, αλλά είναι επίσης διανοητικά και σωματικά τεντωμένο για το άλλο συμβαλλόμενο μέρος.
Οι πιο εξειδικευμένοι υπάλληλοι βρίσκονται σε μεγαλύτερο μειονέκτημα, επειδή η δουλειά τους συχνά διακόπτεται με απαιτήσεις για βοήθεια ή βοήθεια. Ως αποτέλεσμα, το 25 έως το 35% των συνεργατών προστιθέμενης αξίας προέρχεται από μόλις 3 έως 5% των εργαζομένων.
Τα μέλη της ομάδας συχνά αγνοούν το τι είναι η υπερφόρτωση της συνεργασίας και σπρώχνει την εργασία τους σε άλλους εν αγνοία. Μπορούν να ληφθούν διάφορα αντίμετρα για να αντισταθμίσουν αυτή τη συνεργατική υπερφόρτωση.
Harvard Business ReviewΔηλώνει ότι οι δραστηριότητες συνεργασίας, τα τελευταία χρόνια, έχουν καρφώσει κατά 50% περίπου. Σε άλλη έρευνα που διεξήχθη από το Πανεπιστήμιο της Βασίλισσας του Σαρλότ, το αναφέρθηκε ότι3 σε 4 εργαζόμενουςθεωρώ ότι η ομαδική εργασία και η συνεργασία «είναι πολύ σημαντική.
Η συνεργασία είναι επίσηςμια από τις τέσσερις πιο σημαντικές δεξιότητεςθεωρείται απαραίτητο για την επιτυχία των εργαζομένων. Οι συνεργατικές προσπάθειες περιλαμβάνουν συχνές συναντήσεις,one-on-one συνεδρίες, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μηνύματα κειμένου, ήχος καικλήσεις βίντεο, και τα λοιπά.
Αυτά τα γεγονότα και τα αριθμητικά στοιχεία είναι απόδειξη της μεταβαλλόμενης στάσης του κόσμου απέναντι στη συλλογική εργασία. Οι εταιρείες προωθούν αυτή την αλλαγή και ενθαρρύνουν τους εργαζόμενους τους να επικοινωνούν τακτικά ώστε να μπορούν να βελτιώσουν τη δουλειά τους και να ελαχιστοποιήσουν τα σφάλματα.
Ενώ είναι αλήθεια ότιη επικοινωνία είναι το κλειδίΗ επιτυχία, η υπερ-επικοινωνία, αντίθετα, μπορεί να επιβαρύνει τους υπαλλήλους, καθιστώντας δύσκολο για αυτούς να εκτελούν αποτελεσματικά τα καθήκοντά τους.
Οι υπάλληλοι συχνά χτύπησαν από υπερβολικές συναντήσεις, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνεδρίες τηλεφώνου με λίγο έως χρόνο που δεν απομένει για τη δουλειά τους. Στην πραγματικότητα, μελετήθηκε ότι οι εργαζόμενοι δαπανούν περίπου το 80% του χρόνου τους απάντησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απαντώντας σε μηνύματα κειμένου, βοηθώντας τους συναδέλφους τους κ.λπ.
Αυτό δείχνει ότι μόνο το 20% του χρόνου τους είναι αφιερωμένο στην πραγματική εργασία. Η έλλειψη χρόνου και η σταθερή ψυχική επιβάρυνση έχει άμεσο αντίκτυπο σε ένατην παραγωγικότητα του εργαζομένουκαθώς και τη σωματική και πνευματική του ευημερία. Να απαγορεύσει κάποιον από την εκτέλεση των καθηκόντων του ή να εμποδίσει τονπρόγραμμα εργασίαςμπορεί να τον μειώσει.
Πώς μπορείτε να διακρίνετε τη συνεργασία και την υπερφόρτωση συνεργασίας; Ποιο είναι το σημείο θραύσης της συνεργασίας; Ας ρίξουμε μια ματιά σε λίγους δείκτες που θα μπορούσαν να απαντήσουν σε αυτές τις ερωτήσεις.
Η υπερφόρτωση συνεργασίας μπορεί να χαρακτηριστεί με τα ακόλουθα:
Αυτό το άρθρο συζητά μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να μειώσετε την υπερφόρτωση συνεργασίας, ώστε η ομάδα σας να μπορεί να βελτιστοποιήσει την αποτελεσματικότητά τους και να παράγει καλύτερα αποτελέσματα ενώ διαμένει συνδεδεμένος.
6 Γρήγορες συμβουλές για το πόσο οι επιτυχημένοι ηγέτες μειώνουν τη συνεργατική υπερφόρτωση
Έχουμε επιμείψει μια λίστα με τις καλύτερες συμβουλές για τη μείωση της συνεργατικής υπερφόρτωσης στις επόμενες παραγράφους. Αυτές οι συμβουλές θα σας βοηθήσουν να καταλάβετε πόσο επιτυχημένοι ηγέτες μειώνουν τη συνεργατική υπερφόρτωση. Χωρίς περαιτέρω ADO, ας βουτήσουμε απευθείας:
Για να κατανοήσετε τις υποστάσεις του πόσο επιτυχημένοι ηγέτες μειώνουν τη συνεργατική φόρτωση εργασίας, θα πρέπει να καταλάβετε ότι πρέπει να ξεκινήσετε από την αρχή.
Ένα από τα βασικά στοιχεία τουΑποτελεσματική διαχείριση έργουΣχεδιάζει και δημιουργεί μια σαφή και συνοπτική ροή εργασίας. Η ροή εργασίας θα καθορίσει τη λειτουργία της ομάδας από την αρχή μέχρι το τέλος. Η δημιουργία μιας ροής εργασίας περιλαμβάνει τα εξής:
Όλα αυτά τα βήματα θα σας βοηθήσουν να δομήσετε το έργο σας, ώστε να μην υπάρχουν προβλήματα στην πρόοδο και το έργο ρέει ομαλά.
Θα εξασφαλίσει επίσης την έγκαιρηΟλοκλήρωση των καθηκόντωνέτσι ώστε να μην υπάρχει καθυστέρηση στη διαδικασία. Επιπλέον, αποτελεί αποτελεσματικό τρόπο διασφάλισης ότι οι εργαζόμενοι δεν επιβαρύνονται από την υπερβολική εργασία.
Η σαφήνεια και η ακρίβεια των καθηκόντων θα αποσαφηνίσει τις ευθύνες τους και τα αναμενόμενα πράγματα από αυτά. Η παρακολούθηση θα είναι επίσης αποτελεσματική στην εξασφάλιση της γρήγορης και αποτελεσματικής παράδοσης στον πελάτη.
ΕΝΑσωστά δομημένη ροή εργασίαςΘα διανείμενα ομοιόμορφα τις εργασίες, ώστε να μην υπάρχει η υπερφόρτωση και η εργασία δεν ολοκληρώνεται ομαλά η εργασία συνεργασίας.
Ένα από τα πράγματα που μπορεί να είναι επιτακτική για τη μείωση της υπερφόρτωσης της συνεργασίας είναι η σαφήνεια στο μέρος του υπαλλήλου. Εάν ένας υπάλληλος είναι σαφής για τουρόλοι και ευθύνες, μπορεί να ολοκληρώσει τα καθήκοντά του χωρίς κανένα λόξυνο.
Για να το κάνετε αυτό, προτού μεταβιβάσετε ένα έργο σε ένα μέλος της ομάδας, προσδιορίστε αν είναι η σωστή επιλογή για αυτό το έργο. Διαθέτουν τις δεξιότητες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση αυτού του στόχου; Θα μπορέσουν να εκτελέσουν τα καθήκοντά τους υπεύθυνα, κλπ.
Η προσοχή σας θα είναι επωφελής τόσο για την εταιρεία όσο και για τον υπάλληλο. Εάν εκχωρήσετε τη σωστή εργασία στο σωστό μέλος της ομάδας, θα είναι σε θέση ναΣυμπληρώστε την εργασίαχωρίς να απαιτείται βοήθεια ή βοήθεια από τους συμπαίκτες των συναδέλφων.
Με τέτοιο τρόπο, η σαφήνεια θα ελαχιστοποιήσει την υπερφόρτωση, διασφαλίζοντας ότι κάθε άτομο εκτελεί τα καθήκοντά του επιμελώς.
Ένα από τα μεγαλύτερα εμπόδιαπαραγωγικότητα εργασίαςλειτουργεί συνεχώς. Οι άνθρωποι συχνά πιστεύουν λανθασμένα ότι η εργασία χωρίς διάλειμμα θα τους βοηθήσει να τελειώσουν τα καθήκοντά τους γρήγορα. Αυτό που αποτυγχάνουν να δουν, ωστόσο, είναι ότι με την πάροδο του χρόνου χάνουν την κατανόηση στη δημιουργικότητά τους και μέχρι το τέλος της ημέρας, το έργο τους είναι απλώς ένα χαοτικό χάος.
Ξεκινούν πλήρως κίνητρα να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους με τη μέγιστη συγκέντρωση, αλλά όχι ακόμη και στα μισά του δρόμου, χάνουν τα ηνία της σκέψης τους. Αυτό είναι αποτέλεσμα της εξάντλησης.
Για να αντιμετωπίσετε αυτό το πρόβλημα, θα πρέπει να εργαστείτε διαλείπουσα, με σύντομα διαλείμματα μεταξύ τους. Για να το κάνετε, μπορείτε να δοκιμάσετε τοΤεχνική Pomodoroτης διαχείρισης του χρόνου.
Ένα παράδειγμα της τεχνικής Pomodoro είναιΗ μέθοδος 60/10 του Robin Sharma. Αυτή η μέθοδος υποδηλώνει ότι εργάζεστε για 60 λεπτά κατ 'ευθείαν και στη συνέχεια κάντε ένα διάλειμμα για 10 λεπτά.
Μια άλλη παρόμοια μέθοδος είναιΟ κανόνας 52/17Δηλαδή, εργάζονται για 57 λεπτά και στη συνέχεια ξεκουραστείτε για τα επόμενα 17 λεπτά. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε το χρονοδιακόπτη σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.
Οι ίδιοι κανόνες ισχύουν για τις δραστηριότητες συνεργασίας. Κατά τη συνεργασία με τους συναδέλφους σας, διαθέτοντας μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο σε δραστηριότητες συνεργασίας. Βεβαιωθείτε ότι οι δραστηριότητες συγκεντρώνονται σε αυτό το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα και το υπόλοιπο της ώρας δαπανάται για τη δική σας εργασία.
Υιοθετήστε αυτή τη μέθοδο σε κάθε ροή της δουλειάς σας. Απαντήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις συναντήσεις προγραμματισμού, την αναθεώρηση και την ανταλλαγή ανατροφοδότησης να ανταποκρίνονται στα μηνύματα, κλπ. Την εποχή εκείνη που χορηγείται σε αυτές τις δραστηριότητες.
Διαλείπουσα εργασία θα βεβαιωθείτε επίσης ότι το μυαλό σας παραμένει φρέσκο, έχετε χρόνο για τις εργασίες σας, και είστεΕστιάζοντας στην εργασία σας .
Προτεινόμενοι πόροι:
Οι συναντήσεις της ομάδας παίρνουν ένα καλύτερο μέρος της ημέρας σας. Οι οργανισμοί συχνά προγραμματίζουν καθημερινές συναντήσεις για να δώσουν κεφάλια επάνω στις απαιτήσεις ολοκλήρωσης. Οι συναντήσεις είναι αποτελεσματικές για να σας βοηθήσουν να βελτιώσετε την επικοινωνία σας με τα μέλη της ομάδας σας και να αναπτύξετε καλύτερες στρατηγικές για το μέλλον.
Ενώ είναι αλήθεια ότι οι συναντήσεις είναι πράγματι πολύ παραγωγικές, είναι επίσης αισθητό ότι καταλαμβάνουν πολύ χρόνο. Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις συναντήσεις:
Η αποτελεσματική διαχείριση της σύσκεψης εγγυάται την αποτελεσματική χρήση του χρόνου και της προσπάθειας. Μπορείτε επίσης να λάβετε βοήθεια από έναΛογισμικό διαχείρισης συναντήσεων(όπως UDN Task Manager ) για να προγραμματίσετε τη συνάντησή σας.
Το λογισμικό διαχείρισης θα κρατήσει την ομάδα σας ενοποιημένη και θα βεβαιωθεί ότι όλοι οι συμμετέχοντες βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Θα είναι επίσης επωφελής γιαΑυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων συνεδριάσεωνκαιΣυγχρονισμός του ημερολογίου σαςμε το χρονοδιάγραμμα.
Μια σαφή και συνοπτική ημερήσια διάταξη θα συμβάλει στη διατήρηση της συνεδρίασης επικεντρωμένη σε ένα συγκεκριμένο ζήτημα. Θα βεβαιωθείτε επίσης ότι εσείς ή οι συμπαίκτες σας δεν πηγαίνουν εκτός δρόμου και να συγκεντρώσετε τις προσπάθειές σας στο θέμα στο χέρι.
Η ανατροφοδότηση σε πραγματικό χρόνο είναι ένα άλλο χρήσιμο τέχνασμα που μπορεί να πάρει το άγχος από τους ώμους σας. Από το ένα μέρος, μπορεί να βοηθήσει τους διαχειριστές των έργων να διαχειριστούν αποτελεσματικά τις ομάδες, να αναπτύξουν καλύτερες στρατηγικές για το μέλλον και να βελτιώσουν την ποιότητα της εργασίας. Από την άλλη πλευρά, μπορεί να βοηθήσει τους υπαλλήλους να εντοπίζουν και να διορθώνουν τα λάθη τους για βελτίωση στο μέλλον.
Είναι μια κατάσταση win-win. Όχι μόνο είναι επωφελής για τους υπαλλήλους αλλά και τους ηγέτες.
Ανατροφοδότηση σε πραγματικό χρόνομπορεί επίσης να αποτελέσει έναν τρόπο ανάλυσης των αναποτελεσματικότητας της διαδικασίας. Μόλις οι ηγέτες της ομάδας προσδιορίζουν τα κενά, μπορούν να διορθώσουν αυτά τα ζητήματα και να ενισχύσουν τη συνολική απόδοση της ομάδας.
Η σταθερή ανατροφοδότηση μπορεί επίσης να βοηθήσει τους οργανισμούς να λαμβάνουν καλύτερες αποφάσεις για το μέλλον. Μπορούν να εντοπίσουν τομοτίβα στη διαδικασίακαι να αναπτύξουν στρατηγικές για την ελαχιστοποίηση της υπερφόρτωσης συνεργασίας, όπως η μείωση του αριθμού των συνεδριάσεων, χρησιμοποιήστε το λογισμικό γιαΑυτοματοποιημένες απαντήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και τα λοιπά.
Είμαστε η παραγωγή πληροφορικής, με εκατομμύρια λύσεις πληροφορικής, λογισμικό και τεχνολογίες που κάνουν τη ζωή μας απλούστερη και καλύτερη. Έχουμε ενσωματώσει την τεχνολογία στα σπίτια μας, οπότε γιατί να μην φέρετε τον ίδιο μετασχηματισμό στην εργασία σας.
Εργαλεία συνεργασίαςείναι οι διαταραχοί σας στον κόσμο της συνεργασίας. Βεβαιώνουν ότι οι ομάδες εργάζονται αποτελεσματικά και δεν υπάρχουν θέματα στη συνολική πρόοδο ενός έργου.
Ένα από τα εργαλεία συνεργασίας που έχει κάνει τους τίτλους δεν είναι καμία άλλη από UDN Task Manager . UDN Task ManagerΕίναι το αγαπημένο μας εργαλείο συνεργασίας και δεν είμαστε προκατειλημμένοι. Μπορούμε να αποδείξουμε τη στάση μας και είμαστε σίγουροι ότι θα έρθετε επίσης να αγαπάτε το λογισμικό αφού αναφέρουμε τα εξαιρετικά χαρακτηριστικά του.
UDN Task Managerείναι ένα εργαλείο συνεργασίας, ότι:
Πάνω από όλα αυτά τα χαρακτηριστικά, τι κάνειUDN Task ManagerΟ βασιλιάς των εργαλείων συνεργασίας είναι η προσιτή,φθηνή τιμολόγηση. Το βασικό του σχέδιο είναι διαθέσιμο δωρεάν για ελεύθερους επαγγελματίες και άτομα. Τα ασφάλιστρα και τα επιχειρηματικά σχέδια, με προηγμένα χαρακτηριστικά, ξεκινήστε μόλις $ 2.99 και $ 7.99, αντίστοιχα.
Τελευταίο αλλά εξίσου σημαντικό, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε ένα εργαλείο συνεργασίας για να διαχειριστείτε τα έργα σας. Εάν η δουλειά σας είναι διάσπαρτα σε διάφορες εφαρμογές, θα έχετε έναν δύσκολο χρόνο να διατηρήσετε τα πάντα, και θα προσθέσει μόνο στην αναταραχή σας.
Ένα καλό εργαλείο συνεργασίας θα σας προσφέρει όλα όσα χρειάζεστε από την αρχή μέχρι το τέλος, ώστε να μην χρειαστεί να ζήσετε ανάμεσα στις εφαρμογές και να παραμείνετε επικεντρωμένοι σε όλη τη διαδικασία.
Τυλίξτε το!
Αυτές ήταν μερικές από τις συμβουλές μας για να σας βοηθήσουν να μειώσετε την υπερφόρτωση συνεργασίας, να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας και να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητά σας. Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο οι επιτυχημένοι ηγέτες μειώνουν τη συνεργατική υπερφόρτωση. Ξεκινήστε να χρησιμοποιείτε αυτές τις συμβουλές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη συνεργασία. Βεβαιωθείτε ότι δεν καθυστερείτε την εργασία σας με τη συμμετοχή σε άσχημες δραστηριότητες.
Υπάρχει κάποια συμβουλή που χρησιμοποιείτε για να διατηρήσετε τις δραστηριότητες συνεργασίας σας υπό έλεγχο; Ας γνωρίζουμε τη μυστική συνταγή σας για αποτελεσματική συνεργασία στα παρακάτω σχόλια.
Είσοδος!
