¿Cómo evitar la sobrecarga de colaboración? 6 consejos pro para equipos ágiles
El trabajo en equipo requiere un esfuerzo colectivo, cada miembro del equipo contribuye con su arduo trabajo y tiempo. La comunicación rápida y eficiente rompe las barreras a la colaboración y solicita la productividad.
La colaboración efectiva es el sello distintivo de la finalización exitosa del proyecto. Pero como se dice a menudo, "demasiado de algo malo", la sobrecarga de colaboración frustra el trabajo individual. La sobrecarga de colaboración pone una tensión en los esfuerzos individuales y Rende el trabajo personal[dieciséis]completamente inútil.
¿Qué es la sobrecarga de colaboración?
La sobrecarga de colaboración se define como el punto donde los individuos dedican tanto tiempo a sus colegas o participar en actividades de colaboración que no se queda con suficiente tiempo para completar sus tareas.
Los recursos colaborativos se agrupan en Tres categorías distintas[dieciséis] :
Informativo y social son recursos compartidos, es decir, no toman algo de un individuo. Los recursos personales, sin embargo, se toman el tiempo y el esfuerzo, dejando poco tiempo para sí mismo.
Recursos personales[dieciséis]Son los más dañinos, ya que dificultan el trabajo de ambas partes involucradas. Las personas que buscan ayuda a menudo exigen asistencia práctica que, no solo se convierte en una barrera en su propio aprendizaje, sino que también se está esforzando mental y físicamente por la otra parte involucrada.
Los empleados más calificados están en una mayor desventaja porque su trabajo se interrumpe con frecuencia con demandas de ayuda o asistencia. Como resultado, del 25 al 35% de las colaboraciones de valor agregado provienen de solo el 3 al 5% de los empleados.
Los miembros del equipo a menudo no son conscientes de lo que es la colaboración de sobrecarga y empujar su trabajo a otros, sin saberlo. Se pueden tomar varias contramedidas para compensar esta sobrecarga de colaboración.
Revisión de Negocio de Harvard[dieciséis]Afirma que las actividades de colaboración, en los últimos años, han aumentado un 50% aproximadamente. En otra encuesta realizada por la Universidad de la Reina de Charlotte, se informó que 3 en 4 empleados[dieciséis]Deem Trabajo en equipo y colaboración 'Muy importante.
La colaboración es también Una de las cuatro habilidades más importantes.[dieciséis]Considerado necesario para el éxito de los empleados. Los esfuerzos de colaboración incluyen reuniones frecuentes, Sesiones individuales[dieciséis], correos electrónicos, mensajes de texto, audio y videollamadas[dieciséis], etc.
Estos hechos y cifras son una prueba de la actitud cambiante del mundo hacia el trabajo colectivo. Las empresas fomentan este cambio y alientan a sus trabajadores a comunicarse regularmente para que puedan mejorar su trabajo y minimizar los errores.
Si bien es verdad que La comunicación es la clave.[dieciséis]Para el éxito, la mala comunicación, en contraste, puede cargar a los empleados, lo que les dificulta realizar sus tareas de manera eficiente.
Los empleados a menudo están jogados por reuniones excesivas, correos electrónicos, sesiones de videollamadas con poco, sin tiempo para su trabajo. De hecho, se ha estudiado que los empleados gastan aproximadamente el 80% de su tiempo respondiendo a los correos electrónicos, respondiendo a los mensajes de texto, ayudando a sus colegas, etc.
Esto indica que solo el 20% de su tiempo está dedicado al trabajo real. La falta de tiempo y la carga mental constante tiene un impacto directo en una Productividad del empleado[dieciséis]así como su bienestar físico y mental. Obstaculizando a alguien de realizar sus deberes u obstaculizar su horario de trabajo[dieciséis]Puede lo que le puede restar.
¿Cómo puedes distinguir entre la colaboración y la sobrecarga de colaboración? ¿Cuál es el punto de ruptura de la colaboración? Echemos un vistazo a algunos consejos que podrían responder a estas preguntas.
La sobrecarga de colaboración se puede caracterizar con lo siguiente:
Este artículo analiza algunos consejos que lo ayudarán a reducir la sobrecarga de la colaboración para que su equipo pueda optimizar su eficiencia y producir mejores resultados mientras se mantiene conectado.
6 consejos rápidos sobre cómo los líderes exitosos reducen la sobrecarga colaborativa
Hemos curado una lista de los mejores consejos para reducir la sobrecarga colaborativa en los párrafos siguientes. Estos consejos lo ayudarán a comprender cómo los líderes exitosos reducen la sobrecarga colaborativa. Sin más ADO, vamos a zambullir recto en:
Para comprender los sustudos de cómo los líderes exitosos reducen la carga de trabajo colaborativa, debe comprender que tiene que comenzar desde el principio.
Uno de los fundamentos de Gestión de proyectos eficientes[dieciséis]Está planeando y creando un flujo de trabajo claro y conciso. El flujo de trabajo determinará el trabajo del equipo desde el principio hasta el final. Crear un flujo de trabajo incluye lo siguiente:
Todos estos pasos lo ayudarán a estructurar su proyecto para que no haya problemas en el progreso y el proyecto fluye suavemente.
También asegurará lo oportuno. Finalización de tareas[dieciséis]para que no haya retrasos en el proceso. Además, es una forma efectiva de asegurarse de que los empleados no estén cargados por exceso de trabajo.
La claridad y la precisión de las tareas aclararán sus responsabilidades y las cosas esperadas de ellas. El seguimiento también será efectivo para garantizar una entrega rápida y eficiente al cliente.
A flujo de trabajo debidamente estructurado[dieciséis]Distribuirá uniformemente las tareas para que no haya una sobrecarga de colaboración y el trabajo se complete sin problemas.
Una de las cosas que puede ser imperativa en la reducción de la sobrecarga de colaboración es la claridad en parte del empleado. Si un empleado está claro en su funciones y responsabilidades[dieciséis], Él puede completar sus tareas sin ningún Hipo.
Para hacerlo, antes de delegar una tarea a un miembro del equipo, identifique si son la opción correcta para esta tarea. ¿Poseen las habilidades requeridas para la finalización de esta tarea? ¿Podrán llevar a cabo sus deberes de manera responsable, etc.
Su consideración será beneficiosa tanto para la empresa como para el empleado. Si asigna la tarea correcta al miembro del equipo adecuado, podrán completa la tarea[dieciséis]Sin requerir ayuda o ayuda de compañeros de equipo.
De tal manera, la claridad minimizará la sobrecarga, asegurándose de que cada individuo realice sus tareas con diligencia.
Una de las mayores barreras a productividad de trabajo[dieciséis]está trabajando continuamente. Las personas a menudo piensan erróneamente que trabajar sin un descanso les ayudará a terminar sus tareas rápidamente. Sin embargo, lo que fallan en ver, es que con el tiempo pierde el alcance de su creatividad, y al final del día, su trabajo es solo un desastre caótico.
Comienzan completamente motivados para terminar su trabajo con la mayor concentración, pero ni siquiera a la mitad, perder las riendas de su pensamiento. Este es el resultado del agotamiento.
Para contrarrestar este problema, uno debe trabajar intermitentemente, con breves descansos en el medio. Para hacerlo, puedes probar el Técnica de Pomodoro de la gestión del tiempo.
Un ejemplo de la técnica Pomodoro es Método 60/10 de Robin Sharma[dieciséis]. Este método implica que trabaja durante 60 minutos seguidos y luego tome un descanso durante 10 minutos.
Otro método similar es la regla 52/17[dieciséis]I.E., trabaje durante 57 minutos y luego descanse durante los próximos 17 minutos. También puede configurar el temporizador de acuerdo a su preferencia.
Las mismas reglas se aplican a las actividades de colaboración. Al colaborar con sus colegas, asignan un período de tiempo específico para las actividades de colaboración. Asegúrese de que las actividades se concentren en ese plazo específico y el resto del tiempo se gaste en su propio trabajo.
Adopte este método en cada flujo de su trabajo. Responda a los correos electrónicos, programar reuniones, revisar e intercambiar comentarios que responden a los mensajes, etc. En el tiempo asignado a estas actividades.
El trabajo intermitente también se asegurará de que su mente permanezca fresca, tiene tiempo de apto para sus tareas, y usted es enfocado en tu trabajo[dieciséis] .
Recursos recomendados:[dieciséis]
Las reuniones del equipo tienen una mejor parte de tu día. Las organizaciones a menudo programan reuniones diarias para dar un enfrentamiento a los requisitos de finalización. Las reuniones son efectivas para ayudarlo a mejorar su comunicación con los miembros de su equipo y desarrollar mejores estrategias para el futuro.
Si bien es cierto que las reuniones son de hecho muy productivas, también es notable que toman mucho tiempo. Para aprovechar al máximo las reuniones:
La gestión eficiente de la reunión garantiza el uso efectivo del tiempo y el esfuerzo. También puedes tomar ayuda de un Software de gestión de la reunión[dieciséis](tal como Gestor de tareas UDN [dieciséis]) Para programar su reunión.
El software de administración mantendrá su equipo unificado y se asegurará de que todos los participantes estén en la misma página. También será beneficioso para automatizar reuniones recurrentes[dieciséis] y Sincronizando tu calendario[dieciséis]con el horario.
Una agenda de reunión clara y concisa ayudará a mantener la reunión centrada en un tema en particular. También se asegurará de que usted o sus compañeros de equipo no se activen y concentren sus esfuerzos en el tema en cuestión.
La retroalimentación en tiempo real es otro truco útil que puede quitar el estrés de sus hombros. Por una parte, puede ayudar a los gerentes de proyectos a administrar efectivamente a los equipos, desarrollar mejores estrategias para el futuro y mejorar la calidad del trabajo. Por otro lado, puede ayudar a los empleados a identificar y rectificar sus errores para mejorar el futuro.
Es una situacion donde ambos ganan. No solo es beneficioso para los empleados, sino también a los líderes.
Retroalimentación en tiempo real[dieciséis]También puede ser una forma de analizar las ineficiencias del proceso. Una vez que los líderes del equipo identifican las lagunas, pueden solucionar estos problemas y mejorar el rendimiento general del equipo.
La retroalimentación consistente también puede ayudar a las organizaciones a tomar mejores decisiones para el futuro. Pueden identificar el Patrones en el proceso.[dieciséis]y desarrollar estrategias para minimizar la sobrecarga de colaboración, como reducir la cantidad de reuniones, usar software para Respuestas automatizadas por correo electrónico[dieciséis], etc.
Somos la generación de TI, con millones de soluciones, software y tecnologías de Millones de TI que hacen que nuestra vida sea más sencilla y mejor. Hemos incorporado tecnología en nuestros hogares, entonces, ¿por qué no traer la misma transformación a su trabajo?
Herramientas de colaboración[dieciséis]Son tus salvadores en el mundo de la colaboración. Se aseguran de que los equipos estén trabajando de manera eficiente y no haya problemas en el progreso general de un proyecto.
Una de las herramientas de colaboración que ha estado haciendo titulares no es más que Gestor de tareas UDN [dieciséis] [dieciséis] . Gestor de tareas UDN Es nuestra herramienta favorita de colaboración, y no estamos siendo sesgados. Podemos probar nuestra postura y estamos seguros de que también vendrá a amar el software después de que enumeremos sus rasgos pendientes.
Gestor de tareas UDN es una herramienta de colaboración, que:[dieciséis]
En la parte superior de todas estas características, lo que hace Gestor de tareas UDN El rey de las herramientas de colaboración es su asequible, Precios económicos[dieciséis]. Su plan básico está disponible de forma gratuita para freelancers e individuos. Los planes premium y de negocios, con características avanzadas, comienzan en solo $ 2.99 y $ 7.99, respectivamente.
Por último, pero no menos importante, asegúrese de usar una herramienta de colaboración para administrar sus proyectos. Si su trabajo se dispersa a través de varias aplicaciones, tendrá dificultades para mantenerse al día con todo, y solo se agregará a su agitación.
Una buena herramienta de colaboración le ofrecerá todo lo que necesita de principio a fin para que no tenga que hacer malabares entre aplicaciones y mantenerse enfocado durante todo el proceso.
¡Envolviendolo!
Estos fueron algunos de nuestros consejos profesionales para ayudarlo a reducir la sobrecarga de la colaboración, maximizar su productividad y mejorar su eficiencia. Así es como los líderes exitosos reducen la sobrecarga colaborativa. Comience a usar estos consejos para aprovechar al máximo la colaboración. Asegúrese de no retrasar su trabajo participando en actividades sin sentido.
¿Hay algún consejo que esté utilizando para mantener sus actividades de colaboración bajo cheque? Háganos saber su receta secreta para una colaboración eficiente en los comentarios a continuación.
¡Firma!
