Κατανόηση των εξαρτήσεων στη διαχείριση έργων
Περίληψη
Μια εξάρτηση από το έργο είναι ένα έργο που βασίζεται στην ολοκλήρωση ενός διαφορετικού έργου. Αυτό το άρθρο σπάει τους βασικούς όρους που σχετίζονται με εξαρτήσεις και τα διάφορα είδη εξαρτήσεων που ενδέχεται να δείτε στη διαχείριση έργων.
Όπως και ένας αγώνας ρελέ, τα έργα συχνά ολοκληρώνονται με τη διέλευση καθηκόντων από ένα μέλος της ομάδας στο επόμενο. Σε αντίθεση με έναν αγώνα ρελέ, ορισμένα καθήκοντα έργων απαιτούν άλλες εργασίες για να προχωρήσουν προκειμένου πριν μπορέσουν να ξεκινήσουν. Αυτή η σχέση μεταξύ των καθηκόντων είναι γνωστή ως εξάρτηση.
Ως διαχειριστής έργου, η κατανόηση του τρόπου με τον οποίο οι εξάρσεις μπορούν να σας βοηθήσουν να ορίσετε ένα σαφές και συνεπές σχέδιο πριν ξεκινήσετε το ίδιο το έργο. Εδώ είναι αυτό που πρέπει να ξέρετε.
Ποια είναι η εξάρτηση από τη διαχείριση του έργου;
Σε γενικές γραμμές, μια εξάρτηση είναι κάτι που βασίζεται σε κάτι άλλο.
Γενικά παραδείγματα εξάρτησης :
Τα μωρά εξαρτώνται από τους φροντιστές
Τα φυτά εξαρτώνται από το ηλιακό φως
Τα ψάρια εξαρτώνται από το νερό
Όπως σχετίζεται με τη διαχείριση του έργου, μια εξάρτηση είναι ένα καθήκον που βασίζεται στην ολοκλήρωση ενός διαφορετικού έργου.
Παραδείγματα εξαρτήσεων στη διαχείριση έργων:
Η δήλωση PR της εταιρείας εξαρτάται από την έγκριση του CEO των μηνυμάτων
Μια επιστροφή εξαρτάται από την υποβολή έκθεσης δαπανών
Μια λύση σφάλματος εξαρτάται από την αναγνώριση της ρίζας της αιτίας
ΣανΔιευθυντής έργου, Είναι σημαντικό να διατηρείτε τις καρτέλες σε όλες τις εξαρτήσεις του έργου σας, ώστε οι ενδιαφερόμενοι να γνωρίζουν πότε πρέπει να ξεκινήσουν το μέρος του έργου.
Βασικοί όροι που σχετίζονται με εξαρτήσεις
Πριν συζητήσουμε διαφορετικούς τύπους εξαρτήσεων, εδώ είναι ορισμένοι βασικοί όροι για να καταλάβουμε.
Περιορισμοί έργων
ΕΝΑπεριορισμός έργουΕίναι ένας περιορισμός ότι ο διαχειριστής του έργου πρέπει να τηρεί καθώς το έργο εξελίσσεται. Οι πιο συνηθισμένοι περιορισμοί του έργου είναι:
Κόστος: Πόσα χρήματα μπορείτε να περάσετε για να ολοκληρώσετε το έργο.
χρόνος: Πόσο καιρό σας χρειάζεται να ολοκληρώσετε ένα έργο.
Πεδίο εφαρμογής : Πόσο από τους πόρους της ομάδας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
Κρίσιμη διαδρομή
Στη διαχείριση των έργων, η κρίσιμη πορεία είναι η αλυσίδα δραστηριοτήτων που οδηγούν σε ένα πλήρως ολοκληρωμένο έργο. Εάν κάποια από τα κρίσιμα καθήκοντα ή δραστηριότητες καθυστερούν, αυτό επηρεάζει το χρονοδιάγραμμα ολόκληρου του έργου.
Αναστολείς
Ένας αποκλεισμός είναι οτιδήποτε μπορεί να αποτρέψει την ολοκλήρωση μιας δραστηριότητας του έργου. Οι αποκλεισμοί μπορούν να είναι εσωτερικά ζητήματα, όπως ένα μέλος της ομάδας που είναι έξω για μια εβδομάδα ή εξωτερική, όπως ένας εξωτερικός πωλητής που δεν πληροί μια εντολή αγοράς εγκαίρως.
Τύποι εξαρτήσεων στη διαχείριση έργων
Ενώ η έννοια των εξαρτώμενων είναι απλή, μπορούν να έρθουν σε πολλές παραλλαγές.
Λογικές εξαρτήσεις
Επίσης γνωστή ως αιτιώδης εξάρτηση, αυτές οι εξαρτήσεις είναι τμήματα ενός έργου που είναι απαραίτητες για την ολοκλήρωση ενός έργου. Είναι συχνά η έξοδος στόχου για όλα τα προηγούμενα καθήκοντα και δεν μπορούν να τρέξουν παράλληλα με άλλες εργασίες.
Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να μεταβιβάσετε μια εργασία σε κάποιον άλλο αν δεν έχετε άλλο άτομο στην ομάδα σας. Σε αυτή την περίπτωση, η πρόσληψη άλλου μέλους ομάδας θεωρείται λογική εξάρτηση.
Εξάρσεις πόρων
Οι εξαρτήσεις των πόρων είναι οι περιορισμοί των έργων, καθώς σχετίζεται με περιορισμένο αριθμό πόρων που έχετε για το έργο σας. Εάν υπάρχουν πρόσθετοι πόροι διαθέσιμοι για το έργο, αυτή η εξάρτηση δεν θα αποτελέσει ζήτημα.
Για παράδειγμα, η πρόοδος του έργου Β εξαρτάται από ένα έργο φινίρισμα ενός σχεδιαστές, ώστε να έχουν το εύρος ζώνης να ολοκληρώσει το έργο Β χωρίς να υπάρξει υπερβολική εργασία.
Προτιμησιακές εξαρτήσεις
Προτιμησιακές εξαρτήσεις δημιουργούνται από τις διαδικασίες που επιβάλλονται από την ομάδα, αλλά δεν απαιτούνται απαραίτητα για να ολοκληρωθεί ένα έργο.
Για παράδειγμα, ένας επεξεργαστής μπορεί να απαιτεί μια τελική επανεξέταση πριν από την αποστολή ενός άρθρου για δημοσίευση. Ενώ αυτό είναι ένα βήμα που δημιουργείται από την ομάδα για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν λάθη, αυτό το βήμα δεν χρειάζεται κατ 'ανάγκη να ολοκληρωθεί το έργο.
Εξωτερικές εξαρτήσεις
Οι εξωτερικές εξαρτήσεις είναι καθήκοντα που εξαρτώνται από εξωτερικούς παράγοντες που εσείς ή η ομάδα σας δεν έχετε κανένα έλεγχο. Οι εσωτερικές εξαρτήσεις είναι πιο συχνές, καθώς βασίζονται σε πράγματα που μπορεί να ελέγξει η ομάδα σας.
Ένα καλό παράδειγμα μιας εξωτερικής εξάρτησης είναι όταν ένα φαινόμενο καιρού εμποδίζει μια αποστολή φρέσκων φρούτων από την άφιξη σε ένα εστιατόριο. Ένας σεφ θα μπορούσε να είχε ένα μενού που απαιτούσε πορτοκάλια, αλλά λόγω ενός εκπληκτικού παγετού, δεν είναι σε θέση να δημιουργήσουν τα πιάτα που είναι απαραίτητα. Ο σεφ εξαρτώμενος εξωτερικά από τον προμηθευτή πορτοκαλιού για τη δημιουργία συγκεκριμένων πιάτων.
Τύποι εξαρτήσεων εργασιών στη διαχείριση έργων
Ορισμένες εξαρτήσεις είναι συγκεκριμένες για τις δύο εμπλεκόμενες εργασίες. Εδώ είναι οι πιο συνηθισμένοι τύποι εξαρτήσεων εργασιών:
Τελειώστε να ξεκινήσετε (FTS): Αυτή είναι η πιο κοινή εξάρτηση εργασιών. Η εργασία Β δεν μπορεί να ξεκινήσει μέχρι να ολοκληρωθεί η εργασία Α. Αυτή η λειτουργικότητα είναι κοινή στη μεθοδολογία διαχείρισης έργου καταρράκτη.
Τελειώστε να τελειώσετε (FTF): Το έργο B δεν μπορεί να τελειώσει μέχρι να ολοκληρωθεί η εργασία Α. Αυτό είναι κοινό με τα καθήκοντα που έχουν υποταχυνές μέσα τους. Εάν οι υποταχοί δεν έχουν ολοκληρωθεί, δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε το γονικό έργο.
Αρχίστε να ξεκινήσετε (STS): Το έργο B δεν μπορεί να ξεκινήσει πριν από την εκκίνηση της εργασίας. Αυτά είναι για εργασίες που απαιτούνται να τρέχουν παράλληλα μεταξύ τους. Ένα καλό παράδειγμα αυτού είναι μια χρονική εκτόξευση ηλεκτρονικού εμπορίου. Ένας έμπορος κοινωνικών μέσων μπορεί να θελήσει να δημοσιεύσει μια ανακοίνωση για μια πώλησης που πηγαίνει ζωντανά, δεξιά ως ένας προγραμματιστής ιστού πιέζει τη σωστή ιστοσελίδα για να πάει ζωντανά. Ο έμπορος κοινωνικών μέσων ενημέρωσης δεν ξεκινά μέχρι να αρχίσει ο προγραμματιστής ιστού να διασφαλίσει ότι η ανακοίνωση σβήνει ταυτόχρονα.
Ξεκινήστε να τελειώσετε (STF): Το έργο B πρέπει να ξεκινήσει για την ολοκλήρωση της εργασίας Α. Αυτό είναι σημαντικό για καταστάσεις που απαιτούν αλληλεπικάλυψη. Ένα παράδειγμα αυτού θα ήταν κάλυψη σε μια γραμμή στήριξης. Ένας εκπρόσωπος δεν μπορεί να φύγει μέχρι να έρθει ένας διαφορετικός εκπρόσωπος να τους απαλλάξει τα καθήκοντά τους, ώστε να υπάρχει πάντα κάποιος διαθέσιμος για την παροχή υποστήριξης πελατών.
4 συμβουλές για τη διαχείριση εξάρτησης
Η διαχείριση εξάρτησης μπορεί να φαίνεται συντριπτική με την πρώτη ματιά, αλλά η μάθηση πώς να πλοηγηθείτε μπορεί να θέσει τα έργα σας για επιτυχία. Εδώ είναι τέσσερις συμβουλές για να σας βοηθήσει να οργανώσετε εξαρτήσεις εργασιών.
1. Οργάνωση εργασιών που χρησιμοποιούν λογισμικό διαχείρισης έργου
Βρίσκοντας το σωστόΕργαλείο διαχείρισης έργουΑυτό λειτουργεί για την ομάδα σας μπορεί να αλλάξει το παιχνίδι από την άποψη των εσωτερικών εξαρτήσεων. Χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών που μπορεί να φιλοξενήσει το δικό σαςσχέδιο έργου, δραστηριότητα έργου και προσδιορίστε σαφώς τις εξαρτημένες εργασίες, μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σας να κολλήσει στοπρογραμματισμός έργου .
2. Οπτικοποιήστε τις εξαρτήσεις με σαφήνεια
Η οπτικοποίηση εξαρτήσεων είναι ένας εύκολος τρόπος για να κατανοήσετε καλύτερα ποια καθήκοντα πρέπει να ολοκληρωθούν και με ποια σειρά. Χρησιμοποιώντας οπτικά εργαλεία όπως έναGantt διάγραμμαή έναΠίνακας KanbanΜπορεί να δείξει σαφώς τα μέλη της ομάδας σας ποια φάση βρίσκεται το έργο σας και ποια καθήκοντα εξαρτώνται.
3. Παρακολούθηση πιθανών κινδύνων σε ένα σχέδιο έργου
Όταν δημιουργείτε ένα σχέδιο έργου,καταιγισμός ιδεώνΌλες οι πιθανές εσωτερικές εξαρτήσεις που ενδέχεται να αντιμετωπίσετε κατά τη διάρκεια του έργου σας. Κάνετε οποιοδήποτε από τα μέλη της ομάδας σας έχει ένα βαρύτερο φόρτο εργασίας από το κανονικό; Εργάζεστε με οποιονδήποτε εξωτερικό προμηθευτές για να ολοκληρώσετε αυτό το έργο; Σε περίπτωση που ένα μέρος καθυστερεί, είναι η ομάδα του έργου προετοιμασμένη για μια μετατόπιση του χρονοδιαγράμματος;
Ρεαλιστικά, δεν μπορείτε να παρακολουθήσετε κάθε ενιαίοπιθανό ρίσκοΑυτό μπορεί να εμφανιστεί κατά τη διάρκεια του έργου σας, αλλά μπορείτε να παρακολουθείτε εξαρτήσεις για να βεβαιωθείτε ότι τα παραδοτέα εξακολουθούν να ολοκληρωθούν εγκαίρως.
4. Ενθαρρύνετε τη δέσμευση των ενδιαφερομένων
Δεν υπάρχει τέτοιο πράγμα ως υπερ-επικοινωνία όταν πρόκειται για εξαρτήσεις εργασιών. Αν κάποιοςΣυναρηγία του έργουΓνωρίζει ότι μια εργασία καθυστερεί, ενθαρρύνοντας τους να επικοινωνούν με ολόκληρη την ομάδα, ώστε τα άτομα να μπορούν να προσαρμόσουν ανάλογα τα χρονοδιαγράμματα τους.
Διατηρήστε εξαρτήσεις εργασιών σε τροχιά
Θέλετε να μάθετε περισσότερα για το πώς μπορείτε να παρακολουθείτε καλύτερα τις εξαρτήσεις των έργων; Μάθετε περισσότερα μεUDN Task Manager Πόροι διαχείρισης έργων .
