Ο καθοδηγητής σας για τη δημιουργία ενός προϋπολογισμού έργου το 2022
Ένα έργο χωρίς προϋπολογισμό είναι ένα σώμα χωρίς εγκέφαλο. Δεν έχει νόημα. Η χρηματοδότηση ενός έργου είναι ο πιο κρίσιμος παράγοντας στον κύκλο ανάπτυξης που διατηρεί τους τροχούς που τρέχουν καιτα πάντα σε έλεγχο .
Όταν η σημασία του κάτι είναι υψηλό, οι διαχειριστές έργων που είναι υπεύθυνες για όλη τη λειτουργία πρέπει να την επινοήσουν το συντομότερο δυνατό κατά τη διάρκεια της φάσης εκκίνησης ολόκληρης της επιχείρησης.
Εάν εργάζεστε σε μια θέση ενόςΔιευθυντής έργουΣτη συνέχεια, η δημιουργία και η διατήρηση της ομάδας σας μετά τον προτεινόμενο προϋπολογισμό θα ήταν πιθανότατα όλη την έκταση των ευθυνών σας στην εταιρεία αυτή.
Αρχικά, ολόκληρη η διαδικασία του προϋπολογισμού φαίνεται αρκετά αποθαρρυντική, αλλά τελικά, θα συνειδητοποιήσετε ότι για να ξεκινήσετε ολόκληρη τη διαδικασία, το μόνο που χρειάζεστε είναι ένα λεπτομερές σχέδιο όλων των δραστηριοτήτων που εκτελούνται επίσης κατά τη διάρκεια της φάσης ανάπτυξης του έργου ή ενός έργου Δομή διάσπασης.
Αυτό που θα έκανε είναι ότι θα σας παράσχει μια ιδέα για ολόκληρη τη δομή των δαπανών και πώς πρέπει να διαθέσετε τα χρήματα ανάλογα με τη σοβαρότητα και τη σημασία κάθε εργασίας.
Σε αυτό το άρθρο, θα σας πούμε για το σύνολοΔιαδικασία δημιουργίας δημοσιονομικών έργωνΑυτό θα αποτελείται από όλα, από τον ορισμό του προϋπολογισμού του έργου και σημασία σε ορισμένες από τις διαφορετικές διαδικασίες εκτίμησης που αποσκοπούν στην παρακολούθηση και την εκτίμηση των διαφόρων δαπανών που σχετίζονται με το έργο.
Ας ξεκινήσουμε από την αρχή.
Τι είναι ο προϋπολογισμός του έργου;
Πηγή
ΕΝΑΠροϋπολογισμός έργουΕίναι το ποσό των χρημάτων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της ανάπτυξης όλων των φάσεων του έργου. Αυτός ο προϋπολογισμός χρησιμοποιείται για την εκτίμηση του πιθανού κόστους κάθε εργαλείου και στοιχείου που περιλαμβάνεται στη διαδικασία ανάπτυξης του έργου.
Αυτός ο προϋπολογισμός θα περιλαμβάνει τα πάντα, από το κόστος των υλικών προμηθειών, το λειτουργικό κόστος στο κόστος εργασίας. Αλλά δεν είναι μόνο ένα στατικό έγγραφο που έχει καρφωθεί στην πόρτα στοΈναρξη του έργου. Αυτός ο προϋπολογισμός μπορεί να αλλάξει από καιρό σε καιρό ανάλογα με τις ποικίλες απαιτήσεις.
Γιατί χρειάζεστε έναν προϋπολογισμό έργου στην πρώτη θέση;
Λοιπόν, γνωρίζουμε ότι η ανάπτυξη του έργου σε αυτή την ημέρα και η ηλικία κοστίζει μια όμορφη δεκάρα, αλλά πόσο είναι αρκετό. Για να καλύψει όλα ταΈξοδα του έργουΚαι όλα που συνδέονται με αυτό, θα πρέπει να υπάρχει ένα σχέδιο και το σχέδιο αυτό είναι ο προϋπολογισμός του έργου.
Αλλά ένα πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι αυτός ο προϋπολογισμός δεν είναι μόνο για να πάρει τα προφανή πράγματα από το δρόμο σαν ενοίκιο ή μισθούς. Ναι, πρέπει να κάνετε αυτά τα πράγματα, αλλά αυτόΚατανομή του προϋπολογισμούκαλύπτει πολλές άλλες απαιτήσεις.
Κατηγορίες κόστους έργου
Αυτές οι δαπάνες γίνονται από τα μέλη της ομάδας που πρέπει να ταξιδεύουν από τόπο σε τόπο για να κάνουνεργασία έργου. Το ποσό αυτό περιλαμβάνει επίσης τις δαπάνες των τροφίμων ή των καταλυμάτων που αποκτήσουν κατά τη διάρκεια του ταξιδιού τους.
Το ποσό αυτό είναι τα χρήματα που διατίθενται στην εξάλειψη των μόνιμων και προσωρινών υπαλλήλων που εργάζονται στην εταιρεία, στο τέλος κάθε μήνα.
Αυτά περιλαμβάνουν όλα τα χρήματα που δαπανώνται για να εκπαιδεύσουν τους υπαλλήλους μέσω εργαστηρίων και άλλων εξωτερικών αλληλεπιδράσεων για να τα καταστήσουν πιο ικανά, εργαζόμενους.
Αυτό περιλαμβάνει όλα τα χρήματα που θα δαπανηθούν σε διαφορετικό λογισμικό ή υλικό που είναι απαραίτητο για τη διαδικασία ανάπτυξης έργου.
Όλα τα έξοδα που δαπανώνται για την απόκτηση γνώσεων σχετικά με το έργο μέσω ιδεών έρευνας ή εγκεφάλου εμπίπτουν στην κατηγορία αυτή.
Όλοι οι αναβαθμίσεις εξοπλισμού και τεχνολογίας είναι απαραίτητοιΣυμπληρώστε το έργοΣε αυτή την κατηγορία.
Οι δικηγόροι, οι ερευνητές της αγοράς και οι σύμβουλοι κ.λπ. που προσλαμβάνονται από την Εταιρεία για να διαπιστωθούν μέσω μιας ομαλής ανάπτυξης του έργου καταβάλλονται από αυτά τα χρήματα.
Αυτά είναι τα χρήματα που διατηρούνται υπό αποθεματικό για το χρόνο εάν το έργο υπερβαίνει τον αρχικά προτεινόμενο προϋπολογισμό της.
Ποιες είναι οι διαφορετικές προσεγγίσεις εκτιμήσεων για την εκτίμηση ενός προϋπολογισμού έργου;
Πηγή
Τα παρακάτω είναι μερικοί από τους διαφορετικούς τρόπους που εσείς ως διαχειριστής μπορούν να χρησιμοποιήσουν για να υπολογίσετε το ακριβές κόστος όλων των σχετικών με το έργο σας. Αυτές οι προσεγγίσεις μπορούν να διαφέρουν από το έργο έως το έργο ανάλογα με τοΠώς πλησιάζουν τον προγραμματισμό. Αυτοί είναι:
Πηγή
Αυτή η εκτίμηση είναι ένα από ταΟι πιο αποτελεσματικές εκτιμήσειςΣε αυτή τη λίστα με διαφορετικούς τρόπους για την προετοιμασία ενός ακριβούς προϋπολογισμού έργου.
Γιατί; Επειδή αυτή η εκτίμηση επιτρέπει στους διαχειριστές να παρακολουθούν και να υπολογίζουν το κόστος όλων των διαφόρων στοιχείων που σχετίζονται με το έργο όπως τα έργα, τις φάσεις ή τα ορόσημα και τη στρογγυλοποίηση τους για να πάρει το πλήρες κόστος του έργου.
Το όφελος τουΧρησιμοποιώντας αυτή την εκτίμησηΕίναι ότι οι διαχειριστές μπορούν εύκολα να παρακολουθήσουν όλα τα καθήκοντα που σχετίζονται με το έργο και μπορούν να κρίνουν πότε το έργο πρόκειται να μεταβεί στον προϋπολογισμό εξετάζοντας τα αποτελέσματα της εκτίμησης.
Το CON στη χρήση αυτής της εκτίμησης είναι ότι χρειάζεται πολύς χρόνος για να επεξεργαστεί όλους τους αριθμούς και άλλα δεδομένα εκτίμησης, διότι χρειάζεται χρόνος για να μεταβείτε στο ριζικό επίπεδο του έργου και να παρακολουθήσετε κάθε μεμονωμένο έργο.
Πηγή: guzelblog.com
Εκτίμηση από πάνω προς τα κάτωΕίναι το πλήρες αντίθετο σε λειτουργικότητα στην εκτίμηση της από κάτω προς τα πάνω. Πως? Λοιπόν, στην ανώτερη αναφερόμενη εκτίμηση, έπρεπε να πάτε στο επίπεδο χλόης για να αποκτήσετε δεδομένα και στη συνέχεια να το καταρτίσουμε για να πάρετε το πλήρες αποτέλεσμα.
Σε αυτή την εκτίμηση, οι διαχειριστές του έργου ξεκινούν με το σύνολο και εργάζονται προς τα κάτω στα μικρότερα κομμάτια. Αυτό τους βοηθά να διαθέσουν έναν συγκεκριμένο αριθμό ωρών σε κάθε εργασία και ορόσημο που σχετίζεται με το έργο.
Αυτή η εκτίμηση είναι χρήσιμη στην αρχή του έργου για να μάθετε την εκτίμηση όλων των καθηκόντων που σχετίζονται με το έργο όταν ο πελάτης έχει παράσχει την εταιρεία με επαρκή ποσότητα χρημάτων.
Το μειονέκτημα αυτής της εκτίμησης είναι η πετρελαιότητα επειδή μπορείτε να κάνετεκαθορίζουν έναν προϋπολογισμόΌταν δεν καταλαβαίνετε καν το σχέδιο έργου ή το πεδίο εργασίας.
Πηγή
Εάν εργάζεστε στο Paradigm του έργου και έχετε διαχειριστεί μερικά έργα προτού ανατεθεί αυτό το τρέχον έργο τότε θα έχετε πιθανώς κάποια ιδέα τι να κάνετε και τι να μην κάνετε.
Ανάλογη εκτίμησηχρησιμοποιεί ακριβώς ότι η προηγούμενη γνώση που έχετε. Αυτή η εκτίμηση χρησιμοποιεί τα δεδομένα που συλλέξατε στα προηγούμενα έργα σας και σας επιτρέπει να πάρετε την καλύτερη ιδέα για το τι πρέπει να κάνετε και τι να μην κάνετε ανάλογα με τις νίκες ή τις απώλειες των προηγούμενων έργων.
Ένα πράγμα που πρέπει να καταλάβετε είναι ότι κάθε έργο είναι μοναδικό και μόνο επειδή μερικές από τις απαιτήσεις είναι παρόμοιες, αυτό δεν σημαίνει ότι εσείςΕφαρμόστε τις ίδιες πρακτικέςσε αυτό όπως κάνατε στις προηγούμενες.
Όταν αυτό το σενάριο έρχεται τότε θα πρέπει να κοιτάξετε προς τα έξω και να βρείτε την πιο κατάλληλη ομοιότητα σε άλλα έργα στην αγορά και να βρείτε την καλύτερη διαδικασία για να αντιμετωπίσετε την αποστολή σας.
Το μειονέκτημα σε αυτή την εκτίμηση είναι ότι δεν είναι ακριβής από την εκτίμηση της από κάτω προς τα πάνω, αλλά το καλύτερο πράγμα είναι ότι μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να πάρει μια δύσκολη ιδέα για τις εργασίες, καθώς είναι εξαιρετικά γρήγορο και μπορεί να γίνει ακόμη και όταν έχετε πολύ περιορισμένες πληροφορίες σχετικά με το έργο.
Πηγή
Σε αντίθεση με την ανάλογη εκτίμηση, αυτή είναι πολύ πιο ακριβής.Παραμετρική εκτίμησηΛαμβάνει όλα τα σημεία δεδομένων ή τις μεταβλητές κόστους από διαφορετικές περιοχές των προηγούμενων έργων που έχετε εργαστεί.
ΟλαΑυτά τα σημεία δεδομένωνΌταν εφαρμόζεται στο τρέχον έργο, επιτρέψτε σας να κάνετε τις καλύτερες αποφάσεις. Το κύριο μειονέκτημα αυτής της εκτίμησης είναι ότι όταν εργάζεστε με ψηφιακά έργα, είναι πολύ δύσκολο να βρείτε σημεία δεδομένων που μπορεί να είναι χρήσιμα για το έργο σας.
Πηγή
Εκτίμηση τριών σημείωνείναι μια από τις καλύτερες επιλογές για έργα στον σημερινό κόσμο. Αυτό που συμβαίνει σε αυτή την εκτίμηση είναι ότι οι διαχειριστές παίρνουνΤρεις τύποι σεναρίωνυπόψη. Το καλύτερο, το χειρότερο και πιο πιθανό.
Αυτό τους επιτρέπει να έχουν πολλαπλά σημεία δεδομένων και τους ενθαρρύνουν να σκεφτούν το έργο τους από πολλαπλές προοπτικές, με αποτέλεσμα μια πιο ρεαλιστική εκτίμηση του κόστους.
Το ανάποδαΧρησιμοποιώντας αυτή την εκτίμησηΕίναι ότι μειώνει δραστικά τις πιθανότητες να πάει υπερβολικά προϋπολογισμός και το μειονέκτημα για τη χρήση του είναι ότι μερικές φορές ένα μικροσκοπικό κομμάτι περισσότερο για να ολοκληρώσει μια εκτίμηση του προϋπολογισμού, αλλά hey! Στο τέλος της ημέρας, τόσο περισσότερο ξοδεύετε χρόνο που ερευνούν και εργάζεστε στο έργο σας, τόσο το καλύτερο.
Βήματα για τη δημιουργία ενός γρήγορου προϋπολογισμού έργου
Ακολουθούν πέντε βήματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε έναν γρήγορο προϋπολογισμό έργου σε καμία περίπτωση:
Ποια είναι η διαχείριση του προϋπολογισμού στη διαδικασία διαχείρισης έργων;
Η διαχείριση του προϋπολογισμού έχει πολύ σημαντικό ρόλο στη βιομηχανία διαχείρισης έργων. Όλα είναι συνδεδεμένα με τους οικονομικούς πόρους - και όλοι γνωρίζουμε ότι είναι πεπερασμένοι.
Εάν ο προϋπολογισμός αυτός δεν διαχειριστεί σωστά, τότε ποιο είναι το σημείο διαδικασίας με το έργο που βάζετε στην πρώτη διαδικασία ανάπτυξης;
Η Insight Project ορίζει τη διαχείριση του προϋπολογισμού του έργουόπως και:
"Οι προϋπολογισμοί του έργου, παρόμοιες με με τα σχέδια πόρων, αποτελούν αντανάκλαση της εργασίας του έργου και το χρονοδιάγραμμα της εργασίας αυτής. Ένας ολοκληρωμένος προϋπολογισμός παρέχει τη διοίκηση με την κατανόηση του τρόπου με τον οποίο θα χρησιμοποιηθούν τα κονδύλια και θα δαπανηθούν υπερωρίες για έργα ή λειτουργίες. "
Για να υπολογίσετε το ακριβές κόστος του έργου, πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο προϋπολογισμού από οποιαδήποτε αξιόπιστη πηγή που ταιριάζει απόλυτα το πεδίο του έργου σας.
Εάν δεν έχετε ήδη μια πηγή στο μυαλό τότε εδώ είναι μερικές πηγές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βρείτε τα καλύτερα πρότυπα κόστους έργου για το έργο σας.
Πώς να διαχειριστείτε έναν προϋπολογισμό έργου; Ποιες είναι οι προκλήσεις & amp; Λύσεις που σχετίζονται με αυτό;
Εάν είστε σε αυτό το βήμα, τότε συγχαρητήρια, καθώς τώρα έχετε κάποια ιδέα για το πώς να ξεκινήσετε τα πράγματα και να χτυπήσετε ένα μάθημα για την επιτυχή διαχείριση του προϋπολογισμού για το έργο σας.
Ας μην εξετάσουμε τις διαφορετικές προκλήσεις που πρόκειται να αντιμετωπίσετε ενώ προσπαθείτε να διαχειριστείτε έναν προϋπολογισμό έργου.
Αυτές οι προκλήσεις είναι αρκετά δύσκολες, αλλά ευτυχώς, έχουμε μια λύση χωρισμένη σε διαφορετικά μικρά βήματα που μπορείτε να εκτελέσετε για να απαλλαγείτε από όλα τα προβλήματά σας σχετικά με τη διαχείριση του προϋπολογισμού του έργου.
Αυτοί είναι:
Η παρακολούθηση χρόνου και η παρακολούθηση των δαπανών αποτελούν σημαντικά στοιχεία στη διαδικασία διαχείρισης προϋπολογισμού του έργου και χρειάζεστε το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης έργου για να εκτελέσετε αποτελεσματικά αυτά τα στοιχεία.
Εάν χρειάζεστε το τέλειο λογισμικό για να εκτελέσετε αυτές τις δραστηριότητες μέσα σε μια διεπαφή, τότε θα πρέπει να δοκιμάσετε UDN Task Manager .
Πρόκειται για ένα καταπληκτικό λογισμικό διαχείρισης έργων που σας επιτρέπει να εκτελέσετε και τις δύο αυτές διαδικασίες εύκολα και επίσης να διαχειριστείτε το άλλο σας άλλοΔραστηριότητες PMάψογα.
Ένα άλλο σημαντικό μέρος της διαχείρισης του προϋπολογισμού του έργου και η διαχείριση του έργου στο σύνολό του είναι το εξάρτημα σέρνεται.
Αυτοί είναι δυνητικοί εχθροί του έργου και ως διαχειριστής έργου, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι τα εξαλείψετε στην αρχή της διαδικασίας ανάπτυξης του έργου, ώστε να μην αντιμετωπίζετε ζημιές στο μέλλον.
ΠροσπαθήστεUDN Task Managerνα ανιχνεύσει, να παρακολουθεί, καιΑναλύστε το πεδίο σέρνεταικαι να ασφαλίσετε τα έργα σας.
Σε αυτό το βήμα, ορίστε το άτομο που πρόκειται να είναι υπεύθυνος για ολόκληρο το shebang. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε τυχόν δυσάρεστες καταστάσεις στο μέλλον.
Ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να κάνετε ως διαχειριστή έργου και κάποιος που διαχειρίζεται τον προϋπολογισμό του έργου είναι να βεβαιωθείτε ότι υπάρχει άφθονη επικοινωνία μεταξύ όλων των ανθρώπων που συμμετέχουν στις διάφορες αναπτυξιακές διαδικασίες σχετικά με το λογισμικό.
Αυτό θα βεβαιωθεί ότι ο καθένας έχει τις ίδιες πληροφορίες και δεν υπάρχει χώρος για κενά κενά.
Το τελευταίο βήμα είναι να βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό χώρο στοδιαδικασία ανάπτυξης έργωνγια να ενσωματωθεί η αλλαγή.
Αυτό θα σας βοηθήσει να εξελίσσετε το έργο σας σε κάτι καλύτερο όταν κάτι πιο ευεργετικό έρχεται μαζί για αυτό.
Ποια είναι τα οφέλη της διαχείρισης του προϋπολογισμού του έργου;
Εδώ είναι μερικά από τα οφέλη που μπορείτε να πάρετε από τη σωστή διαχείριση του προϋπολογισμού του έργου σας. Μπορείς:
