Seguimiento rápido y estrellamiento: consejos para comprimir el horario de su proyecto

Resumen

Si se acerca su fecha límite de su proyecto y se da cuenta de que no hay forma de que pueda completarlo a tiempo, no se preocupe. Hay algunas técnicas de compresión de programas de gestión de proyectos comunes que puede probar. En este artículo, discutimos qué tan rápido rastrea y choque puede ayudar a acelerar la línea de tiempo de su proyecto.

La fecha límite de su proyecto se está acercando rápidamente, y después de varias rondas de análisis, se compromete a que su equipo no podrá alcanzar los objetivos del proyecto a la tasa actual. Como gerente de proyecto, este puede ser un escenario estresante para encontrar.

Afortunadamente, hay algunas técnicas de compresión del programa de gestión de proyectos que puede usar. En este artículo, discutimos el seguimiento rápido y nos estrellamos, y cuándo usarlos para comprimir la línea de tiempo de su proyecto.

¿Qué es el seguimiento rápido?

El seguimiento rápido es una técnica de compresión de programación de gestión de proyectos comunes que reabastece las tareas del proyecto para que algunas tareas se completen simultáneamente, en lugar de secuencialmente. Solo puedes rastrear un proyecto rápido si no haydependenciasentre las tareas que aún deben completarse.

Para visualizar esto, imagina unGráfico de ganttCon dos tareas: uno de ellos está en curso, y el otro no está configurado para comenzar hasta que se complete el anterior. El seguimiento rápido mueve la segunda tarea, por lo que se está ejecutando directamente en paralelo al primero para que se completen ambas tareas al mismo tiempo. Es importante tener en cuenta que esto solo se puede hacer si la segunda tarea no depende de la primera.

Use la técnica de seguimiento rápido cuando un proyecto está en riesgo de no ser completado dentro de la fecha límite.

¿Cuál es la técnica de choque?

El proyecto FLOCKING es una técnica de compresión de programación en la que obtiene recursos adicionales para completar dos tareas simultáneamente. El organismo de gestión de proyectos de conocimiento (Guía PMBOK®) define la técnica de choque como una forma de acortar sucronograma del proyectoPara el costo menos incremental. El costo menos incremental es cuánto costaría agregar una unidad adicional de producto que se produce. Esto puede ser un desafío para medir en una industria como desarrollo de software, pero puede ser rastreado fácilmente en industrias relacionadas con la producción, como la fabricación.

¿Cuándo debo usar un seguimiento rápido o un proyecto?

Estas técnicas de compresión del programa de proyectos se usan comúnmente cuando un proyecto no está en camino de cumplir con una fecha límite. El uso de seguimiento rápido y estrellarse simultáneamente puede acelerar su entrega de proyectos.

Si bien el uso de ambas técnicas juntas es la mejor manera de acelerar la entrega de proyectos, también puede usar solo una técnica si es necesario. Por ejemplo, si no tiene el presupuesto para contratar más miembros del equipo, es posible que el proyecto se bloquee. Es posible que su equipo tenga que recurrir a trabajando doble tiempo o tirando de miembros del equipo de otros equipos para un seguimiento rápido.

Cómo rastrear y bloquear con éxito un proyecto

Si está en una crisis y necesita comprimir la línea de tiempo de su proyecto, aquí están los pasos básicos que deberá tomar.

1. Identifique sus necesidades de proyecto actuales

Antes de poder condensar su línea de tiempo del proyecto, es importante identificar cómo su proyecto está progresando en su estado actual. Aquí hay algunas preguntas que debe responder comogerente de proyecto :

¿Cuánto tiempo necesita ser salvado?Identificar cuánto tiempo necesita ser guardado puede ayudarlo a determinar qué tan poco (o cuánto) necesita rastrear y bloquear la línea de tiempo de su proyecto.

¿Hay alguna tarea en el camino critico que no se puede superar?Mantenga las tareas en la ruta crítica en una pista, pero considere reprogramar cualquier otra tarea que no dependan del camino crítico para que se trabajen simultáneamente.

¿Hay algún recurso adicional disponible para que yo utilice? Basado en tuPlan de gestión de recursos¿Tienes algún recurso adicional disponible? Esto podría significar una habitación adicional en el presupuesto para contratar apoyo externo o miembros adicionales del equipo para que produzcan una mano.

Ejemplo de un proyecto antes del seguimiento rápido:

Un equipo de diseño está trabajando en un proyecto de rediseño de marca. En su línea de tiempo inicial, los diseñadores se configuraron para actualizar los activos diferentes uno tras otro tan pronto como se establecieron las nuevas directrices de la marca. Después de mirar la línea de tiempo en suHerramienta de gestión de proyectosEl equipo reprogramó diseñadores para trabajar simultáneamente para actualizar los activos de marca para que el proyecto tome menos tiempo.

2. Ajuste el horario del proyecto.

Sobre la base de las necesidades que identificó en el paso anterior, reconfigure su programa de proyectos para que se ajuste a su línea de tiempo comprimida.

Para visualizar este proceso, use un gráfico Gantt. Un gráfico Gantt es un gráfico de barras horizontales que se utiliza para ilustrar la línea de tiempo de diferentes tareas en un proyecto. En una línea de tareas, puede mostrar las actividades de ruta crítica que deben realizarse, y en una línea de tareas separadas pero paralelas, muestre todos los demás elementos que deben completarse.

Visualizar el proyecto es una forma sencilla de alertar.partes interesadas del proyectosobre los cambios en la línea de tiempo, y también muestran quién está haciendo qué cuando.

Antes de seguimiento rápido:

Después de seguimiento rápido:

3. Monitorear el rendimiento

Con su proyecto de seguimiento rápido ahora en marcha, es hora de monitorear el rendimiento. Si agregó miembros adicionales del equipo para comprimir la línea de tiempo del proyecto, asegúrese de que sean conscientes de la corrientealcance del proyecto, calendario y duración. Monitorea el rendimiento para garantizar que la calidad del trabajo aún esté a la altura de los estándares del equipo de su proyecto. Tómese el tiempo para registrarse regularmente con los entregables y las tareas para garantizar que el proyecto todavía esté a la altura de sus expectativas.

Además de evaluar la calidad del trabajo, monitoree el costo de su proyecto. La compensación más común de la técnica de choque es el costo adicional. El objetivo principal de utilizar la técnica de fallas es usar la cantidad más pequeña de presupuesto posible, pero aún así, haga su fecha límite. Si observa que el costo de su proyecto está aumentando rápidamente, a escala tanto como pueda para permanecer dentro de los confines de su alcance del proyecto.

4. Reflejar y reiterar.

Si bien nadie planea un proyecto comprimido, es importante mantener las lengüetas en las cosas que salieron bien y lo que puede mejorar para el próximo proyecto. Alojamiento areunión post mortemDespués de que el hecho puede ayudarlo a identificar formas de evitar que tenga una pista rápida o bloquee su próximo proyecto.

Aquí hay algunas preguntas que puede hacer:

¿Qué fue a la derecha durante este proyecto?

¿Qué salió mal durante este proyecto?

¿Hubo algún aspecto del proyecto que tardó más de lo esperado?

¿Cuál fue el mayor desafío que enfrentaste durante este proyecto?

Discotecos potenciales de seguimiento rápido y proyectos de estrellamiento.

Aunque son técnicas comunes de gestión de proyectos para mantener su duración de su proyecto dentro de los plazos, el seguimiento rápido y los proyectos de fallas no deben ser la norma. Estas técnicas pueden ser útiles en un pellizco, pero vienen con algunas desventajas, incluyendo:

Mayor riesgo de agotamiento del equipo.

Por naturaleza de lo rápido que funciona el seguimiento, es mucho más probable que su equipo se propague delgado.

Los miembros del equipo anticipan asumir una cierta cantidad de tareas al comienzo del proyecto, pero a medida que avanza rápidamente, es posible que tengan que asumir un trabajo adicional e inesperado. Esto a su vez puede aumentar el riesgo deagotamiento .

Una forma de evitar que esto suceda es usar una herramienta de gestión de proyectos que facilita la ver y rastrear lo que está en la placa de su equipo. UtilizandoSoftware de gestión de trabajoEso identifica la carga de trabajo de su equipo puede ayudarlo a visualizar quién está disponible, y quién necesita ayuda para hacer el trabajo.

Costos más altos

El objetivo del choque de proyecto es traer recursos adicionales para que pueda moverse más rápidamente para llegar a su fecha límite. Esto generalmente significa un aumento de los costos a medida que está trayendo en un recuento adicional para el equipo. Si bien el objetivo de estrellarse es utilizar el costo menos incremental posible, todavía es probable que esos costos adicionales puedan presionar su proyecto sobre el presupuesto.

Una forma fácil de evitar que un proyecto de aumento de presupuesto es incluir actualizaciones presupuestarias en actualizaciones de estado regulares. Esto mantiene a ambos gerentes de proyectos, y cualquier parte de los interesados ​​consciente de las restricciones presupuestarias a medida que ocurren.

Trabajo de menor calidad

Con múltiples tareas que ocurren simultáneamente, puede convertirse en un desafío para que los gerentes de proyectos mantengan las pestañas en todos losproyectos Deliverableque se están creando simultáneamente. Dependiendo de los recursos que tiene y el ancho de banda de su equipo, la calidad del trabajo puede dejar caer solo por la naturaleza de moverse más rápidamente.

Para contrarrestar esto, reservar algunos recursos específicamente para la garantía de calidad. Agregar en una capa adicional de revisión puede evitar que se producen trabajos de menor calidad.

Administre fácilmente las líneas de tiempo de los proyectos con las herramientas de gestión de proyectos.

El seguimiento rápido y el choque puede ayudar a sus equipos a alcanzar sus proyectos a tiempo, pero independientemente de la estrategia, es importante que todos se mantengan en la misma página en términos de tareas y línea de tiempo. La mejor manera de hacerlo es con una herramienta de gestión de trabajo, comoGestor de tareas UDN . Gestor de tareas UDNAyuda a los equipos a trabajar juntos en un espacio compartido para que puedan identificar de inmediato lo que necesitan hacer, lo que es una prioridad, y cuando el trabajo debe hacerse.