Nopea seuranta ja kaatuminen: Vinkkejä projektin aikataulun puristamiseen

Yhteenveto

Jos hankkeen määräaika lähestyy ja ymmärrät, että et voi suorittaa sen ajoissa, älä huoli. On olemassa muutamia yhteisiä projektinhallintaohjelmia, joita voit kokeilla. Tässä artikkelissa keskustelemme siitä, kuinka nopea seuranta ja kaatuminen voi auttaa nopeuttamaan projektin aikataulua.

Hankkeen määräaika lähestyy nopeasti, ja useiden analyysi kierrosten jälkeen ymmärrät, että tiimisi ei voi lyödä projektin tavoitteita nykyisellä nopeudella. Projektinjohtajana tämä voi olla stressaava skenaario kohtaamaan.

Onneksi on olemassa muutamia projektinhallinta-aikataulun mukaisia ​​pakkaustekniikoita, joita voit käyttää. Tässä artikkelissa keskustelemme nopeasta seurannasta ja kaatumisesta ja milloin käyttää niitä pakkaa projektin aikajana.

Mikä on nopea seuranta?

Nopea seuranta on yhteinen projektinhallinta-aikataulu, joka pakkaustekniikka, joka reworks tekee projektin tehtäviä niin, että jotkin tehtävät suoritetaan samanaikaisesti eikä peräkkäin. Voit tarkistaa vain projektin, jos ei oleRiippuvuudettehtävien välillä, jotka on vielä saatava päätökseen.

Kuvittele aGantt-kaavioKaksi tehtävää: yksi niistä on käynnissä, ja toinen ei ole aloittanut vasta sen jälkeen, kun edellinen on valmis. Nopea seuranta siirtää toista tehtävää, jotta se toimii suoraan yhdensuuntaisesti ensimmäiseksi, joten molemmat tehtävät valmistuu samanaikaisesti. On tärkeää huomata, että tämä voidaan tehdä vain, jos toinen tehtävä ei ole riippuvainen ensimmäisestä.

Käytä nopeaa seurantatekniikkaa, kun hanke on vaarassa, ettei se saatu päätökseen määräajassa.

Mikä on kaatumistekniikka?

Projektin kaatuminen on aikataulu pakkaustekniikka, jossa tuodaan lisää resursseja kahden tehtävän suorittamiseksi samanaikaisesti. Projektinhallintakehitys (PMBOK® Guide) määrittelee kaatumistekniikan keinona lyhentääHankkeen aikatauluvähiten inkrementaalisia kustannuksia. Vähiten inkrementaaliset kustannukset ovat, kuinka paljon se olisi kustannustehokasta tuotettujen tuotteen lisäämiseksi. Tämä voi olla haastavaa mitata teollisuuden, kuten ohjelmistokehityksen, mutta se voidaan helposti seurata tuotantoteollisuudessa, kuten valmistuksessa.

Milloin minun pitäisi käyttää nopeasti seurantaa tai projektia kaatuu?

Näitä hankkeen aikataulun puristustekniikoita käytetään yleisesti, kun hanke ei ole radalla määräajan täyttämiseksi. Käyttämällä sekä nopeaa seurantaa että kaatumista samanaikaisesti voi nopeuttaa projektin toimitusta.

Vaikka molempien tekniikoiden käyttö on paras tapa nopeuttaa projektin toimitusta, voit myös käyttää vain yhtä tekniikkaa tarvittaessa. Esimerkiksi jos sinulla ei ole budjettia palkata enemmän tiimin jäseniä, projektin kaatuminen ei ehkä ole mahdollista. Tiimisi voi joutua turvautumaan kaksinkertaiseen aikaan tai vetämään tiimin jäseniä muista joukkueista nopeaan seurantaan.

Miten onnistuneesti nopea raide ja kaatuu projekti

Jos olet Crunch ja tarve pakata projektin aikajana, tässä on perusvaiheet, jotka sinun on otettava.

1. Tunnista nykyiset projektin tarpeet

Ennen kuin voit tiivistää projektin aikataulua, on tärkeää tunnistaa, miten projekti etenee nykyisessä tilassaan. Tässä on muutamia kysymyksiä, jotka sinun pitäisi vastataprojektipäällikkö :

Kuinka paljon aikaa on tallennettava?Tunnistaa, kuinka paljon aikaa on tallennettava, voi auttaa sinua määrittämään, kuinka vähän (tai kuinka paljon) tarvitset nopeasti ja kaatuu projektin aikajanalle.

Onko tehtäviä kriittinen polku jota ei voida päällekkäin?Pidä tehtävät kriittisessä polussa yhdessä radalla, mutta harkitse uudelleen muita tehtäviä, jotka eivät ole riippuvaisia ​​kriittisestä polusta, joten ne toimivat samanaikaisesti.

Onko minulle käytettävissä lisävaroja käytettäväksi? PerustuuResurssien hallintasuunnitelma, Onko sinulla lisävaroja saatavilla? Tämä voi tarkoittaa talousarvion lisätilaa palkkaamaan ulkoista tukea tai ylimääräisiä tiimin jäseniä antamaan käden.

Esimerkki projektista ennen nopeaa seurantaa:

Design-tiimi työskentelee brändin uudelleensuunnittelussa. Alkuperäisessä aikataulussa suunnittelijat asetettiin päivittämään erilaiset varat yksi toisensa jälkeen heti, kun uudet brändin suuntaviivat vahvistettiin. Kun tarkastelet aikajanaa heidänProjektinhallintatyökalu, Joukkue aikataulunmuutoksia suunnittelijoiden työskennellä samanaikaisesti virkistää merkkituotteiden varat jotta hanke vie vähemmän aikaa.

2. Säädä hankkeen aikataulu

Perustuu edellisessä vaiheessa tunnistamasi tarpeisiin, määritä projektin aikataulusi, joten se sopii pakatun aikataulunne.

Voit visualisoida tämän prosessin käyttämällä Gantt-kaaviota. Gantti-kaavio on horisontaalinen viivakaavio, jota käytetään havainnollistamaan eri tehtävien aikataulua projektissa. Yhdessä tehtäväryhmässä voit osoittaa kriittiset reitit, jotka on tehtävä, ja erillisessä mutta rinnakkaisessa tehtävissä näytetään kaikki muut kohteet, jotka on täytettävä.

Hankkeen visualisointi on yksinkertainen tapa varoittaaHankkeen sidosryhmätTietoja aikajanan muutoksista ja myös näyttää kuka tekee mitä milloin.

Ennen nopeaa seurantaa:

Nopean seurannan jälkeen:

3. Seuraa suorituskykyä

Nopeasti seurannut projekti nyt käynnissä, on aika valvoa suorituskykyä. Jos lisäät lisää tiimin jäseniä pakkaa projektin aikajana, varmista, että he ovat tietoisia nykyisestäHankkeen laajuus, aikataulu ja kesto. Seuraa suorituskykyä sen varmistamiseksi, että työn laatu on edelleen projektiryhmän standardien mukainen. Ota aikaa tarkistaa säännöllisesti toimituksiin ja tehtäviin, jotta projekti on vielä odotuksesi.

Työn laadun arvioinnin lisäksi seurata projektisi kustannuksia. Kaatsevan tekniikan yleisimmät komplementit ovat lisäkustannuksia. Tärkein tavoite kaatumistekniikan käytöstä on käyttää pienintäkin budjetin määrää, mutta myös määräaika. Jos huomaat, että hankkeen kustannukset kasvavat nopeasti, mittakaavan takaisin niin paljon kuin voit pysyä hankkeen laajuuden rajoissa.

4. Heijastavat ja toista

Vaikka kukaan ei suunniteltu pakattuun projektiin, on tärkeää pitää välilehdet asioista, jotka menivät hyvin ja mitä voit parantaa seuraavaan projektiin. Hosting apost mortem-kokousSen jälkeen, kun se voi auttaa sinua tunnistamaan tapoja välttää nopean radan tai kaatumisen seuraava projekti.

Seuraavassa on muutamia kysymyksiä, joita voit kysyä:

Mikä meni juuri tämän projektin aikana?

Mikä meni pieleen tämän projektin aikana?

Oliko hankkeen näkökohtia, jotka kestivät odotettua pidempään?

Mikä oli suurin haasteesi tässä projektissa?

Mahdolliset nopean seurannan ja kaatuu hankkeiden

Vaikka ne ovat yleisiä projektinhallintatekniikoita, jotta projektin kesto on voimassa määräaikoina, nopeat seuranta- ja kaatumishankkeiden ei pitäisi olla normi. Nämä tekniikat voivat olla hyödyllisiä hyppysellä, mutta niillä on muutamia alamäkiä, mukaan lukien:

Tiimiryhmän lisääntynyt riski

Luonnollisesti siitä, kuinka nopeasti seuranta toimii, se on paljon todennäköisempää, että tiimisi levitetään ohut.

Joukkueen jäsenet ennakoivat tiettyyn määrään tehtäviä hankkeen alussa, mutta kun olet nopea radalla, he voivat joutua ottamaan lisää ja odottamatonta työtä. Tämä puolestaan ​​voi lisätä riskiäloppuun palaminen .

Yksi tapa estää tämä tapahtumasta on käyttää projektinhallintatyökalua, jonka avulla on helppo nähdä ja seurata, mikä on tiimisi lautasasi. KäyttämälläTyöhallintaohjelmistoTämä tunnistaa tiimin työmäärän, jonka avulla voit visualisoida, kuka on saatavilla ja joka tarvitsee apua saada työtä.

Korkeammat kustannukset

Hankkeen kaatumisen tavoitteena on tuoda lisää resursseja, jotta voit siirtyä nopeammin osumaan määräajanne. Tämä tarkoittaa tyypillisesti kustannuksia, kun kasvatat tiimin ylimääräistä henkilöstöä. Vaikka kaatumisen tavoitteena on käyttää mahdollisia vähiten inkrementaalisia kustannuksia, on edelleen todennäköistä, että nämä lisäkustannukset voivat työntää projektia budjettiin.

Helppo tapa estää projekti menemästä budjetista on sisällyttää budjettipäivitykset säännöllisissä tilan päivityksissä. Tämä pitää sekä projektipäälliköt ja kaikki sidosryhmät tietoisina budjettirajoituksista, kun ne tapahtuvat.

Pienempi laatu

Useita tehtäviä tapahtuu samanaikaisesti, se voi haaste projektipäälliköille pitämään välilehdet kaikillaProjektin toimituksetjotka luodaan samanaikaisesti. Riippuen resursseistasi ja tiimin kaistanleveys, työn laatu voi pudota vain luonteeltaan nopeammin.

Tämän vastustaa tätä, varaa joitakin resursseja nimenomaan laadunvarmistukseen. Lisätään ylimääräiseen tarkistuskerrokseen voi estää laadukasta työtä tuottamasta.

Helposti hallita projektinhallintatyökaluja

Nopea seuranta ja kaatuminen voivat auttaa tiimisi osuma projekteja ajoissa, mutta strategiasta riippumatta on tärkeää, että jokainen pysyy samalla sivulla tehtävien ja aikataulun suhteen. Paras tapa tehdä se on työnhallintatyökalu, kutenUDN-tehtävähallinta . UDN-tehtävähallintaauttaa joukkuetta toimimaan yhdessä yhteisessä paikassa, jotta he voivat välittömästi tunnistaa, mitä heidän täytyy tehdä, mikä on etusijalla ja kun työ on tehtävä.