Snabbspårning och kraschar: Tips för att komprimera ditt projektschema

Sammanfattning

Om din projektfrist närmar sig och du inser att det inte finns något sätt du kan slutföra det i tid, oroa dig inte. Det finns några vanliga projekthanteringschema kompressionstekniker du kan försöka. I den här artikeln diskuterar vi hur snabbspårning och krasch kan hjälpa till att påskynda din tidslinje.

Din projektfrist är snabbt närmar sig, och efter flera analysrundor inser du att ditt lag inte kommer att kunna slå projektmålen till den aktuella kursen. Som projektledare kan detta vara ett stressigt scenario att stöta på.

Lyckligtvis finns det några projekthanteringsschema komprimeringstekniker som du kan använda. I den här artikeln diskuterar vi snabbspårning och kraschar, och när du ska använda dem för att komprimera projektets tidslinje.

Vad är snabbspårning?

Snabbspårning är ett vanligt projekthanteringsschema komprimeringsteknik som omarbetar projektuppgifter så att vissa uppgifter är färdiga samtidigt, snarare än i följd. Du kan bara snabbt spåra ett projekt om det inte finns någotberoendenmellan de uppgifter som fortfarande behöver slutföras.

För att visualisera detta, föreställ dig enGanttdiagramMed två uppgifter: En av dem pågår, och den andra är inte inställd för att börja tills den föregående är klar. Snabbspårning flyttar den andra uppgiften så att den går direkt parallellt med den första så att båda uppgifterna är färdiga samtidigt. Det är viktigt att notera att detta endast kan göras om den andra uppgiften inte är beroende av den första.

Använd den snabba spårningstekniken när ett projekt riskerar att inte slutföras inom tidsfristen.

Vad är kraschtekniken?

Projektkrasch är en schematkompressionsteknik där du tar med ytterligare resurser för att slutföra två uppgifter samtidigt. Projektledningskommittén (PMBOK® Guide) definierar kraschtekniken som ett sätt att förkorta dinprojekt schemaför minst inkrementell kostnad. Den minsta inkrementella kostnaden är hur mycket det skulle kosta att lägga till en ytterligare produktenhet som produceras. Detta kan vara utmanande att mäta i en bransch som mjukvaruutveckling, men kan enkelt spåras i produktionsrelaterade industrier som tillverkning.

När ska jag använda snabbspårning eller projektkrasch?

Dessa projektschema komprimeringstekniker används vanligen när ett projekt inte är på rätt spår för att möta en tidsfrist. Med både snabbspårning och kraschar samtidigt kan du påskynda din projektleverans.

Även om du använder båda teknikerna tillsammans är det bästa sättet att påskynda projektleverans, kan du också använda en teknik om det behövs. Till exempel, om du inte har budgeten att anställa fler lagmedlemmar, kanske projektkraschning kanske inte är möjligt. Ditt lag kan behöva tillgripa att arbeta dubbla tid eller dra lagmedlemmar från andra lag för snabb spårning.

Hur snabbt snabbt spår och krascha ett projekt

Om du är i en crunch och behöver komprimera din projektering, här är de grundläggande stegen du behöver ta.

1. Identifiera dina nuvarande projektbehov

Innan du kan kondensera din projekt tidslinje, är det viktigt att identifiera hur ditt projekt fortskrider i sitt nuvarande tillstånd. Här är några frågor som du ska svara somprojektledare :

Hur mycket tid måste sparas?Identifiera hur mycket tid måste sparas kan hjälpa dig att bestämma hur lite (eller hur mycket) du behöver snabba och krascha din projektimeline.

Finns det några uppgifter på kritisk väg som inte kan överlappas?Håll uppdragen på den kritiska vägen i ett spår, men överväga att omplacera några andra uppgifter som inte är beroende av den kritiska vägen så att de är arbetade på samtidigt.

Finns det några ytterligare resurser för mig att använda? Baserat på dinResurshanteringsplanHar du några ytterligare resurser tillgängliga? Detta kan innebära ytterligare rum i budgeten för att hyra externt stöd eller ytterligare lagmedlemmar för att låna en hand.

Exempel på ett projekt före snabbspårning:

Ett designteam arbetar med ett varumärkesredesignprojekt. I sin första tidslinje var designers inställda att uppdatera olika tillgångar efter varandra så snart de nya varumärkesriktlinjerna fastställdes. Efter att ha tittat på tidslinjen i derasProjektledningsverktyg, Laget ombäddar designers att arbeta samtidigt för att uppdatera märkesförteckningar så att projektet tar mindre tid.

2. Justera projektschemat

Baserat på de behov som du identifierade i föregående steg, omkonfigurera ditt projektschema så att den passar din komprimerade tidslinje.

För att visualisera denna process, använd ett Gantt-diagram. Ett Gantt-diagram är ett horisontellt stapeldiagram som används för att illustrera tidslinjen för olika uppgifter i ett projekt. I en rad uppgifter kan du visa de kritiska sökvägen som behöver göras, och i en separat men parallell linje av uppgifter, visa alla andra saker som måste slutföras.

Visualisering av projektet är ett enkelt sätt att varnaProjekt intressenterOm förändringar i tidslinjen, och även visa vem som gör vad som helst när.

Före snabbspårning:

Efter snabbspårning:

3. Övervaka prestanda

Med ditt snabba spårade projekt nu är det dags att övervaka prestanda. Om du lagt till ytterligare lagmedlemmar för att komprimera projektets tidslinje, se till att de är medvetna om den aktuellaprojektets omfattning, schema och varaktighet. Övervaka prestanda för att säkerställa att kvaliteten på arbetet fortfarande är upp till ditt projektteam. Ta dig tid att regelbundet checka in med leveranser och uppgifter för att säkerställa att projektet fortfarande är upp till dina förväntningar.

Förutom att utvärdera kvaliteten på arbetet, övervaka din projektkostnad. Den vanligaste avvägningen av kraschtekniken är tilläggskostnaden. Det främsta målet att använda kraschtekniken är att använda den minsta möjliga budgeten, men gör fortfarande din deadline. Om du märker att din projektkostnad snabbt ökar, skala tillbaka så mycket som möjligt för att stanna inom ramen för ditt projektomfattning.

4. reflektera och upprepa

Medan ingen planerar ett komprimerat projekt är det viktigt att hålla flikar på de saker som gick bra och vad du kan förbättra för nästa projekt. Värd enPost mortem möteEfter det att det kan hjälpa dig att identifiera sätt att undvika att du måste snabbt köra eller krascha ditt nästa projekt.

Här är några frågor som du kan fråga:

Vad gick rätt under det här projektet?

Vad gick fel under detta projekt?

Var det några aspekter av det projekt som tog längre tid än förväntat?

Vad var den största utmaningen du mötte under detta projekt?

Potentiella nackdelar med snabbspårning och kraschprojekt

Även om de är vanliga projektledningstekniker för att hålla projektets varaktighet inom tidsfrister, bör snabbspårning och kraschprojekt inte vara normen. Dessa tekniker kan vara till hjälp i en nypa, men de kommer med några nackdelar, inklusive:

Ökad risk för lagutbrott

Av naturen av hur snabbspårning fungerar är det mycket mer troligt att ditt lag kommer att spridas tunt.

Teammedlemmar förutser att man tar en viss mängd uppgifter i början av projektet, men som du snabbspår kan de behöva ta på sig ytterligare och oväntat arbete. Detta kan i sin tur öka risken förutbränning .

Ett sätt att förhindra att detta händer är att använda ett projekthanteringsverktyg som gör det enkelt att se och spåra vad som är på ditt lags tallrik. Använder sig avArbetshanteringsprogramvaraDet identifierar ditt lags arbetsbelastning kan hjälpa dig att visualisera vem som är tillgänglig, och som behöver hjälp med att få arbete.

Högre kostnader

Målet med projektkrasch är att ta in ytterligare resurser så att du kan flytta snabbare för att slå din deadline. Detta innebär vanligtvis ökade kostnader som du tar med dig till ytterligare anställda för laget. Medan målet att krascha är att använda den minst inkrementella kostnaden är det fortfarande troligt att de extra kostnaderna kan driva ditt projekt över budgeten.

Ett enkelt sätt att förhindra att ett projekt går över budgeten är att inkludera budgetuppdateringar i vanliga statusuppdateringar. Detta håller både projektledare, och några intressenter medvetna om några budgetbegränsningar som de händer.

Lägre kvalitetsarbete

Med flera uppgifter som händer samtidigt kan det bli en utmaning för projektledare att hålla flikar på allaProjektleveransersom skapas samtidigt. Beroende på de resurser du har och ditt lags bandbredd kan kvaliteten på arbetet sjunka bara av naturen att flytta snabbare.

För att motverka detta, avsätta några resurser specifikt för kvalitetssäkring. Att lägga till i ett extra lager av granskning kan förhindra att lägre kvalitetsarbete produceras.

Hantera enkelt Timelines enkelt med projekthanteringsverktyg

Snabbspårning och kraschning kan hjälpa dina lag att slå sina projekt i tid, utan oavsett strategi är det viktigt att alla ska stanna på samma sida när det gäller uppgifter och tidslinje. Det bästa sättet att göra det är med ett arbetshanteringsverktyg, somUDN Task Manager . UDN Task ManagerHjälper lag som arbetar tillsammans i ett delat utrymme så att de omedelbart kan identifiera vad de behöver göra, vad är en prioritet, och när arbetet måste göras.