Hızlı izleme ve çökme: Proje programınızı sıkıştırmak için ipuçları

Özet

Projeniz son tarihiniz yaklaşıyorsa ve zamanında tamamlayamazsınız, endişelenmeyin. Deneyebileceğiniz birkaç ortak proje yönetimi programı sıkıştırma tekniği vardır. Bu yazıda, hızlı takip ve çökmenin proje zaman çizelgenizi hızlandırmaya yardımcı olabileceğini tartışırız.

Projeniz son tarihiniz hızlı bir şekilde yaklaşıyor ve birkaç analiz turundan sonra, ekibinizin mevcut oradaki proje hedeflerine çarpamayacağını fark edin. Bir proje yöneticisi olarak, bu karşılaşmak için stresli bir senaryo olabilir.

Neyse ki, kullanabileceğiniz birkaç proje yönetimi programı sıkıştırma tekniği vardır. Bu yazıda hızlı takip ve çökmesini tartışırız ve proje zaman çizelgenizi sıkıştırmak için ne zaman kullanacağız.

Hızlı takip nedir?

Hızlı izleme, proje görevlerini yeniden yapılandıran ortak bir proje yönetimi programı sıkıştırma tekniğidir, böylece bazı görevler, sırayla yerine eşzamanlı olarak tamamlanır. Hayır ise, yalnızca bir projeyi hızlı takip edebilirsiniz.bağımlılıklarhala tamamlanması gereken görevler arasında.

Bunu görselleştirmek için, hayal edinGantt şemasıİki görevle: bunlardan biri devam ediyor, diğeri ise öncekinden sonra bitene kadar başlayacak. Hızlı takip, ikinci görevi hareket ettirir, böylece doğrudan paralel çalışır, böylece her iki görev aynı anda tamamlanır. Bunun sadece ikinci görevin ilke bağlı olmasa da yapabileceğini not etmek önemlidir.

Bir proje son teslim tarihinde tamamlanma riski altındayken hızlı takip tekniğini kullanın.

Çökme tekniği nedir?

Proje çökmesi, iki görevi aynı anda tamamlamak için ek kaynaklar getirdiğiniz bir zamanlama sıkıştırma tekniğidir. Proje Yönetimi Bilgi Kurumu (PMBOK® Kılavuzu), kilitlenmenin bir yolu olarak çarpma tekniğini tanımlar.Proje takvimien az artan maliyet için. En az artan maliyet, üretilen bir ek ürün birimi eklemenin ne kadara mal olmasıdır. Bu, bir sektörde yazılım geliştirme gibi ölçmek zor olabilir, ancak üretim gibi üretim ile ilgili endüstrilerde kolayca izlenebilir.

Hızlı izleme veya proje çökmesini ne zaman kullanmalıyım?

Bu proje programı sıkıştırma teknikleri, bir projenin son tarihi karşılamak için yolda olmadığı durumlarda yaygın olarak kullanılır. Hem hızlı izleme hem de çökmesini kullanarak aynı anda proje teslimatınızı hızlandırabilir.

Her iki tekneyi de birlikte kullanmak, proje teslimini hızlandırmanın en iyi yoludur, ayrıca gerekirse yalnızca bir tekniği de kullanabilirsiniz. Örneğin, daha fazla ekip üyesi kiralamak için bütçeniz yoksa, proje çökmesi mümkün olmayabilir. Ekibiniz, çift zamanlı çalışmaya veya ekip üyelerini hızlı izleme için diğer takımlardan çekerek başvurmak zorunda kalabilir.

Bir projeyi başarıyla hızlı bir şekilde takip etmek ve çarpışmak nasıl

Eğer bir krizdesiniz ve proje zaman çizelgenizi sıkıştırmanız gerekiyorsa, işte yapmanız gereken temel adımlar.

1. Mevcut Proje İhtiyaçlarınızı Tanımlayın

Proje zaman çizelgenizi yoğunlaştırmadan önce, projenizin şu anki durumunda nasıl ilerlediklerini belirlemek önemlidir. İşte cevap vermeniz gereken birkaç soru.proje Müdürü :

Ne kadar zaman kazanılması gerekiyor?Ne kadar zamanın kaydedilmesinin gerektiğini belirlemek için, proje zaman çizelgenizi hızlı bir şekilde takip etmeniz ve çarpması için ne kadar az (veya ne kadar) ihtiyacınız olduğunu belirlemenize yardımcı olabilir.

Üzerinde herhangi bir görev var mı kritik yol Bu üst üste binemez mi?Görevleri kritik yolda tek bir yolda tutun, ancak kritik yola bağlı olmayan diğer görevleri yeniden planladığınızı düşünün, bu yüzden aynı anda üzerinde çalıştıkları için.

Kullanmam için herhangi bir ek kaynak var mı? Size göreKaynak Yönetim Planı, herhangi bir ek kaynağınız var mı? Bu, bütçede bir el ödünç vermek için dış destek veya ek takım üyelerini kiralamak için ek oda anlamına gelebilir.

Hızlı izleme öncesi bir proje örneği:

Bir tasarım ekibi yeniden tasarlanan bir proje üzerinde çalışıyor. İlk zaman çizelgelerinde, tasarımcılar yeni marka kılavuzları kurulduktan hemen sonra farklı varlıkları yenilemek için ayarlandı. Zaman çizelgesine baktıktan sonraProje Yönetimi AracıEkip, projenin daha az zaman alması için markalı varlıkları yenilemek için tasarımcıların eşzamanlı olarak çalışmasını yeniden planladı.

2. Proje programını ayarlayın

Önceki adımda tanımladığınız ihtiyaçlara dayanarak, proje programınızı yeniden yapılandırın, böylece sıkıştırılmış zaman çizelgesine uyar.

Bu işlemi görselleştirmek için bir Gantt grafiği kullanın. Bir Gantt grafiği, bir projedeki farklı görevlerin zaman çizelgesini göstermek için kullanılan yatay çubuk grafiktir. Bir görev satırında, yapılması gereken kritik yol etkinliklerini gösterebilir ve ayrı fakat paralel bir görev hattında, tamamlanması gereken diğer maddelerin hepsini gösterebilirsiniz.

Projeyi görselleştirmek, uyarmanın basit bir yoludurProje paydaşlarıZaman çizelgesindeki değişiklikler hakkında ve ne zaman ne yaptığını gösterir.

Hızlı izlemeden önce:

Hızlı izlemeden sonra:

3. Performansı İzleme

Hızlı izlenen projenizle şimdi devam ediyor, performansı izleme zamanı. Proje zaman çizelgesini sıkıştırmak için ek ekip üyeleri eklediyseniz, mevcut şeyin farkında olduklarından emin olun.Proje kapsamı, Program ve Süre. İşin kalitesinin hala proje ekibinizin standartlarına uygun olmasını sağlamak için performansı izleyin. Projenin hala beklentilerinize bağlı olmasını sağlamak için teslimat ve görevleri düzenli olarak kontrol etmek için zaman ayırın.

İşin kalitesini değerlendirmenin yanı sıra, projenizi maliyetinizi izleyin. Çarpışma tekniğinin en yaygın takasları ek maliyettir. Çarpışma tekniğini kullanmanın asıl amacı, en küçük bütçeyi mümkün olan en küçük bütçeyi kullanmaktır, ancak yine de son tarihinizi yapın. Proje maliyetinizin hızlı bir şekilde arttığını fark ederseniz, proje kapsamınızın sınırları dahilinde kalabildiğiniz kadar geri ölçekleyin.

4. Yansıtın ve yineleyin

Hiç kimse sıkıştırılmış bir projeyi planlamazken, sekmeleri iyi geçen şeylere ve bir sonraki proje için geliştirebileceğiniz şeyleri tutmak önemlidir. Barındırmakmortem toplantısı sonrasıGerçek şu ki, bir sonraki projenizi hızlı izlemek veya çarpmak zorunda kalmamak için yolları tanımlamanıza yardımcı olabilir.

İşte sorabileceğiniz birkaç soru:

Bu proje sırasında neler geçti?

Bu proje sırasında neyin yanlış gitti?

Beklenenden daha uzun süren projenin herhangi bir yönü var mıydı?

Bu proje sırasında karşılaştığınız en büyük zorluk neydi?

Hızlı izleme ve çökme projelerinin potansiyel dezavantajları

Proje sürenizi son teslim tarihler dahilinde tutmak için ortak proje yönetimi teknikleri olmasına rağmen, hızlı izleme ve çökme projeleri norm olmamalıdır. Bu teknikler bir tutam içinde yardımcı olabilir, ancak aşağıdakiler de dahil olmak üzere birkaç dezazgam geçirebilirler.

Takım tükenmişlik riski artan

Nasıl hızlı takip işlerinin yapıldığının doğası gereği, ekibinizin ince yayılacağı daha muhtemeldir.

Ekip üyeleri, projenin başında belirli bir görevi almayı öngörmektedir, ancak hızlı bir şekilde takip ederken, ek ve beklenmedik bir çalışma yapmaları gerekebilir. Bu sırayla riski artırabilirtükenmişlik .

Bunun olmasını engellemenin bir yolu, takımınızın tabağında ne olduğunu görmeyi ve izlemeyi kolaylaştıran bir proje yönetimi aracı kullanmaktır. Kullanmaİş Yönetimi YazılımıEkibinizin iş yükünü tanımlayan bu, kimin mevcut olduğunu görselleştirmenize yardımcı olabilir ve işin yapılması gereken yardıma ihtiyacı var.

Daha yüksek maliyetler

Projenin çökmesi hedefi, ek kaynakları getirmektir, böylece son tarihinize daha hızlı bir şekilde hareket edebilirsiniz. Bu tipik olarak, ekip için ek bir başlık getirdiğiniz için artmış maliyetler anlamına gelir. Çarpışma hedefi mümkün olan en az artan maliyeti kullanmaktır, yine de bu ek maliyetlerin projenizi bütçeye kadar zorlayabilmesi muhtemeldir.

Bir projenin bütçeye gitmesini önlemenin kolay bir yolu, normal durum güncellemelerinde bütçe güncellemelerini içermektir. Bu, hem proje yöneticilerini hem de herhangi bir bütçe kısıtlamacılarının farkında oldukları herhangi bir paydaşla tutar.

Düşük kaliteli iş

Aynı anda birden fazla görev ile, proje yöneticilerinin sekmelerini hepsinde tutmaları zor olabilir.Proje Teslimatlarıaynı şekilde oluşturuluyor. Sahip olduğunuz kaynaklara ve takımınızın bant genişliğine bağlı olarak, işin kalitesi sadece daha hızlı hareket etmenin doğası gereği düşebilir.

Bunu önlemek için, özellikle kalite güvencesi için bazı kaynakları bir kenara koyun. Ekstra bir inceleme katmanını eklemek, düşük kaliteli çalışmanın üretilmesini önleyebilir.

Proje yönetim araçlarıyla proje zaman çizelgelerini kolayca yönetin

Hızlı takip ve çökme, takımlarınızın projelerine zamanında vurmasına yardımcı olabilir, ancak stratejisinden bağımsız olarak, herkesin görevler ve zaman çizelgesi açısından aynı sayfada kalması önemlidir. Bunu yapmanın en iyi yolu, bir iş yönetimi aracıyla, gibiUDN Görev Yöneticisi . UDN Görev YöneticisiTakımların bir paylaşılan alanda birlikte çalışmasına yardımcı olur, böylece yapmaları gerekenleri, öncelik nedir ve çalışmanın yapılması gerektiğinde derhal tanımlayabilirler.