Prosessin dokumentaatio: lopullinen miten esimerkkejä

Yhteenveto

Prosessin dokumentaatio on sisäinen, elävä asiakirja, joka sisältää uuden prosessin käynnistämiseen tarvittavat tehtävät ja vaiheet. Opi luomaan prosessi asiakirjan sekä hyödyt toteuttaa erään tiimisi.

Haluatko suorittaa uuden prosessin, mutta et ole varma, miten aloittaa? Olemme peittäneet. Prosessin dokumentaatio on yksityiskohtainen kuvaus prosessin suorittamisesta. Se hahmotellaan tarkat vaiheet tehtävän suorittamiseen alusta loppuun.

Yksityiskohtaisen asiakirjan luominen voiTyhjennä tiimityöprosessitavoitteiden ympärillä ja edistää organisaation selkeyttä. Joukkueenjohtajana sinulla on mahdollisuus määritellä, mitkä kentät ja toiminnot parhaiten sopivat tiimisi tunnistamasta prosessin rajoja prosessivaiheiden dokumentointiin.

Mennään prosessin dokumentaation tarkoituksena, miten luoda yksi (esimerkkejä) ja hyödyt sen toteuttamisesta tiimillesi.

Mikä on prosessin dokumentaatio?

Prosessin dokumentaatio on sisäinen, elävä asiakirja, joka sisältää uuden prosessin käynnistämiseen tarvittavat tehtävät ja vaiheet.

Jotakin yhtä yksinkertaista kuin laivalla uudet palkkaavat suurempia tavoitteita, kuten tiimirakenteen muuttaminen, on tärkeää asianmukaisesti dokumentoida ja seurata uusien prosessien etenemistä.

Voit myös luoda prosessisovelluksia virtaviivaistaa nykyiset prosessit. Saatat olla yllättynyt siitä, kuinka monta organisaatiossasi on jo käytössä uusia työkaluja asiakkaan kommunikointiin.

Tyhjennettyjen tiimien pitäminen, prosessin dokumentaatio toimii aetenemissuuntaJoukkueen jäsenille, jotka auttavat selkeyttämään tarvittavat toimenpiteet uuden prosessin luomiseksi. Se myös poistaa sekaannuksen tiimin jäsenten välillä, joka palvelee go-to-resurssia viitata takaisin siihen, miten saada jotain tehdään.

Prosessin dokumentaatio vs. Prosessin kartoitus

Vaikka kaksi termiä kuulostaa samankaltaisilta, prosessia koskevien asiakirjojen ja prosessia koskevien asiakirjojen välillä on joitain keskeisiä erojaProsessin kartoitus .

Tärkein ero näiden kahden välillä on kukin järjestelmän ulkoasu. Prosessin dokumentaatio keskittyy kirjallisen asiakirjan luomiseen, jossa esitetään tärkeimmät tiedot, kun taas prosessin kartoitus keskittyy prosessin visualisointiin. Ja vaikka prosessin dokumentaatio sisältää visuaalisen esityksen, se on täysin erilainen kuin prosessikartan perusteellisesta visuaalista.

Prosessiasiakirjan luominen

Alusta lähtien testaus ja tarkistaminen on kahdeksan vaihetta, joita voit luoda prosessin asiakirjan luomiseen.

Jokaisen vaiheen tarkoituksena on virallisesti dokumentoida prosessin monet vaiheet pitämällä tiimisi linjassa ja viestinnässä. Menemme näiden kahdeksan vaiheen läpi ja korostamme keskeiset komponentit, jotka sinun pitäisi sisällyttää prosessiasiakirjaan.

1. Soveltamisala ensimmäinen prosessi

Ensimmäisessä vaiheessa projektipäällikkö tuottaa alustavia tietoja ja luo lyhyt kuvaus tavoitteiden, aikataulun ja etusijalle. Tämä tehdään tarkistamalla tavoitteet ja dokumentoidaan ne aBusiness Case .

Kun käytät prosessia, sisältää:

Keskeiset tavoitteet:Harkita mitäKeskeiset suorituskykyindikaattoritTai liiketoiminnan tavoitteet Prosessi yrittää saavuttaa.

Sidosryhmät:Vaikka et ehkä tiedä vain erityisiä henkilöitä, katsokaa, mitkä joukkueet työskentelevät yhdessä.

Aikajana:Voit arvioida prosessin laajuus ja aikajana valmistuksillaKriittinen polkumenetelmä .

Ensisijainen:Määritä, kuinka tärkeä tämä prosessi on toteutettava verrattuna muihin hankkeisiin ja tavoitteisiin, jotka tiimisi työskentelee.

Nämä tekijät auttavat maalaan selkeää kuvaa sidosryhmille ja johtajuusryhmälle nopeasti ymmärtämään prosessia.

2. Määritä prosessirajat

Kun sinulla on alkuperäiset prosessitiedot, voit määritellä rajat. Voit tehdä niin, ääriviivat, kun prosessi sopii erilaisiin tiimiin tunnistamalla eri tehtävät jokaiselle joukkueelle. Harkitse, missä prosessi alkaa ja päättyy, ja se vaikuttaa siihen.

Näiden rajojen määrittäminen voi auttaa asettamaan selkeitä tehtävänohjeita, kun olet valmis toteuttamaan uuden prosessin. Jos esimerkiksi haluat vähentää kiireistä työtäProsessiautomaatio, Rajasi saattaa sisältyä omistamalla IT-tiimin käynnistää prosessin ja toiminnan joukkue prosessin loppuun.

3. Määritä prosessitulot ja lähdöt

Kolmas vaihe koskee sekä tulojen että lähdöiden tunnistamista.

Prosessin tulotovat resurssit prosessin suorittamiseen.

Prosessilähtöovat mitä haluat saavuttaa prosessin lopussa.

Voit määrittää tulosteet katsomalla alkuperäinenprojektin tavoitteetja valitsemalla tiettyjä, mitattavissa olevia indikaattoreita. Esimerkiksi jos tavoitteena on käyttää vähemmän aikaa busywork, joku lähtöjen ehkä automatisoida tehtävän muistutuksia. Sama esimerkki, syötteesi voi olla toteutettava aTyönhallintatyökalu .

Tulojen ja tulosteiden määrittäminen antaa sinulle mahdollisuuden jakaa jokaisen näistä tavoitteista pienempiin vaiheisiin myöhemmin.

4. Tunnista prosessivaiheet

Nyt kun olet kerännyt tarvittavat tiedot prosessitulojen ja lähdöiden kautta, on aika rikkoa prosessisuunnitelma pieniksi vaiheiksi. Tämä voidaan tehdä itsenäisesti tai aaivoriihiistunto.

Aloita tarkastelemalla prosessin lähtökohtana toisin sanoen, mikä laukaisee prosessirajoja. Joissakin tapauksissa riippuvuus, joka on saatettava päätökseen prosessin aloittamiseksi. Esimerkiksi, jotta tehtävän muistutukset voidaan automatisoida, tehtävät ensin on luotava.

Kun olet määrittänyt, mitä käynnistää prosessin aloittaa ja lopettaa, luetellaan kukin prosessin vaiheista peräkkäisessä järjestyksessä. Jos tarvitaan useita tehtäviä, luettelo niistä vaiheessa. Haluat pitää askelmasi mahdollisimman yksinkertaisesti ja keskittyä vain prosessin keskeisiin osiin.

Katkaise jokainen askel pieniin osiin, jotka voidaan määrittää yksittäisille sidosryhmille. Seuraava vaihe on antaa vastuuta jokaiselle vaiheelle.

5. Yhdistä projektin sidosryhmiin

Kun vaiheet on säädetty, on aika rikkoa jokainen tehtävä alas ja määrittää, kuka on vastuussa niistä. On hyvä ajatus sisältää yksityiskohtaiset tiedot asiakirjan jokaisesta tehtävästä, kuten toimituksista ja aikajanalle. Tämä antaa selkeyttä ja tehostaa viestintää.

Jos haluat tarjota lisää tehtävää tai kontekstia monimutkaisemmille hankkeille, harkitse tapaamista tiimin kanssa tai ohjata ne tarvitsemaansa tiedot. Tämä voisi olla oikeudellinen tietämys tai brändin suuntaviivat, joita tarvitaan toimitusten suorittamiseen.

6. Rakenna prosessin vuokaavio

Nyt tulee hauska osan visualisointi prosessisi. Yksi helppo tapa tehdä tämä on avuokaavio. Dokumentin tyypistä riippuen vuokaavio voi antaa selkeyttä sulavalla tavalla. Voit myös hyötyä aTyönkulunhallintatyökaluTämän avulla voit seurata tavoitteita ja tehtäviä matkan varrella.

Jotta vuokaavio rakentaa, sinun on annettava prosessivaiheet, tulot ja lähdöt ja osoitetut sidosryhmien tiedot kätevä. Sitten kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä, on siististi laittaa jokainen vaihe peräkkäin järjestyksessä.

Tässä on esimerkki prosessiasiakirjan vuokaaviosta innostamaan omaa:

Kuten näet, jokaisella vaiheella on vastaava syöttö ja tulostus. Näiden vaiheiden visualisointi vuokaaviossa on helppo nähdä, mitkä resurssit ja tulokset voit odottaa. Voit myös lisätä swimlaneja kaavioihin luokitellakseen, kuka on määritetty, mitkä tehtävät. Nämä voivat olla erityisen hyödyllisiä monimutkaisille prosesseille.

Vaikka jokainen prosessi näyttää hieman erilaiselta, on tärkeää, että liität vaiheet järjestykseen ja tarjoavat tärkeimmät tiedot etukäteen.

7. Huomaa Prosessivirta Poikkeukset

Nyt kun olet dokumentoinut prosessin virtauksen visuaalisen esityksen, merkitse poikkeuksia, joita tiimisi voi törmätä. Nämä poikkeukset tulevat siitä, että jokainen virtaus ei noudata täsmälleen samaa polkua.

Esimerkiksi poikkeus edellä mainittuun työnkulkuun saattaa olla, että jotkut tehtävät eivät tarvitse tarkastelua riippuen työn monimutkaisuudesta. Tällöin haluat huomata, mitkä skenaariot eivät vaadi hyväksyntää. Sinun pitäisi myös sisällyttää toimenpiteet, joiden tiimisi pitäisi ottaa huomioon nämä poikkeukset.

8. Testaa prosessi

Prosessiasiohjelman elinkaaren lopullinen vaihe testaa prosessia sen varmistamiseksi, että se toimii. Testauksen aikana tunnista, missä ongelmat syntyvät tai jos riskit ovat mahdollisia ja korjaa ne reaaliaikaisesti. Tämä on mahdollisuus hienosäätää uutta prosessiasi, joten tehdä tarvittavat muutokset niin, että se voi toimia mahdollisimman sujuvasti.

Kysy kysymyksiä paljastamaan kaikki kipupisteet:

Ovatko prosessin virtausasiakirja ratkaisemaan ongelman, jonka etsit korjata?

Haluatko toteuttaa suurempia muutoksia, jotta prosessi suoritetaan optimaalisesti?

Kun olet työskennellyt kipupisteiden kautta, määritä prosessin tehokkuus. Tämä on mahdollisuus hienosäätää prosessia, jotta se voi toimia mahdollisimman sujuvasti.

Lopuksi voit sulkea kaikki avoimet prosessitehtävät ja tallentaa tietoja jaettavasta tilasta tarkistettavaksi myöhemmin tarvittaessa.

Prosessiasioiden edut

Olipa luo syvällinen prosessin virtaus tai tarttui jaettuun ääriviivaan, tietotietojen dokumentointi heti, voi estää työn aiheuttamat asiat pitkällä aikavälillä.

Poistamalla virheet tehostamiseksiresurssien kohdentaminenja tehokkuutta, on neljä keskeistä etuja prosessia dokumentaatiota:

Poistaa virheet

Liiketoimintaprosessien dokumentointi estää virheitä esittämällä ennakoimalla prosessin jokaisen vaiheen. Voit analysoida näiden vaiheiden tehokkuutta ja tehdä muutoksia kuin menet.

Proaktiivisesti dokumentoimalla prosessi, poistat:

Kommunikaation puute:Ilman asianmukaista dokumentaatiota voidaan jakaa viestintä, joka johtaa enemmän työtä työstä.

MISSED Prosessin vaiheet:Ilman yksityiskohtaisia ​​vaiheita tehtävät voivat olla hämmentyneitä tai unohdettuja, mikä johtaa tehottomaan prosessiin.

Epäselvät tavoitteet ja tuotokset:Jos he eivät ymmärrä tietyn prosessin tarkoitusta, tiimin jäsenet voivat olla epäselviä toimituksista tai etusijalle.

Prosessiasioiden elinkaarianalyysi analysoi virheitä ja antaa sinulle järjestelmän, jolla voit jatkuvasti valvoa mahdollisia pullonkauloja koko prosessin elinkaaren ajan. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden muuttaa tai poistaa tarvittavia vaiheita.

Vähentää kiireistä työtä

Oikea prosessiasiakirja vähentää kiireistä työtä ja aikaaTyöstä työtäKoska tiedot esitetään edessä ja pariksi visuaalisesti.

Yleiset tiesarjat, jotka prosessitietolohkojen poistaminen sisältää:

Usein kokoukset:Prosessiasiakirja voi yksityiskohtaisesti tarvittavat tiedot, jotka muutoin edellyttävät kokousta. Tehottavia kokouksia tuhlata aikaa ja voi jopa lisätä sekaannusta valituissa tapauksissa.

Duplicate toimii:Kun tehtävät järjestetään oikein ensimmäistä kertaa, työ on vähemmän todennäköistä kopioida.

Epäorganisoitu viestintä:Eri sijaintiin tallennetut tiedot voivat johtaa epäjärjestykseen.

Näiden virheiden vähentäminen auttaa tiimisi tuottavampia ja keskittyvät työhön. Voit myös mennä askeleen edelleen ja toteuttaaLiiketoimintaprosessin automaatioVoit poistaa ylimääräisen kiireisen työn.

Streamles Resource Allocation

Prosessiasiakirja tehostaa resurssien kohdentamista järjestämällä tietoja selkeisiin vaiheisiin ja liittämällä ne tarvittaviin resursseihin.

Näin varmistetaan, että resurssit ovat:

Käytetään oikealla tavalla:Kun joukkueet tietävät, mitkä resurssit voivat käyttää niitä oikein ja tehokkaasti.

Oikeisiin vaiheisiin liittyvät:Liittämällä resursseja tehtäviin, on selvää, miten ja milloin niitä tulisi käyttää.

Tuottaa suunniteltua tulosta:Kun resurssit jaetaan asianmukaisesti, niitä voidaan käyttää niiden tarkoitukseen.

Koska resurssien väärinkäyttö voi johtaa ylimääräisiin, on tärkeää kartoittaa oikein jakaminen, jotta tiimi valmistaa tarvittavat resurssit.

Parantaa viestintää

Viestinnän säilyttäminen jaetussa työkalulla voi estää tulevat prosessin kysymykset. Tämä auttaa antamalla kaikille sidosryhmille pääsyn yhteiseen totuuden lähteeseen, jota voidaan tarkastella milloin tahansa.

Parannettu viestintä voi auttaa:

Työ saa asianmukaisesti ensimmäistä kertaa:Selkeä viestintä vähentää sekaannuksen riskiä ja heikkolaatua työtä.

Luo selkeä prosessitiedot:Viestintä voi pitää tiimien pysyä ajan tasalla uusilla prosesseilla.

Paranna prosessikartat ja vakiotoimintamenettelyt:Viestintä voi selventää tietoja ja varmistaa prosessikartat ja menettelyt yhdenmukaistaa alkuperäisten prosessitavoitteiden kanssa.

Joukkueen viestintä voi olla eroa hyvän prosessin ja suuren, joten muista kommunikoi eteen ja usein selkeyden luomiseksi.

Nopeuttaa edistymistä prosessin dokumentaatiolla

Prosessin dokumentaatio voi auttaa optimoimaan prosessin parannuksia ja tasoittaa tietä eri prosesseille tiellä. Dokumentoitu prosessi voi auttaa estämään tehottomuutta ja pullonkauloja valmistellessaan tiimijäseniä onnistuneissa projekteissa tulevaisuudessa.

Ota prosessitietosi yksi askeleen edelleen työnkulunhallintaohjelmistolla, joka auttaa tiimien virtaviivaisia ​​prosesseja.