Dokumentasi Proses: How-That dengan Contoh

Ringkasan

Dokumentasi proses adalah dokumen internal, hidup yang merinci tugas dan langkah-langkah yang diperlukan untuk meluncurkan proses baru. Pelajari cara membuat dokumen proses, serta manfaat menerapkannya pada tim Anda.

Mencari untuk mengeksekusi proses baru tetapi tidak yakin bagaimana memulai? Kami sudah membahasnya. Dokumentasi proses adalah deskripsi terperinci tentang cara menjalankan proses. Ini menguraikan langkah-langkah pasti yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga selesai.

Membuat dokumen terperinci bisamenyelaraskan kerja timsekitar tujuan proses dan mendorong kejelasan organisasi. Sebagai pemimpin tim, Anda memiliki kesempatan untuk mendefinisikan bidang dan fungsi mana yang paling cocok dengan tim Anda - dari mengidentifikasi batas-batas proses untuk mendokumentasikan langkah-langkah proses.

Mari kita pergi dengan tujuan dokumentasi proses, cara membuat satu (dengan contoh), dan manfaat untuk mengimplementasikannya untuk tim Anda.

Apa itu dokumentasi proses?

Dokumentasi proses adalah dokumen internal, hidup yang merinci tugas dan langkah-langkah yang diperlukan untuk meluncurkan proses baru.

Dari sesuatu yang sederhana seperti aliboarding baru-baru ini untuk tujuan yang lebih besar seperti mengubah struktur tim, penting untuk mendokumentasikan dan melacak kemajuan proses baru.

Anda juga dapat membuat dokumentasi proses untuk merampingkan proses saat ini. Anda mungkin terkejut belajar berapa banyak yang Anda miliki di organisasi Anda - dari menyebarkan alat baru untuk komunikasi yang dihadapi pelanggan.

Beyond Time Tim selaras, proses dokumentasi berfungsi sebagai apeta jalanUntuk anggota tim yang membantu memperjelas langkah-langkah yang diperlukan untuk membuat proses baru. Ini juga menghilangkan kebingungan antara anggota tim, berfungsi sebagai sumber daya untuk merujuk kembali pada cara menyelesaikan sesuatu.

Proses dokumentasi vs. proses pemetaan

Sedangkan kedua istilah terdengar serupa, ada beberapa perbedaan utama antara dokumentasi proses danproses pemetaan .

Perbedaan utama antara keduanya adalah tata letak setiap sistem. Proses dokumentasi berfokus pada pembuatan dokumen tertulis yang menguraikan detail utama, sementara proses pemetaan berfokus pada visualisasi proses. Dan sementara dokumentasi proses memang termasuk representasi visual, itu sangat berbeda dari visual mendalam dari peta proses.

Cara Membuat Dokumen Proses

Dari ruang lingkup awal hingga pengujian dan peninjauan, ada delapan langkah yang dapat Anda ikuti untuk membuat dokumen proses.

Setiap fase bertujuan untuk secara formal mendokumentasikan banyak langkah proses, menjaga tim Anda selaras dan berkomunikasi. Kami akan melalui delapan langkah ini dan menyorot komponen-komponen utama yang harus Anda sertakan dalam dokumen proses Anda.

1. Ruang lingkup proses awal

Pada langkah pertama, manajer proyek meliputi informasi awal dan menciptakan deskripsi singkat berdasarkan tujuan, timeline, dan prioritas. Ini dilakukan dengan meninjau tujuan dan mendokumentasikannya dalam akasus bisnis .

Saat Anda lingkup proses, sertakan:

Tujuan utama:Pertimbangkan apaIndikator kinerja utamaatau tujuan bisnis, proses Anda berusaha untuk mencapai.

Stakeholder:Meskipun Anda mungkin belum tahu individu tertentu, pertimbangkan tim mana yang akan bekerja bersama.

Linimasa:Anda dapat memperkirakan ruang lingkup proses dan timeline untuk penyelesaian denganMetode Path Critical. .

Prioritas:Tentukan betapa pentingnya proses ini untuk diterapkan dibandingkan dengan proyek dan tujuan lain yang sedang dikerjakan oleh tim Anda.

Faktor-faktor ini membantu melukis gambaran yang jelas bagi para pemangku kepentingan dan tim kepemimpinan untuk dengan cepat memahami proses yang dihadapi.

2. Tetapkan batas proses

Setelah Anda memiliki informasi proses awal, Anda kemudian dapat mendefinisikan batas. Untuk melakukannya, garis besar di mana prosesnya cocok dengan berbagai tim dengan mengidentifikasi berbagai tugas yang dilakukan setiap tim. Pertimbangkan di mana proses dimulai dan berakhir, dan siapa yang terpengaruh olehnya.

Mendefinisikan batasan ini dapat membantu mengatur pedoman tugas yang jelas ketika Anda siap untuk mengimplementasikan proses baru. Misalnya, jika Anda ingin mengurangi kerja keras denganOtomatisasi proses, batas-batas Anda mungkin termasuk mendedikasikan tim TI Anda untuk memicu proses dan tim operasi Anda untuk menyelesaikan proses.

3. Tentukan input dan output proses

Langkah ketiga melibatkan mengidentifikasi input dan output.

Proses inputadalah sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proses.

Proses outputadalah apa yang ingin Anda capai di akhir suatu proses.

Anda dapat menentukan output dengan melihat awal Andatujuan proyekdan memilih indikator spesifik dan terukur. Misalnya, jika tujuan Anda adalah menghabiskan lebih sedikit waktu untuk kerja keras, salah satu output Anda mungkin untuk mengotomatiskan pengingat tugas. Dalam contoh yang sama, input Anda mungkin untuk mengimplementasikan aAlat Manajemen Kerja .

Menentukan input dan output akan memungkinkan Anda untuk menghancurkan setiap tujuan ini menjadi langkah-langkah kecil nanti.

4. Identifikasi langkah-langkah proses

Sekarang setelah Anda mengumpulkan informasi yang diperlukan melalui input dan output proses, saatnya untuk memecah rencana proses Anda menjadi langkah-langkah kecil. Ini dapat dilakukan secara independen, atau dalam aBrainstorming.sidang.

Mulailah dengan melihat titik awal proses - dengan kata lain, apa yang memicu batas-batas proses. Dalam beberapa kasus, akan ada ketergantungan yang harus diselesaikan untuk proses dimulai. Misalnya, agar pengingat tugas menjadi otomatis, tugas-tugas pertama-tama perlu dibuat.

Setelah Anda menentukan apa yang memicu proses untuk memulai dan mengakhiri, daftar masing-masing langkah proses dalam urutan berurutan. Jika ada beberapa tugas yang dibutuhkan, daftar masing-masing dalam langkah. Anda akan ingin menjaga langkah Anda sesederhana mungkin dan fokus hanya dengan menangkap bagian-bagian penting dari proses.

Memecah setiap langkah menjadi komponen kecil yang dapat ditugaskan untuk pemangku kepentingan individu. Langkah selanjutnya adalah menetapkan tanggung jawab untuk setiap langkah.

5. Terhubung dengan pemangku kepentingan proyek

Setelah langkah-langkah diletakkan, inilah saatnya untuk menghancurkan setiap tugas dan menetapkan siapa yang bertanggung jawab untuk mereka. Adalah ide yang baik untuk memasukkan informasi terperinci untuk setiap tugas dalam dokumen, seperti hasil dan timeline. Ini memberikan kejelasan dan merampingkan komunikasi.

Jika Anda perlu memberikan latar belakang tugas atau konteks tambahan untuk proyek yang lebih kompleks, pertimbangkan untuk bertemu dengan tim atau mengarahkan mereka ke informasi yang mereka butuhkan. Ini bisa menjadi pengetahuan hukum atau pedoman merek yang diperlukan untuk menyelesaikan hasil.

6. Bangun proses diagram alur

Sekarang datang bagian yang menyenangkan untuk memvisualisasikan proses Anda. Satu cara mudah untuk melakukan ini adalah dengan adiagram alir. Tergantung pada jenis proses yang Anda dokumentasikan, sebuah alur dapat memberikan kejelasan dengan cara yang dapat dicerna. Anda juga dapat memperoleh manfaat dari aAlat Manajemen Alur KerjaItu memungkinkan Anda untuk melacak tujuan dan tugas di sepanjang jalan.

Untuk membangun diagram alur, Anda harus memiliki langkah-langkah proses, input dan output, dan informasi pemangku kepentingan yang ditugaskan. Kemudian, yang harus Anda lakukan dengan rapi meletakkan setiap langkah dalam urutan berurutan.

Berikut adalah contoh dari alur dokumen proses untuk menginspirasi Anda sendiri:

Seperti yang Anda lihat, setiap langkah memiliki input dan output yang sesuai. Memvisualisasikan langkah-langkah ini di sebuah alur membuatnya mudah untuk melihat sumber daya dan hasil mana yang dapat Anda harapkan. Anda juga dapat menambahkan Swimlanes ke diagram Anda untuk mengkategorikan siapa yang ditugaskan untuk tugas mana. Ini bisa sangat membantu untuk proses yang kompleks.

Sementara setiap proses akan terlihat sedikit berbeda, penting agar Anda menghubungkan langkah-langkah Anda secara berurutan dan memberikan informasi paling penting di muka.

7. Catatan Pengecualian Aliran Proses

Sekarang setelah Anda mendokumentasikan representasi visual dari aliran proses Anda, catat segala pengecualian yang mungkin ditemui oleh tim Anda. Pengecualian ini berasal dari fakta bahwa tidak setiap aliran akan mengikuti jalur yang sama persis.

Misalnya, pengecualian untuk alur kerja di atas mungkin beberapa tugas tidak memerlukan ulasan tergantung pada kompleksitas pekerjaan. Dalam hal ini, Anda ingin mencatat skenario mana yang tidak memerlukan persetujuan. Anda juga harus memasukkan langkah-langkah yang harus diambil tim Anda untuk mengatasi pengecualian ini.

8. Uji prosesnya

Langkah terakhir dalam siklus hidup dokumentasi proses sedang menguji proses untuk memastikan itu berfungsi. Sambil menguji, mengidentifikasi di mana masalah muncul atau di mana risiko mungkin dan memperbaikinya secara real time. Ini adalah kesempatan untuk menyempurnakan proses baru Anda, jadi buat perubahan yang diperlukan sehingga dapat berjalan secepat mungkin.

Ajukan pertanyaan untuk mengungkap setiap titik nyeri:

Apakah dokumen aliran proses Anda menyelesaikan masalah yang ingin Anda perbaiki?

Apakah Anda perlu menerapkan perubahan yang lebih besar agar proses Anda berjalan secara optimal?

Setelah Anda bekerja melalui titik nyeri, tentukan efektivitas proses. Ini adalah kesempatan untuk menyempurnakan proses Anda sehingga dapat berjalan seindah mungkin.

Akhirnya, Anda dapat menutup tugas proses terbuka dan menyimpan informasi di ruang bersama untuk ditinjau nanti jika diperlukan.

Manfaat Dokumentasi Proses

Apakah Anda membuat aliran proses mendalam atau menempel pada garis besar bersama, mendokumentasikan informasi segera dapat mencegah pekerjaan dari tergelincir oleh masalah dalam jangka panjang.

Dari menghilangkan kesalahan untuk meningkatkanalokasi sumber dayadan efisiensi, ada empat keunggulan utama untuk memproses dokumentasi:

Menghilangkan kesalahan

Dokumentasi proses bisnis mencegah kesalahan dengan secara proaktif menguraikan setiap langkah proses. Anda dapat menganalisis efektivitas langkah-langkah itu dan membuat perubahan saat Anda pergi.

Dengan secara proaktif mendokumentasikan proses Anda, Anda menghilangkan:

Kurang komunikasi:Tanpa dokumentasi yang tepat, komunikasi dapat didistribusikan yang menghasilkan lebih banyak pekerjaan tentang pekerjaan.

Langkah-langkah proses yang terlewatkan:Tanpa langkah-langkah terperinci, tugas mungkin bingung atau mengabaikan hasil yang tidak efisien.

Tujuan dan output yang tidak jelas:Jika mereka tidak memahami tujuan dari proses tertentu, anggota tim mungkin tidak jelas tentang hasil atau prioritas.

Lifecycle dokumentasi proses menganalisis kesalahan dan memberi Anda sistem untuk terus memantau potensi kemacetan di seluruh siklus hidup proses. Ini memberi Anda kesempatan untuk memodifikasi atau menghilangkan langkah-langkah yang tidak diperlukan.

Mengurangi kerja keras

Dokumen proses yang tepat mengurangi kerja keras dan waktu yang dihabiskan untukbekerja tentang pekerjaanKarena informasi disajikan di muka dan dipasangkan dengan visual.

Roadblocks umum yang dihilangkan dokumentasi proses meliputi:

Rapat yang sering:Dokumen proses dapat merinci informasi yang diperlukan yang akan membutuhkan pertemuan. Pertemuan yang tidak efektif membuang waktu dan bahkan dapat meningkatkan kebingungan dalam kasus-kasus tertentu.

Karya duplikat:Ketika tugas diselenggarakan dengan benar pertama kali, pekerjaan cenderung diduplikasi.

Komunikasi Disorganisasi:Informasi yang disimpan di berbagai lokasi dapat menyebabkan komunikasi yang tidak terorganisir.

Mengurangi kesalahan ini membantu tim Anda menjadi lebih produktif dan fokus pada pekerjaan yang dihadapi. Anda juga bisa melangkah lebih jauh dan mengimplementasikanOtomatisasi proses bisnisuntuk menghilangkan kerja keras tambahan.

Merampingkan alokasi sumber daya

Dokumen proses merampingkan alokasi sumber daya dengan mengatur informasi ke dalam langkah-langkah yang jelas dan menghubungkannya dengan sumber daya yang dibutuhkan.

Ini memastikan bahwa sumber daya adalah:

Digunakan dengan cara yang benar:Ketika tim tahu sumber daya mana yang akan digunakan, mereka dapat menggunakannya dengan benar dan efisien.

Terhubung ke langkah yang tepat:Dengan menghubungkan sumber daya dengan tugas, jelas bagaimana dan kapan mereka harus digunakan.

Menghasilkan hasil yang dimaksud:Ketika sumber daya dialokasikan dengan benar, mereka dapat digunakan untuk tujuan yang dimaksudkan.

Karena penyalahgunaan sumber daya dapat menghasilkan overspinging, penting untuk memetakan alokasi dengan benar sehingga tim Anda disiapkan dengan sumber daya yang diperlukan.

Meningkatkan Komunikasi

Mempertahankan komunikasi dalam alat bersama dapat mencegah masalah proses di masa depan. Ini membantu dengan memberikan semua pemangku kepentingan akses ke sumber kebenaran bersama yang dapat dilihat kapan saja.

Komunikasi yang ditingkatkan dapat membantu:

Pekerjaan dilakukan dengan benar pertama kali di sekitar:Komunikasi yang jelas mengurangi risiko kebingungan dan pekerjaan berkualitas rendah.

Buat pengetahuan proses yang jelas:Komunikasi dapat membuat tim tetap up to date dengan proses baru.

Meningkatkan peta proses dan prosedur operasi standar:Komunikasi dapat mengklarifikasi informasi dan memastikan peta proses dan prosedur menyelaraskan dengan tujuan proses asli.

Komunikasi tim dapat menjadi perbedaan antara proses yang baik dan yang hebat, jadi pastikan untuk berkomunikasi di depan dan sering untuk menciptakan kejelasan.

Percepat kemajuan Anda dengan dokumentasi proses

Dokumentasi proses dapat membantu mengoptimalkan peningkatan proses dan membuka jalan bagi proses yang berbeda di ujung jalan. Proses yang terdokumentasi dapat membantu mencegah inefisiensi dan hambatan saat menyiapkan anggota tim untuk proyek-proyek yang sukses di masa depan.

Ambil dokumentasi proses Anda selangkah lebih maju dengan perangkat lunak manajemen alur kerja yang membantu tim merampingkan proses.