프로세스 문서는 새 프로세스를 시작하는 데 필요한 작업과 단계를 자세히 설명하는 내부, 생활 문서입니다. 프로세스 문서를 만드는 방법은 물론 팀에 하나를 구현하는 이점을 만드는 방법을 배우십시오.

새로운 프로세스를 실행하지만 시작하는 방법을 확실하지 않으십니까? 우리는 당신이 덮여 있습니다. 프로세스 설명서는 프로세스를 실행하는 방법에 대한 자세한 설명입니다. 시작부터 끝까지 작업을 완료하는 데 필요한 정확한 단계를 설명합니다.

자세한 문서 만들기 수 있습니다 팀워크를 맞 춥니 다 공정 목표 주위에 조직의 선명도를 조장하십시오. 팀 리더로서 프로세스 단계를 문서화하는 프로세스 경계를 ​​식별하는 팀에서 가장 잘 맞는 필드와 기능을 정의 할 수있는 기회가 있습니다.

프로세스 문서, 하나의 예제를 만드는 방법과 팀을 위해 구현의 이점을 작성하는 방법을 목적으로 가자.

프로세스 문서 란 무엇입니까?

프로세스 문서는 새 프로세스를 시작하는 데 필요한 작업과 단계를 자세히 설명하는 내부, 생활 문서입니다.

팀 구조를 바꾸는 것과 같은 더 큰 목표에 대한 새로운 목표를 보딩하는 것처럼 단순한 것처럼, 새로운 프로세스의 진행 상황을 제대로 문서화하고 추적하는 것이 중요합니다.

프로세스 설명서를 작성하여 현재 프로세스를 간소화 할 수도 있습니다. 조직에서 이미 새로운 도구를 고객이 직면 한 의사 소통에 배치하는 것으로 보이는 것만으로 배우는 것이 놀랄 수 있습니다.

팀을 정렬하는 것 외에도 프로세스 설명서는 로드맵 새로운 프로세스를 만드는 데 필요한 단계를 명확히하는 데 도움이되는 팀 구성원의 경우. 또한 팀 구성원 간의 혼란을 없애고, 이동하는 방법을 되돌릴 수있는 자원으로 봉사합니다.

두 용어가 유사한 경우에는 프로세스 설명서와 프로세스 매핑 ...에

둘 사이의 주요 차이점은 각 시스템의 레이아웃입니다. 프로세스 설명서는 주요 세부 정보를 요약 한 서면 문서 작성에 중점을 둡니다. 프로세스 매핑은 프로세스를 시각화하는 데 중점을 둡니다. 프로세스 설명서에는 시각적 인 표현이 포함되어 있지만 프로세스 맵의 심층적 인 시각적 인 시각적 인 것과는 매우 다릅니다.

프로세스 문서를 만드는 방법

초기 적용 범위에서 테스트 및 검토로 이어지는 경우 프로세스 문서를 만드는 데 8 단계가 있습니다.

각 단계는 공식적으로 프로세스의 많은 단계를 문서화하여 팀을 정렬하고 통신을 분명히 유지하는 것을 목표로합니다. 우리는이 8 단계를 거쳐 프로세스 문서에 포함 해야하는 주요 구성 요소를 강조 표시합니다.

첫 번째 단계에서 Project Manager는 초기 정보를 범위를 지정하고 목표, 타임 라인 및 우선 순위에 따라 간단한 설명을 만듭니다. 이것은 목표를 검토하고 문서화하여 비즈니스 사례 ...에

프로세스를 범위로 표시하면 다음을 포함시킵니다.

주요 목표 : 무엇을 고려해보십시오 핵심 성과 지표 또는 귀하의 프로세스가 성취하려고하는 비즈니스 목표.

이해 관계자 : 특정 개인을 아직 알 수 없지만 어떤 팀이 함께 일할 것인지 고려해보십시오.

타임 라인 : 프로세스 범위와 타임 라인을 완료 할 수 있습니다. 중요한 경로 방법 ...에

우선 사항: 팀이 작업하고있는 다른 프로젝트와 목표에 비해이 프로세스가 구현하는 것이 얼마나 중요한지 결정하십시오.

이러한 요소들은 이해 관계자와 지도력 팀의 명확한 그림을 칠하여 손상에 프로세스를 신속하게 이해하는 데 도움이됩니다.

초기 프로세스 정보가 있으면, 당신은 그 경계를 정의 할 수 있습니다. 그래서 개요를 할 위치를 각 팀이 수행 다른 작업을 식별하여 다양한 팀에 프로세스에 맞 춥니 다. 프로세스가 시작 및 종료, 누가 그것에 의해 영향을받는 위치를 고려하십시오.

새 프로세스를 구현 할 준비가되면 이러한 경계를 정의하는 것은 일련의 명확한 업무 지침을 할 수 있습니다. 예를 들어, 함께 busywork을 줄이기 위해 찾고 있다면 프로세스 자동화 당신의 경계는 프로세스와 절차를 완료하여 운영 팀을 트리거하기 위해 IT 팀을 전용으로 포함 할 수 있습니다.

세번째 단계는 입력 및 출력 모두를 식별하는 것을 포함한다.

프로세스 입력 프로세스를 완료하는 데 필요한 자원이다.

프로세스 출력 이 프로세스의 마지막에 달성하고자하는 것입니다.

당신은 당신의 초기보고 출력을 확인할 수 있습니다 프로젝트 목적 그리고, 측정 지표를 선택 특정. 당신의 목표는 busywork에 적은 시간을 할애하는 경우 예를 들어, 귀하의 출력 중 하나는 작업 알림을 자동화 할 수 있습니다. 같은 예에서, 사용자의 입력은을 구현하기 위해 수 있습니다 작업 관리 도구 ...에

입력과 출력을 결정하는 것은 당신이 다음 나중에 작은 단계로 이러한 목표의 각각을 분해 할 수 있습니다.

이제 프로세스 입력과 출력을 통해 필요한 정보를 수집 한 것으로, 그것은 작은 단계로 프로세스 계획을 깰 시간이다. 이것은 독립적으로 수행하거나에서 할 수 있습니다 브레인 스토밍 세션.

의 시작 지점을보고 시작 프로세스에서 즉, 어떤 프로세스 경계를 트리거합니다. 어떤 경우에는, 프로세스가 시작 완료해야 종속성이있을 것이다. 예를 들어, 순서대로 작업을 자동화 할 미리 알림, 작업 첫째 필요성이 생성된다.

당신은 순차적으로 프로세스의 각 단계를 시작과 끝, 목록 할 수있는 프로세스를 트리거 무엇을 결정하면. 필요한 여러 작업이있는 경우, 단계 내에서 각각의 목록입니다. 당신은 가능한 한 간단하게 당신의 단계를 유지하고 과정의 캡처 키 부분에 초점을 맞출 것입니다.

개별 이해 관계자에 할당 할 수있는 작은 구성 요소로 각 단계를 분류합니다. 다음 단계는 각 단계에 대한 할당 책임이다.

단계가 배치되고 나면, 그것의 시간이 각 작업 아래 휴식과 그들에 대한 책임이 누구인지 할당합니다. 그것은 인도와 타임 라인과 같은 문서의 각 작업에 대한 자세한 정보를 포함하는 좋은 아이디어입니다. 이는 명확성과 유선 통신을 제공합니다.

좀 더 복잡한 프로젝트에 대한 추가 작업 배경 또는 컨텍스트를 제공해야하는 경우, 팀과 회의 또는 필요한 정보에 직접 고려. 이것은 완전한 결과물에 필요한 법률 지식이나 브랜드 가이드 라인이 될 수 있습니다.

이제 프로세스를 파트 시각화 재미 온다. 이 작업을 수행하는 쉬운 방법 중 하나는 함께 순서도 ...에 당신이 문서화하고 프로세스의 유형에 따라, 플로우 차트는 소화 방법으로 선명도를 제공 할 수 있습니다. 또한 혜택을 누릴 수 있습니다 워크 플로우 관리 도구 그게 당신이 길을 따라 목표와 작업을 추적 할 수 있습니다.

플로우 차트를 구축하기 위해, 당신은 당신의 공정 단계, 입력과 출력이 필요하고, 편리 이해 관계자의 정보를 할당합니다. 그런 다음, 당신이 할 일은 깔끔하게 순서대로 각 단계를 배치한다.

여기에 자신을 격려하는 프로세스 문서 플로우 차트의 예입니다 :

볼 수 있듯이, 각각의 단계는 대응하는 입력 및 출력을 갖는다. 순서도에서 다음 단계를 시각화하는 것은 쉽게 예상 할 수있는 자원과 결과를 볼 수 있습니다. 당신은 또한 작업에 할당 된 사람 분류 다이어그램에 수영 레인을 추가 할 수 있습니다. 다음은 복잡한 프로세스에 특히 도움이 될 수 있습니다.

각 프로세스는 약간 다를 것입니다 있지만, 그것은 당신이 순서대로 단계를 연결하고 가장 중요한 정보의 선행을 제공하는 것이 중요합니다.

이제 프로세스 흐름의 시각적 표현을 문서화 했으므로 팀이 가로 지르는 예외를 기록하십시오. 이러한 예외는 모든 흐름이 똑같은 경로를 따르는 것은 아닙니다.

예를 들어, 위의 워크 플로의 예외는 작업의 복잡성에 따라 일부 작업을 검토가 필요하지 않을 수 있습니다. 이 경우 승인을 필요로하지 않는 시나리오를 기록 할 것입니다. 이러한 예외를 해결하기 위해 팀이 수행 해야하는 단계도 포함해야합니다.

프로세스 문서 수명주기의 마지막 단계는 작업이 작동하도록하는 프로세스를 테스트하고 있습니다. 테스트하는 동안 문제가 발생하거나 위험이있는 위치를 식별하고 실시간으로 수행 할 수있는 위치를 확인하십시오. 이것은 새로운 프로세스를 미세 조정할 수있는 기회이므로 가능한 한 원활하게 실행할 수 있도록 필요한 변경 사항을 변경하십시오.

통증 포인트를 밝히기 위해 질문을하십시오.

프로세스 흐름 문서가 수정하려는 문제를 해결 했습니까?

프로세스가 최적으로 실행되기 위해서는 더 큰 변경 사항을 구현해야합니까?

통증 포인트를 통해 일하면 프로세스의 효과를 결정하십시오. 이것은 가능한 한 원활하게 실행될 수 있도록 프로세스를 미세 조정할 수있는 기회입니다.

마지막으로 열려있는 프로세스 작업을 닫고 공유 공간에 정보를 저장하여 나중에 검토 할 필요가있는 경우 나중에 검토 할 수 있습니다.

프로세스 문서의 이점

심층적 인 프로세스 흐름을 생성하거나 공유 개요에 스틱을 만들거나 정보를 문서화하면 장기적으로 문제가 탈선하지 못하게 할 수 있습니다.

향상시키기위한 오류 제거 자원 할당 효율성을 높이고 설명서를 처리하는 데 4 가지 핵심 이점이 있습니다.

비즈니스 프로세스 설명서는 프로세스의 각 단계를 적극적으로 설명하여 오류를 방지합니다. 이러한 단계의 효과를 분석하고 변경할 때 변경할 수 있습니다.

프로세스를 적극적으로 문서화함으로써 제거합니다.

의사 소통의 부족: 적절한 문서가 없으면 통신을 배포 할 수 있으므로 작업에 대한 더 많은 작업을 수행 할 수 있습니다.

누락 된 프로세스 단계 : 자세한 단계가 없으면 작업은 혼동되거나 간과 될 수 있으므로 비효율적 인 프로세스가 발생할 수 있습니다.

불분명 한 목표 및 출력 : 특정 프로세스의 목적을 이해하지 못하면 팀 구성원은 산출물이나 우선 순위에 대해 불분명 할 수 있습니다.

프로세스 문서 수명주기는 오류를 분석하고 프로세스 수명주기 전반에 걸쳐 잠재적 인 병목 현상을 지속적으로 모니터링하는 시스템을 제공합니다. 이렇게하면 필요없는 단계를 수정하거나 제거 할 수있는 기회를 제공합니다.

올바른 프로세스 문서는 바쁜 작업과 시간을 절감합니다. 작업에 대해 일하십시오 정보가 전면에 제시되고 시각적으로 짝을 이루어지기 때문에.

프로세스 설명서를 제거하는 일반적인 RoadBlock은 다음과 같습니다.

빈번한 회의 : 프로세스 문서는 회의가 필요한 정보를 자세히 설명 할 수 있습니다. 효과가없는 회의 시간은 낭비하고 선택 사례에서 혼란을 증가시킬 수 있습니다.

복제 작업 : 작업이 처음으로 올바르게 구성되면 작업이 중복 될 가능성이 적습니다.

혼란스러운 의사 소통 : 다양한 위치에 저장된 정보는 무레의 통신을 초래할 수 있습니다.

이러한 오류를 줄이는 데 도움이되는 팀이 더 생산적이며 작업에 초점을 맞출 수 있습니다. 하나의 한 단계 더하기를하고 구현할 수도 있습니다 비즈니스 프로세스 자동화 추가 바쁜 작업을 제거합니다.

프로세스 문서는 정보를 명확한 단계로 구성하고 필요한 자원을 연결하여 자원 할당을 간소화합니다.

이렇게하면 자원이 다음과 같습니다.

올바른 방법으로 사용됩니다. 팀이 어떤 리소스를 사용할지를 알고있을 때이를 올바르게 그리고 효율적으로 사용할 수 있습니다.

올바른 단계에 연결됨 : 리소스를 작업에 연결하여 사용법 및 시야 할 때 명확합니다.

의도 된 결과를 생산합니다. 자원이 제대로 할당되면 의도 된 목적으로 사용할 수 있습니다.

오용을 초래할 수 있으므로 과다 사용하면 할당을 올바르게 맵핑하여 팀이 필요한 자원으로 준비되어있는 것이 중요합니다.

공유 도구에서 통신을 유지하면 향후 프로세스 문제가 발생할 수 있습니다. 이것은 모든 이해 관계자에게 언제든지 볼 수있는 공유 된 진리 원천에 액세스 할 수 있습니다.

향상된 통신은 도움이 될 수 있습니다.

작업이 처음으로 올바르게 완료됩니다. 명확한 의사 소통은 혼란과 낮은 품질의 작업의 위험을 줄입니다.

명확한 프로세스 지식 만들기 : 의사 소통은 팀이 새로운 프로세스를 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

프로세스 맵 및 표준 작동 절차 향상 : 통신은 정보를 명확히하고 프로세스 맵 및 절차가 원래 프로세스 목표와 정렬되도록합니다.

팀 커뮤니케이션은 좋은 과정과 위대한 사이의 차이가 될 수 있으므로 선명도를 창출하기 위해 앞뒤로 의사 소통을해야합니다.

프로세스 설명서로 진행 상황을 가속화합니다

프로세스 문서는 프로세스 개선을 최적화하고 도로에서 다른 프로세스를위한 길을 포장하는 데 도움이 될 수 있습니다. 문서화 된 프로세스는 미래에 성공적인 프로젝트를 위해 팀 구성원을 준비하면서 비효율적 인 및 병목 현상을 방지 할 수 있습니다.

프로세스 문서를 팀과 프로세스를 간소화하는 데 도움이되는 워크 플로 관리 소프트웨어를 사용하여 프로세스 설명서를 참조하십시오.