Le guide ultime pour choisir un outil de reporting universel pour les chefs d'équipe

Si vous n'avez jamais utilisé d'outil de rapport auparavant, cela peut être intimidant pour commencer. Il est vrai que les outils de rapport peuvent vous aider à prendre des décisions efficaces et soutenues par des données, mais comment choisissez-vous le bon pour votre équipe? Quelles fonctionnalités vous aideront à prendre de meilleures décisions? Comment allez-vous créer un outil de rapport? Y a-t-il une telle chose comme trop d'informations?

Vous pouvez trouver et créer des rapports à différents niveaux de votre organisation. Les équipes d'affaires et de stratégie peuvent mettre en œuvre des rapports sur l'organisation, tandis que les équipes de vente ont besoin de rapports spécifiques à la vente. Mais en tant que responsable de l'équipe, peu importe ce que le département est à la place, vous avez besoin d'un moyen de voir toutes les informations de votre équipe et de les connecter à leurs flux de travail clés. La collecte, la digestion et l'analyse des données du projet ne sont pas faciles d'exploit, ce qui est là où les outils de rapport entrent.

Dans cet article, nous vous dirigerons par tout ce que vous devez savoir pour trouver le meilleur outil de reporting pour votre équipe. Des analyses de données à l'expérience utilisateur finale, voici comment les outils de rapport peuvent vous aider à analyser les données du projet et à frapper votre équipeIndicateurs de performance clés (KPI) .

Qu'est-ce qu'un outil de rapport?

Un outil de rapport vous aide à organiser, à analyser et à visualiser les données pertinentes. Avec le logiciel de rapport, vous pouvez faciliter les informations pour analyser, de sorte que vos équipes puissent prendre des décisions soutenues de données avec confiance et rapidement. Dans l'ensemble, les outils de rapport sont l'un des meilleurs moyens de traiter les données afin de comprendre la santé relative ou l'avancement de diverses initiatives.

Certaines plateformes de rapport offrent également:

API et connecteurs, pour automatiser et connecter des rapports sur vos outils commerciaux les plus importants.

Analyse intégrée, qui créent des rapports dans les outils que vous utilisez déjà pour réduire la commutation de l'application.

Prévision, à prendre des informations actuelles et d'extrapoler les performances à la fin d'un projet.

Rapport d'entreprise, avec des mesures de sécurité supplémentaires en place pour s'assurer que les bonnes informations sont distribuées aux bonnes personnes.

Quelles sont les outils de l'intelligence d'entreprise (BI)?

Outils d'Intelligence Business (BI), tels que des outils de rapport, prennent et analyser des informations. En plus d'analyser les informations, BI outils transforme et interprétez également les données pour attirer des idées significatives. Ces outils sont conçus pour agréger une large gamme d'informations de votre organisation. Vous pouvez donc prendre des décisions stratégiques plus larges et plus longues. Les gestionnaires de business Intelligence construisent souvent des tableaux de bord à l'aide de SQL ou d'une analyse de données pour dessiner des informations spécifiques et des résultats de leurs données.

En termes simples, le logiciel de rapport peut vous aider à comprendre l'état actuel de vos données et à la santé de diverses initiatives, tandis que les outils de renseignement professionnel peuvent vous aider à creuser pourquoi ces choses se passent en premier lieu.

Les trois types d'outils de rapport

Avant de parler de ce que et de la manière de signaler, il est important de comprendre pourquoi. L'accès à des données est important et l'agrégation des informations dont vous avez besoin est la clé de la prise de bonnes décisions commerciales. Afin de sélectionner le bon outil de rapport pour votre organisation, il est important de comprendre ce que vous voulez de rapporter en premier lieu.

La première étape consiste à comprendre quel type d'outil de rapport que vous recherchez. Il existe trois types principaux d'outils de rapport:

Outils qui rapportent des types d'informations spécifiques.Par exemple, Google Analytics peut vous donner des informations sur le référencement et le trafic de sites Web. De même, une CRM comme Salesforce rend compte de la progression de vos prospects et opportunités.

Des outils qui agrégent tout type de données.Par exemple, Microsoft Power BI et Google Data Studio vous permettent d'importer des informations provenant d'une variété de sources de données pour créer des rapports collectifs.

Outils qui se connectent à votre travail.Par exemple,Logiciel de rapport universelOffre un point de référence unique pour suivre la progression du travail de votre entreprise. En reliant que les objectifs critiques de l'entreprise, les hauts dirigeants ont une visibilité en temps réel et des informations sur tous les projets au même endroit.

FAQ: Quel outil dois-je utiliser?

Le type d'outil de rapport que vous investissez dépend de vos besoins spécifiques de votre équipe. Si vous conduisez des rapports à l'échelle de l'organisation, vous souhaitez probablement utiliser un outil tel que Zoho Analytics pour faire rapport sur de larges bandes de données de la manière la plus personnalisable possible. Sinon, si vous souhaitez simplement connaître une initiative spécifique - comme de combien d'utilisateurs participent à vos comptes de médias sociaux, vous êtes mieux à votre disposition avec un outil de rapport spécifique, comme HootSuite.

Mais en tant que chef d'équipe, l'une des choses les plus puissantes à signaler est les données du projet. Ce type de reporting-Universal Reporting - crée un point de référence unique pour suivre la manière dont le travail de votre organisation progresse à l'égard des objectifs critiques de l'entreprise. Les outils de rapport universels vous donnent des tableaux de bord à jour entre les équipes et les projets - avec des informations sur les charges de travail, le budget, le calendrier et plus encore - qui ne nécessitent pas de mise à jour ou de maintenance manuelle. Étant donné que ces outils sont liés au travail qui se produisent, alors qu'il se produit, ils sont toujours à jour.

Un reporting universel est souvent négligé, mais est essentiel pour avoir une incidence sur la conduite. Dans cet article, nous nous concentrerons sur les rapports universels et sur la manière dont vous pouvez utiliser ces outils pour vous assurer que votre équipe bénéficie de leur travail au maximum.

Les avantages des outils de reporting universels

Les outils de reporting silonés, ou des outils de rapport à large échelle de haut niveau n'ont pas une chose: une connexion directe aux données de votre équipe. Sans connexion entre le travail que vous effectuez et votre logiciel de rapport, vous devez investir dans un logiciel de connecteur ou construire des API robustes et intensives. Pire pire, cela signifie que vos données et vos rapports ne sont pas connectés au travail qu'ils représentent. Si les membres de l'équipe souhaitent en savoir plus sur les données Les couvre-échants de rapport, ils doivent passer à creuser des informations, planifier une réunion d'état ou recréer cette information manuellement.

C'est déjà un problème - selonnotre recherche, le travailleur du savoir moyen passe entre 10 applications jusqu'à 25 fois par jour. De plus, les travailleurs du savoir dépensent 13% de leur temps sur le travail déjà terminé. Avec le bon outil de rapport, vous pouvez répondre à ces problèmes: tout en responsabilisant également votre équipe de faire de leur mieux.

Les outils de rapport universels rassemblent et organisent des données de projet dans des ressources visuelles pouvant informer votreprocessus de prise de décision. Ce niveau de perspicacité peut être essentiel pour prendre des décisions importantes rapidement.

Les bons outils de reporting universels vous donnent:

Mises à jour en temps réel et perspicacité dans les données brutes

Un moyen de visualiser des informations - et de partager cette information

Un moyen d'explorer les détails

Un moyen d'accélérer le processus de rapport (par des choses comme l'automatisation et les modèles)

Rapports personnalisables avec les paramètres exacts dont vous avez besoin

Meilleure prise de décision éclairée

5 fonctionnalités communes de reporting universel

L'outil de reporting universel que vous sélectionnez doit avoir une partie, sinon toutes, de ces fonctionnalités. Tout a dit, ces cinq fonctionnalités peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de votre outil d'analyse de données.

Logiciel de visualisation

Le logiciel de visualisation des données est l'essentiel de la plupart des outils de rapport, y compris des rapports universels. Cela vous aide à analyser rapidement des informations en tournant les données en graphiques, graphiques et cartes.

Reporting en libre-service

Les options de reporting en libre-service ont des fonctionnalités simples et des fonctionnalités de glisser-déposer qui facilitent leur équipe. Cela peut être utile si vous ne faites que rapport sur un ou deux ensembles de données, et si vous n'avez besoin que d'informations de base dans vos rapports. Les outils de reporting en libre-service ont généralement des modèles que le concepteur de rapports peut utiliser pour faire tourner rapidement un rapport.

Tableaux de bord

Les tableaux de bord sont généralement intégrés aux outils de rapport de visualisation pour vous permettre de voir et de suivre le travail de chaque angle. Pour créer un tableau de bord, faites glisser différents widgets pertinents. Ensuite, chaque fois que vous rechargez les tableaux de bord, les widgets remplissent automatiquement avec les informations les plus récentes. C'est génial pour les chèques sur place dans le moment ou à maintenir une impulsion sur la manière dont le travail progresse en temps réel.

Rapports statiques

Les rapports statiques sont un excellent moyen d'instantané des données d'un point spécifique à temps. Par exemple, si vous souhaitez capturer des données après une campagne de lancement ou de marketing de produit, vous pouvez créer et enregistrer un rapport pour une analyse des données historiques à l'avenir, ou exporter ce rapport sous forme de fichier Microsoft Excel ou .csv. La plupart des outils de rapport offriront cette fonctionnalité d'une manière ou d'une autre. Toutefois, méfiez-vous des outils qui n'offrent que des rapports statiques car ils peuvent rapidement devenir obsolètes. Assurez-vous également d'accéder aux rapports de données en temps réel.

Déclaration ad-hoc

AD-HOC Reporting est un seul rapport unique et unique selon lequel une équipe de reporting ou d'analyse des affaires pourrait générer pour une requête ou une métrique spécifique. Les rapports ad hoc sont fortement personnalisés, mais aussi généralement de la portée. Ils offrent un regard très détaillé dans des données spécialisées.

Choses à rechercher dans un outil de rapport universel

Un outil de rapport doit connecter efficacement votre travail à vos rapports. Sans ce niveau de connexion, vous devez basculer entre les applications et rechercher des informations afin de trouver les données que vous recherchez.

Nous connaissons tous une recherche par courrier électronique pour cette mise à jour, ou la planification d'une réunion au compte rendu du statut d'un projet. ÀGestionnaire de tâches UDN, nous appelons ces activités à la poursuite de la poursuite ou à la suite du statut de travail - "Travailler sur le travail". Le travailleur de connaissances moyen dépense60% de leur tempssur le travail du travail. Avec un outil de reporting universel, vous pouvez regrouper des informations et tirer des conclusions claires afin de réduire les travaux sur le travail. Si les membres de l'équipe doivent dessiner des idées supplémentaires, ils peuvent cliquer sur le travail sous-jacent - car il s'agit de tout dans le même outil et adressez la racine du problème.

Rapports en temps réel

Sauf si vous créez spécifiquement un rapport statique, tous vos rapports devraient être en temps réel, de sorte que vous agissez sur les données les plus pertinentes. Sans mises à jour en temps réel, vous pouvez prendre des décisions basées sur des données obsolètes.

Tableaux de bord interactifs

Les rapports interactifs sont essentiels pour que vous accédez aux informations dont vous avez réellement besoin. Avec ces tableaux de bord, vous pouvez également expliquer plus en détail si vous voyez quelque chose de mal. Si les numéros sont des tableaux de bord hors-ou up-interactif vous permettent d'expliquer ces informations et de comprendre pourquoi cela pourrait être. En conséquence, vous et vos membres de votre équipe peuvent prendre des décisions commerciales bien informées et axées sur les données.

Personnalisation

Assurez-vous que l'outil de rapport universel que vous choisissez vous permet de créer des rapports comme vous le souhaitez. Si la structure est trop rigide, le rapport pourrait donner des données intéressantes - qui ne s'appliquent pas nécessairement à vos besoins.

Lorsque vous recherchez un outil de rapport universel, demandez-vous:

Comment les données peuvent-elles être visualisées dans ce rapport?

Y a-t-il plus d'une option pour visualiser ou présenter des données?

Puis-je exporter, imprimer ou partager des rapports?

Comment les autres personnes accèdent-elles ces rapports?

Modèles hors de la boîte

Cela dépend de la taille et de l'échelle de votre organisation, mais si vous commencez avec un reporting universel, recherchez un outil proposant des modèles et des conseils hors de la boîte sur ce que vous pouvez signaler. De cette façon, vous pouvez immédiatement commencer à voir des résultats.

Intégration

Un bon outil de reporting universel doit avoir un ensemble robuste d'intégrations. Votre organisation n'utilise pas simplement un outil commercial: vous avez besoin d'un écosystème connecté d'outils afin de faire votre meilleur travail. Voilà pourquoiGestionnaire de tâches UDNs'intègre àPlus de 200 outils commerciauxy comprisTableau , Puissance bi, etFléau .

Tarification

Bien sûr, assurez-vous que l'outil de reporting universel que vous sélectionnez est dans votre budget. Cependant, lorsque vous regardez la tarification, ne regardez pas simplement à quel point l'outil coûte-t-il également à quel point vous en sortez. Une solution de reporting universelle avec une construction intégréeGestion du portefeuille de projets et Logiciel de gestion de travail, Par exemple, pourrait être plus précieux qu'un outil de rapport consécutif, car vous obtenez plus de bangs pour votre argent.

Convivialité

Vous utiliserez fréquemment cet outil. Avant d'investir pleinement dans un outil de reporting universel, vérifiez si vous le pouvezessai. Rouler l'outil à certains membres de l'équipe clés et aux parties prenantes. Demandez-vous ce qui suit:

L'interface utilisateur est-elle facile à utiliser?

L'outil est-il convivial?

Les utilisateurs non techniques peuvent-ils trouver les informations dont ils ont besoin?

Dans quelle mesure l'intègre-t-il avec vos outils actuels?

À quelle fréquence les rapports générés?

Déverrouillez la visibilité et améliore l'impact avec les outils de reporting universels

Les bons outils de rapport universels permettent à votre équipe de prendre des décisions soutenues par des données. Lorsqu'il y a moins de devintes et plus de conseils, les membres de l'équipe peuvent se concentrer sur leur travail au maximum.

Si vous êtes prêt à commencer, essayezGestionnaire de tâches UDN« sRapports universelsobtenir une visibilité en temps réel et des idées exploitables sur tous les projets au même endroit. Avec les rapports universels, vous pouvez avoir des tableaux de bord à jour entre les équipes et les projets - avec des informations sur les charges de travail, le budget, le calendrier et plus encore - qui ne nécessitent pas de mise à jour ou de maintenance manuelle. Parce que les tableaux de bord sont connectés au travail dansGestionnaire de tâches UDNIls sont exacts et actuels, vous n'avez donc pas besoin de rechercher ou de demander des mises à jour.Commencer aujourd'hui .