Les trois pièces essentielles à la gestion de travail

Les travaux de coordination entre les équipes sont chaotiques, surtout si vous devez creuser des courriels ou des applications de messagerie pour trouver des informations. Sans un système de planification, d'organisation et d'exécution de travail au même endroit, la confusion et le chaos peuvent grandir, provoquer des équipes de se déplacer lentement, manquez des délais et ne parviennent pas à atteindre leurs objectifs les plus ambitieux.Travail à distancepeut composer ce problème et rendre les équipes particulièrement stressées.

Heureusement, vous et votre équipe pouvez surmonter ces obstacles de coordination - si vous êtes capable de travailler ensemble dans un bureau ou sontRemote et distribuéeautour du globe. C'est là que la gestion de travail - et un système de gestion de travail entrent dans.

Mais avec autant d'options là-bas, il peut être difficile de savoir quoi rechercher dans un outil. À la fin de ce guide, vous saurez exactement ce dont vous avez besoin d'un outil de gestion de travail pour aider votre équipe à rester synchronisé, à atteindre les délais et à atteindre vos objectifs.

Qu'est-ce que la gestion de travail et comment peut-il aider votre équipe à collaborer?

Pour définir rapidement la scène avant de plonger dans la manière dont un système de gestion de travail peut aider votre équipe à atteindre davantage, définirQuelle gestion de travail est, exactement. Voici comment on y pense àGestionnaire de tâches UDN :

Fondamentalement,Gestion de travail - par opposition à la gestion de projet-Est sur plus que simplement de vérifier une tâche ou de travailler sur un seul livrable. C'est une vaste façon de regarder comment vous et votre équipe de travail, de mettre en place des processus et des plans de travail pour une meilleure coordination sur toute votre organisation à long terme.

Et puisque la gestion de travail regarde la grande image et la manière dont toutes les pièces de travail concernent tout le monde de votre équipe sait comment leur travail contribue à des objectifs d'entreprise et d'organisation plus larges. Cela peut être une connexion responsabilisation des personnes à faire.

Maintenant, à quoi ressemble la gestion de travail lorsqu'elle est mise en œuvre? Jetons un coup d'œil aux trois piliers d'un système de gestion de travail pour illustrer la gestion de travail, dans la pratique et la manière dont elle rend la collaboration plus douce et moins stressante.

Pilier One: Organiser des éléments d'un système de gestion de travail

Peu importe l'industrie ou la société, il existe trois éléments essentiels qui définissent le travail - et un plan de travail - dans une équipe ou une organisation:

Tâches

Projets

Portefeuilles

UNEOutil de gestion de travailfacilite la planification des équipes et des organisations de planifier, d'organiser et d'exécuter des travaux basés sur ces éléments principaux. Discutons plus profondément dans chacun.

Première,Tâchesreprésentent des morceaux de travail individuels, comme une première série d'éditions sur un poteau de blog ou en examinant le code de quelqu'un. Les tâches peuvent être récurrentes à exécution d'un rapport mensuel ou d'une mise à jour d'une page de site Web. Peu importe votre travail ou quel projet votre équipe travaille, une tâche bien fabriquée doit fournir une clarté sur trois choses: qui fait quoi et quand. Il semble fondamental, mais si les tâches sont créées et attribuées sans l'OMS, quoi, et par choisi lorsqu'il est déposé immédiatement, le manque de responsabilité créera une confusion.

Tâches, lorsqu'elles sont regroupées, constituent le deuxième élément de base du travail: aprojet. Les projets représentent l'objectif plus vaste Une équipe tente d'atteindre, comme le lancement d'un nouveau produit ou de lancer une campagne de marque. En d'autres termes, tous les projets, peu importe la taille et la petite taille, sont simplement composés de plusieurs tâches individuelles (ou de nombreuses).

Portefeuilles de projetssont le troisième élément clé du travail. En bref, ce sont des groupes de projets. Ils sont les plus utiles pour un gestionnaire (ou un contributeur individuel impliqué dans plusieurs projets) pour garder une trace de beaucoup de choses. Le suivi des progrès avec les portefeuilles construit la transparence et la confiance entre les équipes, créant une coordination transparente dans tous les niveaux, des hauts dirigeants aux gestionnaires à des contributeurs individuels. Un portefeuille de projets dans un système de gestion de travail vous donne une vue à vol d'oiseau de l'ensemble de l'initiative, puis vous permet d'expliquer dans des projets individuels, tout au long du niveau de la tâche, de voir ce que tout le monde de votre équipe travaille.

Le meilleurSystèmes de gestion de travailAmenez ces trois éléments ensemble de manière transparente, vous donnant et votre équipeClarté et responsabilitéà chaque niveau de vos initiatives les plus importantes. Cette responsabilité et la clarté sont les premières étapes vers la moins de stress et des progrès accru. Un système de gestion de travail crée la structure et maintient tout, des petits détails à la grande image, au même endroit.

Pilier deux: Vues dynamiques dans un système de gestion de travail

Bien qu'une structure globale soit importante pour la normalisation de la manière dont les informations de travail sont capturées et organisées (par exemple des tâches, des projets et des portefeuilles de projets), un système de gestion de travail avecfaçons dynamiques de visualisationCette information peut en outre déverrouiller l'efficacité de votre équipe. La visualisation dynamique donne à chacun leur propre mode de visualisation de travail et de fonctionnement - mais qui convient au système de gestion de travail de votre équipe.

Au niveau individuel, les gens devraient pouvoir visualiser leurs propres tâches facilement et clairement, loin du fouillis d'un grand projet. Que ce soit une vue de liste ou une vue de calendrier, tout le monde a besoin d'un endroit pour voir leur "TO-DOS" d'une manière qui leur convient et facilite la mise au point sur les priorités des meilleures priorités. Cela aide les gens à organiser leur journée, à surveiller leur propre charge de travail et à hiérarchiser les tâches.

Au niveau de projetCertains projets conviennent mieux à certains types de visualisations que d'autres. Un événement avec une grande liste de chèques de tâches petites mais importantes est probablement le mieux visualisé dans une vue de liste. Cependant, pour un flux de travail agile, comme le développement Web, une vue de la carte pourrait être meilleure et un calendrier de contenu bénéficie probablement de - vous l'avez deviné - une vue calendaire.

Pourgrands projets complexesAvec de nombreux intervenants et partenaires interfonctionnels, il est important d'avoir un système de gestion de travail qui permet aux personnes de basculer entre différentes vues. Par exemple, un gestionnaire de marketing de produit peut souhaiter voir tous les livrables dans une liste de visualiser une journée, et le lendemain, ils peuvent avoir besoin d'unVue de la chronologiePour que toutes les dates dates de chacun soient bien mises en place.

À la fin de la journée, il n'y a pas de droit ou d'une mauvaise façon de visualiser des projets. La partie la plus importante de ce pilier est d'avoir un système de gestion de travail flexible et permet à votre équipe de basculer entre une vue la plus utile à ce moment-là.

Pilier trois: automatisez les processus avec un système de gestion de travail

Une grande partie du travail que nous faisons implique des processus en cours ou répétés - et vous ne le réaliserez peut-être pas même. En automatisant des processus simples avec un système de gestion de travail, vous pouvezaccélérer les flux de travail, réduire les erreurs et clarifier votre équipe.

Par exemple, la plupart des lancements de produits suivent les mêmes étapes - même si elles n'impliquent pas les mêmes personnes. Et si vous pouvieztemplatiserce? Un système de gestion de travail vous permet de créer un modèle pour les projets et les processus de votre équipe afin que vous ne puissiez pas commencer à partir de carré, concevoir le flux de travail à chaque fois. Cela garantit également que personne de votre équipe ne manque d'étapes critiques, telles que l'approbation du budget ou une signalisation juridique sur la création de campagne. Bien sûr, chaque projet a ses propres bizarreries, mais vous n'avez pas besoin de réinventer constamment la roue qui donne à votre équipe plus de temps et de compréhension des processus.

Certains systèmes de gestion de travail, commeGestionnaire de tâches UDN, vous permet également deautomatiserCertaines des tâches plus petites qui accomplissent le temps de votre équipe, comme l'attribution du bon travail au bon coéquipier, à la définition ou à la modification des dates d'échéance et à la remise du travail au bon moment. Lorsque votre équipe utilise un système de gestion de travail avec des fonctionnalités d'automatisation, de nombreux processus ne garantissent aucune étape critique - et aide votre équipe à bouger plus rapidement.

Collaborer plus efficacement avec un système de gestion de travail

Avec un système de gestion de travail, vous et votre équipe peut passer à réactive ou en pensant un projet à la fois pour examiner l'ensemble du système dans lequel vous opérez. Lorsque vous pouvez obtenir une vue à vol d'oiseau de tout ce qui se passe - et comment votre travail se connecte à des initiatives plus larges - votre équipe peut devenir plus efficace et moins stressée.

Plutôt que de se demander qui fait quelles quand, à la recherche d'un document par courrier électronique ou en essayant de rappeler comment votre équipe a planifié le dernier projet, la gestion de travail garde tout organisé pour vous. Avec une seule source de vérité, vous et votre équipe peut créer des plans de travail solides sachant que vous et votre équipe peut vous tenir compte et accomplir davantage avec moins de stress.