Phối hợp công việc trên các đội là hỗn loạn, đặc biệt nếu bạn phải đào qua email hoặc ứng dụng nhắn tin để tìm thông tin. Không có hệ thống lập kế hoạch, tổ chức và thực thi công việc ở một nơi, sự nhầm lẫn và hỗn loạn có thể phát triển, khiến các đội di chuyển chậm, mất thời hạn, và không đạt được các mục tiêu đầy tham vọng nhất của họ.
Làm việc từ xa
có thể ghép vấn đề này và làm cho các đội cảm thấy đặc biệt căng thẳng.
Ba mảnh thiết yếu để quản lý công việc
Phối hợp công việc trên các đội là hỗn loạn, đặc biệt nếu bạn phải đào qua email hoặc ứng dụng nhắn tin để tìm thông tin. Không có hệ thống lập kế hoạch, tổ chức và thực thi công việc ở một nơi, sự nhầm lẫn và hỗn loạn có thể phát triển, khiến các đội di chuyển chậm, mất thời hạn, và không đạt được các mục tiêu đầy tham vọng nhất của họ.
Làm việc từ xa
có thể ghép vấn đề này và làm cho các đội cảm thấy đặc biệt căng thẳng.
May mắn thay, bạn và nhóm của bạn có thể vượt qua những rào cản phối hợp này, dù bạn có thể làm việc cùng nhau trong một văn phòng hay không[số 8]từ xa và phân phối
trên toàn cầu. Đó là nơi quản lý công việc, và một hệ thống quản lý công việc đến.
Nhưng với rất nhiều lựa chọn ngoài kia, thật khó để biết những gì cần tìm kiếm trong một công cụ. Vào cuối hướng dẫn này, bạn sẽ biết chính xác những gì bạn cần từ một công cụ quản lý công việc để giúp nhóm của bạn ở lại đồng bộ, đạt được thời hạn và đạt được mục tiêu của bạn.
Quản lý công việc là gì và làm thế nào nó có thể giúp nhóm của bạn cộng tác?
Quản lý tác vụ UDN
biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành
Để nhanh chóng thiết lập sân khấu trước khi lặn về cách hệ thống quản lý công việc có thể giúp nhóm của bạn đạt được nhiều hơn, hãy xác định
Quản lý công việc là gì
, một cách chính xác. Đây là cách chúng ta nghĩ về nó tại
Quản lý tác vụ UDN
:
Về cơ bản,[số 8]Quản lý công việc - trái ngược với quản lý dự án
-Là về nhiều hơn là chỉ đơn giản là kiểm tra một nhiệm vụ hoặc làm việc trên một giao hàng duy nhất. Đó là một cách mở rộng về cách bạn và nhóm của bạn hoạt động, thiết lập các quy trình và kế hoạch làm việc để phối hợp tốt hơn trên toàn bộ tổ chức của bạn về lâu dài.
Và vì quản lý công việc nhìn vào bức tranh lớn và cách tất cả các tác phẩm liên quan, mọi người trong nhóm của bạn đều biết cách thức hoạt động của họ đóng góp cho các mục tiêu của công ty và tổ chức rộng hơn. Đó có thể là một kết nối trao quyền cho những người thực hiện.
Bây giờ, quản lý công việc trông như thế nào khi được thực hiện? Chúng ta hãy xem ba trụ cột của một hệ thống quản lý công việc để minh họa những gì quản lý công việc trông như thế nào, trong thực tế, và làm thế nào nó làm cho sự hợp tác mượt mà và ít căng thẳng hơn.
Trụ cột một: Tổ chức các yếu tố của một hệ thống quản lý công việc
Quản lý tác vụ UDN
biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành
Bất kể ngành hay công ty, có ba yếu tố cốt lõi xác định công việc và một kế hoạch làm việc trong một nhóm hoặc tổ chức:
Nhiệm vụ
Dự án.
[số 8]Danh mục đầu tư
MỘT
Công cụ quản lý công việc
Làm cho nó dễ dàng cho các đội và tổ chức lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện công việc dựa trên các yếu tố cốt lõi này. Hãy đào sâu hơn vào mỗi một.
Đầu tiên,
nhiệm vụ
đại diện cho các tác phẩm riêng lẻ, giống như một vòng đầu tiên của các chỉnh sửa trên một bài đăng trên blog hoặc xem xét mã của ai đó. Nhiệm vụ có thể được định kỳ giống như chạy một báo cáo hàng tháng hoặc như cập nhật trang web của một trang web. Bất kể công việc của bạn là gì hoặc dự án nào mà nhóm của bạn đang làm việc, một nhiệm vụ được chế tạo tốt cần cung cấp sự rõ ràng trong ba điều: ai đang làm gì và khi nào. Có vẻ như cơ bản, nhưng nếu các nhiệm vụ được tạo ra và được chỉ định mà không có ai, thì sao, và bằng cách hashed ngay lập tức, sự thiếu trách nhiệm sẽ tạo ra sự nhầm lẫn.
Nhiệm vụ, khi được nhóm lại với nhau, tạo thành yếu tố cốt lõi thứ hai của công việc: a
dự án
. Các dự án đại diện cho mục tiêu lớn hơn Một nhóm đang cố gắng đạt được, như ra mắt một sản phẩm mới hoặc khởi động một chiến dịch thương hiệu. Nói cách khác, tất cả các dự án, bất kể lớn hay nhỏ, chỉ đơn giản là bao gồm một số nhiệm vụ riêng lẻ (hoặc nhiều).
Danh mục đầu tư của các dự án
là yếu tố quan trọng thứ ba của công việc. Nói tóm lại, họ là các nhóm dự án. Chúng hữu ích nhất cho một người quản lý (hoặc người đóng góp cá nhân liên quan đến nhiều dự án) để theo dõi nhiều thứ. Theo dõi tiến độ với danh mục đầu tư xây dựng sự minh bạch và tin tưởng trên các đội, tạo ra sự phối hợp liền mạch trên tất cả các cấp, từ các nhà lãnh đạo cao cấp đến các nhà quản lý cho người đóng góp cá nhân. Một danh mục dự án trong một hệ thống quản lý công việc cung cấp cho bạn chế độ xem mắt chim về toàn bộ sáng kiến và sau đó cho phép bạn đi sâu vào các dự án riêng lẻ, tất cả các cách đến cấp độ nhiệm vụ, để xem những gì mọi người trong nhóm của bạn đang làm việc.
Tốt nhất[số 8]Hệ thống quản lý công việc
mang lại ba yếu tố này với nhau một cách liền mạch, cho bạn và đội của bạn[số 8]sự rõ ràng và trách nhiệm
ở mọi cấp độ của các sáng kiến quan trọng nhất của bạn. Trách nhiệm và sự rõ ràng đó là những bước đầu tiên hướng tới ít căng thẳng và tiến bộ chuyển tiếp hơn. Một hệ thống quản lý công việc tạo ra cấu trúc và giữ mọi thứ, từ các chi tiết nhỏ đến bức tranh lớn, ở một nơi.
Trụ cột hai: Quan điểm động trong một hệ thống quản lý công việc
Quản lý tác vụ UDN
biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành
Mặc dù một cấu trúc tổng thể rất quan trọng để tiêu chuẩn hóa cách thông tin công việc được thu giữ và tổ chức (ví dụ: nhiệm vụ, dự án và danh mục đầu tư của các dự án), một hệ thống quản lý công việc với[số 8]cách xem động
Thông tin đó có thể mở khóa thêm hiệu quả của nhóm bạn. Xem động cung cấp cho mọi người cách xem công việc của riêng mình và hoạt động nhưng phù hợp với hệ thống quản lý công việc của nhóm bạn.
Tại The.
mức độ cá nhân
, mọi người sẽ có thể xem các nhiệm vụ của riêng họ một cách dễ dàng và rõ ràng, cách xa sự lộn xộn của một dự án lớn. Cho dù đó là chế độ xem danh sách hay chế độ xem lịch, mọi người cần một nơi để xem "TO-DOS" của họ theo cách phù hợp với chúng và giúp bạn dễ dàng tập trung vào các ưu tiên hàng đầu. Điều này giúp mọi người tổ chức ngày của họ, theo dõi khối lượng công việc của riêng họ và ưu tiên các nhiệm vụ.
Tại The.
Cấp dự án
, một số dự án phù hợp hơn với một số loại hình ảnh trực quan hơn những dự án khác. Một sự kiện với danh sách kiểm tra lớn các tác vụ nhỏ nhưng quan trọng có lẽ được hình dung tốt nhất trong chế độ xem danh sách. Tuy nhiên, đối với quy trình làm việc nhanh nhẹn, như phát triển web, chế độ xem bảng có thể tốt hơn và lịch nội dung có thể được hưởng lợi từ - bạn đoán nó là một chế độ xem lịch.
Vì
Dự án lớn và phức tạp
Với nhiều bên liên quan và các đối tác chức năng chéo, điều quan trọng là phải có một hệ thống quản lý công việc cho phép mọi người chuyển đổi giữa các quan điểm khác nhau. Ví dụ: một trình quản lý tiếp thị sản phẩm có thể muốn xem tất cả các giao hàng trong một danh sách một ngày, và ngày hôm sau, họ có thể cần một[số 8]Timeline View.
Để đảm bảo ngày đáo hạn của mọi người xếp hàng.
Vào cuối ngày, không có cách nào đúng hay sai cách để trực quan hóa các dự án. Phần quan trọng nhất của trụ cột này là có một hệ thống quản lý công việc linh hoạt và cho phép nhóm của bạn chuyển đổi giữa quan điểm nào hữu ích nhất trong thời điểm đó.
Trụ cột ba: Tự động hóa các quy trình với hệ thống quản lý công việc
Quản lý tác vụ UDN
biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành
Rất nhiều công việc chúng tôi liên quan đến các quá trình đang diễn ra hoặc lặp đi lặp lại và bạn thậm chí có thể không nhận ra nó. Bằng cách tự động hóa các quy trình đơn giản với hệ thống quản lý công việc, bạn có thể[số 8]Tăng tốc độ công việc
, Giảm lỗi và cung cấp sự rõ ràng cho nhóm của bạn.
Ví dụ, hầu hết các sản phẩm ra mắt theo các bước tương tự, ngay cả khi họ không liên quan đến cùng một người. Nếu bạn có thể[số 8]Templatize.
điều đó? Một hệ thống quản lý công việc cho phép bạn tạo một mẫu cho các dự án và quy trình nhóm của bạn thường làm nên bạn không phải bắt đầu từ quảng trường một thiết kế quy trình làm việc mỗi lần. Điều này cũng đảm bảo rằng không có ai trong nhóm của bạn bỏ lỡ bất kỳ bước quan trọng nào, như nhận được sự chấp thuận ngân sách hoặc đăng ký hợp pháp trên chiến dịch sáng tạo. Chắc chắn, mỗi dự án có những kẻ nguội riêng, nhưng bạn không cần phải tái phát minh lại bánh xe, điều này mang lại cho đội của bạn nhiều thời gian và hiểu biết về các quy trình.
Một số hệ thống quản lý công việc, như
Quản lý tác vụ UDN
, cũng cho phép bạn[số 8]tự động hóa
Một số nhiệm vụ nhỏ hơn chiếm thời gian của đội của bạn, như chỉ định đúng công việc cho đồng đội chính xác, cài đặt hoặc chuyển ngày đến hạn và giao việc vào đúng thời điểm. Khi nhóm của bạn sử dụng một hệ thống quản lý công việc với các tính năng tự động hóa, hãy phân phối nhiều quy trình đảm bảo không ai bỏ lỡ bất kỳ bước quan trọng nào và giúp nhóm của bạn di chuyển nhanh hơn.
Hợp tác hiệu quả hơn với hệ thống quản lý công việc
Quản lý tác vụ UDN
biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành
Với hệ thống quản lý công việc, bạn và nhóm của bạn có thể chuyển từ phản ứng hoặc suy nghĩ một dự án tại một thời điểm, để xem xét toàn bộ hệ thống mà bạn vận hành. Khi bạn có thể nhận được một cái nhìn mắt chim về mọi thứ đang diễn ra và cách thức hoạt động của bạn kết nối với các sáng kiến rộng hơn, nhóm của bạn có thể trở nên hiệu quả hơn và ít căng thẳng hơn.
Thay vì tự hỏi ai đang làm gì khi nào, tìm kiếm một tài liệu thông qua email hoặc cố gắng nhớ nhóm của bạn lên kế hoạch cho dự án cuối cùng, quản lý công việc sẽ giữ mọi thứ có tổ chức như thế nào đối với bạn. Với một nguồn gốc duy nhất, bạn và nhóm của bạn có thể tạo ra các kế hoạch làm việc vững chắc khi biết rằng bạn và nhóm của bạn có thể giữ nhau chịu trách nhiệm và hoàn thành nhiều hơn với ít căng thẳng hơn.
