Çalışma yönetimine üç önemli parça

Takımlar arasında koordinasyon işleri kaotiktir - özellikle bilgi bulmak için e-postaları veya mesajlaşma uygulamalarını kazmanız gerekirse. Bir yerde çalışma, organize etmek ve yürütmek için bir sistem olmadan, karışıklık ve kaos büyüyebilir, ekiplerin yavaş hareket etmesine neden olabilir, son teslim tarihlerini kaçırıp en iddialı hedeflerine ulaşamamaktadır.Uzaktan çalışmaBu sorunu birleştirebilir ve takımların özellikle stresli hissetmesini sağlayabilir.

Neyse ki, siz ve ekibiniz bu koordinasyon engellerinin üstesinden gelebilir - bir ofiste birlikte çalışabildiğiniz veyauzak ve dağıtılmışdünya çapında. İşletme yönetimi ve bir iş yönetim sisteminin girdiği yer burasıdır.

Ancak orada çok sayıda seçenekle, bir araçta ne aranacağını bilmek zor olabilir. Bu kılavuzun sonunda, takımınızın senkronizasyonda kalmasına, son teslim tarihlerine ulaşmasına ve hedeflerinize çarpmasına yardımcı olacak bir iş yönetimi aracından tam olarak neye ihtiyacınız olduğunu bileceksiniz.

İş yönetimi nedir ve ekibinizin işbirliği yapmasına nasıl yardımcı olabilir?

Bir iş yönetim sisteminin takımınızın daha fazlasını elde etmesine nasıl yardımcı olabileceği için aşamayı hızlı bir şekilde ayarlamak için, tanımlayalımHangi iş yönetimi, kesinlikle. İşte bu konuda düşündüğümüzUDN Görev Yöneticisi :

Temel olarak,Çalışma Yönetimi - Proje Yönetiminin aksine-Sadece bir görevi kontrol etmekten veya tek bir teslimatta çalışmaktan daha fazlası. Uzun vadede tüm kuruluşunuz boyunca daha iyi koordinasyon için işleme ve iş planlarının nasıl yaptığınıza ve iş planlarını nasıl kurmanın geniş bir yoludur.

İş yönetimi büyük resme ve tüm çalışma parçalarının nasıl ilişkili olduğundan, ekibinizdeki herkes çalışmalarının daha geniş bir şirkete ve örgütsel hedeflere nasıl katkıda bulunduğunu bildiğini biliyor. Bu, insanların yapması için güçlendirici bir bağlantı olabilir.

Şimdi, iş yönetimi ne zaman uygulandığında neye benziyor? Bir iş yönetim sisteminin üç ayağını, iş yönetiminin pratikte neye benzediğini ve nasıl işbirliğini daha yumuşak ve daha az stresli hale getirdiğini göstermek için üç ayağa bakalım.

Sütun bir: Bir iş yönetim sisteminin unsurlarını organize etme

Endüstri veya şirket ne olursa olsun, iş ve bir iş planını bir ekip veya kuruluşun içinde tanımlayan üç temel unsur vardır:

Görevler

Projeler

Portfolyo

A İş Yönetimi AracıEkiplerin ve kuruluşların bu çekirdek unsurlara dayalı çalışmaları planlamasını, organize etmelerini ve yürütmesini kolaylaştırır. Her birine daha derine dalalım.

Öncelikle,görevlerBir bireysel çalışma parçalarını temsil eder, bir blog yazısındaki ilk düzenleme turu gibi veya birinin kodunu gözden geçirin. Görevler, bir web sitesi sayfasının aylık bir raporunu çalıştırarak ve bir web sitesi sayfasının güncellenmesi gibi yeniden düzenlenebilir. İşiniz ne olursa olsun ya da ekibinizin hangi proje üzerinde çalıştığını, iyi hazırlanmış bir görevin üç şey üzerinde netlik sağlamaları gerekir: kim ve ne zaman yapılır. Temel görünüyor, ancak görevler oluşturulursa ve kim olmadan, kim olmadan, ne zaman ve derhal dışarı çıktığında, hesap verebilirlik eksikliği karışıklık yaratacaktır.

Görevler, birlikte gruplandığında, ikinci temel iş unsurunu oluşturur: aproje. Projeler, daha büyük hedefi temsil eder. Bir takımın başarmaya çalıştığı, yeni bir ürünün başlatmak ya da bir marka kampanyasını tekmelemek gibi. Başka bir deyişle, tüm projeler, ne kadar büyük veya küçük olursa olsun, basitçe birkaç (veya birçok) bireysel görevden oluşur.

Projeler portföyleriçalışmanın üçüncü kilit unsurudur. Kısacası, projeler gruplarıdır. Birçok şeyin izini sürdürmek için en çok (veya birden fazla projede yer alan bireysel katkıda bulunma) için faydalıdırlar. Portföyler ile ilerleme takibi, ekipler arasında şeffaflık ve güven oluşturarak, kıdemli liderlerden yöneticilere bireysel katılımcılara kadar her seviyede kesintisiz koordinasyon oluşturur. Bir iş yönetim sisteminde bir proje portföyü, size tüm girişimin bir kuş gözüyle görünmesini sağlar ve ardından ekibinizde herkesin üzerinde çalıştığını görmek için, bireysel projelere, bireysel projelere inmenize izin verir.

En iyisiİş Yönetim SistemleriBu üç elemanı sorunsuz bir şekilde bir araya getirin, size ve ekibinizi veriyorNetlik ve hesap verebilirlikEn önemli girişimlerinizin her seviyesinde. Bu hesap verebilirlik ve netlik, daha az strese ve daha ileri ilerlemeye yönelik ilk adımlardır. Bir iş yönetimi sistemi yapıyı oluşturur ve her şeyi, küçük ayrıntılardan büyük resme, tek bir yerde tutar.

Sütun iki: Bir iş yönetim sisteminde dinamik manzaralar

Her ne kadar genel bir yapı, iş bilgilerinin nasıl yakalandığını ve organize edildiğini standartlaştırmak için önemli olmasına rağmen (örneğin, görevler, projeler ve projeler portföyleri), bir iş yönetim sistemiDinamik görüntüleme yollarıBu bilgi, ekibinizin verimliliğinin kilidini açabilir. Dinamik Görüntüleme, herkesi kendi işlerini ve işletim yapma biçimlerini kendi yollarını verir, ancak takımınızın iş yönetim sistemine uygundur.

İçindebireysel seviyeİnsanlar, kendi görevlerini, büyük bir projenin dağınıklığından uzakta, kolay ve net bir şekilde görebilmelidir. Bir liste görünümü ya da takvim görünümü olsun, herkesin "to-doslarını" görmek için bir yere ihtiyaç duyar ve onlar için çalışacak şekilde ve en iyi önceliklere odaklanmayı kolaylaştırır. Bu, insanların günlerini organize etmelerine, kendi iş yüklerini izlemesine ve görevlere öncelik vermelerine yardımcı olur.

İçindeproje seviyesi, Bazı projeler bazı görselleştirmeler için diğerlerinden daha uygundur. Küçük ama önemli görevlerin geniş bir kontrol listesine sahip bir olay, muhtemelen en iyi listede görüntülemekte görselleştirilir. Bununla birlikte, çevik bir iş akışı için, web geliştirme gibi, bir tahta görünümü daha iyi olabilir ve bir içerik takvimi muhtemelen bir takvim görünümünden faydalanır.

İçinBüyük ve karmaşık projelerBirçok paydaş ve çapraz fonksiyonel ortaklarla, insanların farklı görüşler arasında geçiş yapmalarını sağlayan bir iş yönetim sistemine sahip olmak önemlidir. Örneğin, bir ürün pazarlama yöneticisi, bir gün ve ertesi gün bir liste görünümünde tüm teslimatları görmek isteyebilirler.Zaman çizelgesi görünümüHerkesin son tarihlerinin iyi yol açmasını sağlamak.

Günün sonunda, projeleri görselleştirmenin doğru ya da yanlış bir yolu yoktur. Bu ayağın en önemli kısmı, esnek bir iş yönetim sistemine sahip olmak ve ekibinizin o anda en çok yardımcı olabileceği arasında geçiş yapmasını sağlar.

Ayağı Üç: İşletme Yönetim Sistemi ile İşlemleri Otomatikleştirin

Yaptığımız işlerin çoğu, devam eden veya tekrarlanan süreçleri içerir - ve bunu bile fark etmeyebilirsiniz. Bir iş yönetim sistemi ile basit işlemleri otomatikleştirerek,İş akışlarını hızlandırın, hataları azaltın ve ekibiniz için netlik sağlayın.

Örneğin, çoğu ürün lansmanı aynı adımları içermese bile aynı adımları izler. Ya yapabilseydintemplat yapmako? Bir iş yönetim sistemi, projeler için bir şablon oluşturmanıza olanak tanır ve ekibinizin sık sık yaptığı işlemler yapmanızı sağlar, böylece her seferinde iş akışını tasarlayan kare birden başlamak zorunda kalmazsınız. Bu aynı zamanda ekibinizde kimsenin, kampanya yaratıcısına bütçe onayını veya yasal imzalamayı sağlamak gibi kritik adımları özlememesini sağlar. Elbette, her projenin kendi tuhaflıkları vardır, ancak tekerleği sürekli yeniden icat etmek zorunda değilsiniz - ekibinize daha fazla zaman kazandırır ve işlemleri anlama.

Bazı iş yönetimi sistemleri gibiUDN Görev Yöneticisi, ayrıca size izin verotomatikleştirmekEkibinizin zamanını çıkaran, doğru çalışmayı doğru çalışmayı, son tarihleri ​​belirlemek veya doğru şekilde atamak ve doğru zamanda işlerini kullanmak gibi daha küçük görevlerden bazıları. Ekibiniz otomasyon özellikleriyle bir iş yönetimi sistemi kullandığında, birçok işlemi kolaylaştırmanın herhangi birinin kritik adımları kaçırmamasını sağlar - ekibinizin daha hızlı bir şekilde hareket etmesine yardımcı olur.

Bir iş yönetim sistemi ile daha etkili bir şekilde işbirliği yapın

Bir iş yönetim sistemi ile, sizin ve ekibiniz, bir seferde reaktif olmaktan veya bir projeyi düşünerek, kullandığınız tüm sisteme bakmak için hareket edebilirsiniz. Her şeyin bir kuş gözü görebileceğiniz her şeyin yanı sıra ve işinizin daha geniş girişimlere nasıl bağlandığını - ekibiniz daha etkili ve daha az stresli hale gelebilir.

Ne zaman kimin yaptığını, e-posta yoluyla bir belge aramak ya da ekibinizin son projeyi nasıl planladığını hatırlamaya çalışmak yerine, iş yönetimi sizin için düzenlenen her şeyi korur. Tek bir gerçek kaynağı olan, siz ve ekibiniz, siz ve ekibinizin bir sorumluyu tutabileceğini ve daha az stresle daha fazlasını gerçekleştirebileceğini bilen sağlam iş planları oluşturabilir.