القطع الأساسية الثلاثة لإدارة العمل

إن تنسيق العمل عبر الفرق هو الفوضى - خاصة إذا كان عليك حفر من خلال رسائل البريد الإلكتروني أو تطبيقات المراسلة للعثور على معلومات. بدون نظام للتخطيط والتنظيم والتنفيذ للعمل في مكان واحد، يمكن أن ينمو الارتباك والفوضى، مما تسبب في الحركة ببطء، تفوت المواعيد النهائية، وتفشل في تحقيق أهدافها الأكثر طموحا. العمل عن بعد يمكن مرفق هذه المشكلة وجعل الفرق تشعر بالتوتر بشكل خاص.

لحسن الحظ، يمكنك أنت وفريقك التغلب على عقبات التنسيق هذه - سواء كنت قادرا على العمل معا في مكتب أو هيجهاز التحكم عن بعد وتوزيعهحول العالم. هذا هو المكان الذي توفر فيه إدارة العمل ونظام إدارة العمل.

ولكن مع الكثير من الخيارات هناك، قد يكون من الصعب معرفة ما الذي تبحث عنه في أداة. في نهاية هذا الدليل، ستعرف بالضبط ما تحتاجه من أداة إدارة العمل لمساعدة فريقك على البقاء في المزامنة، وتوصل إلى مواعيد نهائية، وضرب أهدافك.

ما هي إدارة العمل وكيف يمكن أن تساعد في تعاون فريقك؟

لتعيين المرحلة بسرعة قبل الغوص في كيفية قيام نظام إدارة العمل بمساعدة فريقك على تحقيق المزيد، دعنا نحدد ما هي إدارة العمل ، بالضبط. إليك كيف نفكر في ذلك في UDN مدير المهام في

في الأساس،إدارة العمل - مقابل إدارة المشاريع-هل حول أكثر من مجرد التحقق من مهمة أو العمل على تسليم واحد. إنها طريقة واسعة للنظر في كيفية عملك وفريقك، وإنشاء عمليات وخطط عمل لتحسين التنسيق عبر مؤسستك بأكملها على المدى الطويل.

وبما أن إدارة العمل تبدو في الصورة الكبيرة وكيف تتعلق جميع قطع العمل، فإن الجميع في فريقك يعرف كيف يسهم عملهم في الأهداف الأوسع نطاقا والأهداف التنظيمية. يمكن أن يكون ذلك اتصال تمكين للناس.

الآن، كيف تبدو إدارة العمل عند تنفيذها؟ دعونا نلقي نظرة على الركائز الثلاث لنظام إدارة العمل لتوضيح إدارة العمل تبدو وكأنها في الممارسة العملية، وكيف تجعل التعاون أكثر سلاسة وأقل إرهاقا.

عمود واحد: تنظيم عناصر نظام إدارة العمل

بغض النظر عن الصناعة أو الشركة، هناك ثلاث عناصر أساسية تحدد العمل وخطة عمل - داخل فريق أو منظمة:

مهام

مشاريع

محافظ

أ أداة إدارة العمل يجعل من السهل على الفرق والمنظمات تخطيط العمل والتنظيم وتنظيم العمل بناء على هذه العناصر الأساسية. دعنا نحفر أعمق في كل واحد.

أولا،مهامتمثل القطع الفردية من العمل، مثل الجولة الأولى من التعديلات على وظيفة بلوق أو مراجعة رمز شخص ما. يمكن أن تكون المهام غير متكررة تشبه تشغيل تقرير شهري أو تحديث منفصل في تحديث صفحة موقع الويب. بغض النظر عن عملك هو أو ما هو مشروع فريقك يعمل على، فإن المهمة المصنوعة جيدا تحتاج إلى توفير الوضوح على ثلاثة أشياء: من يفعل ما وبوقته. يبدو الأساسي، ولكن إذا تم إنشاء المهام وتعيينها دون منظمة الصحة العالمية، فماذا، عندما يختفي على الفور، فإن الافتقار إلى المساءلة سيخلق الارتباك.

المهام، عند تجميعها معا، تشكل العنصر الأساسي الثاني في العمل:المشروعوبعد تمثل المشروعات الهدف الأكبر الذي يحاول الفريق تحقيقه، مثل إطلاق منتج جديد أو انقطاع حملة العلامة التجارية. بمعنى آخر، فإن جميع المشاريع، بغض النظر عن مدى حجم كبير أو صغير، تتكون ببساطة من العديد من المهام الفردية (أو العديد).

محافظ المشاريعهي العنصر الرئيسي الثالث في العمل. باختصار، إنها مجموعات من المشاريع. إنهم أكثر فائدة للمدير (أو المساهم الفردي المشاركين في مشاريع متعددة) لتتبع العديد من الأشياء. يبني تتبع التقدم مع المحافظ الشفافية والثقة عبر الفرق، وخلق تنسيق سلس عبر جميع المستويات، من كبار القادة إلى المديرين إلى المساهمين الفرديين. يمنحك حافظة المشاريع في نظام إدارة العمل نظرا للعين الطيور للمبادرة بأكملها ثم يتيح لك الحفر إلى مشاريع فردية، وكل الطريق إلى مستوى المهمة، لمعرفة ما يعمل به الجميع في فريقك.

الأفضلنظم إدارة العملجلب هذه العناصر الثلاثة معا بسلاسة، مما يتيح لك وفريقكالوضوح والمساءلةفي كل مستوى من أهم مبادراتك. أن المساءلة والوضوح هي الخطوات الأولى نحو تحقيق أقل إجهاد ومزيد من التقدم الأمامي. يقوم نظام إدارة العمل بإنشاء الهيكل ويحافظ على كل شيء، من التفاصيل الصغيرة إلى الصورة الكبيرة، في مكان واحد.

العمود الثاني: وجهات النظر الديناميكية في نظام إدارة العمل

على الرغم من أن الهيكل العام مهم لتوحيد كيفية الاستيلاء على معلومات العمل والتنظيم (E.G. المهام والمشاريع ومحافظ المشاريع)، فإن نظام إدارة العمل معطرق الدين الديناميكيةهذه المعلومات يمكن أن تؤدي إلى فتح كفاءة فريقك. يعطي المشاهدة الديناميكية للجميع طريقة عرض العمل الخاصة بهم والعمل - ولكن يناسب نظام إدارة عمل فريقك.

في الغواياكيل، الاكوادور، يجب أن يكون الناس قادرين على عرض مهامهم الخاصة بسهولة وبوضوح، بعيدا عن فوضى مشروع كبير. سواء كانت طريقة عرض قائمة أو عرض تقويم، يحتاج الجميع إلى مكان لرؤية "إلى دوس" بطريقة تعمل لهم ويجعل من السهل التركيز على الأولويات العليا. هذا يساعد الناس على تنظيم يومهم، ومراقبة عبء العمل الخاص بهم، وتحديد أولويات المهام.

في المستوى المشروع، بعض المشاريع أكثر ملاءمة لأنواع معينة من تصورات أكثر من غيرها. من المحتمل أن يكون الحدث مع قائمة فحص كبيرة من المهام الصغيرة ولكنها مهمة أفضل في عرض قائمة. ومع ذلك، بالنسبة لسير عمل رشيق، مثل تطوير الويب، قد يكون عرض لوحة أفضل، وربما يستفيد تقويم المحتوى من - أنت خمنت عليه - عرض تقويم.

بالنسبةمشاريع كبيرة ومعقدةمع العديد من أصحاب المصلحة والشركاء عبر الوظائف، من المهم أن يكون لديك نظام لإدارة العمل يسمح للأشخاص بالتبديل بين وجهات النظر المختلفة. على سبيل المثال، قد يرغب مدير تسويق المنتجات في رؤية جميع النواتج في قائمة عرض قائمة يوم واحد، وفي اليوم التالي، قد يحتاجون إلىعرض الجدول الزمنيلضمان وضع التواريخ المستحقة للجميع بشكل جيد.

في نهاية اليوم، لا توجد طريقة خاطئة أو بطريقة خاطئة لتصور المشاريع. الجزء الأكثر أهمية من هذه الركن هو الحصول على نظام لإدارة عمل مرنة ويسمح لفريقك بالتبديل بين أي رأي مفيد في تلك اللحظة.

العمود الثالث: أتمتة العمليات مع نظام إدارة العمل

الكثير من العمل الذي ينطوي عليه عمليات مستمرة أو متكررة، وقد لا تدرك ذلك حتى. عن طريق أتمتة العمليات البسيطة مع نظام إدارة العمل، يمكنكتسريع سير العمل، تقليل الأخطاء، وتوفير الوضوح لفريقك.

على سبيل المثال، تتبع معظم إطلاق المنتجات نفس الخطوات - حتى لو لم تكن إشراك نفس الأشخاص. ماذا لو استطعتتضمينالذي - التي؟ يتيح لك نظام إدارة العمل إنشاء قالب للمشاريع ويعالج فريقك غالبا ما لا يتعين عليك البدء من مربعة واحدة تصميم سير العمل في كل مرة. يضمن هذا أيضا عدم تفويت أي شخص في فريقك أي خطوات حاسمة، مثل الحصول على موافقة الميزانية أو تسجيل الدخول القانوني في الحملة الإبداعية. بالتأكيد، كل مشروع لديه quirks الخاصة به، ولكن ليس عليك إعادة اختراع عجلة القيادة باستمرار - مما يمنح فريقك المزيد من الوقت وفهم العمليات.

بعض أنظمة إدارة العمل، مثل UDN مدير المهام ، كما تسمح لكأتمتةبعض المهام الأصغر التي تشغل وقت فريقك، مثل تعيين العمل الصحيح إلى زميل الفريق الصحيح أو وضع أو تحويل التواريخ المستحقة، وتسليم العمل في الوقت المناسب. عندما يستخدم فريقك نظام إدارة عمل مع ميزات الأتمتة، يضمن تبسيط العديد من العمليات لا أحد يفتقد أي خطوات حاسمة - ويساعد فريقك على التحرك بسرعة أكبر.

التعاون بشكل أكثر فعالية مع نظام إدارة العمل

مع نظام إدارة العمل، يمكن أن يتحرك أنت وفريقك من كونه تفاعلا أو تفكير مشروع واحد في كل مرة، للنظر في النظام بأكمله الذي تعمل فيه. عندما يمكنك الحصول على عرض للعين من الطيور من كل شيء يحدث، وكيف يربط عملك بمبادرات أوسع - يمكن أن يصبح فريقك أكثر فعالية وأقل إجهادا.

بدلا من أن تتساءل من يفعل ما الذي يفعله متى، ابحث عن وثيقة عبر البريد الإلكتروني، أو تحاول أن تتذكر كيف خطط فريقك في المشروع الأخير، فإن إدارة العمل تبقي كل شيء ينظم لك. مع مصدر واحد للحقيقة، يمكنك أن تقوم أنت وفريقك بإنشاء خطط عمل صلبة مع العلم أنك وفريقك يمكن أن يحمل بعضها البعض - وإنجاز المزيد مع أقل ضغط.