כיצד לשמור על הפרויקט שלך על המסלול עם דוחות מצב הפרויקט?
הפולימאת של טיימס האבן תציג את ממצאיהם, המצאות, והרהור בכתב על הנייר. במידה מסוימת, הייתי אומר כי כנ"ל לגבי מעמד הפרויקט - או פרויקטים לצורך העניין. האם אי פעם באת על פני 7000 דפי מחברת של לאונרדו דה וינצ'י המכילים את הרעיונות שלו? (ימין?)
הוא היה אדם בודד עובד על שלויְצִירָתִיוּתאז הוא ראה את עבודתו מוצפן וקודד כי עדיין אינטרסים וגדלים בני אדם.
אנחנו, לעומת זאת, עברו דרך ארוכה מן הסולו עובד. אנשים נוטים לעבוד בארגונים גדולים, צוותים וקבוצות. דרכים Andedilvian * לרשום רשימות ולשלוח תזכירים בכתב יד הוחלפו בתקשורת מהירה טכנולוגית משולבת.
לדמייןלאונרדו דה וינצ'ילהיות המורה שלך. כולנו מגרדים את ראשינו (אם כי, ביראת כבוד) ואנחנו לא נהיה לשום מקום.
אין לנו זמן להערות מוצפנות בעולם הזה לאונרדו! אנו זקוקים לעדכון סטטוס רגיל-מרווח קבוע של מקום שבו העבודה כרגע, כך שנוכל לקבל מהלך. תן לי יש דוח פרוייקט מהיר בבקשה,Danke Schön!
מהו דוח סטטוס? למה אתה צריך מהומה על זה?
דוח סטטוס הוא בעצם כדי לעדכן כל אחד הקשור לפרויקט עם הסטטוס קוו ואת ההתקדמות עד כה. זוהי אמצעי תקשורת תמציתי אך מפורט. עם זאת, עבור דוחות מצב לעבוד ביעילות, אתה צריך להיות עקבי, קבוע ותמציתי (לשמור על כולם בהונות שלהם!)
עבור פרויקטים שיש להם לרוץ ארוך, הדיווחים שלך יכול להיות חודשי או רבעוני. עבור פרויקטים קצרים, זה יכול להיות שבועי. להלן היתרונות של דוח סטטוס:
כיצד לכתוב דוח מצב הפרויקט?
תן לנו להציג לך חלק מהרכיבים החיוניים לדוח הסטטוס הבא שלך.
זכור כי ייתכן שיהיה עליך לשלוח התקדמות דווח לעתים קרובות למדי במהלך אותו פרויקט. אז זה לא יהיה פשוט נוח לך אבל בקלות מובנת עבור הצוות שלך ולקוחות אם אתה שומר תבנית עקבית עבור דוח הסטטוס שלך.
ישנם תבניות זמינות שניתן להשתמש בו כדי ליצור דוח סטטוס. עם זאת, זה יהיה האינטרס שלך כדי להתאים אישית את התבניות לצרכים שלך ודרישות.
חברי הצוות שלך עשויים להיות מעורבים ביותר מפרויקט אחד בארגון שלך. אז זה יהיה רעיון טוב להזכיר בבירור את שם הפרויקט כמוכותרת הדו"ח. או שאתה יכול לכלול את שמו של הלקוח ומי המנהל הוא. ככה כולם יהיו באותו דף. אל תעשה את הטעות של בהנחה שכולם, במיוחד את כל בעלי העניין, מכירים את כל המידע.
זה יהיה רעיון טוב להזכיר לכולם המטרה הכוללת / המטרה עבור הפרויקט, כדי ליישר את העניין של כולם מה צריך להיות מושלם בטווח הארוך.
סקירה מהירה אםסטטוס הפרויקטעד כה (או במהלך הפגישה הדיווח הקודמת) יצא מסילות כותרת לכיוון הקצה המיועד. זה יהיה להפיץ את המידע אם הפרויקט נמצא במטרה לטווח ארוך או לטווח קצר מטרות. זה יציין את הבריאות הכללית של העבודה שלך.
כלול את הגישות שהצוות עבר בהצלחה במהלך התפתחות הפרויקט עד כה. זה יהיה מקור של מוטיבציה עבור הצוות ועדכון על ההישגים עד כה.
להפוך את כולם מודעים לאבני הדרך שצריכות להיות מושגות. זה צריך לכלול בעיקר את המשימות שהן מבוצעות והושלמה לפני דוח המצב הבא פוגע במחשבים של כולם. זה היה כל אחד בקבוצה יכול להגדיר את דעתם על הדבר הבא על רשימת העבודה שלהם.
זו תהיה הזדמנות גדולה להתייחס לכולם שהשקולים או אתגרים גדולים יותר בפני הפרויקט.עקוב אחר כל הבעיותבאופן קבוע הוא דרך חכמה יותר של לחסל אותם. לזהות את המחסומים, להתמודד עם זה ולהעביר אותם מחוץ לכביש שלך. לעשות את זה לפני שזה ערימות ולהיות מכשול מרכזי - מצב הפרויקט שלך לדווח על הנשק הסודי שלך כדי להשיג זאת.
מאז לכולם על צוות יהיו משימות שהוקצו להם בנפרד, הם עשויים לרצות להציג את הפרטים של המשימה הספציפית שלהם. מכיוון שלא תשים את פרטי הפרויקט המלא בדוח הסטטוס; הוסף קישורים אל המשויךמסמכים וכלים.בתחומים הרלוונטיים. זה יהיה דרך מהירה nifty של הצבת בדו"ח תמציתי אחרת.
רשום רשימה של אבני הדרך שאתה, כמנהל פרויקטים, לצפות מהצוות שלך. זה יהיה רעיון טוב כדי לציין את הזמן, תאריך ויום למשימות אלה. זה ימשיך לזהות את ציר הזמן שלהם ולקבל את זה בהתאם.
כמה שיטות עבור הדרכה נוספת
צור טיוטה גסה עבור דוח הסטטוס שלך, כמו הולך עם כל דבר אחר בדרך כלל צריך לכתוב. לחזור לטיוטה שלך לאחר זמן ולערוך אותו.
שוב, הקפד להיות עקבי עם הפורמט, ויזואלי אתה משתמש עבור דוח הסטטוס שלך. יהיה קל יותר להבין ולא היה מקל על מי שקורא אותו מספר פעמים.
הנקודה לעיל צריכה לכלול גם להחליט עלמטרות קריטריוןאו יחידות אתה תהיה מדידה להציג על הדוח שלך.
קח את הבחירה שלך בשיטת המסירה לדוח הסטטוס שלך. השתמש בשיטה כי הוא נוח לכולם להגדיל את הסיכויים שזה יקרא.
תשאיר את זה פשוט! אל תעשה את זה לא מובן. נסה לרסן את הדוח שלך לדף אחד בלבד.
לפני שתשלח את דוח הסטטוס, הקפד לאמת את הכל על זה - אתה לא רוצה לשלוח כל מידע שגוי ולאחר מכן צורך לשלוח תיקונים. זה היה ללא ספק להגדיל את העבודה שלך ואת מעמדים שלך כמנהיג צוות יעזור ו perigent.
פעמיים לבדוק הכל!
רב כלי ניהול פרויקטיםצור את דוח הסטטוס הנוכחי לפרויקט שלך. זה יחסוך לך הרבה זמן לשלב כלים כאלה לתוך ניהול הפרויקטים שלך.
זה יהיה רעיון נהדר מצידך אם אתה לבקש בנימוס משוב מהצוות והחזקות על דוח הסטטוס. זה לא רק להראות יוזמה, אלא גם להפוך את כל הדו"ח נראה פחות אלקטרונית אוטומטית כדי ליצור תחושה של ברית.
פריטים נוספים / אופציונליים
בנוסף לכל הפעילויות הנדרשות / קריטיות והתקדמות של הפרויקט, נסה לכלול פריטים נוספים שעלולים לשקול.
כמו כל דיווחים אחרים, באמצעות חזותיים הוא יעיל ביותר. לעשות שימוש תרשימים, גרפים, שולחנות להראות כדי להפוך אותו מובן יותר וקל לקריאה. מי שקורא את הדו"ח שלך ירצה לקרוא אותו תוך זמן קצר; חזותיים הם עוזר גדול עבור זה.
מה לא לכלול
ללא שם: יש לך את זה עכשיו!
אנו מאמינים, חמושים עם מידע זה עכשיו, אתה מוכן לעשות דוח מצב נהדר עכשיו. לך להיות היום של לאונרדו דה וינצ'י - יצירת יצירת מופת שלך!
