המדריך האולטימטיבי לניהול פרויקטים לאירוע
Udn Webber
עופרת תמיכה בלקוחות
"אה, למה אין כלים טבעוניים?" "הלהקה מתלוננת על המיקרופון והתאורה". "יש אורח שאומר שהם בהחלט RSVP'd, אבל אני לא יכול למצוא אותם ברשימה!"
לדמיין צורך להתמודד עם את כל בעיות אלה תוך ניהול אירוע שלם!
זה בדיוק מה מנהלי הפרויקט לאירוע צריך לעשות, אז זה לא מפתיע שהם צריכים קצת עזרה בניהול הכל.
במאמר זה, אנו לכסות את כל מה שאתה צריך לדעת על ניהול פרויקטים האירוע, ואנו נדגיש שמונה טיפים כי מתכנני האירוע יכולים ללוות ממנהלי הפרויקטים, יחד עם את יישום האירוע הטוב ביותר כדי לעזור לך לעשות את כל זה .
בואו נתחיל את המסיבה! 🥳
מהו ניהול פרויקט האירוע?
ניהול פרויקטים של אירוע הוא הכל על תכנון, ארגון, ו שמירה על אירוע מוצלח .
אירועים אלה יכולים להיות אירועי שטיחים אדומים, מסיבות, מוסכמות, תערוכות סחר, וכל דבר אחר שאתה יכול לחגוג.
למרות שאירועים תמיד נראים כיף וקל, זה דורש טון של עבודה כדי לקבל את זה עד לנקודה זו. תהליך תכנון האירוע דורש תקצוב, תזמון, הזמנות, תיאום תחבורה, והכי חשוב, אוכל טוב!
אחרי הכל, אתה לא רוצה שהאורחים שלך מרגישים כך:
מהם המרכיבים העיקריים של תכנון אירוע ניהול פרויקטים?
תאריך האירוע ומספר האורחים הם שני גורמי התכנון החשוב ביותר. גם אם אתה מתכנן אירוע קטן יותר, לאחר מספר משוער של האורחים יכול לעזור לך לתכנן קייטרינג, תוכניות פינוי ועוד.
הנה כמה רכיבים מכריעים אחרים שצריכים להיכלל בתוכנית האירוע שלך:
מה הם הדמיון בין ניהול פרויקטים לבין ניהול אירועים?
הנה שלושה קווי דמיון בין ניהול אירועים וניהול פרויקטים:
1. הן שימוש אבני דרך כדי לעקוב אחר התקדמות
הן אירוע ומנהלי הפרויקט משתמשים פרויקטים כדי להבטיח שהכל מועבר בזמן.
אבני דרך הם בעצם מחסומים שמראים לך כאשר השלמת אירועים משמעותיים או משימות. בניהול פרויקטים, זה יכול להיות סיים את תוכנית הפרויקט.
מאז האירועים יש טון של חלקים נעים, אבני דרך לעזור למנהלי האירוע להבטיח שהכל הולך לפי התוכנית.
הנה כמה תכנון אירועים אבני דרך לניהול פרויקטים -
2. הן השתמשו ברשימות המשימות כדי להישאר מאורגנים
רשימות משימות הן פשוטות לעשות רשימות שבדרך כלל מכילים מטרות לטווח קצר. ברגע שאתה להשלים את המטרות האלה, אתה מקבל צעד קרוב יותר אבני דרך שלך.
מנהלי פרויקטים ומתכנני אירועים משתמשים ברשימות המשימות כדי לוודא שאף משימה אינה מתבטלת. תארו לעצמכם שוכחים לארגן מוזיקה, משאיר את האורחים שלך מרגיש כך:
הנה דוגמה של רשימת משימות תכנון האירוע:
3. שניהם דורשים שיתוף פעולה בין הצוות
ניהול פרויקטים מסתמך על המאמץ המשולב של צוות הפרויקט, צוות הפיננסים, צוות השיווק, צוות ההפקה, ואת המרבים של אחרים כדי לספק פרויקט בזמן.
באופן דומה, כדי ליצור אירוע מוצלח, אתה צריך:
אתה צריך את כל הידיים על הסיפון אם אתה לא רוצה את האירוע שלך לרדת בהיסטוריה (או את האוקיינוס) כאחד האירועים הגרועים ביותר אי פעם!
מה עושה מנהל פרויקט אירוע עושה?
מנהלי פרויקט אירועים צריכים לנהל את האירוע מהתפיסה הראשונית להשלמת האירוע.
מתכנן אירוע הוא בעצם גיבור שכן הם צריכים להתמודד עם דברים שנמצאים מתוך שליטה שלהם, כמו תנאי מזג אוויר פתאומיים גרועים, טיסות מתעכב, והפסקות חשמל.
על גבי חובות הגיבור שלהם, הנה כמה אחריות אחרת של מנהל האירוע:
אם רק מנהל האירוע שכר אותנו. 😉
8 טיפים מתכנני אירועים יכולים ללוות ממנהלי הפרויקטים
לתכנן אירוע יש חובות דומות למנהל פרויקטים. ההבדל היחיד הוא כי מנהל האירוע צריך להיות סבלנות יותר מאז הם צריכים לשמור על אנשים מוזנים, חם, מאושר, מבודר! כדי למנוע את סבלנותך ללבוש רזה, הנה שמונה טיפים שאתה יכול ללוות ממנהלי הפרויקט:
עצה 1: צור תוכנית פרוייקט
ראשית, תצטרך לבוא עם רעיון האירוע.
זה כולל קביעת איזה סוג של אירוע אתה תהיה אירוח, מה המטרות של האירוע הם, אילוצים זמן ספציפיים, התמוטטות מפורטת של המשימות וחברי הצוות המעורבים.
מטרות
אתה יכול להגדיר מטרה מוחשית כמו מקבל 500 אורחים להשתתף באירוע, או שאתה יכול להגדיר מטרות בלתי מוחשיות כמו יצירת מודעות לקיימות סביבתית. #להציל את הכוכב 🌳
מה שתבחר, יהיה עליך להשתמש בכלי כמו מנהל המשימות של UDN. , כדי למדוד את ההתקדמות שלך לקראת מטרות אלה.
ללא שם: המתן ... ללא שם: מה זה מנהל המשימות של UDN. ?
מנהל המשימות של UDN. הוא אחד של העולם דירוג הגבוה ביותר תוכנת ניהול פרודוקטיביות ואירועים בשימוש ע"י מאוד פרודוקטיבי צוותים בחברות קטנות וגדולות.
עם תכונות כמו דוקס זה מאפשר לך ליצור תוכניות אירוע יפה כדי לעזור תזכורות זה לוודא שלעולם לא תשכח להרים את העוגה, מנהל המשימות של UDN. הוא האירוע ביותר מלא כלי ניהול הפרויקט שם בחוץ.
עכשיו, בואו נחזור לאיך מנהל המשימות של UDN. יכול לעזור לך להגדיר מטרות אירועים.
מטרות ב מנהל המשימות של UDN. הם מטרות ברמה גבוהה שניתן לשבור לתוך קטן יותר מטרות.
בכל פעם שאתה משלים יַעַד , אתה מתקרב כדי להשיג את המטרה שלך.
מנהל המשימות של UDN. גם להציג את התקדמות המטרה שלך באחוזים, אז אתה יודע בדיוק איפה אתה נמצא.
מעוניין צוות המטרה? הנה עוד ב איך להישתמש מנהל המשימות של UDN. כדי להגדיר מטרות לצוות שלך.
ב אילוצים
בעת תכנון אירוע, אתה חייב לרוץ לתוך כמה אילוצים.
זה יכול להיות אילוצי תקציב, מקום קטן, מועד אחר, או חברי צוות מוגבלים.
זה חיוני לזהות את האילוצים האלה, כך שתוכל לארגן את האירוע עם אילוצים אלה.
ארגונית אירוע נהדר ישתמש אילוצים הזדמנות לקבל יצירתי! לדוגמה, אם יש לך מקום מוגבל במקום שלך, אתה יכול לפתוח את הדלתות הצדדיות כדי ליצור אזור tounded נוסף. 🎪
מנהל המשימות של UDN. יכול לעזור לך לנהל אילוצים אלה באמצעות גרסת ניהול פרויקטים , תבניות, ותצוגות:
C. משלחת משימות
כדי לנהל אירועים כראוי, אתה צריך לשבור משימות גדולות לתוך נתיבים קטנים יותר של עבודה ולהקצות תאריכים להם.
לדוגמה, כדי לאבטח מקום, אתה צריך:
כאן, אתה צריך גם לבחור צוות פרויקט האירוע ולהקצות משימות ספציפיות לחברי צוות.
לְמַרְבֶּה הַמַזָל, מנהל המשימות של UDN. יכול לעזור לך את כל שלעיל.
כל מה שאתה צריך לעשות הוא צור משימה ב מנהל המשימות של UDN. ו הקצאת משימות ל A. יחיד , מועמדות מרובות , או A. קְבוּצָה . אתה יכול גם להוסיף תאריכים למשימות שלך.
מנהל המשימות של UDN. גם מאפשר לך ליצור פשוט כתולות המשימות ולהקצות ל- DOS לחבר צוות מסוים.
משלחת משימה יעילה מסייעת לצוותים להימנע משגיאות ענקיות כמו הזמנת הדובר המרכזי שלך בטיסה הלא נכונה.
עצה 2: הגדר אבני דרך
עכשיו שיש לך את המשימות שלך ואת מועדים בשורה, אתה צריך להגדיר כמה אבני דרך .
אבן הדרך שלך יכול להיות למכור 400 כרטיסים בשבוע לפני תאריך האירוע, או שזה יכול להיות כדי להרוויח 250 עוקבים לצפצף שבועיים לאחר סיום האירוע.
ברגע שאתה מופעל מנהל המשימות של UDN. אבני דרך של קליקאפ , משימות הופכים סמני התקדמות.
אתה יכול גם לראות את שלך אבני דרך בתוך ה צפייה בתרשים Gantt. . הם ייצגו כמו צורות יהלומים, כך שתוכל לראות בקלות את כל האירועים הגדולים והמבריקים שיש להשלים.
עצה 3: עבודת צוות עושה את העבודה האירוע
כדי לארגן אירוע מוצלח, אתה צריך לוודא שכולם יודעים את האחריות שלהם.
תקשורת בתוכנית הפרויקט עם כל מחלקה והקמת מפגשי צוות שבועי ישמור את כולם באותו דף ו boost שיתוף פעולה קבוצתי .
בדרך זו, אם אתה אירוח אירוע שטיח אדום, הצוות שלך יכול לעבוד יחד בקלות כדי לגלגל את האירוע פנטסטי:
עם מנהל המשימות של UDN. , אתה יכול גם להגדיר תפקידים מותאמים אישית עבור כל פרויקט.
בדרך זו, לכל אחד יש גישה למסמכים הנכונים ויודעים איזה תפקיד הם צריכים לשחק.
צוות האירוע שלך גם צריך דרך לתקשר במהירות. עם מנהל המשימות של UDN. תצוגת צ'אט , הצוות שלך יכול לדון בכל דבר, משימות הקרובות להתרגשות האירוע.
צריך ליצור ולשתף הצעות ספק?
דוקס ב מנהל המשימות של UDN. הם המקום המושלם לך ליצור כל מסמך דיגיטלי שניתן לשתף עם חברי הצוות בעלי העניין הפנימיים .
לפעמים אין צורך בפגישה פנים אל פנים. זה למה מנהל המשימות של UDN. יש זום אינטגרציה המאפשר לך לקפוץ במהירות על שיחות זום מבלי לעזוב מנהל המשימות של UDN. -
אבל, אם אתה מעדיף פגישות בבית הספר הישן, פשוט להגדיר משימות חוזרות עבור הפגישות השבועיות שלך, אז אתה אף פעם לא לשכוח אותם:
עצה 4: תמיד לעקוב אחר התקדמות
אנשי אירועים מבינים את החשיבות של מעקב התקדמות לקראת משימות הפרויקט ואת מועדים.
עקוב אחר התקדמות יעזור לצוות האירוע שלך לקבוע כמה עבודה נשארת ואם מועדים יתקבלו. בנוסף, זה יעזור לך לשמור על הלקוחות שלך הודיע על כל עיכובים.
מנהל המשימות של UDN. עושה התקדמות מעקב משב רוח מוחלט.
עם סטטוס מותאם אישית , אתה יכול להוסיף שלבים שונים לפרויקט האירוע שלך, כמו 'לוגיסטיקה,' הזמנות, 'ו' יום אירוע '. בדרך זו, אתה יכול ליצור זרימת עבודה האירוע שעובדת בשבילך.
צריך לשמור על עין קרוב על איך high-end אירוע עסקי מתקדמת?
לוחות המחוונים תן לך סקירה ברמה גבוהה של האירוע שלך. כאן, אתה יכול לפקח על התקדמות הפרויקט, ביצועים העובדים, ואת צווארי הבקבוק שלך workflow.
אתה יכול גם להוסיף ספרינטס ספרינט כמו תרשימים תרשימים , שרוך תרשימים , דיאגרמות זרימה מצטברות , ו עצמאות לשלך לוּחַ מַחווָנִים כדי לוודא שאתה לזרוק את האירוע הטוב ביותר עניבה שחור:
עצה 5: הגדילה מנהיגות וביטחון
מציג מיומנויות מנהיגות מעולה ביטחון יעזור לך לשמור על הצוות שלך מוטיבציה.
זה חשוב במיוחד לניהול סיכונים.
מה אנחנו מתכוונים?
אירועים תמיד יש הרבה קורה, ולפעמים דברים יכולים להשתבש. לדוגמה, אש יכולה להתחיל, או קרב יכול לפרוץ החוצה.
לא משנה מה אסון קורה, אתה לא יכול לקבל את האורחים שלך ואת הקבוצה פועל למעלה ולמטה כמו תרנגולות ללא ראש.
הטריק הוא להישאר רגוע ולאסוף כך הצוות שלך יכול לעקוב אחר החליפה.
לא בטוח איך להתמודד עם ההמולה ואת ההמולה של ניהול הפרויקט? הנה 3 ניהול פרויקטים טיפים למנהלים עמוסים .
עצה 6: להיות גמיש
להיות מנהל אירוע גמיש אומר שאתה תוכל להתמודד עם כל עיכובים, צווארי בקבוק, ואתגרים אחרים.
ולהיות חבר צוות גמיש אומר שאתה תקשיב לדעות של אנשים אחרים כדי לקבל את התוצאות הטובות ביותר. זה חשוב מאוד עבור ניהול האירוע מאז כל דבר יכול להשתנות ברגע האחרון, ולא תהיה לך ברירה אלא להסתגל.
אבל עם כלי ניהול פרויקטים גמישים, כמו מנהל המשימות של UDN. , אתה יכול להתמודד עם כל דבר שמגיע בדרך שלך.
מנהל המשימות של UDN. יש טונות של תצוגות גמישות עבור כל מחלקה בארגון שלך:
זכור כאשר הזכרנו כי מנהל פרויקט אירוע יש לפקח על אירועים מהתפיסה שלהם כדי השלמת?
כן, ובכן, מנהלי פרויקטים צריכים לעשות את אותו הדבר. אולי זה טריק כי מנהלי פרויקטים למדו מתכנני האירוע. 😉
זה לא משנה אם אש קטנה התחילה במטבח או אם אחד של DJ צריך להיות מוחלף ברגע האחרון. הדבר היחיד שחשוב הוא הצלחה ואיכות האירוע.
התוצאה של האירוע היא מה שהאורחים שלך ייקחו איתם במשך שבועות וחודשים אחרי האירוע.
דרך פנטסטית כדי להבטיח כי האירועים העתידיים שלך הם אפילו יותר מוצלחים היא לאסוף משוב מן האורחים שלך ואת העובדים.
מנהל המשימות של UDN. תצוגת טופס מאפשר לך לבנות צורות מותאמות אישית יפה. טפסים אלה יכולים להיות משותפים באמצעות קישור או מובנה בדפים. תגובות טופס הופכים אוטומטית למשימות ניתן להעביר דרך זרימת עבודה כאשר אתה מוכן.
עצה 8: תחקור
תחקיר קורה רק לאחר סיום האירוע.
כל המבצעים טסים בחזרה לעיר הולדתם, תמונות האירועים הן בכל התקשורת החברתית, והזמנות מעובדות.
עכשיו, תצטרך לתזמן פגישה עם צוות הפרויקט שלך ולקוחות לדון מה הלך טוב ומה יכול להיות משופר.
כדי להפוך את התהליך הזה קל יותר, אתה צריך לשאול את העובדים שלך לציין כל בעיות שהם נתקלים לאורך כל תהליך התכנון האירוע. אם כבר מדברים על רשימות, מנהל המשימות של UDN. פנקס הוא מקום מקוון חינם עבור צוות האירוע שלך לרשום רעיונות ונושאים בזמן אמת. אתה יכול אפילו להמיר את ההערות שלך למשימות עבור מושב התחקיר.
חשבת שזה סוף האירוע הזה? ובכן, להתכונן לאחר המפלגה כי לא עשינו עדיין.
הנה עוד דרכים מנהל המשימות של UDN. יכול לעזור לך לנהל את האירועים שלך:
האירוע הסופי 🎭
למרות שאירועים הם טון של כיף, מקבל הכל כדי לרוץ בצורה חלקה הוא אירוע שונה לגמרי!
למרבה המזל, כלי ניהול פרויקטים של אירוע יכול לעזור לך לנהל הכל מבלי להפוך את האירוע לתוך קרקס.
אבל, אם אתה רוצה את האירועים שלך להיות הצלחה, אתה צריך להשתמש תוכנת תכנון אירוע מקיף כמו מנהל המשימות של UDN. .
מנהל המשימות של UDN. יש תכונות כמו תלות במשימות , מדויק אומדני זמן , וחזק אפליקציות סלולריות זה יעזור לך להשיק אירועים מאורגנים היטב, מוצלחים.
לנסות מנהל המשימות של UDN. בחינם היום כדי לחוות כלי שיכול לעזור לך לארגן את האירוע של החיים!
