Ultimate Guide To Tapahtuman projektin hallintaan
Udn Webber
Asiakastuki
"Uh, miksi ei ole vegaania ruokia?" "Bändi valittavat mistä ja valaistuksesta." "On vieras, joka sanoo, että he varmasti rsvp'd, mutta en löydä niitä luettelossa!"
Kuvittele, että sinun on käsiteltävä kaikki Nämä asiat hallinnassa koko tapahtumaa!
Juuri tämä tapahtumaprojektin johtajien on tehtävä, joten ei ole mikään yllätys, että he tarvitsevat vähän apua hallitsemaan kaikkia.
Tässä artikkelissa kattaamme kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää tapahtumaprojektinhallinnasta, ja korostamme kahdeksan vinkkiä, jotka tapahtuman suunnittelijat voivat lainata projektipäälliköiltä yhdessä Paras tapahtuma-sovellus auttaa sinua tekemään kaiken .
Aloitetaan nämä juhlat! 🥳
Mikä on tapahtumahankkeen hallinta?
Tapahtumien projektinhallinta koskee suunnittelua, järjestämistä ja onnistuneen tapahtuman ylläpitäminen .
Nämä tapahtumat voivat olla punaisia mattotapahtumia, puolueita, yleissopimuksia, näyttelyitä ja muuta, mitä voit juhlia.
Vaikka tapahtumat näyttävät aina hauskaa ja helppoa, se vaatii töitä saada se tähän pisteeseen. Tapahtumasuunnitteluprosessi edellyttää budjetointia, aikataulua, varauksia, liikenteen koordinointia ja, mikä tärkeintä hyvää ruokaa!
Loppujen lopuksi et halua vieraasi tunne näin:
Mitkä ovat projektinhallinnan tapahtumasuunnittelun pääkomponentit?
Tapahtumapäivä ja vieraiden määrä ovat kaksi tärkeintä tapahtumasuunnittelua tekijää. Vaikka suunnittelet pienemmän tapahtuman, jonka arvioitu määrä vieraita voi auttaa sinua suunnittelemaan juhlajille, evakuointisuunnitelmille ja muille.
Seuraavassa on muutamia muita tärkeitä komponentteja, jotka on sisällytettävä tapahtumasuunnitelmaan:
Mitkä ovat samankaltaisuudet projektinhallinnan ja tapahtumien hallinnan välillä?
Tässä on kolme yhtäläisyyttä tapahtuman hallinnan ja projektinhallinnan välillä:
1. Molemmat käyttävät virstanpylväitä edistymisen seuraamiseksi
Sekä tapahtuma- että projektin johtajat käyttävät Hankkeen virstanpylväät Varmistaa, että kaikki toimitetaan ajoissa.
Virstanpylväät ovat periaatteessa tarkistuspisteet, jotka näyttävät sinulle, kun olet suorittanut merkittäviä tapahtumia tai tehtäviä. Projektinhallinnassa tämä voisi viimeistellä hankesuunnitelmaa.
Koska tapahtumat ovat tonnia liikkuvia osia, virstanpylväät auttavat tapahtuman johtajia varmistavat, että kaikki menee suunnitelmien mukaan.
Seuraavassa on tapahtuman suunnittelu Projektinhallinnan virstanpylväät :
2. Molemmat käyttävät tehtäväluetteloita järjestäytyneeksi
Tehtäväluettelot ovat yksinkertaisia to-do -luetteloita, jotka yleensä sisältävät lyhytaikaisia tavoitteita. Kun olet suorittanut nämä tavoitteet, saat askeleen lähemmäksi virstanpylväitä.
Projektipäälliköt ja tapahtumasuunnittelijat käyttävät tehtäväluetteloita varmistaaksesi, että mitään tehtävää ei ole jätetty. Kuvittele unohtamatta järjestää musiikkia, jättäen vieraasi tunne näin:
Tässä on esimerkki tapahtumasuunnittelusta tehtäväluettelosta:
3. Molemmat edellyttävät ristikereiden yhteistyötä
Projektinhallinta perustuu projektiryhmän, rahoitusryhmän, markkinointiryhmän, tuotantojoukkueen ja koko muiden toimittamaan projektin ajoissa.
Samoin luoda onnistunut tapahtuma, tarvitset:
Tarvitset kaikki käsit kannella, jos et halua tapahtuman mennä historiaan (tai valtameri) yhtenä pahimmista tapahtumista koskaan!
Mitä tapahtumaprojektipäällikkö tekee?
Tapahtumien projektipäälliköiden on hallittava tapahtumaa alkuperäisestä suunnittelusta tapahtuman onnistuneeseen loppuun saattamiseen.
Tapahtumasuunnittelija on pohjimmiltaan supersankari, koska heidän on käsiteltävä asioita, jotka ovat heidän valvonnastaan, kuten äkilliset huonot sääolosuhteet, viivästyvät lennot ja sähkökatkokset.
Superhero-tehtäviensä päälle tässä on muutamia muita tapahtumapäällikön tehtäviä:
Jos vain tapahtumapäällikkö oli palkannut meidät. 😉
8 Vihjeiden tapahtumasuunnittelijat voivat lainata projektipäälliköiltä
Tapahtumasuunnittelijalla on samankaltaiset tehtävät projektipäällikölle. Ainoa ero on, että tapahtumapäälliköllä on oltava enemmän kärsivällisyyttä, koska heidän on pidettävä ihmisiä, lämmin, onnellinen ja viihdyttävä! Jos haluat estää kärsivällisyyttäsi ohut, tässä on kahdeksan vinkkejä, joita voit lainata projektipäälliköiltä:
Vihje 1: Luo projektisuunnitelma
Ensinnäkin sinun on tehtävä tapahtumakonsepti.
Tämä sisältää päättää, millainen tapahtuma sinua isäntä, mitä tapahtuman tavoitteet ovat erityiset aikarajoitukset, ja yksityiskohtainen erittely tehtävistä ja tiimin jäsenet osallistuvat.
A. Tavoitteet
Voit asettaa konkreettisen tavoitteen, kuten saada 500 vierasta osallistumaan tapahtumaan tai voit asettaa aineettomia tavoitteita, kuten luoda tietoisuutta ympäristön kestävyydestä. #SAVETHEPLANET 🌳
Mitä tahansa valitset, sinun on käytettävä työkalua UDN-tehtävähallinta , mitata edistymistä näitä tavoitteita.
Odota ... mikä on UDN-tehtävähallinta ?
UDN-tehtävähallinta on yksi maailman korkeimmin arvioitu Tuottavuus ja tapahtumanhallintaohjelmisto jota käytetään erittäin tuottava joukkue pienissä ja suurissa yrityksissä.
Ominaisuuksia kuten Docs että voit luoda kauniita tapahtumaohjelmia hyödyllisiksi Muistutukset joka varmistaa, ettet koskaan unohda noutaa kakkua, UDN-tehtävähallinta on parhaiten täyttynyt projektinhallintatyökalu siellä.
Nyt saadaan takaisin siihen, miten UDN-tehtävähallinta voi auttaa sinua asettamaan tapahtumien tavoitteita.
Tavoitteet sisään UDN-tehtävähallinta ovat korkean tason tavoitteet, jotka voidaan jakaa pienempiin Tavoitteet.
Joka kerta, kun olet valmis Kohde , pääset lähemmäksi tavoitteen saavuttamista.
UDN-tehtävähallinta myös Näytä tavoitteen edistyminen Prosentteina, joten tiedät tarkalleen missä olet.
Kiinnostunut joukkueen tavoitteesta? Tässä on enemmän kuinka käyttää UDN-tehtävähallinta Aseta tavoitteet tiimisi.
B. Rajoitukset
Suunnittelet tapahtumaa, joudut joutumaan muutamiin rajoituksiin.
Tämä voi olla budjettirajoituksia, pieni paikka, kova määräaika tai rajoitettu tiimi jäsen.
On tärkeää tunnistaa nämä rajoitukset, jotta voit järjestää tapahtuman näillä rajoituksilla mielessä.
Suuri tapahtuman järjestäjä käyttää rajoituksia mahdollisuutena saada luovaa! Esimerkiksi jos sinulla rajoitetusti tilaa omassa paikka, voit avata sivuovet luoda ylimääräinen tented alueella. 🎪
UDN-tehtävähallinta voi auttaa sinua hallitsemaan näitä rajoituksia käyttämällä Projektinhallintakaaviot , Mallit ja näkymät:
C. Tehtävävaltuuskunta
Jos haluat hallita tapahtumia kunnolla, sinun on hajotettava suuret tehtävät pienempiin töihin ja määrittää heille maksetut päivämäärät.
Esimerkiksi varmistaa paikka, sinun täytyy:
Täällä sinun pitäisi myös valita tapahtuma projektiryhmän ja määrittää tiettyjä tehtäviä tiimin jäsenet.
Onneksi, UDN-tehtävähallinta voi auttaa sinua kaikki ylempi.
Sinun tarvitsee vain tehdä Luo tehtävä sisään UDN-tehtävähallinta ja Määritä tehtävät a yksittäjä , Useita toimeksiantoja tai a Tiimi . Voit myös lisätä määräpäivät tehtäviesi.
UDN-tehtävähallinta Voit myös luoda yksinkertaisia Tehtävät tarkistuslistat ja antaa dosille tiettyyn tiimin jäseneen.
Tehokas tehtävä valtuuskunta auttaa joukkueita välttämään valtavia virheitä, kuten varaus Keynote-kaiuttimen varaus väärään lentoon.
Vihje 2: Aseta virstanpylväät
Nyt kun sinulla on tehtävät ja määräajat riviin, sinun täytyy asettaa joitakin virstanpylväät .
Virstanpylväs voisi olla myydä 400 lippua viikossa ennen tapahtumapäivää, tai se voi olla 250 Twitter-seuraajat kaksi viikkoa tapahtuman päättymisen jälkeen.
Kun kytket päälle UDN-tehtävähallinta 'S Milestones ClackApp , Tehtävät muuttuvat edistymismarkkereiksi.
Voit myös nähdä Virstanpylväät jssk Gantt Chart View . He edustavat timanttimuotoja, jotta voit helposti nähdä kaikki suuret, kiiltävät tapahtumat, jotka on täytettävä.
Vihje 3: Tiimityö tekee tapahtumatyöstä
Järjestä onnistuneen tapahtuman, sinun on varmistettava, että kaikki tietävät vastuunsa.
Projektisuunnitelman kommunikointi jokaisen osaston kanssa ja viikoittaisten tiimin kokousten luominen pitää kaikki samalla sivulla ja lisäävät Tiimi yhteistyö .
Tällä tavoin, jos hosting Red Carpet -tapahtuma, miehistö voi työskennellä yhdessä helposti rullata fantastinen tapahtuma:
Kanssa UDN-tehtävähallinta , voit myös asettaa Mukautetut roolit Jokaiselle hankkeelle.
Tällä tavoin jokaisella on pääsy oikeisiin asiakirjoihin ja tietää, mitä roolia heidän täytyy pelata.
Tapahtumasi joukkue tarvitsee myös keinon kommunikoida nopeasti. Kanssa UDN-tehtävähallinta Keskustelu , joukkueesi voi keskustella kaikesta, tulevista tehtävistä tapahtuman jännityksestä.
Tarve luoda ja jakaa myyjän ehdotuksia?
Docs sisään UDN-tehtävähallinta ovat täydellinen paikka luoda digitaalinen asiakirja, joka voidaan jakaa tiimin jäsenten ja Sisäiset sidosryhmät .
Joskus kasvokkain kokous ei ole tarpeen. Siksi UDN-tehtävähallinta on Zoom-integraatio Näin voit nopeasti hypätä zoomauspuheluihin ilman, että sinun täytyy lähteä UDN-tehtävähallinta !
Mutta jos pidät vanhan koulun kokouksia, aseta yksinkertaisesti Toistuvat tehtävät Viikoittaisille kokouksille, joten et koskaan unohda heitä:
Vihje 4: Seuraa aina edistystä
Tapahtuman ammattilaiset ymmärtävät, että on tärkeää seurata projektin tehtäviä ja määräaikoja.
Edistymisen seuraaminen auttaa tapahtumasi tiimi määrää, kuinka paljon työtä on jäljellä ja jos määräajat täyttyvät. Lisäksi se auttaa sinua pitämään asiakkaasi ajan tasalla viivästyksistä.
UDN-tehtävähallinta Tekee edistystä ehdoton tuulta.
Kanssa Mukautetut tilat , Voit lisätä tapahtumaprojektin eri vaiheet, kuten "logistiikka," kutsut "ja" tapahtumapäivä ". Näin voit luoda tapahtuman työnkulun, joka toimii sinulle.
Täytyy pitää kiinni silmällä, miten high-end yritystapahtuma etenee?
Kojelaudat Anna sinulle korkean tason yleiskatsaus tapahtumastasi. Täällä voit seurata projektin edistymistä, työntekijöiden suorituskykyä ja pullonkauloja työnkulussa.
Voit myös lisätä Sprint Widgetit Kuten Burnupit kaaviot , Burndown-kaaviot , Kumulatiiviset vuokaaviot , ja Velocity-kaaviot sinun Kojelauta Varmista, että heität parhaan mustan tie-tapahtuman:
Vihje 5: Näyttelyssä johtajuus ja luottamus
Erinomainen johtajuus taito ja luottamus auttaa sinua pitämään tiimisi motivoitunut.
Tämä on erityisen tärkeää riskienhallinnan kannalta.
Mitä tarkoitamme?
Tapahtumissa on aina paljon käynnissä, ja joskus asiat voivat mennä pieleen. Esimerkiksi tulipalo voisi aloittaa tai taistelu voisi murtautua.
Riippumatta katastrofista tapahtuu, et voi olla vieraita ja tiimisi juoksevaa ylös ja alas kuin päättämättömät kanat.
Temppu on pysyä rauhallisena ja kerätään, jotta tiimisi voi seurata pukua.
Etkö ole varma, miten käsitellä hälinästä projektinhallinnan? Tässä ovat 3 Projektinhallintavinkkejä kiireisille johtajille .
Vihje 6: Ole joustava
Joustava tapahtumapäällikkö tarkoittaa, että voit käsitellä viivästyksiä, pullonkauloja ja muita haasteita.
Joustava joukkuetoveri tarkoittaa, että kuuntelet muiden ihmisten mielipiteitä saada parhaat tulokset. Tämä on uskomattoman tärkeä tapahtumien hallintaan, koska kaikki voi muuttua viime hetkellä, eikä sinulla ole muuta vaihtoehtoa vaan sopeutua.
Mutta joustavalla projektinhallintatyökalulla, kuten UDN-tehtävähallinta , voit käsitellä jotain, joka tulee tienne.
UDN-tehtävähallinta on tonnia Joustavat näkymät Jokaiselle organisaatiossasi osastolle:
Vihje 7: Toimita suuri valmis tuote
Muista, kun mainitsimme, että tapahtumaprojektipäällikön on seurattava tapahtumia heidän käsitystään valmistumaan?
Joo, hyvin, projektipäälliköiden on tehtävä sama. Ehkä tämä on temppu, joka projektipäälliköt oppivat tapahtumasuunnittelijoilta. 😉
Ei ole väliä, onko pieni tulipalo keittiössä tai jos jokin DJ: stä oli korvattava viime hetkellä. Ainoa asia, joka on tärkeää tapahtuman menestys ja laatu.
Tapahtuman lopputulos on se, mitä vieraasi vie heidän kanssaan viikkoja ja kuukausia tapahtuman jälkeen.
Fantastinen tapa varmistaa, että tulevat tapahtumat ovat vielä menestyksekkäämpää on kerätä palautetta vieraille ja työntekijöiltäsi.
UDN-tehtävähallinta Muotokuva Voit rakentaa kauniita mukautettuja lomakkeita. Nämä lomakkeet voidaan jakaa linkin kautta tai sisäänrakennetulla sivuille. Lomakkeiden vastaukset muuttuvat automaattisesti tehtäviksi ja ne voidaan siirtää työnkulun läpi, kun olet valmis.
Vihje 8: Debrief
Rekkari tapahtuu vain, kun tapahtuma on päättynyt.
Kaikki esiintyjät lentävät takaisin kotikaupungille, tapahtumakuvia ovat kaikkialla sosiaalisen median, ja tilauksia käsitellään.
Nyt sinun täytyy suunnitella kokous projektiryhmänne ja asiakkaiden kanssa keskustelemaan siitä, mikä meni hyvin ja mitä voitaisiin parantaa.
Jos haluat tehdä tämän prosessin helpommin, sinun on pyydettävä työntekijöiltäsi huomata ongelmia, joita ne törmäävät koko tapahtumasuunnitteluprosessissa. Puhuminen muistiinpanosta, UDN-tehtävähallinta 'S Notepad on ilmainen online-tila tapahtumajoukkueesi, jotta voit jättää ajatuksia ja kysymyksiä reaaliaikaisesti. Voit jopa Muunna muistiinpanosi tehtäviin Decriefing-istuntoon.
Luulit, että tämä oli tämän tapahtuman loppu? No, valmistaudu jälkikäteen, koska emme ole vielä tehneet.
Tässä on vielä enemmän tapoja UDN-tehtävähallinta voi auttaa sinua hallitsemaan tapahtumia:
Lopullinen tapahtuma 🎭
Vaikka tapahtumat ovat hauskaa, saada kaiken sujuvasti, on koko eri tapahtuma!
Onneksi tapahtumaprojektin hallintatyökalut voivat auttaa sinua hallitsemaan kaikkea kääntämättä tapahtumaa sirkuksi.
Mutta jos haluat tapahtumia menestyä, sinun on käytettävä Kattava tapahtumasuunnitteluohjelmisto Kuten UDN-tehtävähallinta .
UDN-tehtävähallinta Sinulla on ominaisuuksia Tehtävän riippuvuudet , tarkka Aikaennusteet ja voimakas Mobiilisovellukset Se auttaa sinua käynnistämään hyvin järjestäytyneitä, onnistuneita tapahtumia.
Kokeilla UDN-tehtävähallinta Vapaa tänään Kokea työkalu, joka voi auttaa sinua järjestämään eliniän tapahtuman!
