घटना परियोजना प्रबंधन के लिए अंतिम गाइड

डेमन रयान

ग्राहक सहायता लीड

"उह, क्यों शाकाहारी व्यंजन नहीं हैं?" "बैंड ने माइक और लाइटिंग के बारे में शिकायत की है।" "एक अतिथि है जो कहता है कि वे निश्चित रूप से rsvp'd, लेकिन मैं उन्हें सूची में नहीं मिल सकता!"

इससे निपटने की कल्पना करो सब एक संपूर्ण घटना के प्रबंधन के दौरान उन मुद्दों!

यही कारण है कि इवेंट प्रोजेक्ट मैनेजर को क्या करना है, इसलिए यह कोई आश्चर्य की बात नहीं है कि उन्हें इसे सभी को प्रबंधित करने में थोड़ी मदद की ज़रूरत है।

इस आलेख में, हम इवेंट प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के बारे में जानने के लिए आवश्यक सब कुछ को कवर करेंगे, और हम आठ युक्तियों को हाइलाइट करेंगे कि इवेंट प्लानर्स प्रोजेक्ट मैनेजर से लेकर आ सकते हैं सबसे अच्छा घटना ऐप आपको यह सब करने में मदद करने के लिए ।

आइये यह पार्टी शुरू करते हैं! 🥳

इवेंट प्रोजेक्ट मैनेजमेंट क्या है?

घटना परियोजना प्रबंधन योजना, आयोजन, और के बारे में है एक सफल घटना को बनाए रखना ।

ये घटनाएं लाल कालीन घटनाओं, पार्टियों, सम्मेलन, व्यापार शो, और कुछ भी जश्न मनाने के लिए हो सकती हैं।

यद्यपि घटनाएं हमेशा मजेदार और आसान लगती हैं, लेकिन इसे उस बिंदु पर प्राप्त करने के लिए एक टन काम की आवश्यकता होती है। घटना योजना प्रक्रिया के लिए बजट, शेड्यूलिंग, आरक्षण, परिवहन समन्वय, और सबसे महत्वपूर्ण, अच्छा भोजन की आवश्यकता होती है!

आखिरकार, आप नहीं चाहते कि आपके मेहमान इस तरह महसूस कर रहे हों:

परियोजना प्रबंधन कार्यक्रम योजना के मुख्य घटक क्या हैं?

घटना की तारीख और मेहमानों की संख्या दो सबसे महत्वपूर्ण घटना नियोजन कारक हैं। यहां तक ​​कि यदि आप एक छोटी घटना की योजना बना रहे हैं, तो अनुमानित संख्या में मेहमानों के पास कैटरर्स, निकासी योजनाओं और अन्य के लिए योजना बनाने में आपकी सहायता कर सकते हैं।

यहां कुछ अन्य महत्वपूर्ण घटक दिए गए हैं जिन्हें आपकी घटना योजना में शामिल करने की आवश्यकता है:

परियोजना प्रबंधन और घटना प्रबंधन के बीच समानताएं क्या हैं?

घटना प्रबंधन और परियोजना प्रबंधन के बीच तीन समानताएं यहां दी गई हैं:

1. दोनों प्रगति को ट्रैक करने के लिए मील के पत्थर का उपयोग करें

दोनों घटना और परियोजना प्रबंधक उपयोग करते हैं परियोजना के मील के पत्थर यह सुनिश्चित करने के लिए कि समय पर सब कुछ दिया जाता है।

मील का पत्थर क्या हैं?

मील का पत्थर मूल रूप से चेकपॉइंट्स हैं जो आपको दिखाते हैं कि जब आपने महत्वपूर्ण घटनाएं या कार्य पूरा कर लिया है। परियोजना प्रबंधन में, यह परियोजना योजना को अंतिम रूप दे सकता है।

चूंकि घटनाओं में चलती भागों का एक टन होता है, मील का पत्थर सहायता घटना प्रबंधकों को यह सुनिश्चित करना है कि सबकुछ योजना के अनुसार जा रहा है।

यहां कुछ घटना नियोजन हैं परियोजना प्रबंधन मील का पत्थर :

2. संगठित रहने के लिए दोनों कार्य सूचियों का उपयोग करें

कार्य सूचियां सरल टू-डू सूचियां होती हैं जिनमें आमतौर पर अल्पकालिक लक्ष्यों होते हैं। एक बार इन लक्ष्यों को पूरा करने के बाद, आपको अपने मील के पत्थर के करीब एक कदम मिल जाएगा।

प्रोजेक्ट मैनेजर और इवेंट प्लानर्स यह सुनिश्चित करने के लिए कार्य सूचियों का उपयोग करते हैं कि कोई कार्य पूर्ववत नहीं हुआ है। कल्पना करें कि किसी भी संगीत को व्यवस्थित करने के लिए भूल जाओ, अपने मेहमानों को इस तरह महसूस कर रहा है:

यहां एक घटना योजना कार्य सूची का एक उदाहरण दिया गया है:

3. दोनों को क्रॉस-टीम सहयोग की आवश्यकता होती है

परियोजना प्रबंधन परियोजना टीम, वित्त टीम, मार्केटिंग टीम, उत्पादन टीम, और समय पर एक परियोजना देने के लिए अन्य लोगों के संयुक्त प्रयास पर निर्भर करता है।

इसी प्रकार, एक सफल घटना बनाने के लिए, आपको इसकी आवश्यकता है:

यदि आप नहीं चाहते हैं कि आपका कार्यक्रम इतिहास (या महासागर) में सबसे खराब घटनाओं में से एक के रूप में नीचे जाना न चाहता है तो आपको डेक पर सभी हाथों की आवश्यकता है!

एक घटना परियोजना प्रबंधक क्या करता है?

घटना परियोजना प्रबंधकों को घटना के सफल समापन के लिए प्रारंभिक अवधारणा से घटना का प्रबंधन करना पड़ता है।

एक इवेंट प्लानर मूल रूप से एक सुपरहीरो होता है क्योंकि उन्हें उनके नियंत्रण से बाहर की चीजों से निपटना पड़ता है, जैसे अचानक खराब मौसम की स्थिति, विलंबित उड़ानें और बिजली की आबादी।

अपने सुपरहीरो कर्तव्यों के शीर्ष पर, यहां एक घटना प्रबंधक की कुछ अन्य जिम्मेदारियां दी गई हैं:

यदि केवल इवेंट मैनेजर ने हमें काम पर रखा था। 😉

8 टिप्स घटना योजनाकार परियोजना प्रबंधकों से उधार ले सकते हैं

एक घटना योजनाकार के पास एक परियोजना प्रबंधक के समान कर्तव्यों हैं। एकमात्र अंतर यह है कि एक घटना प्रबंधक को अधिक धैर्य रखना पड़ता है क्योंकि उन्हें लोगों को खिलाया, गर्म, खुश और मनोरंजन करना पड़ता है! अपने धैर्य को पतला पहनने से रोकने के लिए, यहां आठ युक्तियां दी गई हैं जिन्हें आप परियोजना प्रबंधकों से उधार ले सकते हैं:

युक्ति 1: एक परियोजना योजना बनाएँ

सबसे पहले, आपको एक घटना अवधारणा के साथ आने की आवश्यकता होगी।

इसमें यह निर्धारित करना शामिल है कि आप किस प्रकार की घटना होस्ट कर रहे हैं, घटना के लक्ष्य क्या हैं, विशिष्ट समय की बाधाएं, और कार्यों और टीम के सदस्यों का विस्तृत टूटना शामिल है।

ए लक्ष्यों

आप एक मूर्त लक्ष्य निर्धारित कर सकते हैं जैसे 500 मेहमानों को घटना में भाग लेने के लिए, या आप पर्यावरणीय स्थायित्व के लिए जागरूकता पैदा करने जैसे अमूर्त लक्ष्यों को सेट कर सकते हैं। #इस ग्रह की रक्षा करो 🌳

जो भी आप चुनते हैं, आपको एक उपकरण का उपयोग करने की आवश्यकता होगी यूडीएन कार्य प्रबंधक , उन लक्ष्यों की ओर अपनी प्रगति को मापने के लिए।

रुको ... क्या है यूडीएन कार्य प्रबंधक ?

यूडीएन कार्य प्रबंधक दुनिया में से एक है उच्चतम दर पर उत्पादकता और घटना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के द्वारा उपयोग अत्यधिक उत्पादक टीमों छोटी और बड़ी कंपनियों में।

जैसे सुविधाओं के साथ डॉक्स कि आप मददगार के लिए सुंदर घटना कार्यक्रम बनाने देते हैं अनुस्मारक यह सुनिश्चित करें कि आप केक को लेने के लिए कभी नहीं भूलेंगे, यूडीएन कार्य प्रबंधक वहाँ सबसे घटना से भरा परियोजना प्रबंधन उपकरण है।

अब, चलो कैसे वापस आते हैं यूडीएन कार्य प्रबंधक घटना लक्ष्यों को निर्धारित करने में आपकी सहायता कर सकते हैं।

लक्ष्य में यूडीएन कार्य प्रबंधक उच्च स्तरीय उद्देश्यों हैं जिन्हें छोटे में विभाजित किया जा सकता है लक्ष्य।

हर बार जब आप पूरा करते हैं लक्ष्य , आप अपने लक्ष्य को पूरा करने के करीब आते हैं।

यूडीएन कार्य प्रबंधक यह भी होगा अपना लक्ष्य प्रगति प्रदर्शित करें प्रतिशत में, तो आप जानते हैं कि आप कहां हैं।

टीम लक्ष्य-सेटिंग में रुचि रखते हैं? यहाँ और अधिक है कैसे इस्तेमाल करे यूडीएन कार्य प्रबंधक अपनी टीम के लिए लक्ष्य निर्धारित करने के लिए।

बी बाधाओं

एक घटना की योजना बनाते समय, आप कुछ बाधाओं में भागने के लिए बाध्य हैं।

यह बजट की बाधाओं, एक छोटा सा स्थान, एक कठिन समय सीमा, या सीमित टीम के सदस्यों हो सकता है।

इन बाधाओं की पहचान करना महत्वपूर्ण है ताकि आप इस घटना को उन बाधाओं के साथ व्यवस्थित कर सकें।

एक महान घटना आयोजक रचनात्मक होने का अवसर के रूप में बाधाओं का उपयोग करेगा! उदाहरण के लिए, यदि आपके पास आपके स्थान पर सीमित स्थान है, तो आप एक अतिरिक्त तम्बू क्षेत्र बनाने के लिए साइड दरवाजे खोल सकते हैं। 🎪

यूडीएन कार्य प्रबंधक इन बाधाओं का उपयोग करके आप मदद कर सकते हैं परियोजना प्रबंधन चार्ट , टेम्पलेट्स, और विचार:

सी। कार्य प्रतिनिधिमंडल

घटनाओं को ठीक से प्रबंधित करने के लिए, आपको बड़े कार्यों को काम के छोटे टुकड़ों में तोड़ने और उन्हें देय तिथियों को असाइन करने की आवश्यकता है।

उदाहरण के लिए, एक स्थान को सुरक्षित करने के लिए, आपको इसकी आवश्यकता है:

यहां, आपको एक ईवेंट प्रोजेक्ट टीम का चयन करना चाहिए और टीम के सदस्यों को विशिष्ट कार्यों को असाइन करना चाहिए।

किस्मत से, यूडीएन कार्य प्रबंधक आपकी मदद कर सकते हैं सब उपरोक्त।

आपको बस इतना करना है एक कार्य बनाएँ में यूडीएन कार्य प्रबंधक तथा कार्य सौंपें को एकल असाइन , एकाधिक समारोह , या ए टीम । आप भी जोड़ सकते हैं नियत तारीक अपने कार्यों के लिए।

यूडीएन कार्य प्रबंधक यह भी आपको सरल बनाने देता है कार्य चेकलिस्ट और एक विशिष्ट टीम के सदस्य को डॉस असाइन करें।

प्रभावी कार्य प्रतिनिधिमंडल टीमों को भारी गलतियों से बचने में मदद करता है जैसे गलत उड़ान पर अपने मुख्य नोट स्पीकर बुकिंग करना।

टिप 2: मील का पत्थर सेट करें

अब जब आप अपने कार्यों और समय सीमा को रेखांकित कर चुके हैं, तो आपको कुछ सेट करने की आवश्यकता है मील का पत्थर ।

आपका मील का पत्थर घटना की तारीख से एक सप्ताह पहले 400 टिकटों को बेचने के लिए हो सकता है, या घटना समाप्त होने के दो सप्ताह बाद 250 ट्विटर अनुयायियों को हासिल करना पड़ सकता है।

एक बार आप चालू करते हैं यूडीएन कार्य प्रबंधक के मील का पत्थर क्लिक , कार्य प्रगति मार्करों में बदल जाते हैं।

आप भी देख सकते हैं मील का पत्थर में गैंट चार्ट व्यू । उन्हें हीरे के आकार के रूप में दर्शाया जाएगा ताकि आप आसानी से सभी बड़ी, चमकदार घटनाओं को देख सकें जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है।

युक्ति 3: टीमवर्क घटना को काम करता है

एक सफल घटना को व्यवस्थित करने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि हर कोई अपनी जिम्मेदारियों को जानता है।

प्रत्येक विभाग के साथ परियोजना योजना को संचारित करना और साप्ताहिक टीम की बैठक स्थापित करना हर किसी को एक ही पृष्ठ पर रखेगा और बढ़ावा देगा दल का सहयोग ।

इस तरह, यदि आप एक लाल कालीन घटना की मेजबानी कर रहे हैं, तो आपका चालक दल एक शानदार घटना को रोल करने के लिए आसानी से काम कर सकता है:

साथ यूडीएन कार्य प्रबंधक , आप भी सेट कर सकते हैं कस्टम भूमिकाएं हर परियोजना के लिए।

इस तरह, हर किसी के पास सही दस्तावेजों तक पहुंच है और जानता है कि उन्हें किस भूमिका की आवश्यकता है।

आपकी घटना टीम को तेजी से संवाद करने के लिए एक रास्ता भी चाहिए। साथ यूडीएन कार्य प्रबंधक चैट व्यू , आपकी टीम आगामी कार्यों से घटना उत्तेजना तक कुछ भी चर्चा कर सकती है।

विक्रेता प्रस्तावों को बनाने और साझा करने की आवश्यकता है?

डॉक्स में यूडीएन कार्य प्रबंधक आपके लिए एक डिजिटल दस्तावेज़ बनाने के लिए एकदम सही जगह है जिसे टीम के सदस्यों के साथ साझा किया जा सकता है और आंतरिक हितधारकों ।

कभी-कभी आमने-सामने की बैठक आवश्यक नहीं होती है। इसीलिए यूडीएन कार्य प्रबंधक एक ज़ूम एकीकरण यह आपको छोड़ने के बिना ज़ूम कॉल पर जल्दी से कूदने देता है यूडीएन कार्य प्रबंधक !

लेकिन, अगर आप पुरानी स्कूल की बैठकें पसंद करते हैं, तो बस सेट करें पुनरावर्ती कार्य आपकी साप्ताहिक बैठकों के लिए, इसलिए आप उनके बारे में कभी नहीं भूल जाते:

युक्ति 4: हमेशा प्रगति को ट्रैक करें

घटना पेशेवर परियोजना कार्यों और समय सीमाओं की दिशा में ट्रैकिंग प्रगति के महत्व को समझते हैं।

प्रगति का ट्रैक रखना आपकी घटना टीम को यह निर्धारित करने में मदद करेगा कि कितना काम बचा है और यदि समय सीमा पूरी की जाएगी। इसके अलावा, यह आपको अपने ग्राहकों को किसी भी देरी के बारे में सूचित रखने में मदद करेगा।

यूडीएन कार्य प्रबंधक एक पूर्ण हवा को ट्रैक करने में प्रगति करता है।

साथ कस्टम स्थिति , आप अपने ईवेंट प्रोजेक्ट में विभिन्न चरणों को जोड़ सकते हैं, जैसे 'रसद,' निमंत्रण, 'और' इवेंट डे। 'इस तरह, आप एक ईवेंट वर्कफ़्लो बना सकते हैं जो आपके लिए काम करता है।

अपने उच्च अंत के बारे में एक करीबी नजर रखने की जरूरत है कारपोरेट आयोजन प्रगति कर रहा है?

डैशबोर्ड आपको अपने कार्यक्रम का एक उच्च स्तरीय अवलोकन दें। यहां, आप अपने वर्कफ़्लो में परियोजना प्रगति, कर्मचारी प्रदर्शन और बाधाओं की निगरानी कर सकते हैं।

आप भी जोड़ सकते हैं स्प्रिंट विजेट्स पसंद बर्नअप चार्ट , बर्नडाउन चार्ट , संचयी प्रवाह आरेख , तथा वेग चार्ट तुम्हारा को डैशबोर्ड यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप सबसे अच्छी ब्लैक-टाई इवेंट फेंक दें:

टिप 5: नेतृत्व और आत्मविश्वास का प्रदर्शन

उत्कृष्ट नेतृत्व कौशल और आत्मविश्वास का प्रदर्शन करने से आपकी टीम को प्रेरित करने में मदद मिलेगी।

जोखिम प्रबंधन के लिए यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है।

हमारा क्या मतलब है?

घटनाओं में हमेशा बहुत कुछ चल रहा है, और कभी-कभी चीजें गलत हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, आग शुरू हो सकती है, या एक लड़ाई टूट सकती है।

जो भी आपदा होती है, आप अपने मेहमानों और टीम को सिर रहित मुर्गियों की तरह ऊपर और नीचे नहीं चल सकते हैं।

चाल शांत रहना और एकत्रित रहना है ताकि आपकी टीम सूट का पालन कर सके।

सुनिश्चित नहीं है कि परियोजना प्रबंधन की हलचल और हलचल को कैसे संभाला जाए? यहाँ हैं [4 9 5] [4 9 5] व्यस्त प्रबंधकों के लिए 3 परियोजना प्रबंधन युक्तियाँ