Der ultimative Anleitung zum Event-Projektmanagement
Damon Ryan.
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"Äh, warum gibt es keine veganen Gerichte?" "Die Band beschwert sich über das Mikrofon und die Beleuchtung." "Es gibt einen Gast, der sagt, dass sie definitiv rsvp'd sind, aber ich kann sie nicht auf der Liste finden!"
Stellen Sie sich vor, Sie müssen damit umgehen alle [fünfzehn]diese Probleme beim Verwalten einer gesamten Veranstaltung!
Genau das, was Event-Projektmanager tun müssen, also ist es keine Überraschung, dass sie eine kleine Hilfe brauchen, um alles zu verwalten.
In diesem Artikel decken wir alles, was Sie über das Ereignisprojektmanagement wissen müssen, und wir markieren acht Tipps, die Ereignisplaner von Projektmanagern ausleihen können, zusammen mit Die beste Ereignis-App, mit der Sie alles tun können[fünfzehn] .
Lassen Sie uns diese Party anfangen! 🥳.
Was ist das Event-Projektmanagement?
Event-Projektmanagement dreht sich alles um Planung, Organisation und Aufrechterhaltung eines erfolgreichen Ereignisses[fünfzehn] .
Diese Ereignisse können rote Teppichereignisse, Partys, Konventionen, Messen und alles andere sein, was Sie feiern können.
Obwohl Ereignisse immer lustig und leicht erscheinen, erfordert es eine Menge Arbeit, um es an diesen Punkt zu bringen. Der Ereignisplanungsprozess erfordert Budgetierung, Planung, Reservierungen, Transportkoordination und vor allem gutes Essen!
Immerhin möchten Sie nicht, dass sich Ihre Gäste so fühlen:
Was sind die Hauptkomponenten der Projektmanagement-Eventplanung?
Das Ereignisdatum und die Anzahl der Gäste sind die beiden wichtigsten Ereignis-Planungsfaktoren. Selbst wenn Sie ein kleineres Ereignis planen, können Sie eine geschätzte Anzahl von Gästen bei der Planung von Caterern, Evakuierungsplänen und mehr helfen.
Hier sind einige andere entscheidende Komponenten, die in Ihrem Ereignissplan aufgenommen werden müssen:
Was sind die Ähnlichkeiten zwischen Projektmanagement und Eventmanagement?
Hier sind drei Ähnlichkeiten zwischen Ereignismanagement und Projektmanagement:
1. Verwenden Sie beide Meilensteine, um den Fortschritt zu verfolgen[fünfzehn]
Sowohl Event- als auch Projektmanager verwenden Projekt Meilensteine[fünfzehn]um sicherzustellen, dass alles pünktlich geliefert wird.
Meilensteine sind im Wesentlichen Checkpoints, die Ihnen zeigen, wenn Sie wesentliche Ereignisse oder Aufgaben abgeschlossen haben. Im Projektmanagement könnte dies den Projektplan abschließen.
Da Ereignisse eine Menge bewegliches Teilen aufweisen, sorgen Milestones Help-Event-Manager dafür, dass alles nach Plan läuft.
Hier sind einige Eventplanung Projektmanagement Meilensteine :
2. Verwenden Sie beide Aufgabenlisten, um organisiert zu bleiben[fünfzehn]
Aufgabenlisten sind einfache Ordnungslisten, die normalerweise kurzfristige Ziele enthalten. Wenn Sie diese Ziele abgeschlossen haben, erhalten Sie einen Schritt näher an Ihren Meilensteinen.
Projektmanager und Ereignisplaner verwenden Aufgabenlisten, um sicherzustellen, dass keine Aufgabe offenbar ist. Stellen Sie sich vor, Sie vergessen zu vergessen, jede Musik zu organisieren, und lassen Sie Ihre Gäste so fühlen:
Hier ist ein Beispiel für eine Event-Planungsaufgabenliste:
3. Beide erfordern Cross-Team-Collaboration[fünfzehn]
Das Projektmanagement setzt auf die kombinierte Anstrengungen des Projektteams, des Finance-Teams, des Marketingteams, des Produktionsteams und einer Vielzahl von anderen, um ein Projekt rechtzeitig zu liefern.
Um ein erfolgreiches Ereignis zu erstellen, benötigen Sie:
Sie brauchen alle Hände an Deck, wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Veranstaltung in der Geschichte (oder des Ozeans) als eines der schlimmsten Ereignisse aller Zeiten hinuntergeht!
Was macht ein Event-Projektmanager?
Event-Projektmanager müssen das Ereignis aus der ersten Konzeption bis zum erfolgreichen Abschluss der Veranstaltung verwalten.
Ein Eventplaner ist im Grunde ein Superheld, da sie mit Dingen umgehen müssen, die sich aus ihrer Kontrolle befinden, wie plötzliche schlechte Wetterbedingungen, verzögerte Flüge und Stromausfälle.
Zusätzlich zu ihren Superheldaufgaben sind hier einige andere Verantwortung eines Event-Managers:
Wenn nur der Event-Manager uns eingestellt hatte. 😉.
8 Tipps Event-Planer können sich von Projektmanagern ausleihen
Ein Eventplaner hat ähnliche Pflichten für einen Projektmanager. Der einzige Unterschied besteht darin, dass ein Event-Manager mehr Geduld haben muss, da sie die Menschen füttern, warm, glücklich und unterhalten! Um zu verhindern, dass Ihre Geduld nicht dünn trägt, sind hier acht Tipps, die Sie von Projektmanagern ausleihen können:
Tipp 1: Erstellen Sie einen Projektplan[fünfzehn]
Erstens müssen Sie ein Ereigniskonzept finden.
Dazu gehört das Bestimmen, welche Art von Ereignis, die Sie hosten, die Ziele des Ereignisses sind, bestimmte Zeiteinschränkungen und ein detaillierter Zusammenbruch der beteiligten Aufgaben und Teammitglieder.
A. Tore.[fünfzehn]
Sie können ein greifbares Ziel einstellen, wie Sie 500 Gäste erreichen, um an der Veranstaltung teilzunehmen, oder Sie können immaterielle Ziele festlegen, wie Sie das Bewusstsein für die Umwelt nachhaltig machen. #Rette den Planeten 🌳.
Was auch immer Sie wählen, benötigen Sie ein Werkzeug wie UDN-Task-Manager um Ihren Fortschritt auf diese Ziele zu messen.
Warten Sie ... was ist UDN-Task-Manager ? [fünfzehn]
UDN-Task-Manager [fünfzehn]ist einer der Welt am besten bewertet[fünfzehn]Produktivitäts- und Event-Management-Software benutzt von hochproduktiv Teams[fünfzehn]in kleinen und großen Unternehmen.
Mit Funktionen wie Docs.[fünfzehn]Damit können Sie schöne Eventprogramme erstellen, um hilfreich zu sein Erinnerungen[fünfzehn]das sorgt dafür, dass Sie nie vergessen werden, den Kuchen aufzunehmen, UDN-Task-Manager ist das eventgefüllte Projektmanagement-Tool da draußen.
Nun, lass uns zurückkommen, wie UDN-Task-Manager kann Ihnen helfen, Ereignisziele festzulegen.
Ziele[fünfzehn] in UDN-Task-Manager [fünfzehn]sind hochwertige Ziele, die in kleinere aufgeteilt werden können Ziele.[fünfzehn] [fünfzehn]
Jedes Mal, wenn Sie einen abschließen Ziel[fünfzehn]Sie kommen näher an, um Ihr Ziel zu erreichen.
UDN-Task-Manager wird auch Zeigen Sie Ihren Zielfortschritt an[fünfzehn]In Prozent, so dass Sie genau wissen, wo Sie sich befinden.
Interessiert an Teamziele? Hier ist mehr auf [fünfzehn] wie benutzt man UDN-Task-Manager Ziele für Ihr Team festlegen. [fünfzehn] [fünfzehn]
B. Beschränkungen[fünfzehn]
Bei der Planung eines Ereignisses müssen Sie in ein paar Einschränkungen laufen.
Dies könnte Budgeteinschränkungen, einen kleinen Veranstaltungsort, eine harte Frist oder ein limitierter Teammitglied sein.
Es ist von entscheidender Bedeutung, um diese Einschränkungen zu identifizieren, damit Sie das Ereignis mit diesen Einschränkungen berücksichtigen können.
Ein toller Event-Organizer wird Einschränkungen als Gelegenheit verwenden, um kreativ zu werden! Wenn Sie beispielsweise einen begrenzten Platz in Ihrem Veranstaltungsort haben, können Sie die Seitentüren öffnen, um einen zusätzlichen Zeltbereich zu erstellen. 🎪.
UDN-Task-Manager kann Ihnen helfen, diese Einschränkungen zu verwalten Projektmanagement-Diagramme[fünfzehn], Vorlagen und Ansichten:
C. Task-Delegation.[fünfzehn]
Um Ereignisse ordnungsgemäß zu verwalten, müssen Sie große Aufgaben in kleinere Arbeitsgruppen abbauen und ihnen Fälligkeiten zuweisen.
Um beispielsweise einen Veranstaltungsort zu sichern, müssen Sie:
Hier sollten Sie auch ein Event-Projektteam auswählen und Teammitglieder bestimmte Aufgaben zuordnen.
Glücklicherweise, UDN-Task-Manager kann dir helfen mit alle[fünfzehn]obenstehendes.
Alles was Sie tun müssen, ist eine Aufgabe erstellen[fünfzehn] [fünfzehn] in UDN-Task-Manager und Aufgaben zuweisen[fünfzehn] [fünfzehn]zu einem einziger Antrag[fünfzehn] [fünfzehn] , [fünfzehn] mehrere Attraktive[fünfzehn] [fünfzehn], oder ein Mannschaft[fünfzehn] . [fünfzehn] [fünfzehn]Sie können auch hinzufügen Fälligkeitstermine[fünfzehn] [fünfzehn]zu deinen Aufgaben
UDN-Task-Manager können Sie auch einfach erstellen Task-Checklisten[fünfzehn] [fünfzehn]und dem DOS-DOS einem bestimmten Teammitglied zuweisen.
Die delegative Task-Delegation hilft, Teams zu vermeiden, große Fehler zu machen, wie Sie Ihren Keynote-Lautsprecher auf dem falschen Flug buchen.
Tipp 2: Set Meilensteine[fünfzehn]
Nun, da Sie Ihre Aufgaben und Fristen aufgereiht haben, müssen Sie einige einstellen Meilensteine[fünfzehn] .
Ihr Meilenstein könnte sein, 400 Tickets pro Woche vor dem Ereignisdatum zu verkaufen, oder es könnte sein, dass 250 Twitter-Anhänger zwei Wochen nach Ende der Veranstaltung erhalten werden können.
Sobald Sie eingeschaltet haben UDN-Task-Manager Meilensteine ClickApp[fünfzehn] [fünfzehn] , [fünfzehn]Aufgaben werden in Fortschrittsmarkierungen verwandelt.
Sie können auch sehen Meilensteine[fünfzehn]in dem Gantt-Diagrammansicht.[fünfzehn] [fünfzehn]. Sie werden als Diamantformen dargestellt, so dass Sie leicht alle großen, glänzenden Ereignisse sehen können, die abgeschlossen sein müssen.
Tipp 3: Teamwork macht die Ereignisarbeit[fünfzehn]
Um eine erfolgreiche Veranstaltung zu organisieren, müssen Sie sicherstellen, dass jeder ihre Verantwortung kennt.
Kommunikation des Projektplans mit jeder Abteilung und der Einrichtung von wöchentlichen Team-Meetings wird alle auf derselben Seite aufbewahren und steigern Gruppenarbeit . [fünfzehn]
Auf diese Weise, wenn Sie ein rotes Teppichereignis veranstalten, kann Ihre Crew mit Leichtigkeit zusammenarbeiten, um ein fantastisches Ereignis auszulassen:
Mit UDN-Task-Manager , können Sie auch einstellen Benutzerdefinierte Rollen[fünfzehn] [fünfzehn]Für jedes Projekt.
Auf diese Weise hat jeder Zugriff auf die richtigen Dokumente und weiß, welche Rolle sie spielen müssen.
Ihr Event-Team braucht auch einen Weg, um schnell zu kommunizieren. Mit UDN-Task-Manager 'S Chat-Ansicht[fünfzehn] [fünfzehn]Ihr Team kann alles diskutieren, von anstehenden Aufgaben bis hin zu Event-Aufregung.
Anbietervorschläge erstellen und teilen?
Docs.[fünfzehn] [fünfzehn] in UDN-Task-Manager sind der perfekte Ort, um ein digitales Dokument zu erstellen, das mit Teammitgliedern gemeinsam genutzt werden kann und interne Stakeholder.[fünfzehn] .
Manchmal ist ein Angesicht zu Angesicht nicht notwendig. Deshalb UDN-Task-Manager hat ein ZOOM Integration[fünfzehn] [fünfzehn]So können Sie schnell auf Zoom-Anrufe springen, ohne gehen zu müssen UDN-Task-Manager Schnitte
Aber wenn Sie Altschulen bevorzugen, setzen Sie einfach ein wiederkehrende Aufgaben[fünfzehn] [fünfzehn]Für Ihre wöchentlichen Treffen, also vergessen Sie sie nie:
Tipp 4: Verfolgen Sie immer den Fortschritt[fünfzehn]
Eventfachleute verstehen die Bedeutung der Nachverfolgung von Fortschritten in Richtung der Projektaufgaben und -fristen.
Der Nachverfolgen des Fortschritts hilft Ihrem Event-Team, zu bestimmen, wie viel Arbeit übrig ist, und wenn Fristen erfüllt werden. Darüber hinaus hilft es Ihnen, Ihre Kunden über Verzögerungen auf dem Laufenden zu halten.
UDN-Task-Manager macht die Fortschritte, die eine absolute Brise verfolgt.
Mit Benutzerdefinierte Status[fünfzehn] [fünfzehn] , [fünfzehn]Sie können Ihrem Ereignisprojekt verschiedene Phasen hinzufügen, wie "Logistik", "Einladungen" und "Eventag". Auf diese Weise können Sie einen Ereignis-Workflow erstellen, der für Sie funktioniert.
Müssen Sie ein engiges Auge darauf halten, wie Ihr High-End Firmenveranstaltung ist voranschreitet?
Denhboards.[fünfzehn] [fünfzehn]Geben Sie einen hohen Überblick über Ihre Veranstaltung. Hier können Sie den Projektfortschritt, die Mitarbeiterleistung und Engpässe in Ihrem Workflow überwachen.
Sie können auch hinzufügen Sprint Widgets.[fünfzehn] [fünfzehn]wie Burnups-Diagramme[fünfzehn] [fünfzehn] , [fünfzehn] Burndown-Diagramme[fünfzehn] [fünfzehn] , [fünfzehn] Kumulative Flussdiagramme[fünfzehn] [fünfzehn] , [fünfzehn]und Velocity-Charts.[fünfzehn] [fünfzehn]zu Ihnen Armaturenbrett[fünfzehn]Um sicherzustellen, dass Sie das beste Black-Tie-Event werfen:
Tipp 5: Leerlauf und Vertrauen zeigen[fünfzehn]
Die Ausstellung exzellenter Führungskompetenz und Vertrauen hilft Ihnen, Ihr Team motiviert zu halten.
Dies ist besonders wichtig für das Risikomanagement.
Was meinen wir?
Events haben immer viel los, und manchmal können Dinge schief gehen. Zum Beispiel könnte ein Feuer beginnen, oder ein Kampf könnte ausbrechen.
Was auch immer Katastrophe passiert, können Sie nicht Ihre Gäste und Ihr Team haben, die wie kopflose Hühner auf und ab laufen lassen.
Der Trick ist, ruhig zu bleiben und gesammelt zu bleiben, damit Ihr Team dem Anzug folgen kann.
Nicht sicher, wie Sie mit dem Hektik des Projektmanagements umgehen können? [fünfzehn] Hier sind [fünfzehn] 3 Projektmanagement-Tipps für arbeitsreiche Manager . [fünfzehn]
Tipp 6: Sei flexibel[fünfzehn]
Ein flexibler Event-Manager zu sein bedeutet, dass Sie in der Lage sein, Verzögerungen, Engpässe und andere Herausforderungen zu handhaben.
Und ein flexibler Teamkollegen bedeutet, dass Sie den Meinungen anderer Menschen hören, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Dies ist unglaublich wichtig für das Eventmanagement, da sich in letzter Minute alles ändern kann, und Sie haben keine andere Wahl, als sich anpassen zu können.
Aber mit einem flexiblen Projektmanagement-Tool wie UDN-Task-Manager , können Sie alles umgehen, was auf Ihrem Weg kommt.
UDN-Task-Manager hat Tonnen von flexible Ansichten.[fünfzehn] [fünfzehn]Für jede Abteilung in Ihrer Organisation:
Tipp 7: Liefern Sie ein tolles fertiges Produkt
Denken Sie daran, als wir erwähnt haben, dass ein Event-Projektmanager Ereignisse von ihrer Konzeption bis zur Fertigstellung überwachen muss?
Ja, neue Projektmanager müssen dasselbe tun. Vielleicht ist dies ein Trick, den Projektmanager aus Eventplanern gelernt haben. 😉.
Es ist egal, ob ein kleines Feuer in der Küche begann oder wenn einer der DJs in letzter Minute ersetzt werden musste. Das einzige, was zählt, ist der Erfolg und die Qualität der Veranstaltung.
Das Ergebnis des Ereignisses ist, was Ihre Gäste nach der Veranstaltung wochenlang mit ihnen mitnehmen werden.
Eine fantastische Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihre zukünftigen Ereignisse noch erfolgreicher sind, ist das Sammeln von Feedback von Ihren Gästen und Mitarbeitern.
UDN-Task-Manager 'S Formularansicht[fünfzehn] [fünfzehn]Lasst uns schöne benutzerdefinierte Formen aufbauen. Diese Formulare können über einen Link geteilt oder in Seiten eingebaut werden. Formularreaktionen werden automatisch in Aufgaben verwandelt und können durch einen Workflow, wenn Sie bereit sind, durch einen Workflow verschoben werden.
Tipp 8: Nachbesprechung[fünfzehn]
Die Nachbesprechung passiert nur, sobald das Ereignis beendet ist.
Alle Künstler fliegen in ihre Heimatstadt zurück, die Ereignisfotos sind in ganz Social-Medien, und Bestellungen werden verarbeitet.
Nun müssen Sie ein Treffen mit Ihrem Projektteam und Kunden einplanen, um zu diskutieren, was gut gelaufen ist und was verbessert werden konnte.
Um diesen Prozess einfacher zu gestalten, sollten Sie Ihre Mitarbeiter bitten, Probleme zu beachten, die sie während des gesamten Veranstaltungsplanungsprozesses betreiben. Sprechen von Notizen, UDN-Task-Manager Notizblock.[fünfzehn] [fünfzehn]ist ein kostenloser Online-Raum für Ihr Event-Team, um Ideen und Probleme in Echtzeit zu steuern. Du kannst sogar Konvertieren Sie Ihre Notizen in Aufgaben[fünfzehn]für die Nachbesprechung.
Sie dachten, dass dies das Ende dieser Veranstaltung war? Nun, machen Sie sich bereit für den After-Party-Ursache, da wir noch nicht fertig sind.
Hier sind noch mehr Wege UDN-Task-Manager kann Ihnen helfen, Ihre Ereignisse zu verwalten:[fünfzehn]
Das letzte Ereignis 🎭
Obwohl Ereignisse eine Menge Spaß sind, ist alles, um alles, um reibungslos zu laufen, ein ganz anderes Ereignis!
Glücklicherweise können Event-Project-Management-Tools Ihnen helfen, alles zu verwalten, ohne das Ereignis in einen Zirkus zu verwalten.
Wenn Sie möchten, dass Ihre Ereignisse ein Erfolg sein möchten, müssen Sie verwenden Umfassende Ereignisplanungssoftware wie UDN-Task-Manager .
UDN-Task-Manager Es hat Funktionen wie Aufgabenabhängigkeiten[fünfzehn], genau Zeitschätzungen[fünfzehn]und kraftvoll Mobile Apps.[fünfzehn]Das wird Ihnen helfen, gut organisierte, erfolgreiche Ereignisse zu starten.
Ausprobieren UDN-Task-Manager heute kostenlos.[fünfzehn]Um ein Tool zu erleben, das Ihnen dabei helfen kann, das Event ein Leben lang zu organisieren!
