למה אני צריך להשתמש במעקב זמן בתוכנת ניהול הפרויקט?

מעקב זמן מאפשר לך לעקוב אחר שעות בילה על משימות בודדות ועל הפרויקט בכללותו. חשיפה זו מסייעת לך להעריך את הדיוק של אומדני עבודה ואת האפקטיביות של העובדים שלך. מעקב זמן הוא חיוני עבור ספקי שירותים מקצועיים, חברות בעלות עובדים לשעה או עבודה עם פרילנסרים, ועסקים להשתמשתמחור פלוס .

מעקב זמן בתוך תוכנת ניהול פרויקטים צריך לאפשר חברי הצוות שלך להוסיף ערכי זמן למשימות בקלות. לאחר שהזמן נרשם, התוכנה שלך צריכה גם לאפשר לך להציג ולהדפיס דוחות זמן עבור פרויקטים. פונקציונליות זו מאפשרת לך לעקוב אחר עומס העבודה של חברי הצוות שלך ולהדפיס דוחות עבור לקוחות לבעלי עניין אחרים.

עם ניהול פרויקטים תוכנה מעקב, אתה אמור להיות מסוגל להוסיף ערכי זמן עבור משימות, בקלות לעקוב אחר שעות בילה על משימות ופרויקטים, במהירות ליצור דוחות.

באופן אידיאלי, תוכנת ניהול הפרויקט שלך תאפשר לך לבחור אם העובדים יכולים ליצור ערכי זמן באופן ידני או להשתמש במעקב אוטומטי. יש יתרונות וחסרונות לכל אפשרות, ולכן הפתרון הטוב ביותר תלוי לעתים קרובות במשימה או בפרויקט.

מעקב אחר זמן ידני מאפשר לעובדים לבחור משימה באופן ידני להזין את מספר הדקות או שעות בילה על זה.

ההטבה הגדולה ביותר של שיטה זו היא כי מעקב זמן ניתן להשלים במהירות ובקלות בכל עת. אתה לא צריך לדאוג לזכור להדליק את טיימר כפי שאתה עובר דרך משימות.

עם זאת, החיסרון הגדול ביותר של שיטה זו היא שזה יכול להוביל למעקב לא מדויק. אם אנשים מעקב באופן ידני זמן בילה ונכנסים לשעות העבודה או בימים אחרי העובדה, הם צפויים בסופו של דבר ניחוש כמה זמן נלקח.

האלטרנטיבה היא באמצעות Tracker כדי להקליט את הזמן יומן בילה במשימות באופן אוטומטי. העובדים פשוט לחץ על לחצן ההפעלה בתוך התוכנה כאשר הם מתחילים משימה ולאחר מכן להשהות או לעצור את הטיימר בכל פעם שהם לא עובדים על זה.

באמצעות טיימר מוקלט יכול לספק הרבה יותר מדויק מעקב זמן. שיטה זו יכולה גם להגדיל את הלקוח ואת העניין אמון, אשר חשוב אם מחיר הפרויקט שלך מבוסס על שעות העבודה בילה.

החיסרון של שיטה זו הוא כי העובדים צריכים לזכור להשהות את הטיימר במהלך הפסקות או כאשר הם עוברים למשימות אחרות, כפי שאתה יכול רק לעקוב אחר זמן למשימה אחת בכל פעם.

לדוגמה, תארו לעצמכם עובד עובד על משימה עבור הפרויקט שלך, ועוד מנהל פרויקטים קופצים ליד השולחן שלהם כדי לשאול אותם שאלה על הפרויקט שלהם. אולי השאלה המהירה הזאת ואז הופכת לפגישה של שעה מאולתרת. אם העובד שכח להשהות את הטיימר, הפרויקט שלך יהיה עכשיו משימה עם שעה אחת של עבודה שאינה שייכת.

טעות זו מגדילה את עלויות הפרויקט שלך יכול לזרוק את אומדני הפרויקט בעתיד. בעוד שעה אחת אולי לא נראה כמו עניין גדול, כאשר יש לך עובדים רבים עובדים על פרויקט במשך חודשים רבים, lapses מעט כמו זה יכול להיות בעל השפעה כלולה משמעותית.

אתה צריך לבחור תוכנת ניהול פרויקטים שיכולה להראות לך שעות עבודה במגוון דרכים, כולל:

לראות שעות למשימה מאפשרת לך לנהל עבודה ברמה מפורטת ללא עובדים micromanaging. לדוגמה, אתה יכול בקלות לראות אילו משימות הולכים על התקציב ואילו משימות נראה מאחורי לוח הזמנים. מעקב זמן ברמת המשימה יעזור גם לך ליצור אומדנים ותקציבים לעבודה דומה בפרויקטים עתידיים.

מעקב זמן ברמת הפרויקט מאפשר לך לראות את התמונה הגדולה. אתה יכול להשתמש בו כדי להעריך את התקדמות הכוללת וביצועים של הפרויקט שלך במהירות. רמה זו של פירוט היא גם קריטית להעסקתניהול ערך שנצבר(EVMS) על פרויקטים גדולים יותר. אם יש לך פרויקט עם 100 + משימות, ביצוע EVMS ברמת המשימה הוא מסורבל מדי.

אתה גם רוצה לעקוב אחר שעות על ידי העובד, כך שתוכל לפקח ולהעריך את הפרודוקטיביות ואת עומס העבודה של הצוות שלך. אם העובדים משלמים לפי שעה, זה קריטי במיוחד, אבל זה גם שימושי עבור עובדים שכירים.

לדוגמה, אתה יכול להשוות כמה זמן זה לקח שני עובדים שונים כדי להשלים משימות דומות. אם אחד לקח עוד משמעותית, זה יכול להצביע כי אחד העובדים גילתה דרך טובה יותר לעשות דברים, או כי העובד השני צריך יותר אימון או אימון.

ניתן גם להשתמש במעקב זמן עובד כדי לעזור לפקח ולהחליק את עומס העבודה. אם אתה רואה כי מהנדס אחד מחובר 60 שעות בשבוע שעבר על עבודת הפרויקט ועוד רק 20 שעות, למרות שניהם להיות שכירים עובדים במשרה מלאה, אתה יודע כי משימות ייתכן שיהיה צורך להפיץ מחדש.

ישנם שני סוגים של דוחות תוכנת ניהול הפרויקט שלך אמור להיות מסוגל ליצור:

גליונות TimesHeets מאפשרים לעובדים בודדים לראות סקירה מהירה של המשימות שעבדו במהלך שבוע נתון ובזמן שהם בילו לעבוד על כל אחד מהם. גליונות אלה צריכים לכלול:

היתרון של הגליונות הוא כי העובדים יכולים בקלות לפקח ולעקוב אחר ההתקדמות שלהם. הוא מספק להם מקום מרכזי כדי לראות מה הם צריכים להתמקד בכל שבוע וכיצד ההתקדמות שלהם הולך כלפי כל אלה משימות.

דיווחי זמן הם הדו"חות שאתה, כמנהל הפרויקט, ובעלי עניין אחרים ירצו לסקור. דוחות אלה צריכים להיות ניתנים לצפייה בתוך תוכנת ניהול הפרויקט, כמו גם להורדה כמו קובץ CSV או PDF.

דוחות זמן צריך להיות להתאמה אישית, כך שתוכל להפעיל אותם עבור משימות נבחרות, פרויקטים, עובדים ו / או תקופות זמן. לדוגמה, ייתכן שיהיה עליך לספק ללקוח עם דו"ח של כמה זמן בילה לעבוד על הפרויקט שלהם בחודש שעבר.

אחד האתגרים למנהל פרויקטים הוא מציאת דרכים לפקח על התקדמות ללא micromanaging. אחרי הכל, אף אחד לא יכול לעשות את העבודה הטובה ביותר שלהם כאשר הם מרגישים כמו הבוס שלהם הוא כל הזמן מסתכל על הכתף שלהם. אבל ללא שקיפות לתוך האופן שבו עובדים מבלים את זמנם, אתה יכול להיתפס בהפתעה כאשר יש נסיגה גדולה או זמן ההצקה.

עבור עסקים רבים, זמן מעקב Apps הפכו כלים חיוניים, מתן מנהיגים עם מידע כדי להפוך את העבודה חלקה ולשמור צוותים על המסלול.

הטוב ביותר זמן מעקב App משולבת ישר לתוך תוכנת ניהול הפרויקט שלך. בדרך זו, הזמן יכול להיות מוקצה אוטומטית למשימות, ואתה אף פעם לא צריך לדאוג לנסות להעביר נתונים או לסנכרן שתי מערכות נפרדות.

עם מעקב זמן, אתה יכול לפקח על התקדמות בזמן אמת וללכוד את הנתונים הדרושים עבור אומדני פרויקט עתידיים מדויקים. נתונים מעקב אחר זמן אפליקציות יכול גם לחשוף בעיות הקשורות על כוח אדם ומשאבים המעורבים בהשלמת פרויקט.

לדוגמה, מעקב זמן יכול לעזור לזהות אם עובדים מסוימים הם חולים לעתים קרובות או לבלות הרבה זמן על עבודה שאינה קשורה בפרויקט. מסתכל על הנתונים יכולים גם להדגיש דרכים עובדים יכולטוב יותר לארגן את ימיהםכדי לייעל את הפרודוקטיביות.

אתה יכול אפילו לגלות צווארי בקבוק ותהליכים לא יעילים בתוך הפרויקט שלך על ידי ניטור כמה זמן לקחת ולהשוות את התוצאות לתקציבים, תקנים בתעשייה, והתקדמות בפרויקטים דומים.

כאשר אתה מגדיר מטרות ספציפיות ו מקל עליהם, זמן הפרויקט מעקב משחק חלק חזק במניע עובדים ולשמור אותם במשימה. באמצעות גשש אוטומטי יכול להפחית את ניסיונות העובדים רב המשימה. זה יכול גם לעזור למנוע מהם להיות בצד מעקב אחר "רעש" לא קריטי ולעזור להם להתמקד במשימה בהישג יד.

4 שיטות עבודה מומלצות לשימוש ציר זמן בתוכנת ניהול פרויקטים

15 היישומים הטובים ביותר ניהול זמן אתה צריך להתחיל להשתמש אתמול

האם זמן יכול לעקוב אחר יישומים לשפר את הביצועים של הקבוצה שלך?