Tại sao tôi nên sử dụng theo dõi thời gian trong phần mềm quản lý dự án?

Theo dõi thời gian cho phép bạn theo dõi số giờ dành cho các nhiệm vụ riêng lẻ và toàn bộ dự án. Tầm nhìn này giúp bạn đánh giá độ chính xác của ước tính công việc và hiệu quả của nhân viên của bạn. Theo dõi thời gian là điều cần thiết cho các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, các công ty có nhân viên hàng giờ hoặc làm việc với những người làm việc tự do, và các doanh nghiệp sử dụngchi phi cộng thêm .

Theo dõi thời gian Trong phần mềm quản lý dự án sẽ cho phép các thành viên trong nhóm của bạn thêm các mục nhập thời gian vào các nhiệm vụ một cách dễ dàng. Sau thời gian được ghi lại, phần mềm của bạn cũng nên cho phép bạn xem và in báo cáo thời gian cho các dự án. Chức năng này cho phép bạn theo dõi khối lượng công việc của các thành viên trong nhóm và báo cáo in cho khách hàng và các bên liên quan khác.

Với việc theo dõi thời gian phần mềm quản lý dự án, bạn sẽ có thể thêm các mục nhập thời gian cho các nhiệm vụ, dễ dàng theo dõi các giờ dành cho các nhiệm vụ và dự án và nhanh chóng tạo báo cáo.

Lý tưởng nhất, phần mềm quản lý dự án của bạn sẽ cho phép bạn chọn liệu nhân viên có thể tạo các mục thời gian thủ công hoặc sử dụng trình theo dõi tự động không. Có những ưu và nhược điểm cho từng lựa chọn, vì vậy giải pháp tốt nhất thường phụ thuộc vào nhiệm vụ hoặc dự án.

Theo dõi thời gian thủ công cho phép nhân viên chọn một tác vụ và nhập thủ công số phút hoặc giờ dành cho nó.

Lợi ích lớn nhất của phương pháp này là theo dõi thời gian có thể được hoàn thành nhanh chóng và dễ dàng bất cứ lúc nào. Bạn không phải lo lắng về việc nhớ bật lên và tắt một bộ đếm thời gian khi bạn di chuyển qua các nhiệm vụ.

Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là nó có thể dẫn đến theo dõi không chính xác. Nếu mọi người đang theo dõi thủ công thời gian dành và tham gia vào giờ thông tin hoặc vài ngày sau khi thực tế, họ có thể sẽ đoán cuối thời gian được thực hiện.

Thay thế là sử dụng trình theo dõi để ghi và đăng nhập thời gian tự động đối với các tác vụ. Nhân viên chỉ cần nhấp vào nút Phát trong phần mềm khi chúng bắt đầu một tác vụ và sau đó tạm dừng hoặc dừng bộ hẹn giờ bất cứ khi nào họ không hoạt động trên đó.

Sử dụng bộ hẹn giờ được ghi có thể cung cấp theo dõi thời gian chính xác hơn nhiều. Phương pháp này cũng có thể tăng sự tin cậy của khách hàng và các bên liên quan, điều này rất quan trọng nếu giá dự án của bạn dựa trên các giờ lao động đã chi tiêu.

Nhược điểm của phương pháp này là nhân viên cần nhớ tạm dừng bộ đếm thời gian trong giờ nghỉ hoặc khi chúng chuyển sang các tác vụ khác, vì bạn chỉ có thể theo dõi thời gian cho một nhiệm vụ tại một thời điểm.

Chẳng hạn, hãy tưởng tượng một nhân viên đang thực hiện một nhiệm vụ cho dự án của bạn và một người quản lý dự án khác bật lên bởi bàn của họ để hỏi họ một câu hỏi về dự án của riêng họ. Có lẽ câu hỏi nhanh đó sau đó biến thành một cuộc họp ngẫu hứng dài một giờ. Nếu nhân viên quên tạm dừng bộ đếm thời gian, dự án của bạn sẽ có một nhiệm vụ với một giờ làm việc không thuộc về.

Sai lầm này làm tăng chi phí dự án của bạn và có thể ném các ước tính dự án trong tương lai. Trong khi một giờ có vẻ không phải là một vấn đề lớn, khi bạn có nhiều nhân viên làm việc trong một dự án trong nhiều tháng, ít mất hiệu lực như điều này có thể có tác động tổng thể đáng kể.

Bạn nên chọn phần mềm quản lý dự án có thể cho bạn thấy hàng giờ làm việc theo nhiều cách khác nhau, bao gồm:

Xem giờ trên mỗi nhiệm vụ cho phép bạn quản lý công việc ở mức chi tiết mà không cần nhân viên vi mô. Chẳng hạn, bạn có thể dễ dàng thấy những nhiệm vụ nào đang diễn ra ngân sách và những nhiệm vụ nào xuất hiện ở phía sau lịch trình. Theo dõi thời gian ở cấp độ nhiệm vụ cũng sẽ giúp bạn tạo ước tính và ngân sách cho công việc tương tự trong các dự án trong tương lai.

Theo dõi thời gian ở cấp độ dự án cho phép bạn nhìn thấy bức tranh lớn. Bạn có thể sử dụng điều này để đánh giá tiến trình và hiệu suất tổng thể của dự án của bạn một cách nhanh chóng. Mức độ chi tiết này cũng rất quan trọng để sử dụngquản lý giá trị thu được(Evms) trên các dự án lớn hơn. Nếu bạn có một dự án với hơn 100 nhiệm vụ, tiến hành EVMS ở cấp độ nhiệm vụ là quá khó sử dụng.

Bạn cũng sẽ muốn theo dõi giờ của nhân viên, vì vậy bạn có thể theo dõi và đánh giá năng suất và khối lượng công việc của nhóm của bạn. Nếu nhân viên được trả theo giờ, điều này đặc biệt quan trọng, nhưng nó cũng hữu ích cho nhân viên lương.

Chẳng hạn, bạn có thể so sánh mất bao lâu để có hai nhân viên khác nhau để hoàn thành các nhiệm vụ tương tự. Nếu một người mất nhiều thời gian hơn, nó có thể chỉ ra rằng một trong những nhân viên đã phát hiện ra một cách tốt hơn để làm mọi việc, hoặc nhân viên khác cần đào tạo hoặc huấn luyện nhiều hơn.

Bạn cũng có thể sử dụng theo dõi thời gian của nhân viên để giúp theo dõi và làm mịn khối lượng công việc. Nếu bạn thấy rằng một kỹ sư đã đăng nhập 60 giờ tuần trước trong công việc dự án và chỉ có 20 giờ đăng nhập khác, mặc dù cả hai đều là nhân viên toàn thời gian lương, bạn biết rằng các nhiệm vụ có thể cần phải được phân phối lại.

Có hai loại báo cáo Phần mềm quản lý dự án của bạn sẽ có thể tạo:

Timesheets cho phép nhân viên cá nhân xem tổng quan nhanh về các nhiệm vụ mà họ đã làm việc trong một tuần nhất định và thời gian họ dành cho mỗi người trong số họ. Những bảng chấm công này nên bao gồm:

Lợi ích của bảng chấm công là nhân viên có thể dễ dàng theo dõi và theo dõi tiến trình của họ. Nó cung cấp cho họ một nơi tập trung để xem những gì họ cần tập trung vào mỗi tuần và cách tiến bộ của họ đối với từng nhiệm vụ đó.

Báo cáo thời gian là các báo cáo mà bạn, với tư cách là người quản lý dự án và các bên liên quan khác sẽ muốn xem xét. Những báo cáo này sẽ có thể xem được trong phần mềm quản lý dự án cũng như có thể tải xuống dưới dạng tệp CSV hoặc PDF.

Báo cáo thời gian phải được tùy chỉnh để bạn có thể chạy chúng cho các nhiệm vụ, dự án, nhân viên và / hoặc thời gian đã chọn. Chẳng hạn, bạn có thể cần cung cấp cho khách hàng một báo cáo về thời gian dành cho dự án của họ vào tháng trước.

Một trong những thách thức cho người quản lý dự án là tìm cách theo dõi tiến trình mà không vi mô. Rốt cuộc, không ai có thể làm công việc tốt nhất khi họ cảm thấy như sếp của họ liên tục nhìn qua vai họ. Nhưng không có sự minh bạch về cách công nhân dành thời gian, bạn có thể bị bất ngờ khi có một thất bại lớn hoặc thời gian tràn ngập.

Đối với nhiều doanh nghiệp, các ứng dụng theo dõi thời gian đã trở thành công cụ quan trọng, cung cấp cho các nhà lãnh đạo thông tin để thực hiện công việc mượt mà hơn và giữ các đội theo dõi.

Ứng dụng theo dõi thời gian tốt nhất được tích hợp ngay vào phần mềm quản lý dự án của bạn. Bằng cách đó, thời gian có thể được tự động gán cho các tác vụ và bạn không bao giờ phải lo lắng về việc cố gắng chuyển dữ liệu hoặc đồng bộ hóa hai hệ thống riêng biệt.

Với thời gian theo dõi, bạn có thể theo dõi tiến trình trong thời gian thực và thu thập dữ liệu cần thiết cho các ước tính dự án tương lai chính xác. Dữ liệu từ các ứng dụng theo dõi thời gian cũng có thể tiết lộ các vấn đề cấp bách về nhân sự và tài nguyên liên quan đến việc hoàn thành một dự án.

Chẳng hạn, theo dõi thời gian có thể giúp xác định nếu một số nhân viên bị bệnh thường xuyên bị bệnh hoặc dành nhiều thời gian cho công việc không liên quan đến phi dự án. Nhìn vào dữ liệu cũng có thể làm nổi bật những cách nhân viên có thểTổ chức tốt hơn những ngày của họđể tối ưu hóa năng suất.

Bạn thậm chí có thể khám phá các tắc nghẽn và các quy trình không hiệu quả trong dự án của mình bằng cách theo dõi thời gian thực hiện các nhiệm vụ dài và so sánh các kết quả của các kết quả cho ngân sách, tiêu chuẩn ngành và tiến triển trên các dự án tương tự.

Khi bạn đặt mục tiêu cụ thể và gắn bó với họ, theo dõi thời gian dự án sẽ phát một phần mạnh mẽ trong việc thúc đẩy nhân viên và giữ chúng trong nhiệm vụ. Sử dụng trình theo dõi tự động có thể giảm các nỗ lực nhân viên vào nhiều tác vụ. Nó cũng có thể giúp ngăn chặn chúng được theo dõi bên bởi "tiếng ồn" không quan trọng và giúp chúng tập trung vào nhiệm vụ trong tầm tay.

4 thực tiễn tốt nhất để sử dụng dòng thời gian trong phần mềm quản lý dự án

15 ứng dụng quản lý thời gian tốt nhất bạn nên bắt đầu sử dụng ngày hôm qua

Các ứng dụng theo dõi thời gian có thể cải thiện hiệu suất của nhóm của bạn?