پراجیکٹ مینجمنٹ سافٹ ویئر میں ٹائم ٹریکنگ کا استعمال کیوں کرنا چاہئے؟

ٹائم ٹریکنگ آپ کو انفرادی کاموں اور اس منصوبے پر پورے طور پر خرچ کردہ گھنٹوں کا ٹریک رکھنے کی اجازت دیتا ہے. یہ نمائش آپ کو کام کے تخمینہ اور اپنے ملازمین کی مؤثریت کی درستگی کا جائزہ لینے میں مدد ملتی ہے. پیشہ ورانہ خدمات فراہم کرنے والوں کے لئے وقت کی ٹریکنگ ضروری ہے، کمپنیوں کے پاس فی گھنٹہ ملازمین یا فری لانسرز کے ساتھ کام کرتے ہیں، اور کاروباری اداروں کو استعمال کرتے ہیںقیمت کے علاوہ قیمتوں کا تعین .

پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے اندر ٹائم ٹریکنگ آپ کے ٹیم کے ارکان کو آسانی سے کاموں کے لئے وقت اندراج شامل کرنے کی اجازت دیتا ہے. وقت ریکارڈ کرنے کے بعد، آپ کا سافٹ ویئر آپ کو منصوبوں کے لئے وقت کی رپورٹوں کو دیکھنے اور پرنٹ کرنے کے قابل بھی ہونا چاہئے. یہ فعالیت آپ کو آپ کے ٹیم کے ارکان کے کام کا بوجھ اور گاہکوں اور دیگر حصول داروں کے لئے پرنٹ رپورٹوں کو ٹریک کرنے کی اجازت دیتا ہے.

پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر ٹائم ٹریکنگ کے ساتھ، آپ کو کاموں کے لئے وقت کے اندراجات کو شامل کرنے کے قابل ہونا چاہئے، آسانی سے کاموں اور منصوبوں پر خرچ کردہ گھنٹوں کا سراغ لگانا، اور فوری طور پر رپورٹیں بنائیں.

مثالی طور پر، آپ کے پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر آپ کو منتخب کرنے کی اجازت دے گی کہ ملازمین کو دستی طور پر وقت کی اندراجات پیدا کر سکتے ہیں یا خود کار طریقے سے ٹریکر استعمال کرسکتے ہیں. ہر اختیار پر پیشہ اور خیال ہیں، لہذا سب سے بہتر حل اکثر کام یا منصوبے پر منحصر ہے.

دستی ٹائم ٹریکنگ ملازمین کو ایک کام کا انتخاب کرنے کی اجازت دیتا ہے اور دستی طور پر اس پر کام کرنے والے منٹ یا گھنٹوں کی تعداد میں داخل ہوتے ہیں.

اس طریقہ کا سب سے بڑا فائدہ یہ ہے کہ ٹائم ٹریکنگ کسی بھی وقت تیزی سے اور آسانی سے مکمل کیا جا سکتا ہے. آپ کو کاموں کے ذریعے منتقل کرنے کے لۓ آپ کو ٹائمر کو تبدیل کرنے اور دور کرنے کے بارے میں فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہے.

تاہم، اس طریقہ کار کی سب سے بڑی خرابی یہ ہے کہ یہ غلط ٹریکنگ کی قیادت کر سکتا ہے. اگر لوگ دستی طور پر ٹریکنگ وقت خرچ کرتے ہیں اور اس حقیقت کے بعد معلومات کے گھنٹوں یا دنوں میں داخل ہوتے ہیں، تو وہ ممکنہ طور پر اندازہ لگائیں گے کہ کتنا وقت لیا گیا تھا.

متبادل ایک ٹریکر کا استعمال کر رہا ہے اور وقت خود کار طریقے سے کاموں پر خرچ کرنے کے لئے لاگ ان لاگ ان کریں. ملازمین کو صرف سافٹ ویئر کے اندر کھیل کے بٹن پر کلک کریں جب وہ کام شروع کرتے ہیں اور پھر جب وہ اس پر کام نہیں کررہے ہیں تو ٹائمر کو روکنے یا روکنے کے بعد.

ایک ریکارڈ شدہ ٹائمر کا استعمال کرتے ہوئے زیادہ درست وقت ٹریکنگ فراہم کرسکتا ہے. یہ طریقہ گاہک اور اسٹیک ہولڈر ٹرسٹ میں بھی اضافہ کرسکتا ہے، جو آپ کے منصوبے کی قیمت خرچ کرنے والے مزدوروں کے گھنٹوں پر مبنی ہے.

اس طریقہ کار کے نیچے یہ ہے کہ ملازمین کو توڑنے کے دوران ٹائمر کو روکنے کے لئے یاد رکھنا پڑتا ہے یا جب وہ دوسرے کاموں کو تبدیل کرتے ہیں، کیونکہ آپ صرف ایک وقت میں ایک کام کے لئے وقت ٹریک کرسکتے ہیں.

مثال کے طور پر، تصور کریں کہ ایک ملازم آپ کے منصوبے کے لئے کام پر کام کررہا ہے، اور ایک اور پروجیکٹ مینیجر ان کی میز کے ذریعہ ان کی اپنی منصوبہ بندی کے بارے میں ایک سوال پوچھتا ہے. شاید یہ فوری سوال پھر ایک گھنٹہ سے طویل عرصے سے ناپسندیدہ اجلاس میں بدل جاتا ہے. اگر ملازم ٹائمر کو روکنے کے لئے بھول گیا تو، آپ کے منصوبے میں اب ایک کام کے ساتھ ایک کام ہے جو تعلق نہیں ہے.

یہ غلطی آپ کے منصوبے کی لاگت میں اضافہ کرتی ہے اور مستقبل کے منصوبے کے تخمینہ کو پھینک سکتا ہے. جبکہ ایک گھنٹہ ایک بڑا سودا نہیں لگتا ہے، جب آپ کے بہت سے ملازمین بہت سے مہینےوں میں ایک منصوبے پر کام کر رہے ہیں، اس طرح کے طور پر اس طرح کے بہت کم وزن میں ایک اہم اثر ہوسکتا ہے.

آپ کو پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کا انتخاب کرنا چاہئے جو آپ کو مختلف قسم کے طریقوں سے کام کر سکتا ہے، بشمول:

ہر کام کو دیکھنے کے لئے آپ کو مائیکروسافٹ ملازمین کے بغیر تفصیلی سطح پر کام کا انتظام کرنے کی اجازت دیتا ہے. مثال کے طور پر، آپ آسانی سے دیکھ سکتے ہیں کہ کون سی کام بجٹ پر جا رہے ہیں اور جو کام شیڈول کے پیچھے ہوتے ہیں. کام کی سطح پر ٹائم ٹریکنگ آپ کو مستقبل کے منصوبوں کے اندر اسی طرح کے کام کے لئے تخمینہ اور بجٹ بنانے میں بھی مدد ملے گی.

منصوبے کی سطح پر ٹائم ٹریکنگ آپ کو بڑی تصویر کو دیکھنے کے قابل بناتا ہے. آپ جلدی سے آپ کے منصوبے کی مجموعی ترقی اور کارکردگی کا تعین کرنے کے لئے اس کا استعمال کرسکتے ہیں. اس سطح کی تفصیل ملازمت کے لئے بھی اہم ہےکم سے کم قیمت کا انتظام(EVMS) بڑی منصوبوں پر. اگر آپ کے پاس 100+ کاموں کے ساتھ ایک منصوبے ہے تو، کام کی سطح پر ای وی ایم کو منظم کرنا بہت ناپسندیدہ ہے.

آپ بھی ملازم کی طرف سے گھنٹوں کو ٹریک کرنا چاہتے ہیں، لہذا آپ اپنی ٹیم کے پیداوری اور کام کے بوجھ کی نگرانی اور تشخیص کرسکتے ہیں. اگر ملازمین کو گھنٹے کی طرف سے ادا کیا جاتا ہے، تو یہ خاص طور پر اہم ہے، لیکن یہ تنخواہ ملازمین کے لئے بھی مفید ہے.

مثال کے طور پر، آپ اس بات کا موازنہ کرسکتے ہیں کہ اس طرح کے کاموں کو مکمل کرنے کے لئے کتنے عرصے سے دو مختلف ملازمین کو لے لیا. اگر کسی نے نمایاں طور پر لیا، تو یہ اس بات کی نشاندہی کی جا سکتی ہے کہ ملازمین میں سے ایک نے چیزوں کو کرنے کے لئے ایک بہتر طریقہ دریافت کیا ہے، یا دوسرے ملازم کو مزید تربیت یا کوچنگ کی ضرورت ہے.

آپ کام کے بوجھ کو نگرانی اور ہموار کرنے میں مدد کرنے کے لئے ملازم کا وقت ٹریکنگ بھی استعمال کرسکتے ہیں. اگر آپ دیکھتے ہیں کہ ایک انجنیئر نے گزشتہ ہفتے پروجیکٹ کے کام پر 60 گھنٹوں میں 60 گھنٹوں کا اضافہ کیا اور دوسرا صرف 20 گھنٹوں میں لاگ ان کیا، ان کے باوجود ان دونوں کے باوجود مکمل وقت کے ملازمین کی تنخواہ کی جا رہی ہے، آپ جانتے ہیں کہ کاموں کو دوبارہ تقسیم کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے.

رپورٹوں کی دو اقسام ہیں آپ کے پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر تخلیق کرنے کے قابل ہونا چاہئے:

ٹائم شیٹس انفرادی ملازمین کو اجازت دیتا ہے کہ وہ کاموں کے فوری جائزہ کو دیکھ سکیں جنہیں انہوں نے ایک ہفتے کے دوران کام کیا اور ان میں سے ہر ایک پر کام کر لیا. یہ ٹائم شیٹس میں شامل ہونا چاہئے:

ٹائم شیٹس کا فائدہ یہ ہے کہ ملازمین آسانی سے ان کی ترقی کی نگرانی اور ٹریک کرسکتے ہیں. یہ ان کو مرکزی مرکزی جگہ فراہم کرتا ہے کہ وہ ہر ہفتے پر توجہ مرکوز کرنے کی کیا ضرورت ہے اور ان کی ترقی ہر ایک کاموں میں سے ہر ایک کی طرف جا رہے ہیں.

وقت کی رپورٹیں ایسی رپورٹیں ہیں جو آپ، پروجیکٹ مینیجر کے طور پر، اور دیگر اسٹیک ہولڈرز کا جائزہ لینے کے لئے چاہتے ہیں. یہ رپورٹس پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے ساتھ ساتھ ایک CSV یا پی ڈی ایف فائل کے طور پر ڈاؤن لوڈ کرنے کے اندر اندر قابل ذکر ہونا چاہئے.

وقت کی رپورٹوں کو اپنی مرضی کے مطابق ہونا چاہئے تاکہ آپ ان کو منتخب کردہ کاموں، منصوبوں، ملازمین، اور / یا وقت کی مدت کے لئے چل سکتے ہیں. مثال کے طور پر، آپ کو گاہکوں کو ایک رپورٹ کے ساتھ فراہم کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے کہ گزشتہ ماہ ان کی منصوبہ بندی پر کتنا وقت لگ رہا تھا.

ایک پروجیکٹ مینیجر کے لئے چیلنجوں میں سے ایک مائیکروسافٹ کے بغیر ترقی کی نگرانی کے طریقوں کو تلاش کر رہا ہے. سب کے بعد، جب وہ محسوس کرتے ہیں کہ ان کے مالک کی طرح محسوس ہوتا ہے تو کوئی بھی اپنا بہترین کام نہیں کرسکتا. لیکن شفافیت کے بغیر کارکنوں کو ان کے وقت کس طرح خرچ کرتے ہیں، آپ کو حیرت کی طرف سے پکڑا جا سکتا ہے جب ایک بڑی خرابی یا وقت ختم ہو جاتی ہے.

بہت سے کاروباری اداروں کے لئے، وقت سے باخبر رکھنے والے اطلاقات اہم اوزار بن گئے ہیں، جو کام ہموار بنانے اور ٹیموں کو ٹریک پر رکھنے کے لئے معلومات کے ساتھ رہنماؤں کو فراہم کرتے ہیں.

بہترین وقت ٹریکنگ اپلی کیشن آپ کے پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر میں صحیح مربوط ہے. اس طرح، وقت خود کار طریقے سے کاموں کو تفویض کیا جاسکتا ہے، اور آپ کو دو الگ الگ نظام کو ڈیٹا منتقل کرنے یا مطابقت پذیر کرنے کی کوشش کرنے کے بارے میں فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہے.

ٹائم ٹریکنگ کے ساتھ، آپ اصل وقت میں ترقی کی نگرانی کرسکتے ہیں اور درست مستقبل کے منصوبے کے تخمینے کے لئے ضروری اعداد و شمار پر قبضہ کرسکتے ہیں. وقت سے باخبر رکھنے والے اطلاقات سے ڈیٹا بھی پراجیکٹ مکمل کرنے میں ملوث عملے اور وسائل کے بارے میں پریس مسائل کو بھی ظاہر کر سکتا ہے.

مثال کے طور پر، ٹائم ٹریکنگ کی شناخت میں مدد مل سکتی ہے کہ بعض ملازمین بیمار ہوتے ہیں یا غیر منصوبے سے متعلقہ کام پر بہت زیادہ وقت خرچ کرتے ہیں. اعداد و شمار کو دیکھ کر ملازمین کو بھی کام کر سکتے ہیںبہتر ان کے دنوں کو منظم کریںپیداوری کو بہتر بنانے کے لئے.

آپ کو بھی آپ کے منصوبے کے اندر اندر بوتلوں اور ناکافی عملوں کو بھی دیکھ سکتے ہیں کہ کتنے کاموں کو بجٹ، صنعت کے معیار، اور اسی منصوبوں پر پیش رفت کرنے کے لۓ ان کے نتائج کا موازنہ اور موازنہ کیا جا سکتا ہے.

جب آپ مخصوص اہداف مقرر کرتے ہیں اور ان پر رہیں تو، پروجیکٹ ٹائم ٹریکنگ ملازمین کو حوصلہ افزائی کرنے اور انہیں کام پر رکھنے میں ایک طاقتور حصہ ادا کرتا ہے. خود کار طریقے سے ٹریکر کا استعمال کرتے ہوئے کثیر کام کرنے کے لئے ملازم کی کوششوں کو کم کر سکتا ہے. یہ ان کو غیر اہم "شور" کی طرف سے طرف سے پیچیدہ ہونے سے روکنے میں بھی مدد مل سکتی ہے اور انہیں کام پر توجہ مرکوز کرنے میں مدد ملتی ہے.

پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر میں ٹائم لائن کا استعمال کرنے کے لئے 4 بہترین طریقوں

15 بہترین ٹائم مینجمنٹ ایپس آپ کو کل استعمال کرنا شروع کرنا چاہئے

وقت سے باخبر رکھنے والے اطلاقات آپ کی ٹیم کی کارکردگی کو بہتر بنا سکتے ہیں؟