Waarom zou ik tijd volgen in Project Management Software?
Met Time Tracking kunt u de uren doorbrengen met individuele taken en op het project als geheel. Deze zichtbaarheid helpt u bij het beoordelen van de nauwkeurigheid van schattingen en de effectiviteit van uw werknemers. Time Tracking is essentieel voor professionele dienstverleners, bedrijven die uur werknemers hebben of werken met freelancers en bedrijven die gebruikenCOST-PLUS PRIJZEN .
Time Tracking binnen Project Management-software moet uw teamleden toestaan tijdboekingen toe te voegen aan taken. Nadat de tijd wordt vastgelegd, moet uw software u ook in staat stellen om tijdrapporten voor projecten te bekijken en af te drukken. Met deze functionaliteit kunt u de werklast van uw teamleden en afdrukrapporten bijhouden voor klanten en andere stakeholders.
Met Project Management Software Time Tracking moet u in staat zijn om tijditems voor taken toe te voegen, kunt u eenvoudig de uren besteed aan taken en projecten bijhouden en snel rapporten maken.
Idealiter kunt u uw projectmanagementsoftware laten kiezen of werknemers tijdinvoer handmatig kunnen maken of een automatische tracker gebruiken. Er zijn voor- en nadelen aan elke optie, dus de beste oplossing is vaak afhankelijk van de taak of het project.
Handmatige tijdtracking stelt medewerkers in staat om een taak te selecteren en handmatig het aantal minuten of de uren die eraan werken, handmatig invoeren.
Het grootste voordeel van deze methode is dat de tijdracking op elk moment snel en gemakkelijk kan worden voltooid. U hoeft zich geen zorgen te maken over het onthouden om een timer in en uit te schakelen terwijl u door taken beweegt.
Het grootste nadeel van deze methode is echter dat het kan leiden tot onnauwkeurige tracking. Als mensen de tijd handmatig traceren en de informaturen of dagen na het feit invoeren, zullen ze waarschijnlijk het raden van hoeveel tijd is genomen.
Het alternatief gebruikt een tracker om op te nemen en de tijd door te loggen die automatisch worden besteed aan taken. Medewerkers klikken eenvoudig op de knop Afspelen binnen de software wanneer ze een taak starten en de timer vervolgens pauzeren of stoppen wanneer ze er niet aan werken.
Het gebruik van een opgenomen timer kan veel nauwkeuriger tijd volgen. Deze methode kan ook het vertrouwen van de klant en stakeholder vergroten, wat belangrijk is als uw projectprijs is gebaseerd op arbeidsuren.
Het nadeel van deze methode is dat werknemers moeten onthouden om de timer te pauzeren tijdens pauzes of wanneer ze overschakelen naar andere taken, omdat u alleen de tijd voor één taak tegelijk kunt volgen.
Stel je bijvoorbeeld voor dat een medewerker werkt aan een taak voor je project en een andere projectmanager knalt bij hun bureau om hen een vraag te stellen over hun eigen project. Misschien wordt die snelle vraag dan in een uur-lange imprompu-vergadering. Als de werknemer is vergeten de timer te pauzeren, zou uw project nu een taak hebben met één uur werk dat niet thuishoort.
Deze fout verhoogt uw projectkosten en kan toekomstige projectschattingen afwerpen. Hoewel het een uur misschien niet lijkt op een grote deal, wanneer u veel werknemers hebt die over vele maanden aan een project werken, kunnen kleine vervalt, zoals dit een aanzienlijke algemene impact hebben.
U moet projectmanagementsoftware selecteren die u op verschillende manieren werkte, waaronder:
Met uren per taak kunt u werk op een gedetailleerd niveau beheren zonder medewerkers van micromanaging. U kunt bijvoorbeeld gemakkelijk zien welke taken over het budget gaan en welke taken achterblijven. Time Tracking op het taakniveau helpt u ook bij het maken van schattingen en budgetten voor vergelijkbaar werk binnen toekomstige projecten.
Time Tracking op het projectniveau stelt u in staat om de grote foto te zien. U kunt dit gebruiken om de algehele voortgang en prestaties van uw project snel te beoordelen. Dit detailniveau is ook van cruciaal belang voor het gebruikverdiende waardebeheer(EVMS) op grotere projecten. Als u een project heeft met meer dan 50 taken, is het uitvoeren van EVMS op het taakniveau te onvoorzien.
U wilt ook uren per werknemer volgen, zodat u de productiviteit en werkbelasting van uw team kunt controleren en beoordelen. Als medewerkers per uur worden betaald, is dit vooral kritisch, maar het is ook handig voor werknemers op salarie.
U kunt bijvoorbeeld vergelijken hoe lang het twee verschillende werknemers heeft gemaakt om vergelijkbare taken te voltooien. Als iemand aanzienlijk duurde, kan het aangeven dat een van de medewerkers een betere manier heeft ontdekt om dingen te doen, of dat de andere medewerker meer training of coaching heeft.
U kunt ook het tracking van de werknemers gebruiken om de werklast te helpen monitoren en gladstrijken. Als u ziet dat één ingenieur nog 60 uur is ingelogd op projectwerk en een ander nog 20 uur ingelogd, ondanks dat ze allebei voltijdse werknemers zijn, weet u dat taken mogelijk opnieuw moeten worden verdeeld.
Er zijn twee soorten rapporten dat uw projectbeheersoftware kan kunnen maken:
Timesheets laten individuele werknemers een snel overzicht van de taken waarmee ze tijdens een bepaalde week aan werkten en de tijd die ze aan elk van hen besteedden. Deze timesheets moeten omvatten:
Het voordeel van timesheets is dat werknemers gemakkelijk hun voortgang kunnen volgen en volgen. Het biedt hen een gecentraliseerde plek om te zien waar ze zich op moeten focussen op elke week en hoe hun vooruitgang naar elk van die taken gaat.
Tijdrapporten zijn de rapporten die u als projectmanager en andere belanghebbenden wilt beoordelen. Deze rapporten moeten worden bekeken binnen de projectbeheersoftware en downloadbaar als een CSV- of PDF-bestand.
Tijdrapporten moeten aanpasbaar zijn, zodat u ze kunt uitvoeren voor geselecteerde taken, projecten, werknemers en / of tijdsperioden. Mogelijk moet u bijvoorbeeld de klant een rapport geven van hoeveel tijd vorige maand aan hun project is besteed.
Een van de uitdagingen voor een projectmanager is het vinden van manieren om de voortgang zonder micromanaging te bewaken. Niemand kan er tenslotte hun beste werk doen als ze het gevoel hebben dat hun baas voortdurend over hun schouder kijkt. Maar zonder transparantie in de manier waarop werknemers hun tijd doorbrengen, kunt u verrast worden door een verrassing wanneer er een grote tegenvaller of tijd overschrijding is.
Voor veel bedrijven zijn Time Tracking-apps vital tools geworden, die leiders met informatie verstrekken om het werk te laten smoemen en teams op het goede spoor te houden.
De beste Time Tracking-app is rechtstreeks geïntegreerd in uw projectmanagementsoftware. Op die manier kan de tijd automatisch worden toegewezen aan taken, en u hoeft zich nooit zorgen te maken over het proberen om gegevens over te dragen of twee afzonderlijke systemen te synchroniseren.
Met Time Tracking kunt u de voortgang in realtime volgen en de gegevens vastleggen die nodig zijn voor nauwkeurige toekomstige projectschattingen. Gegevens van Time Tracking-apps kunnen ook de persproblemen over het personeel en de middelen die betrokken zijn bij het voltooien van een project onthullen.
Time-tracking kan bijvoorbeeld helpen identificeren of bepaalde werknemers vaak ziek zijn of veel tijd doorbrengen op niet-projectgerelateerd werk. Kijken naar de gegevens kunnen ook manieren markerenbeter hun dagen organiserenom de productiviteit te optimaliseren.
Mogelijk kunt u zelfs knelpunten en inefficiënte processen in uw project ontdekken door te controleren hoe lange taken die resultaten innemen en vergelijken met budgetten, industriestandaarden en vooruitgang op soortgelijke projecten.
Wanneer u specifieke doelen instelt en vasthoudt, speelt Project Time Tracking een krachtig onderdeel bij het motiveren van werknemers en houdt ze ze op taak. Het gebruik van een automatische tracker kan de werknemerspogingen tot multi-taak verminderen. Het kan ook helpen voorkomen dat ze door niet-kritische "ruis" zijn gevolgd en helpt hen te richten op de taak bij de hand.
4 beste praktijken voor het gebruik van een tijdlijn in projectmanagementsoftware
De 15 beste tijdmanagement-apps die u gisteren moet gebruiken
Kan Time Tracking-apps de prestaties van uw team verbeteren?
