Mengapa saya harus menggunakan pelacakan waktu dalam perangkat lunak manajemen proyek?

Pelacakan waktu memungkinkan Anda untuk melacak jam yang dihabiskan untuk tugas individu dan pada proyek secara keseluruhan. Visibilitas ini membantu Anda menilai keakuratan estimasi kerja dan efektivitas karyawan Anda. Pelacakan waktu sangat penting untuk penyedia layanan profesional, perusahaan yang memiliki karyawan per jam atau bekerja dengan freelancer, dan bisnis yang digunakanBiaya Ditambah Harga .

Pelacakan waktu dalam perangkat lunak manajemen proyek harus memungkinkan anggota tim Anda untuk menambahkan waktu entri ke tugas dengan mudah. Setelah waktu direkam, perangkat lunak Anda juga harus memungkinkan Anda untuk melihat dan mencetak laporan waktu untuk proyek. Fungsi ini memungkinkan Anda melacak beban kerja anggota tim Anda dan mencetak laporan untuk klien dan pemangku kepentingan lainnya.

Dengan pelacakan waktu manajemen proyek manajemen proyek, Anda harus dapat menambahkan entri waktu untuk tugas, dengan mudah melacak jam yang dihabiskan untuk tugas dan proyek, dan dengan cepat membuat laporan.

Idealnya, perangkat lunak manajemen proyek Anda akan memungkinkan Anda untuk memilih apakah karyawan dapat membuat entri waktu secara manual atau menggunakan pelacak otomatis. Ada pro dan kontra untuk setiap opsi, sehingga solusi terbaik sering tergantung pada tugas atau proyek.

Pelacakan waktu manual memungkinkan karyawan untuk memilih tugas dan secara manual memasukkan jumlah menit atau jam yang dihabiskan untuk mengerjakannya.

Manfaat terbesar dari metode ini adalah pelacakan waktu dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah kapan saja. Anda tidak perlu khawatir mengingat untuk menghidupkan dan mematikan timer saat Anda bergerak melalui tugas.

Namun, kelemahan terbesar dari metode ini adalah dapat menyebabkan pelacakan yang tidak akurat. Jika orang secara manual melacak waktu yang dihabiskan dan memasuki jam informasi atau berhari-hari setelah fakta, mereka kemungkinan akan menebak berapa banyak waktu yang diambil.

Alternatifnya menggunakan pelacak untuk merekam dan mencatat waktu yang dihabiskan untuk tugas secara otomatis. Karyawan cukup klik tombol putar dalam perangkat lunak ketika mereka memulai tugas dan kemudian menjeda atau menghentikan timer setiap kali mereka tidak mengerjakannya.

Menggunakan timer yang direkam dapat memberikan pelacakan waktu yang jauh lebih akurat. Metode ini juga dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan dan pemangku kepentingan, yang penting jika harga proyek Anda didasarkan pada jam kerja yang dihabiskan.

Kelemahan dari metode ini adalah bahwa karyawan perlu ingat untuk menjeda timer selama istirahat atau ketika mereka beralih ke tugas lain, karena Anda hanya dapat melacak waktu untuk satu tugas sekaligus.

Misalnya, bayangkan seorang karyawan sedang mengerjakan tugas untuk proyek Anda, dan manajer proyek lain muncul di meja mereka untuk mengajukan pertanyaan tentang proyek mereka sendiri. Mungkin pertanyaan cepat itu kemudian berubah menjadi pertemuan dadakan selama satu jam. Jika karyawan lupa menjeda timer, proyek Anda sekarang akan memiliki tugas dengan satu jam kerja yang bukan milik.

Kesalahan ini meningkatkan biaya proyek Anda dan dapat membuang estimasi proyek di masa depan. Sementara satu jam mungkin tidak tampak seperti masalah besar, ketika Anda memiliki banyak karyawan yang bekerja pada proyek selama berbulan-bulan, sedikit penyimpangan seperti ini dapat memiliki dampak keseluruhan yang signifikan.

Anda harus memilih perangkat lunak manajemen proyek yang dapat menunjukkan kepada Anda berjam-jam bekerja dengan berbagai cara, termasuk:

Melihat jam per tugas memungkinkan Anda untuk mengelola pekerjaan pada tingkat terperinci tanpa karyawan mikro. Misalnya, Anda dapat dengan mudah melihat tugas mana yang akan melebihi anggaran dan tugas-tugas mana yang tampak berada di belakang jadwal. Pelacakan waktu di tingkat tugas juga akan membantu Anda membuat estimasi dan anggaran untuk pekerjaan serupa dalam proyek-proyek masa depan.

Pelacakan waktu di tingkat proyek memungkinkan Anda melihat gambaran besar. Anda dapat menggunakan ini untuk menilai kemajuan dan kinerja keseluruhan proyek Anda dengan cepat. Tingkat detail ini juga penting untuk dipekerjakanPengelolaan Nilai yang Dihasilkan.(EVMS) pada proyek yang lebih besar. Jika Anda memiliki proyek dengan 100+ tugas, melakukan EVMS pada tingkat tugas terlalu berat.

Anda juga ingin melacak jam kerja karyawan, sehingga Anda dapat memantau dan menilai produktivitas dan beban kerja tim Anda. Jika karyawan dibayar per jam, ini sangat penting, tetapi juga berguna untuk karyawan gaji.

Misalnya, Anda dapat membandingkan berapa lama dua karyawan yang berbeda untuk menyelesaikan tugas serupa. Jika seseorang mengambil lebih lama lagi, itu dapat menunjukkan bahwa salah satu karyawan telah menemukan cara yang lebih baik untuk melakukan sesuatu, atau bahwa karyawan lain membutuhkan lebih banyak pelatihan atau pembinaan.

Anda juga dapat menggunakan pelacakan waktu karyawan untuk membantu memantau dan memuluskan beban kerja. Jika Anda melihat bahwa satu insinyur mencatat 60 jam pekan lalu pada pekerjaan proyek dan yang lain hanya dicatat 20 jam, meskipun mereka berdua sedang bergaji karyawan penuh waktu, Anda tahu bahwa tugas mungkin perlu didistribusikan kembali.

Ada dua jenis laporan, perangkat lunak manajemen proyek Anda harus dapat membuat:

Timesheets memungkinkan karyawan individu untuk melihat gambaran singkat tentang tugas-tugas yang mereka kerjakan selama minggu tertentu dan waktu yang mereka habiskan untuk mengerjakan masing-masing. Lembar waktu ini harus mencakup:

Manfaat timesheets adalah bahwa karyawan dapat dengan mudah memantau dan melacak kemajuan mereka. Ini memberi mereka tempat terpusat untuk melihat apa yang mereka butuhkan untuk fokus pada setiap minggu dan bagaimana kemajuan mereka akan menuju masing-masing tugas tersebut.

Laporan waktu adalah laporan bahwa Anda, sebagai manajer proyek, dan pemangku kepentingan lainnya akan ingin meninjau. Laporan-laporan ini harus dapat dilihat dalam perangkat lunak manajemen proyek serta dapat diunduh sebagai file CSV atau PDF.

Laporan waktu harus dapat disesuaikan sehingga Anda dapat menjalankannya untuk tugas, proyek, karyawan, dan / atau periode waktu tertentu. Misalnya, Anda mungkin perlu memberikan laporan kepada pelanggan tentang berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan proyek mereka bulan lalu.

Salah satu tantangan bagi manajer proyek adalah menemukan cara untuk memantau kemajuan tanpa mikro. Lagi pula, tidak ada yang bisa melakukan pekerjaan terbaik mereka ketika mereka merasa bos mereka terus-menerus melihat ke balik bahu mereka. Tetapi tanpa transparansi menjadi bagaimana pekerja menghabiskan waktu mereka, Anda dapat terkejut ketika ada kemunduran besar atau waktu overrun.

Untuk banyak bisnis, aplikasi pelacakan waktu telah menjadi alat vital, memberi para pemimpin informasi untuk membuat kerja lebih halus dan menjaga tim di jalur.

Aplikasi pelacakan waktu terbaik diintegrasikan langsung ke perangkat lunak manajemen proyek Anda. Dengan begitu, waktu dapat secara otomatis ditugaskan untuk tugas, dan Anda tidak perlu khawatir tentang mencoba mentransfer data atau menyinkronkan dua sistem yang terpisah.

Dengan pelacakan waktu, Anda dapat memantau kemajuan secara real-time dan menangkap data yang diperlukan untuk estimasi proyek masa depan yang akurat. Data dari aplikasi pelacakan waktu juga dapat mengungkapkan masalah mendesak tentang personel dan sumber daya yang terlibat dalam menyelesaikan proyek.

Misalnya, pelacakan waktu dapat membantu mengidentifikasi apakah karyawan tertentu sering sakit atau menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan non-project. Melihat data juga dapat menyoroti cara karyawanlebih baik mengatur hari-hari merekauntuk mengoptimalkan produktivitas.

Anda bahkan dapat menemukan hambatan dan proses yang tidak efisien dalam proyek Anda dengan memonitor berapa tugas lama dan membandingkan hasil tersebut dengan anggaran, standar industri, dan kemajuan pada proyek serupa.

Ketika Anda menetapkan tujuan tertentu dan menempel pada mereka, pelacakan waktu proyek memainkan peran yang kuat dalam memotivasi karyawan dan menjaga mereka dalam tugas. Menggunakan pelacak otomatis dapat mengurangi upaya karyawan untuk multi-tugas. Ini juga dapat membantu mencegah mereka dari dilacak oleh "kebisingan" yang tidak kritis dan membantu mereka fokus pada tugas yang dihadapi.

4 praktik terbaik untuk menggunakan timeline dalam perangkat lunak manajemen proyek

15 aplikasi manajemen waktu terbaik Anda harus mulai menggunakan kemarin

Bisakah aplikasi melacak aplikasi meningkatkan kinerja tim Anda?