Warum sollte ich Zeitverfolgung in der Projektmanagement-Software verwenden?
Durch die Zeitverfolgung können Sie die Stunden für einzelne Aufgaben und auf dem gesamten Projekt aufbewahren. Diese Sichtbarkeit hilft Ihnen, die Genauigkeit der Arbeitsschätzungen und der Wirksamkeit Ihrer Mitarbeiter zu beurteilen. Die Zeitverfolgung ist für professionelle Dienstleistungsanbieter unerlässlich, Unternehmen, die stündliche Mitarbeiter oder Arbeit mit Freelancern sowie Unternehmen arbeitenKosten-Plus-Preise .
Die Zeitverfolgung der Projektverwaltungssoftware sollte es Ihrem Teammitglied ermöglichen, den Aufgaben Zeiteinträge für Aufgaben hinzuzufügen. Nach dem Aufzeichnungen der Zeit sollte Ihre Software auch Zeitberichte für Projekte anzeigen und drucken. Mit dieser Funktionalität können Sie die Arbeitslast Ihrer Teammitglieder verfolgen und Berichte für Kunden und andere Interessengruppen drucken.
Mit der Projektverwaltungssoftware-Zeitverfolgung sollten Sie in der Lage sein, Zeiteinträge für Aufgaben hinzufügen zu können, die leicht den Überblick über die Stunden für Aufgaben und Projekte aufbewahren und schnell Berichte erstellen.
Im Idealfall können Sie Ihre Projektmanagement-Software auswählen, ob Mitarbeiter Zeiteinträge manuell erstellen oder einen automatischen Tracker verwenden können. Es gibt zu jeder Option Vor- und Nachteile, sodass die beste Lösung häufig von der Aufgabe oder dem Projekt abhängt.
Manuelles Time-Tracking ermöglicht es den Mitarbeitern, eine Aufgabe auszuwählen, und geben Sie die Anzahl der Minuten oder Stunden manuell ein.
Der größte Nutzen dieser Methode ist, dass Zeitverfolgung jederzeit schnell und einfach abgeschlossen werden kann. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Sie sich daran erinnern, einen Timer ein- und auszuschalten, während Sie sich durch Aufgaben bewegen.
Der größte Nachteil dieser Methode besteht jedoch darin, dass es zu einem ungenauen Tracking führen kann. Wenn die Leute manuell verfolgen, werden die Zeit, die die Informationsstunden oder Tage nach der Tatsache eingeben, dass sie wahrscheinlich erraten, wie viel Zeit genommen wurde.
Die Alternative verwendet einen Tracker zum Aufnehmen und Protokoll-Zeitpunkt, der automatisch für Aufgaben aufgewendet wird. Die Mitarbeiter klicken Sie einfach auf die Wiedergabetaste innerhalb der Software, wenn sie eine Aufgabe starten und dann den Timer anhalten oder anhalten, wann immer sie nicht daran arbeiten.
Die Verwendung eines aufgezeichneten Timers kann viel genauer Zeitverfolgung bieten. Diese Methode kann auch das Vertrauen des Kunden- und Stakeholders erhöhen, was wichtig ist, wenn Ihr Projektpreis auf Arbeitsstunden basiert.
Der Nachteil dieser Methode ist, dass sich die Mitarbeiter daran erinnern müssen, den Timer während der Pausen anzuhalten oder wenn sie zu anderen Aufgaben wechseln, da Sie nur Zeit für eine Aufgabe für eine Aufgabe verfolgen können.
Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass ein Mitarbeiter an einer Aufgabe für Ihr Projekt arbeitet, und ein anderer Projektmanager knallt an ihrem Schreibtisch, um sie eine Frage zu ihrem eigenen Projekt zu stellen. Vielleicht wird diese schnelle Frage in ein stundenlange Impromptu-Treffen. Wenn der Mitarbeiter vergessen hat, den Timer anzuhalten, hat Ihr Projekt jetzt eine Aufgabe mit einer Stunde der Arbeit, die nicht dazugehört.
Dieser Fehler erhöht Ihre Projektkosten und kann zukünftige Projektschätzungen abwerfen. Während eine Stunde möglicherweise nicht wie eine große Sache erscheinen darf, wenn Sie viele Mitarbeiter über viele Monate lang an einem Projekt arbeiten, können kleine Runden, so dass dies einen erheblichen Gesamtaufschlag haben kann.
Sie sollten Projektverwaltungssoftware auswählen, die Ihnen viele Stunden auf verschiedene Weise funktionieren, einschließlich:
Durch das Erstellen von Stunden pro Aufgabe können Sie die Arbeit auf einem detaillierten Niveau ohne mikomanagierende Mitarbeiter verwalten. Beispielsweise können Sie leicht sehen, welche Aufgaben über das Budget gehen und welche Aufgaben hinter dem Zeitplan angezeigt werden. Die Zeitverfolgung auf Aufgabenebene hilft Ihnen auch, Schätzungen und Budgets für ähnliche Arbeiten in zukünftigen Projekten zu erstellen.
Durch die Zeitverfolgung auf der Projektebene können Sie das große Bild sehen. Sie können dies verwenden, um den Gesamtfortschritt und die Leistung Ihres Projekts schnell zu bewerten. Dieses Detail des Details ist auch für den Einsatz von entscheidender Bedeutungverdientes Wertmanagement.(EVMS) bei größeren Projekten. Wenn Sie ein Projekt mit 100 Aufgaben haben, ist die Durchführung von EVMS auf der Taskebene zu unhandlich.
Sie möchten auch Stunden von Angestellten verfolgen, sodass Sie die Produktivität und Arbeitsbelastung Ihres Teams überwachen und bewerten können. Wenn die Mitarbeiter der Stunde gezahlt werden, ist dies besonders kritisch, aber es ist auch nützlich für angestellte Mitarbeiter.
Beispielsweise können Sie vergleichen, wie lange es zwei verschiedene Mitarbeiter brauchte, um ähnliche Aufgaben abzuschließen. Wenn man sich deutlich länger dauert, könnte dies darauf hindeuten, dass einer der Mitarbeiter einen besseren Weg gefunden hat, Dinge zu tun, oder dass der andere Mitarbeiter mehr Training oder Coaching braucht.
Sie können auch die Mitarbeiter-Zeitverfolgung verwenden, um die Arbeitslast zu überwachen und auszusetzen. Wenn Sie sehen, dass ein Ingenieur 60 Stunden letzte Woche auf Projektarbeit protokollierte und nur 20 Stunden protokolliert, obwohl beide Vollzeitbeschäftigte angebungszuladen, wissen Sie, dass die Aufgaben möglicherweise erneut verteilt werden müssen.
Es gibt zwei Arten von Berichten, die Ihre Projektmanagement-Software erstellen kann:
Timesheets ermöglichen es den einzelnen Mitarbeitern, einen schnellen Überblick über die Aufgaben zu sehen, an denen sie während einer bestimmten Woche angenommen wurden, und der Zeit, in der sie mit jedem von ihnen arbeiten. Diese Arbeitsstätten sollten Folgendes umfassen:
Der Vorteil von Arbeitszeitzellen besteht, dass Mitarbeiter ihren Fortschritt leicht überwachen und verfolgen können. Es bietet ihnen einen zentralen Ort, um zu sehen, was sie auf jede Woche konzentrieren müssen, und wie sich ihre Fortschritte in jede dieser Aufgaben befinden.
Zeitberichte sind die Berichte, die Sie als Projektmanagerin und andere Stakeholder überprüfen möchten. Diese Berichte sollten innerhalb der Projektmanagement-Software sowie in der CSV- oder PDF-Datei heruntergeladen werden.
Zeitberichte sollten anpassbar sein, damit Sie sie für ausgewählte Aufgaben, Projekte, Mitarbeiter und / oder Zeiträume ausführen können. Beispielsweise müssen Sie dem Kunden möglicherweise einen Bericht übergeben, wie viel Zeit im letzten Monat an ihrem Projekt aufgewendet wurde.
Eine der Herausforderungen für einen Projektmanager ist die Suche nach Möglichkeiten, den Fortschritt ohne Mikromaninierung zu überwachen. Schließlich kann niemand ihre beste Arbeit erledigen, wenn sie sich anfühlt, als wäre der Chef ständig über ihre Schulter. Aber ohne Transparenz, wie Arbeiter ihre Zeit verbringen, können Sie überraschen, wenn es einen großen Rückschlag oder Zeitüberschreitungen gibt.
Für viele Unternehmen sind TIME-Tracking-Apps zu wichtigen Werkzeugen geworden, die Führungskräfte mit Informationen bieten, um die Arbeit glatter zu machen und Teams auf dem richtigen Weg zu halten.
Die beste Time Tracking-App ist direkt in Ihre Projektmanagement-Software integriert. Auf diese Weise kann die Zeit automatisch aufgaben zugewiesen werden, und Sie müssen sich nie um den Versuch, Daten zu übertragen, oder synchronisieren zwei separate Systeme.
Mit der Zeitverfolgung können Sie den Fortschritt in Echtzeit überwachen und die Daten erfassen, die für genaue zukünftige Projektschätzungen erforderlich sind. Daten aus Zeitverfolgungs-Apps können auch Pressfragen über das Personal und die Ressourcen aufzeigen, die beim Abschluss eines Projekts beteiligt sind.
Beispielsweise kann die Zeitverfolgung dazu beitragen, dass bestimmte Mitarbeiter häufig krank sind oder viel Zeit auf nicht projektbezogene Arbeit ausgeben. Wenn Sie die Daten ansehen, können auch Mitarbeiter hervorhebenbesser organisieren ihre TageProduktivität optimieren.
Sie können sogar Engpässe und ineffiziente Prozesse innerhalb Ihres Projekts entdecken, indem Sie überwachen, wie lange die Aufgaben, die diese Ergebnisse an Budgets, Industriestandards und den Fortschritt auf ähnlichen Projekten nehmen, einnehmen und vergleichen.
Wenn Sie spezifische Ziele festlegen und an sie festhalten, spielt das Projekt Time Tracking einen mächtigen Teil bei der Motivation von Mitarbeitern und halten sie auf der Aufgabe. Die Verwendung eines automatischen Tracker kann Mitarbeiterversuche auf Multi-Task reduzieren. Es kann auch dazu beitragen, dass sie daran hindern, von nicht kritischem "Rauschen" seitlich verfolgt zu werden, und helfen ihnen, sich auf die zur Hand auf die Aufgabe zu konzentrieren.
4 Best Practices für die Verwendung einer Timeline in der Projektmanagement-Software
Die 15 besten Time-Management-Apps, die Sie gestern verwenden sollten
Können Time Tracking-Apps die Leistung Ihres Teams verbessern?
