Cara Meningkatkan Produktivitas Menggunakan Hukum Parkinson

Pada tahun 1955, Cyril Parkinson menciptakan hukum Parkinson. Konsep ini berpusat pada gagasan bahwa pekerjaan seperti gas; itu mengembang untuk mengisi wadah apa pun yang ditempatkannya. Untukmanajemen proyek, Ini berarti bahwa jika Anda memberitugasLima jam, akan memakan waktu lima jam untuk menyelesaikannya. Tetapi jika Anda memberikan tugas yang sama lima hari, itu akan memakan waktu lima hari untuk menyelesaikannya. Memahami prinsip dasar ini adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas untuk diri sendiri dan tim Anda.

Pada artikel ini, kami akan melihat lebih dekat pada apa hukum Parkinson dan bagaimana hal itu dapat digunakan untuk meningkatkan produktivitas (atau menghalangi). Terus membaca untuk mengeksplorasi contoh-contoh hukum Parkinson, ditambah beberapa tips tentang bagaimana dan kapan menggunakannyaManajemen Proyek Agile .

Apa itu Hukum Parkinson?

Hukum Parkinson adalah teori bahwa pekerjaan akan berkembang untuk mengisi waktu yang ditentukan. Jadi apakah Anda berpikir tugas akan memakan waktu satu minggu atau satu bulan, jika AndaJadwalItu sesuai, itu berapa lama waktu yang dibutuhkan. Banyak dari ini berkaitan dengan cara otak kita ditransfer.

Secara umum, bahkan yang paling disatukan dari kita menunggu sampai menit terakhir untuk memenuhi komitmen. Sebenarnya, sebenarnya terasa baik bagi sebagian orang dan memberi merekaAdrenaline Rush.. Itu karena batas waktu yang lebih jauh adalah, semakin rendahnya pada daftar prioritas kami. Dan dengan alasan yang bagus. Jika kami memprioritaskan semua kamiproyek-Tugar-tugas di tingkat yang sama, kita hampir dapat menjamin penurunan produktivitas. Ini terutama berlaku jika karyawan berusahamultitask. .

Tetapi jika Anda mengikuti Hukum Parkinson, Anda akan dapat meningkatkan produktivitas di tempat Anda danBekerja dari tim tuan rumahhanya dengan membatasi waktu yang diberikan.

Apa artinya waktu yang ditentukan?

Waktu yang ditentukan berarti waktu yang ditugaskan untuk tugas dalam manajemen proyek. Seringkali, ini ditentukan oleh manajer proyek ketika mereka menciptakan timeline dan jadwal. Beberapa manajer proyek lebih suka menggunakan data historis untuk menghitung mini-tenggat waktuuntuk tugas individu. Yang lain mengumpulkan masukan dari pakar dan bakat materi pelajaran untuk memperkirakan seberapa banyak upaya yang dibutuhkan setiap tugas.

Pedoman ini juga dapat ditentukan oleh kebutuhan proyek itu sendiri. Jadi apakah Anda percaya tugas memerlukan lebih banyak upaya jika ada tenggat waktu yang singkat, hukum Parkinson menentukan bahwa tugas tersebut dapat dicapai dalam kerangka waktu yang diberikan.

Tentu saja, ini tidak benar dalam setiap kasus. Beberapa tugas benar-benar membutuhkan waktu tambahan untuk penciptaan, revisi, dan persetujuan. Itulah sebabnya undang-undang ini bekerja untuk masalah yang berlawanan, juga - memberikan terlalu banyak waktu untuk tugas yang dapat menyebabkan tugas yang dilakukan dengan lebih banyak upaya daripada apa yang diperlukan, membuatnya lebih kompleks daripada sebelumnya.

Ketika kita berbicara tentang Hukum dan Produktivitas Parkinson, kita harus mencapai keseimbangan antara mengalokasikan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas dan tidak berlebihan sehingga waktu ekstra membuat tugas lebih sulit untuk diselesaikan. Memangkas lemak adalah analogi yang baik untuk ini. Ketika Anda memotong lemak dari AndaJadwal proyek, Anda membuatnya lebih mudah bagi anggota tim untuk sampai ke daging penugasan.

Contoh Hukum Parkinson

Contoh yang bagus dari hukum Parkinson beraksi yang bisa dihubungkan oleh kebanyakan orangSentrom Siswa. Sentrom Siswa adalah ketika seseorang menunggu untuk menyelesaikan tugas sampai malam sebelum jatuh tempo. Dalam beberapa kasus, itu bisa berarti jam sebelum pertemuan bahkan satu atau dua hari kemudian jika mereka dapat merasakan batas waktu tidak akan ditegakkan. Jika kita dapat berasumsi bahwa sebagian besar profesional masih menyerah pada sindrom siswa dari waktu ke waktu, maka kita dapat menerapkan hukum Parkinson untuk membantu mereka memberikan pekerjaan sesuai kebutuhan.

Berikut adalah beberapa contoh:

Apakah mungkin untuk mengatasi hukum Parkinson?

Ya, dimungkinkan untuk mengatasi hukum Parkinson. Selain mengetahui bahwa pekerjaan itu sendiri bisa menjadi lebih kompleks semakin banyak waktu yang Anda berikan, memahamiPsikologi di balik penundaanjuga merupakan faktor kunci dalam menggunakan ide ini untuk keuntungan Anda.

Penundaan bukanlah konsep modern. Bahkan, bahkan orang-orang Yunani kuno dan Romawi memperingatkan terhadapnya. Jadi kita tahu ini lebih berkaitan dengan cara kerja otak kita daripada sifat buruk modern seperti media sosial dan ponsel.

Penundaan mengganggu kita semua pada suatu saat. Namun, ada beberapa tanda-tanda teliti apakah seseorang cenderung meletakkan segalanya sampai menit terakhir. Yang terbesar yang berkaitan dengankesehatan mental. Orang yang cenderung menunda-nunda cenderung memiliki tingkat stres dan kecemasan yang lebih tinggi. Ini menerjemahkan untuk kehidupan pribadi mereka (janji yang hilang, menunda pembelian besar namun perlu, dll.) Dan kehidupan profesional mereka (menunda tindak lanjut, mengirim pekerjaan di akhir, dll.)

Jika seorang manajer proyek dapat mengidentifikasi beberapa gejala-gejala ini di antara tim mereka, mereka dapat secara strategis menerapkan hukum Parkinson dengan cara yang membantu individu-individu ini memprioritaskan.

Manajer proyek dapat mengambil langkah ini lebih jauh dan memastikan bahwa lingkungan kerja yang mereka kuratkan memungkinkan karyawan merasa santai. Itu karena penundaan bukan hanya hambatan mental - itu juga yang emosional. Jika tenggat waktu proyek tidak realistis dan tugas meningkat, manajer produk strategis akan bijaksana untuk mempertimbangkan keadaan emosional tim mereka sebelum menggunakan hukum Parkinson untuk meningkatkan produktivitas.

Bagaimana Anda dapat meningkatkan produktivitas menggunakan Hukum Parkinson?

Konsep hukum Parkinson adalah bahwa dengan menetapkan tenggat waktu yang secara signifikan lebih pendek daripada sebelumnya, Anda dapat menjadi sangat produktif dan menghindari macet dengan tenggat waktu yang terlalu lama. Ini membantu Anda menemukan jalan pintas, menghindari penundaan, dan fokus pada tindakan yang penting.

Tetapi bagaimana Anda benar-benar menggunakannya untuk meningkatkan produktivitas? Potong perkiraan jadwal proyek dan jatah tugas menjadi dua.

Ini akan memungkinkan Anda untuk menyelesaikan tugas atau proyek Anda dalam setengah waktu yang biasanya diperlukan. Jika Anda atau rekan tim Anda masih tidak dapat membuat tenggat waktu baru, itu berarti bahwa semua orang terlalu sibuk dan Anda perlu melonggarkan batas waktu untuk waktu berikutnya. Ketika Anda memberi seseorang setengah dari jumlah waktu yang digunakan untuk menyelesaikan tugas, mereka kemungkinan akan tetap mengubahnya seperti yang diminta, berkat solusi kreatif yang tidak akan mereka pikirkan sebelumnya.

Selain berfokus pada tugas-tugas harian Anda, menerapkan hukum Parkinson juga dapat membantu Anda mencapai tujuan dan proyek yang lebih besar. Jika Anda memutuskan untuk memotong batas waktu untuk proyek atau tujuan menjadi dua, itu mungkin tampak mustahil pada awalnya, tetapi dapat dilakukan. Misalnya, alih-alih memberi diri Anda tenggat waktu satu tahun, cobalah untuk mencapai tujuan Anda dalam enam bulan sebagai gantinya. Strategi ini akan membantu Anda menghemat waktu dan membuat Anda lebih produktif. Ingat, semakin banyak waktu yang Anda berikan kepada diri sendiri, semakin banyak waktu Anda menyia-nyiakan tidak penting.

Cara lain yang bagus untuk menerapkan Hukum Parkinson adalah menggunakan solusi manajemen proyek Anda. Dengan jadwal visual, tim Anda akan dapat melihat berapa banyak pekerjaan yang tersisa. Mereka juga akan dapat melihat perbedaan antara berapa banyak upaya satu tugas yang dibandingkan dengan yang lain.

Anda bahkan dapat mengatur tenggat waktu mikro dalam tugas individu. Di dalamUDN Task Manager., pengguna dapat menambahkan tanggal jatuh tempo untuk tugas individu dalam suatu proyek. Pelatih produktivitasAlyssa coleman.Telah menyarankan dalam lokakarya yang mendapatkan gol yang bisa Anda selangkah lebih maju dan tambahkan pengingat pada titik setengah dari tujuan Anda. Jika tugas atau fase itu belum dimulai pada tanggal itu, itu akan menendang tim Anda untuk mengingat bahwa mereka sekarang hanya memiliki setengah waktu yang mereka lakukan sebelumnya.

Ini dapat membantu mengatasi hambatan penundaan psikologis.UDN Task Manager.Pengguna juga memiliki kemampuan untuk mengotomatiskan pengingat dalam proyek merekaperencanaanUntuk menghemat waktu Anda menindaklanjuti di awal, tengah, dan akhir setiap tugas utama.

Menggunakan Hukum Parkinson dalam Manajemen Proyek

Ingat, tidak ada kata terlambat untuk meningkatkan produktivitas, jadi berikan tim Anda membantu dengan menggunakan hukum Parkinson dengan cara yang benar. Berikut adalah beberapa cara praktis untuk menggunakan hukum Parkinson dalam manajemen proyek. Terapkan tips ini untuk proyek aktif dan berkelanjutan sekarang atau di masa depan:

Mulai sebuahuji coba dua minggu gratisdariUDN Task Manager.Dan gunakan tip produktivitas Parkinson yang kami berikan untuk mengatasi penundaan dan memberikan produk dengan andal dengan bekerja lebih pintar, tidak lebih keras.