Como aumentar a produtividade usando a lei de Parkinson

Em 1955, Cyril Parkinson criou a lei de Parkinson. O conceito centra-se em torno da ideia de que o trabalho é como gás; Ele se expande para preencher qualquer container que seja colocado em. ParaGerenciamento de ProjetosIsso significa que se você der umtarefaCinco horas, levará cinco horas para ser concluída. Mas se você der essa mesma tarefa cinco dias, levará cinco dias para ser concluído. Compreender este princípio básico é fundamental para melhorar a produtividade para você e sua equipe.

Neste artigo, vamos dar uma olhada mais de perto para que a lei de Parkinson é e como ela pode ser usada para aumentar a produtividade (ou atrapalhá-la). Continue lendo para explorar exemplos da lei de Parkinson, além de algumas dicas sobre como e quando usá-lo emGerenciamento de projeto ágil. .

Qual é a lei de Parkinson?

A lei de Parkinson é a teoria de que o trabalho se expandirá para preencher o tempo alocado. Então, se você acha que uma tarefa levará uma semana ou um mês, se vocêagendarPor isso, é quanto tempo levará. Muito disso tem a ver com a maneira como nossos cérebros estão com fio.

Em geral, até os mais juntos de nós esperamos até o último minuto para cumprir um compromisso. Na verdade, é realmente bom para algumas pessoas e lhes dá umpico de adrenalina. Isso porque mais longe é um prazo, o menor é em nossa lista de prioridades. E com boa razão. Se priorizarmos todos os nossosprojetoTarefas relacionadas ao mesmo nível, quase podemos garantir uma diminuição na produtividade. Isto é especialmente verdadeiro se os funcionários tentaremmultitarefa .

Mas se você seguir a lei de Parkinson, você poderá impulsionar a produtividade do seu no local eTrabalhe de equipes em casasimplesmente limitando seu tempo alocado.

O que significa tempo alocado?

Tempo alocado significa o tempo atribuído a uma tarefa no gerenciamento de projetos. Muitas vezes, isso é determinado pelo Gerente de Projetos quando eles estão criando a linha do tempo e o cronograma. Alguns gerentes de projeto preferem usar dados históricos para calcular mini-prazospara tarefas individuais. Outros coletam informações de especialistas em assunto e talento para estimar quanto esforço cada tarefa requer.

Essas diretrizes também podem ser determinadas pelas necessidades do próprio projeto. Então, se você acredita ou não uma tarefa requer mais esforço se houver um breve prazo, a lei de Parkinson dita que a tarefa pode ser alcançada dentro desse prazo.

Claro, isso não é verdade em todos os casos. Algumas tarefas realmente exigem tempo adicional para criação, revisão e aprovação. É por isso que esta lei funciona para o problema oposto também - proporcionando muito tempo para uma tarefa pode levar à tarefa que está sendo feita com mais esforço do que o necessário, tornando-o mais complexo do que começar.

Quando falamos sobre a lei e a produtividade de Parkinson, temos que encontrar um equilíbrio entre o tempo necessário para concluir uma tarefa e não exagerar para que o tempo extra torne a tarefa mais difícil de completar. Aparar a gordura é uma boa analogia para isso. Quando você aparar a gordura do seucronograma do projeto, você facilita que os membros da equipe chegarem à carne da tarefa.

Exemplos da Lei de Parkinson

Um grande exemplo da lei de Parkinson em ação que a maioria das pessoas pode se relacionar éSíndrome do aluno.. A síndrome do aluno é quando uma pessoa espera para completar uma tarefa até a noite antes que seja devido. Em alguns casos, isso poderia significar a hora antes de uma reunião para até mesmo um dia ou dois depois, se puderem sentir que o prazo não será aplicado. Se pudermos supor que a maioria dos profissionais ainda sucumbir à síndrome do aluno de vez em quando, podemos aplicar a lei de Parkinson para ajudá-los a entregar o trabalho conforme necessário.

aqui estão alguns exemplos:

É possível superar a lei de Parkinson?

Sim, é possível superar a lei de Parkinson. Além de saber que o trabalho em si pode se tornar mais complexo, mais tempo você dá, entendendo oPsicologia por trás da procrastinaçãoé também um fator chave para usar essa ideia para sua vantagem.

A procrastinação não é um conceito moderno. De fato, até os antigos gregos e romanos alertaram contra isso. Então, sabemos que isso tem mais a ver com a maneira como nossa função de cérebros do que vícios modernos, como mídias sociais e telefones celulares.

A procrastinação praga todos nós em algum momento. No entanto, existem alguns sinais reveladores de alguém é susceptível de afastar as coisas até o último minuto. A maior das quais tem a ver comsaúde mental. As pessoas que são propensas à procrastinação tendem a ter níveis mais altos de estresse e ansiedade. Isso se traduz em suas vidas pessoais (faltando compromissos, colocando as compras grandes, mas necessárias, etc.) e suas vidas profissionais (atrasando os acompanhamentos, enviando o trabalho no final, etc.).

Se um gerente de projeto for capaz de identificar alguns desses sintomas entre sua equipe, eles podem aplicar estrategicamente a lei de Parkinson de uma forma que ajuda esses indivíduos a priorizar.

Os gerentes de projeto podem ter um passo adiante e garantir que o ambiente de trabalho que eles estejam curando, permita que os funcionários se sintam relaxados. Isso porque a procrastinação não é simplesmente um obstáculo mental - também é emocional. Se os prazos de projeto forem irrealistas e as tarefas estiverem montando, um gerente de produto estratégico seria sensato considerar o estado emocional de sua equipe antes de usar a lei de Parkinson para impulsionar a produtividade.

Como você pode aumentar a produtividade usando a lei de Parkinson?

O conceito da lei de Parkinson é que, definindo prazos significativamente mais curtos do que anteriormente, você pode se tornar extremamente produtivo e evitar ser atolado por prazos que são muito longos. Isso ajuda a encontrar atalhos, evitar a procrastinação e focar em ações que importam.

Mas como você realmente usa para impulsionar a produtividade? Corte seus cronogramas estimados de projeto e atribuições de tarefas ao meio.

Isso permitirá que você complete suas tarefas ou projetos na metade do tempo que normalmente levaria. Se você ou seus companheiros de equipe ainda não conseguirem fazer um novo prazo, isso significa que todos estão ocupados demais e você precisa soltar o prazo para a próxima vez. Quando você dá a alguém metade a quantidade de tempo, eles são usados ​​para completar uma tarefa, eles provavelmente ainda o transformarão conforme solicitado, graças a soluções criativas que não teriam pensado antes.

Além de se concentrar em suas tarefas diárias, aplicando a lei de Parkinson também pode ajudá-lo a alcançar objetivos e projetos maiores. Se você decidir cortar o prazo para um projeto ou objetivo ao meio, pode parecer impossível no começo, mas isso pode ser feito. Por exemplo, em vez de dar-se um prazo de um ano, tente alcançar seu objetivo em seis meses. Essa estratégia ajudará você a economizar tempo e torná-lo mais produtivo. Lembre-se, mais tempo você se der a si mesmo, mais tempo você desperdiça não é essencial.

Outra ótima maneira de aplicar a lei de Parkinson é usar sua solução de gerenciamento de projetos. Com cronogramas visuais, sua equipe será capaz de ver quanto trabalho é deixado. Eles também serão capazes de ver a diferença entre quanto esforço uma tarefa leva em comparação com outra.

Você pode até definir os Micro Deadlines dentro de tarefas individuais. DentroGerenciador de tarefas UDN., os usuários podem adicionar datas de vencimento a tarefas individuais dentro de um projeto. Treinador de produtividadeAlyssa coleman.Sugeriu em seu objetivo - recebendo workshops que você pode dar um passo adiante e adicionar lembretes no ponto da metade do seu objetivo. Se essa tarefa ou fase não tiver iniciado nessa data, ele irá começar sua equipe em lembrar que agora eles têm apenas metade do tempo que fizeram antes.

Isso pode ajudar a superar as barreiras psicológicas da procrastinação.Gerenciador de tarefas UDN.Os usuários também têm a capacidade de automatizar lembretes dentro de seu projetoplanejamentoPara economizar tempo no seguimento no início, no meio e no final de todas as principais tarefas.

Usando a lei de Parkinson no gerenciamento de projetos

Lembre-se, nunca é tarde demais para melhorar a produtividade, então dê a sua equipe uma mão ajudando usando a lei de Parkinson o caminho certo. Aqui estão algumas maneiras práticas de usar a lei de Parkinson no gerenciamento de projetos. Aplique essas dicas para projetos ativos e em andamento agora ou no futuro:

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