Cara menjalankan pertemuan retrospektif sprint yang efektif

Ringkasan

Retrospektif sprint adalah jenis pertemuan dalam kerangka gesit, ketika tim merefleksikan apa yang berjalan dengan baik dan apa yang dapat ditingkatkan untuk sprint berikutnya. Retrospektif sangat penting untuk terus meningkatkan proses sprint Anda dan memastikan pembelajaran utama dimasukkan untuk waktu berikutnya. Baca terus untuk mempelajari cara menjalankan retrospektif sprint, plus solusi untuk jebakan umum.

BerdasarkanAlbert Einstein, "Insanitas melakukan hal yang sama berulang-ulang dan mengharapkan hasil yang berbeda." Dan sementara jenius matematika kemungkinan berbicara tentang mekanika kuantum (apa pun itu), konsep yang sama berlaku dalam manajemen proyek. Jika sesuatu tidak berfungsi seperti yang Anda inginkan, itu gila untuk terus melakukan hal lama yang sama.

Tetapi untuk meningkatkan pendekatan Anda, Anda perlu merenungkan bagaimana keadaannya. Di situlah retrospektif sprint masuk.

Apa itu retrospektif sprint?

Retrospektif sprint adalah jenis pertemuan dalamKerangka gesit.Itu terjadi pada akhir setiap sprint. Selama retrospektif sprint, tim merefleksikan apa yang berjalan dengan baik dan apa yang dapat ditingkatkan untuk sprint berikutnya.

Di dalamScrum., Sprint biasanya sesi kerja panjang dua minggu dengan hasil spesifik pada akhirnya. Mengorganisir pekerjaan dengan cara ini memberi tim fokusnya, mereka perlu bekerja dengan cepat, ditambah kesempatan untuk meningkatkan daniterate proses merekaselama setiap sprint berikutnya. Itu sebabnya retrospektif sprint adalah bagian penting dari scrum-itu memberi tim kesempatan untuk mencerminkan danterus meningkatproses sprint mereka.

Retrospektif Retrospektif vs. Pertemuan Tinjau Sprint

Pertemuan review sprint juga terjadi pada akhir sprint - tetapi alih-alih berfokus pada peningkatan proses, ini adalah kesempatan bagi tim gesit atau scrum untuk memamerkan pekerjaan yang mereka capai. Selama pertemuan review sprint, tim biasanya menyajikan pencapaian mereka menggunakan demo produk, yang membantu pemangku kepentingan lintas fungsi memvisualisasikan dan memahami setiap hasil.

Atau, retrospektif sprint berfokus pada proses yang bekerja dan tidak berfungsi selama sprint. Pertemuan ini kurang fokus pada hasil spesifik, dan lebih fokus pada peningkatan alur kerja sprint tim Anda.

Siapa yang butuh retrospektif sprint?

Jika tim Anda menggunakan Scrum, Anda harus melakukan retrospektif pada akhir setiap sprint. Scrum adalah tipeMetodologi Agile.paling umum digunakan oleh tim pengembangan produk, teknik, atau perangkat lunak. Namun, tim mana pun yang ingin membangun dan beralih dengan cepat dapat mengambil manfaat dari menggunakan Scrum dan melakukan retrospektif sprint reguler.

Dan bahkan jika tim Anda tidak berfungsi dalam sprint, Anda masih dapat melakukan retrospektif setiap kali Anda menyelesaikan proyek atau mencapai tujuan. Dengan begitu, Anda dapat belajar dari pengalaman Anda dan memasukkan pembelajaran ke dalam proyek Anda berikutnya.

Siapa yang menghadiri retrospektif sprint?

Hanya anggota tim langsung yang bekerja pada tugas-tugas selama sprint sebelumnya harus menghadiri retrospektif sprint. Ini termasukScrum Master.(AKA pemimpin tim Scrum) yang memfasilitasi pertemuan, anggota tim individu, dan kadang-kadang pemilik produk. Biasanya, semua orang yang menghadiri Scrum Harian (aliasStandups.) harus dimasukkan dalam retrospektif sprint.

Stakeholder dan manajer yang tidak langsung dari tim biasanya tidak menghadiri retrospektif sprint. Itu karena retrospektif benar-benar tentang tim produk - itu adalah tempat bagi setiap anggota tim untuk memberikan umpan balik dan curah pendapat cara untuk meningkatkan proses sprint mereka. Membatasi kehadiran di Sprint Retrospektif Rapat membantu tim produk tetap fokus dan merasa nyaman mengekspresikan hal-hal yang salah.

Sementara pemangku kepentingan dan manajer lintas fungsi tidak menghadiri retrospektif sprint, mereka menghadiri pertemuan review sprint.

Mengapa retrospektif sprint penting?

Peningkatan berkelanjutan dari waktu ke waktuadalah prinsip inti dari kerangka scrum. Itu sebabnya retrospektif dibangun ke setiap sprint - sehingga tim scrum selalu memiliki kesempatan untuk merekam dan memasukkan pembelajaran mereka ke sprint berikutnya. Dengan begitu, setiap fungsi sprint individu sebagai siklus belajar untuk tim untuk memperbaikiperencanaan sprintproses.

Retrospektif sprint membantu tim Anda mencapai yang berikut:

Rayakan (dan terus lakukan) hal-hal yang berjalan dengan baik.Misalnya, Anda dapat menggunakan retrospektif sprint untuk mengakui dan mendukung komunikasi proaktif tim Anda ketika tugas memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan. Umpan balik positif tidak hanya memberikan kejelasan tentang apa yang harus dilakukan oleh tim - itu juga membuat tim Anda tetap bertunangan danMengurangi efek negatifstres.

Identifikasi area untuk perbaikan.Misalnya, tim Anda dapat menyarankan untuk mengubah cara mereka memperkirakan berapa lama setiap tugas akan selesai. Atau, Anda mungkin ingin meningkatkanpenyempurnaan backlogproses untuk memastikan tugas serupa dikumpulkan bersama. Identifikasi cara untuk mengoptimalkan proses sprint Anda sangat penting - karena tanpa umpan balik yang konstruktif, Anda dan tim Anda tidak dapat meningkatkan.

Buat rencana untuk mengimplementasikan peningkatan pada proses perencanaan sprint.Menyarankan perbaikan adalah satu hal, dan mengimplementasikannya adalah yang lain. Selama retrospektif sprint, tim Anda memutuskan pada item tindakan konkret untuk dibawa ke sprint yang akan datang. Misalnya, Anda dapat memutuskan untuk mengimplementasikan sistem penunjuk untuk memperkirakan persyaratan waktu untuk setiap tugas. Membuat item tindakan memastikan bahwa Anda dan tim Anda bertanggung jawab untuk mengimplementasikan peningkatan proses sprint.

Pelajaran Retrospektif Retrospective Agenda

Tidak ada satu cara untuk menjalankan pertemuan retrospektif sprint. Seiring waktu Anda akan mempelajari apa yang paling cocok untuk tim Anda, dan Anda dapat menyesuaikan dan memperbaiki agenda retrospektif sprint Anda sesuai. Membuat templat agenda standar membuatnya mudah untuk dibagikan dengan tim Anda dan mengumpulkan umpan balik di muka. Dengan begitu, Anda dapat memastikan diskusi Anda sama berdasarkan informasi.

Tetapi untuk memulai, pastikan agenda Anda mencakup langkah-langkah dasar ini:

1. Tetapkan tujuan rapat

Membangun tujuan retrospektif sprint Anda di depan membantu tim Anda fokus pada tugas yang ada. Ketika Anda menetapkan tujuan, Anda memastikan semua orang bekerja pada hal yang sama. Untuk melakukan ini, luangkan waktu curah pendapat tentang apa arti retrospektif sprint bagi tim Anda. Dengan begitu, Anda dapat menggunakan tujuan itu untuk memandu setiap pertemuan ke depan. Misalnya, tujuan tim Anda dapat fokus pada penyediaan umpan balik dan konstruktif untuk meningkatkan proses perencanaan sprint - daripada menempatkan kesalahan untuk hal-hal yang salah.

2. Kumpulkan umpan balik tim

Tim Anda adalah sumber informasi terbaik yang Anda miliki untuk meningkatkan proses sprint Anda. Mereka yang melakukan pekerjaan sehari-hari, sehingga input mereka adalah kunci untuk memastikan sprint Anda berjalan dengan lancar. Plus, mengumpulkan umpan balik langsung dari tim Anda membantu memastikan proses sprint bekerja untuk gaya dan kebutuhan kerja individu setiap orang.

Kirim setiap anggota tim Pertanyaan ini 1-2 hari sebelum pertemuan retrospektif sprint Anda, sehingga mereka dapat melakukan brainstorming dan memberikan umpan balik sebelum pertemuan.

Apa yang berjalan dengan baik selama sprint terakhir?

Apa yang tidak berjalan dengan baik?

Apa yang kita pelajari?

Apa yang harus kita lakukan secara berbeda waktu berikutnya?

Untuk membuat segalanya sederhana, bagikan pertanyaan-pertanyaan ini di samping Andaagenda pertemuan(Karena Anda juga mengirimnya terlebih dahulu). Dan jika Anda memilih untuk menggunakan alat manajemen proyek seperti UDN Task Manager. , Anda dapat merampingkan hal-hal lebih jauh - misalnya, Anda dapat membagikan agenda Anda dan mengumpulkan umpan balik semua di satu tempat dengan atemplat retrospektif sprint. .

Beberapa tim scrum menggunakan pendekatan yang lebih sederhana untuk mengumpulkan umpan balik yang disebut metode start-stop-invest. Dengan pendekatan ini, setiap anggota tim mengidentifikasi hal-hal yang harus dilakukan tim, berhenti lakukan, dan terus lakukan.

3. Gambar wawasan

Sekarang Anda telah mengumpulkan data dari tim Andasecara asinkron., Anda dapat mengidentifikasi pola dan utas umum selama pertemuan retrospektif itu sendiri. Ini bisa menjadi titik nyeri yang berbagi banyak anggota tim, pembelajaran utama untuk dibawa ke sprint, atau praktik masa depan dari sprint sebelumnya yang bekerja untuk tim. Mengidentifikasi pola membantu Anda memprioritaskan item tindakan mana yang harus ditetapkan oleh tim Anda untuk sprint berikutnya. Misalnya, jika banyak anggota anggota tim bendera bahwa mereka tidak memiliki informasi yang cukup untuk menyelesaikan tugas, itu adalah sesuatu yang harus Anda tangani dengan item tindakan.

Jika Anda dapat, temukan cara untuk membagikan layar Anda atau berkolaborasi pada dokumen bersama dengan seluruh tim Anda selama retrospektif. Dengan begitu, orang-orang dapat melihat Anda membuat catatan, menghapus barang-barang aksi, dan serius mempertimbangkan umpan balik setiap orang. Ini adalah cara yang baik untuk melompat memulai keterlibatan dan mengubah percakapan menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti - terutama jika ini pertama kalinya menjalankan pertemuan retrospektif.

Berikut adalah contoh bagaimana Anda dapat memvisualisasikan dan mengumpulkan umpan balik selama pertemuan Anda. IniPapan KanbanTermasuk agenda rapat, ditambah kolom untuk mendokumentasikan pertanyaan dan berbagai kategori umpan balik.

4. Atur item tindakan

Sekarang saatnya untuk membuatbarang Aksiuntuk mengatasi titik nyeri umum. Item tindakan adalah beton langkah selanjutnya dengan pemilik dan tenggat waktu yang jelas - sehingga Anda dan tim Anda bertanggung jawab untuk memastikan langkah selanjutnya selesai. Pengaturan item tindakan selama retrospektif sprint Anda memberikan kejelasan tentang siapa yang melakukan apa, kapan. Plus, ini membantu tim Anda memahami mengapa setiap item tindakan penting untuk kesuksesan grup.

Untuk melanjutkan contoh di atas, jika beberapa anggota tim berbagi bahwa mereka tidak memiliki informasi yang cukup untuk menyelesaikan tugas, Anda dapat membuat item tindakan untuk mengumpulkan lebih banyak konteks dari pemangku kepentingan selama penyempurnaan sprint backlog.

5. Tutup rapat

Sisihkan beberapa menit di akhir retrospektif sprint Anda untuk menutup rapat Anda. Selama penutupan Anda, rangkum rapat secara singkat, terima kasih kepada semua orang atas partisipasi mereka, dan identifikasi bagaimana Anda akan membagikan item tindakan dengan grup. Secara formal menutup retrospektif Anda menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu dan kontribusi tim Anda. Plus, itu memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama ke depan.

Jebakan umum retrospektif sprint, ditambah solusi

Rapat retrospektif sprint bisa sulit dinavigasi, terutama jika ini pertama kali merencanakannya. Berikut adalah beberapa perangkap umum untuk mengawasi solusi For-Plus untuk menghentikan mereka di jalur mereka.

Kehabisan waktu

Ada banyak yang harus ditutup selama retrospektif sprint, jadi itu umum untuk pertemuan-pertemuan ini untuk berjalan dengan baik selama waktu yang diberikan. Untungnya, Anda dapat menjaga retrospektif Anda di jalur dengan beberapa solusi sederhana:

Buat dan bagikan agenda di muka.Menciptakan agenda rapat yang jelas adalah salah satu cara terbaik untuk menjalankan pertemuan yang efisien. Agenda Anda harus mencakup daftar topik untuk didiskusikan, ditambah waktu yang ditentukan untuk masing-masing. Ini membantu Anda tetap fokus, beralih ke topik berikutnya saat dibutuhkan, dan pastikan Anda mencapai segalanya di agenda. Berbagi agenda Anda di muka juga menghemat waktu, karena membantu anggota tim tiba siap dan siap untuk berkontribusi.

Pertimbangkan berapa lama pertemuan Anda akan bertahan lama. Pastikan Anda menyisihkan cukup waktu untuk menyelesaikan semuanya pada agenda retrospektif sprint Anda. Panjang pertemuan Anda dapat bervariasi tergantung pada keadaan khusus Anda - seperti berapa banyak anggota tim yang Anda miliki, panjang sprint Anda, dan jika ada anggota tim baru yang perlu dibesarkan untuk mempercepat proses retrospektif. Sebagai aturan umum, Anda harus menyisihkan 45 menit untuk sprint sepanjang minggu, 1,5 jam untuk sprint dua minggu, 2,25 jam untuk sprint tiga minggu, dan tiga jam untuk sprint sepanjang bulan. Pastikan untuk membangun istirahat sejenak setiap 30 menit untuk sesi yang lebih lama, terutama jika Anda bertemu secara virtual.Saran penelitianbahwa sulit untuk fokus melewati 30 menit selama panggilan video.

Kurang keterlibatan

Berbagi umpan balik itu sulit - terutama jika anggota tim tidak merasa nyaman berbagi titik nyeri atau merasa seperti input mereka tidak dihargai. Tetapi agar Anda dapat meningkatkan proses sprint Anda, Anda memerlukan umpan balik yang konstruktif dari tim Anda. Berikut adalah beberapa cara untuk meningkatkan keterlibatan dan memastikan semua orang diatur untuk berkontribusi:

Bagikan prompt terlebih dahuluJadi anggota tim dapat disiapkan dengan pikiran mereka. Mungkin sulit bagi orang untuk berpikir di kaki mereka, terutama ketika mereka merasa seperti berada di tempat. Alih-alih mengajukan pertanyaan sulit untuk pertama kalinya selama pertemuan retrospektif Anda, kirim daftar prompt setidaknya beberapa hari sebelumnya. Ini dapat mencakup pertanyaan seperti apa yang berjalan dengan baik, apa yang tidak berjalan dengan baik, dan apa yang harus dilakukan tim berbeda kali.

Memecahkan es.Mulailah dengan A.EsBreaker PertanyaanUntuk menetapkan nada yang menyenangkan dan kolaboratif untuk pertemuan Anda. Fan For Forlics termasuk "adalah hot dog a sandwich," "Jika Anda seorang kentang, bagaimana Anda ingin dimasak," dan "Jika Anda harus mengirim email CEO emoji sekarang, apa itu?"

Tunjukkan rasa terima kasih.Jika Anda ingin tim Anda berbagi umpan balik, Anda perlu membuat ruang yang aman dan menunjukkan bahwa pengalaman dan input mereka. Itu artinya ketika anggota tim berbicara, Anda harusdengarkan aktifdan tuliskan input mereka untuk menunjukkan itu dihargai. Dan ingatlah untuk dengan tulus berterima kasih kepada anggota tim Anda atas kontribusi mereka - terutama jika umpan balik mereka konstruktif. Memberikan umpan balik yang konstruktif itu sulit, tetapi juga merupakan komponen penting untuk meningkatkan proses sprint Anda.

Tidak jelas langkah selanjutnya

Bayangkan ini: Anda menghabiskan berjam-jam memberi dan mengumpulkan umpan balik konstruktif, tutup rapat retrospektif Anda, dan kemudian ... tidak ada yang terjadi. Tidak ada tindak lanjut, tidak ada item tindakan, tidak ada yang diubah. Aduh.

Untuk mencegah skenario yang menyakitkan itu terjadi, pastikan untuk mendokumentasikan dan menindaklanjuti wawasan yang dikumpulkan selama retrospektif sprint Anda. Begini caranya:

Buat catatan dan bagikan layar Anda jika memungkinkan.Master scrum ataumanajer produkadalah fasilitator pertemuan dan harus mencatat selama pertemuan retrospektif sprint. Dengan begitu, anggota tim dapat berkonsentrasi untuk memberikan umpan balik.Catatan pertemuansangat penting untuk membantu Anda mengingat poin penting dan item tindakan untuk menindaklanjuti. Dan sementara metode pengambilan note bervariasi, hal-hal paling penting untuk dimasukkan adalah topik yang dibahas, keputusan utama, dan item tindakan.

Tindak lanjuti dengan item tindakan. Pengaturan item tindakan konkret adalah cara terbaik untuk menindaklanjuti umpan balik dan memenuhi tujuan retrospektif sprint-untuk terus meningkatkan proses sprint Anda. Item aksi hebat memiliki pemilik yang jelas, tenggat waktu, dan deskripsi yang dimulai dengan kata kerja sehingga tidak ada ambiguitas tentang apa yang perlu dilakukan. Sebagai contoh, "Mengumpulkan konteks tugasdari pemangku kepentingan sebelum penyempurnaan backlog "jauh lebih jelas daripada hanya" konteks tugas. "

Buat informasi dapat diakses.Catatan dan item tindakan sangat bagus, tetapi mereka tidak banyak membantu jika Anda tidak dapat dengan mudah membagikannya dengan tim Anda. Alih-alih melewati dokumen dan email yang dapat dengan mudah tersesat, pertimbangkan untuk mengatur retrospektif sprint Anda dengan alat manajemen proyek seperti UDN Task Manager. . Dengan begitu, Anda dapat mengedarkan agenda pertemuan Anda, mencatat secara real-time, dan menetapkan item tindakan di tempat yang sama. Dan jika Anda juga menggunakanUDN Task Manager.Untuk mengoordinasikan sprint Anda, tim Anda tidak harus beralih bolak-balik antara alat yang berbeda untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.

Sprint ke finish

Retrospektif Sprint sangat penting untuk terus meningkatkan proses sprint Anda. Saat Anda merencanakan retro berikutnya, periksa templat retrospektif sprint gratis kami. Dengan begitu, Anda dapat memastikan untuk mengatasi setiap langkah-plus, pastikan tim Anda dapat dengan mudah berkolaborasi di seluruh proses retrospektif Scrum.