Mengelola rapat jarak jauh

Mengelola rapat jarak jauh

Pertemuan virtual telah menjadi bagian integral dari alur kerja di tempat kerja modern. Dan sementara ini memainkan peran penting dalam kontinuitas kerja dan komunikasi, masih cukup menantang untuk memaksimalkan produktivitas dan efektivitas pertemuan jarak jauh.

Secara alami, pendekatan untuk pertemuan jarak jauh sangat berbeda dari pertemuan in-orang reguler, jadi secara alami, orang merespons dan berinteraksi dengan cara yang unik. Namun, pertemuan jarak jauh tidak ideal untuk semua situasi, jadi sangat penting untuk mengetahui kapan dan bagaimana memanfaatkan teknologi ini.

Mari kita pelajari semua yang perlu Anda ketahui untuk melakukan pertemuan virtual yang efektif.

Bagaimana cara kerja pertemuan virtual?

Pertemuan virtual memanfaatkan teknologi yang memungkinkan individu untuk terhubung dan berkolaborasi melalui video dan audio, menggunakan koneksi Internet. Ini adalah interaksi waktu-nyata antara pekerja jarak jauh untuk mencapai tujuan atau rencana bersama.

Cukup menarik, pertemuan virtual relatif lebih mudah untuk direncanakan dan dilakukan daripada yang secara teratur secara pribadi. Bagi banyak orang, semudah menyalakan laptop mereka dan menyiapkan aplikasi rapat jarak jauh di mana orang lain juga bisa 'mendengarkan.'

Anda harus memutar kamera sehingga orang lain dapat melihat Anda dan mic yang memungkinkan peserta lain mendengar Anda. Selain itu, mendapatkan sepasang headphone atau headset juga merupakan ide yang bagus, sehingga Anda dapat mendengarkan apa yang harus dikatakan orang lain tanpa mengganggu orang lain di sekitar Anda.

Apa manfaat dari pertemuan jarak jauh?

Pertemuan tim virtual memberikan peluang yang tak terhitung jumlahnya untuk bisnis kecil dan besar.

Apakah itu tentang keterlibatan, komunikasi di seluruh lokasi dan departemen, atau interaksi potensial lainnya, pertemuan jarak jauh dapat diukur dan abiayaOpsi-efektif. Berikut adalah beberapa wawasan mendalam tentang manfaat paling umum dari pertemuan jarak jauh:

Mengurangi biayaMari kita jujur ​​- biaya operasional dan perjalanan dapat dengan cepat menambah pengeluaran perusahaan. Pertemuan virtual dapat secara signifikan mengurangi biaya overhead perusahaan. Dengan mengklik sesi jarak jauh, Anda dapat dengan mudah terlibat dengan tim dan rekan kerja Anda dalam waktu singkat.

Selanjutnya, Anda dapat berkomunikasi baik secara internal maupun eksternal dan menjaga hubungan yang sehat tanpa kesulitan bepergian. Biaya operasional seperti perlengkapan kantor, utilitas, bahan-bahan juga tergesa-gesa ketika Anda melakukan pertemuan online, menghemat waktu dan uang bisnis.

Pertemuan jarak jauh memungkinkan Anda bertemu dengan siapa pun, di mana saja, dan menawarkan perincian tentang para peserta, durasi, diskusi, dll. Dengan mengklik tombol. Ini juga merampingkan konferensi dengan anotasi otomatis, transkripsi dan terjemahan jika perlu - dengan pertemuan in-orang, Anda harus membuat catatan untuk melacak poin-poin utama.

Meningkatkan komunikasi internal dan eksternalPertemuan tim virtual mendorong komunikasi eksplisit dan interaksi yang lebih baik. Ketika semua orang kotak di layar, orang-orang dengan cepat belajar untuk berkomunikasi langsung dengan orang yang mereka butuhkan dan kapan pun mereka perlu tanpa harus pergi ke kantor mereka secara fisik. Selanjutnya, itu juga mempromosikan lingkungan kerja yang sehat dalam lingkungan virtual. Karyawan dapat menghubungkan dan mengenal satu sama lain melalui opsi obrolan dan messenger. Komunikasi Prosper dengan Remote bekerja karena merangsang kolaborasi. Selama moderator tetap mengendalikan dan mencegah gangguan dan membuat orang tidak berbicara di atas satu sama lain, banyak yang dapat dicapai dalam satu duduk. Dengan pertemuan jarak jauh, jarak tidak lebih merupakan hambatan, dan Anda dapat menjangkau kepada pelanggan Anda di berbagai lokasi dan mengembangkan dan mempertahankan hubungan yang sehat dengan mereka secara virtual.

Menghemat waktuTidak dapat menyangkal bahwa pertemuan jarak jauh secara substansial menghemat waktu bagi karyawan dan majikan. Perjalanan perjalanan seperti menemukan ruang parkir, mampir dengan stasiun bahan bakar tidak lagi diperlukan. Pertemuan virtual meniadakan kebutuhan untuk bepergian dan akan menghemat banyak waktu yang dapat digunakan di tempat lain secara lebih efektif.

Meningkatkan produktivitasProduktivitas sangat penting untuk pertumbuhan perusahaan. Pertemuan virtual cepat dalam kenyamanan rumah Anda dapat merangsang efisiensi dan output yang lebih besar. Akibatnya, Anda bisa lebih produktif, yang dapat membantu bisnis menghasilkan lebih banyak keuntungan.

Demikian juga, pertemuan online instan dapat secara substansial lebih efektif daripada pertemuan in-orang reguler di mana setiap orang mengikuti ruang konferensi, meluangkan waktu untuk menyelesaikan dan memperpanjang pertemuan setidaknya 10-15 menit.

Semua dalam semua, orang-orang menyelesaikan pekerjaan mereka dengan lebih cepat dan efisien. Anda menetapkan rencana, menjadwalkan, mengelola waktu Anda sesuai, dan mengoptimalkannya untuk meningkatkan produktivitas. Juga, Anda dapat mengkurangi lingkungan Anda dan menghapus hal-hal yang merupakan gangguan.

Meningkatkan kolaborasi lintas timPertemuan jarak jauh konsolidasian dapat meningkatkan kolaborasi tim silang dan keseluruhan. Karena Anda tidak perlu mengandalkan orang lain di perusahaan untuk menghubungkan Anda dengan orang yang perlu Anda ajak bicara, itu mendorong kolaborasi yang efektif.

Selanjutnya, tim dikelola secara terpusat di mana setiap anggota dapat mengakses, berbagi, melihat, dan bertukar file dengan orang yang relevan. Ini mempromosikan komunikasi yang transparan, aman, dan cepat. Platform online memiliki beberapa fitur yang memfasilitasi kolaborasi virtual yang sukses di antara tim lintas fungsional.

Tenaga kerja terpencil memprioritaskan kelincahan, mobilitas, dan metode komunikasi yang mulus yang memungkinkan mereka berkolaborasi dengan mudah dalam waktu nyata saat bekerja jauh. Meskipun tidak sepenuhnya dapat menggantikan koneksi manusia, pertemuan virtual praktik terbaik dapat menumbuhkan komunikasi dan kolaborasi yang sehat dan seimbang di antara karyawan.

Global Talent Pool.Rapat jarak jauh adalah cara yang berdampak untuk membangun koneksi dengan orang-orang di seluruh dunia yang tidak mungkin terjadi sebaliknya. Ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat menemukan, terhubung, dan mengembangkan hubungan dengan orang lain yang secara geografis jauh.

Selanjutnya, bisnis memiliki pilihan yang lebih luas dalam hal merekrut modal manusia. Hires baru tidak harus lokal. Mereka dapat tinggal di mana saja di dunia dan memberikan perusahaan kesempatan untuk menemukan dan menyewa sumber daya berbakat ketika diperlukan set keterampilan tertentu.

Dengan pertemuan virtual, hambatan geografis tidak menghentikan perusahaan menjelajahi kumpulan bakat global dan meraih sumber daya terbaik untuk memperluas bisnis mereka.

Pertemuan virtual praktik terbaik

Kemungkinannya adalah ide menghadiri pertemuan virtual bukanlah asing bagi Anda. Anda telah menghadiri banyak pertemuan dan lokakarya online untuk mengetahui apa yang terjadi.

Dan itu selalu sama.

Anda menemukan kamar (idealnya yang tenang) dengan konektivitas internet yang layak, dan menyalakan perangkat lunak pertemuan virtual hanya untuk mengetahui bahwa bahkan setengah dari peserta online, mic speaker utama masuk dan keluar sehingga Anda tidak dapat mengerti Suatu hal, dan siapa yang membuat suara Swiss yang menjengkelkan itu?

Mari kita hadapi: Rapat virtual jarang nyaman. Orang-orang terganggu, tidak ada yang ingin menghidupkan video mereka, dan presentasi selalu lebih lama daripada yang mereka butuhkan.

Menurut survei pertemuan virtual kami, hanya 30% responden yang mengatakan bahwa sebagian besar atau semua (80-100%) dari pertemuan online mereka adalah produktif. Tetapi pertemuan virtual tidak hilang dalam waktu dekat.

Jika Anda menderita kemerosotan kolaborasi virtual ini, sudah waktunya untuk kursus penyegaran tentang bagaimana menjalankan pertemuan virtual yang efektif sehingga tim Anda tidak akan pernah memeriksa ketika mereka memanggil lagi.

Pertemuan virtual vs pertemuan tatap muka

Tidak ada perdebatan tentang yang lebih efektif: Pertemuan tatap muka adalah pemenang yang jelas, dengan 68% peserta survei mengatakan mereka lebih suka pertemuan in-orang atas virtual. Namun, penting untuk dipahami ketika pantas untuk menjadwalkan pertemuan virtual vs yang tatap muka.

Ketika bertemu dengan seseorang tatap muka, Anda memiliki perhatian mereka yang tidak terputus dan dapat melihat bahasa tubuh mereka. Interaksi tatap muka paling cocok untuk pertemuan dengan klien potensial atau saat ini dan wawancara kerja.

Namun, ketika tim jauh, dan tidak ada pilihan lain, pertemuan virtual yang diperlukan untuk membuat keputusan besar dan memindahkan bisnis ke depan.

Mari kita pergi beberapa tips untuk pertemuan virtual yang efektif dan mendengar daribeberapa protentang bagaimana mereka membuat pertemuan mereka lebih produktif dan menarik.

Perkenalkan dirimu

Sejauh ini suara ini, kadang-kadang orang membutuhkan pengingat bahwa tidak semua orang dapat berkenalan dengan panggilan virtual.

Terutama dengan tim jarak jauh, praktik yang baik untuk menendang pertemuan virtual dengan meminta semua orang memperkenalkan diri dan membagikan apa yang mereka lakukan (bukan apa yang mereka kerjakan - simpan untuk pembaruan status).

Selain intro, menyebarkan kepositifan dengan meminta para hadirin berkeliling dan berbagi kemenangan atau sesuatu yang positif yang terjadi sejak pertemuan terakhir. Ini bisa berupa apa saja dari meluncurkan kampanye besar, bertemu dengan klien potensial, atau hanya menyelesaikan atugas .

Anda akan menemukan bahwa hanya satu orang tidak melakukan sebagian besar prestasi dalam suatu organisasi. Berbagi kemenangan ini dapat membantu meningkatkan moral di seluruh papan - memulai pertemuan Anda di kaki kanan.

Pikirkan sopan santun Anda

Ketika perbedaan waktu terlibat, selalu ada kemungkinan memiliki pertemuan virtual yang dijadwalkan dalam waktu pagi atau larut malam. Selama waktu ini, etiket rapat dan sopan santun jatuh di pinggir jalan, dan semua harapan untuk pertemuan yang produktif keluar jendela, dan tidak ada jumlah kopi yang dapat menyimpannya.

Mengingatkan diri Anda untuk mempraktikkan etiket pertemuan yang tepat akan membuat Anda bertunangan dan penuh perhatian, dan itu akan menunjukkan rasa hormat dan pertimbangan bagi mereka yang datang. Saat melakukan ini, Anda akan menemukan bahwa orang lain akan memberi Anda rasa hormat yang sama ketika giliran Anda untuk berbicara. Beberapa orang bertemu untuk diingat:

Melibatkan peserta

Sangat mudah untuk masuk, mematikan video, dan secara mental memeriksa pertemuan virtual (dalam urutan itu). Namun, mematikan video Anda membuatnya lebih mudah untuk terganggu dan mengarah ke multitasking - yang tidak membantu Anda.

Bahkan pada hari-hari tersibuk, multitasking selama pertemuan virtual tidak menguntungkan Anda dengan cara apa pun. Anda tidak hanya membutuhkan lebih sedikit perhatian pada pertemuan, tetapi perlu Anda40% lebih lama untuk menyelesaikan tugas yang sama dengan multitasking daripada jika Anda menangani mereka secara terpisah. Jadi tidak ada yang menang.

Memutar video Anda untuk mendorong perhatian. Karena semua orang saling memandang, ia menghalangi peserta untuk memeriksa telepon mereka atau menulis email.

Donna Dennis, Presiden Kepemimpinan Solusi Konsultasi, dan Pencipta dan Fasilitator Seminar Tiga Hari Asosiasi Manajemen Amerika, "Tim virtual dan jarak jauh terkemuka, "Rekomendasikan berkeliling dan memiliki semua orang berbagi peran mereka dalam pertemuan sebelum meluncurkan diskusi. Dia berkata," Semua yang dapat Anda simulasi dari pertemuan tatap muka itu baik. "

Dorong gagasan pemecahan masalah dan lawan. Mendengarkan presentasi setelah presentasi dapat mengatasi pemikiran di luar dan berbagi ide dan mungkin mengarah padaGroupthink. Mendukung berbagi semua pertanyaan dan ide (tidak peduli seberapa "di luar sana" mereka), dan bersedia untuk melakukan diskusi terbuka tentang keputusan besar; sambil meninggalkan penilaian di pintu.

Pertahankan fokus

Karena jumlah peserta tumbuh, semakin mudah untuk melompat dari topik dan menggagalkan seluruh pertemuan virtual. Ini menyebabkan pertemuan menyeret, peserta kehilangan minat, dan tidak ada tujuan pertemuan yang dipenuhi.

Jadi bagaimana kita menghindari melompat dari topik ke topik dan tetap di jalurnya? Roger Schwarz, penulis "Pemimpin Smart, Tim yang Lebih Cerdas: Bagaimana Anda dan Tim Anda Get Sunting untuk Mendapatkan Hasil, "tulis sepotongulasan Bisnis Harvardyang mencakup bagaimana Anda menghindari penurunan rapat:

Setelah Anda membahas semua tujuan rapat Anda, akhiri rapat! Jangan merasa seperti Anda perlu mengambil sepanjang satu jam Anda diblokir di kalender. Rayakan pekerjaan yang dilakukan dengan baik dengan menyelesaikan pertemuan Anda lebih awal sehingga setiap orang bisa mendapatkan beberapa menit kembali untuk mengambil kopi atau mengejar beberapa tugas.

Ulasan Langkah Selanjutnya

Penting untuk diingat bahwa dalam pertemuan virtual, Anda harus memetakan kursus untuk masa depan. Pertemuan produktif menghabiskan waktu berfokus pada bergerak maju daripada melihat ke belakang.

Ketika secara langsung, Anda dapat mengakhiri pertemuan dengan pembicara motivasi yang kuat dan menarik perhatian semua orang untuk menit yang tersisa. Namun, lebih sulit untuk menyampaikan pesan yang sama secara online. Pada saat pertemuan selesai, sebagian besar peserta memiliki jari-jari mereka pada tombol "Rapat Akhir".

Alih-alih pidato yang bergerak atau menanyakan ambigu "apa pun yang harus kita bahas?", Akhiri pertemuan dengan meninjau apa yang Anda capai dan apa yang akan terjadi selanjutnya. Jumlah keputusan besar dan panggil individu yang ditugaskan dengan item tindakan untuk memastikan itu atas pikiran. Menyetujui tanggal jatuh tempo dan mengunci mereka dengan membuat dan menugaskan tugas dalam alat manajemen pekerjaan Anda. Simpan pidato secara langsung.

Ketika Anda mengakhiri pertemuan virtual dengan semua orang yang setuju tentang apa yang terjadi selanjutnya, Anda akan mulai melihat pertemuan Anda menjadi lebih produktif dan efektif.

Cara merencanakan pertemuan kickoff jarak jauh yang sempurna dengan klien baru

Etiket Rapat: Kode perilaku untuk pertemuan yang berhasil

Cara membuat pertemuan virtual menyenangkan

Baik itu panggilan cepat, sesi kolaborasi, pertemuan terkait klien, atau untuk beberapa alasan lain, semua diskusi memiliki tujuan yang dimaksudkan untuk melayani kebutuhan organisasi yang penting.

Namun, pertemuan virtual kadang-kadang dapat membosankan karena hubungan manusia dapat hilang - itu bisa sangat luar biasa untuk duduk melalui satu, terutama untuk karyawan baru. Kadang-kadang, rasa malu mengambil kesempatan dari karyawan untuk mengikat dengan anggota tim lainnya.

Ini, pada gilirannya, menghambat kolaborasi dan pengambilan keputusan yang efektif. Sudah saatnya kami mempertimbangkan beberapa pendekatan unik yang membiarkan tim jarak jauh bergaul satu sama lain. Hanya perlu sedikit usaha ekstra untuk mengembangkan fondasi kepercayaan dan kepemilikan.

Terlepas dari praktik standar, sangat penting untuk terlibat dan memasukkan semua orang dalam rapat jarak jauh untuk memberi energi pada para peserta dan membuat mereka tetap terlibat.

Berikut adalah beberapa cara untuk meningkatkan pertemuan virtual dan membuatnya lebih produktif dan inklusif:

Informasi apa yang Anda masukkan dalam rapat rapat virtual?

Mengadakan pertemuanMembutuhkan etiket yang tepat untuk mengirim rapat bisnis mengundang kepada peserta yang Anda maksudkan. Sebagai permulaan, pastikan undangan pertemuan Anda terlihat formal dan profesional.

Pertemuan virtual memiliki undangan yang berbeda dibandingkan dengan yang biasa. Ketika Anda mengirimkan undangan rapat, itu menarik untuk mengirim undangan dengan cepat untuk memastikan para tamu tidak menjadwalkan atau menerima undangan pertemuan lain pada waktu yang ditentukan.

Jika Anda memikirkan apaPertemuan undanganSeharusnya terlihat seperti, panduan komprehensif ini akan memberi tahu Anda semua yang perlu Anda ketahui tentang rapat undangan.

Baris Subjek RingkasMulailah undangan dengan garis subjek dan pastikan untuk membuatnya pendek, sederhana, dan mudah dimengerti. Juga, harus memiliki tanggal, nama rapat, dan petunjuk tentang jenis undangan yang Anda kirim.

Dengan begitu, orang tahu jam berapa Andapenjadwalan.Pertemuan dan dapatkan gambaran tentang apa agenda pertemuan akan berputar tanpa membaca seluruh email.

Perkenalan pribadiJika Anda mengadakan pertemuan dengan kelompok orang yang berbeda dari biasanya, catatan pribadi singkat harus ditambahkan di bagian atas email undangan untuk memberi tahu mereka tentang siapa yang meminta rapat.

Misalnya, catatan cepat seperti "Hai semua orang, saya berharap dapat melihat Anda semua diproyekInisiasi! "Atau" Ini email undangan untuk presentasi mendatang kami. "Ini dapat membantu orang-orang ingat dari siapa mereka menerima email dan untuk tujuan apa yang dimaksudkan.

Persyaratan persiapanJika Anda membutuhkan peserta untuk disiapkan dengan beberapa laporan, meninjau desain terlebih dahulu, atau mengumpulkan informasi mengenai beberapa topik sebelumnya, pastikan Anda memberikan instruksi yang jelas tentang apa yang Anda harapkan sehingga tidak terlewatkan.

Tanggal dan Waktu PertemuanSangat penting untuk menyebutkan tanggal dan waktu dalam konten email undangan rapat Anda. Lebih baik mengeja bulan-bulan saat menulis tanggal untuk membuatnya nyaman bagi orang-orang di lokasi yang berbeda untuk memahami format tanggal sederhana. Juga, sertakan zona waktu dan mencari tahu timing yang benar untuk diundang.

Lokasi / Medium: Tanda atau OnlineJika itu pertemuan fisik, Anda perlu menyebutkan tempat fisik di mana pertemuan akan berlangsung, misalnya, ruang konferensi.

Dalam pertemuan virtual, tautan untuk bergabung dengan diskusi jarak jauh akan menjadi bidang lokasi, pedoman audio, atau persyaratan sistem tertentu. Juga, tambahkan nomor telepon untuk pertemuan virtual karena memudahkan orang-orang yang akan bergabung dalam perjalanan dari ponsel mereka.

Tujuan pertemuanAlasan untuk menjadwalkan pertemuan, apa yang ingin dicapai. Anda dapat memasukkan tujuan rapat dalam baris singkat dalam undangan email. Hasil atau target pertemuan akan tercapai.

Jadwal acaraAgenda pertemuan perlu dimasukkan untuk membiarkan para peserta mengetahui topik untuk diskusi dalam rapat atau instruksi apa pun yang terkait dengannya yang perlu dipersiapkannya.

Selanjutnya, jika pertemuan Anda akan berputar di sekitar meninjau dokumen, laporan, proposal, atau beberapa temuan penelitian, ada baiknya untuk melampirkan dokumen dalam email undangan yang sama sebelumnya. Juga, lampirkan tautan ke dokumen-dokumen ini jika peserta tidak dapat mengakses dan meninjaunya melalui email.

Bagaimana cara mengambil catatan pertemuan terbaik yang sebenarnya akan digunakan orang

Inti dari pertemuan adalah untuk mengumpulkan takeaways utama yang dapat Anda bagikan dengan orang lain dan merujuk di masa depan. Jika Anda tidak mencatat selama pertemuan virtual, Anda tidak akan menyimpulkan hasilnya.

Langkah awal untuk mengambil catatan yang baik adalah menyadari bahwa pertemuan sangat penting, dan itu membantu Anda mendapatkan wawasan yang berharga untuk jalan ke depan. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda mengambil menit rapat.

Butuh sedikit bantuan membuat catatan rapat Anda? KitaTemplat catatan rapat yang dapat ditindaklanjutisudahkah kamu membahas.

Alat pertemuan online Anda tidak bisa pergi tanpa

Secara alami, Anda tidak bisa berlaripertemuan virtual yang suksestanpa menggunakan alat penting. Alat pertemuan online memungkinkan Anda untuk mengatur janji temu virtual dan terhubung dengan orang-orang melalui internet dalam waktu singkat.

Yang mengatakan, sangat penting untuk memilih alat yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan bisnis unik Anda dan dapat membantu Anda dengan mudah terlibat dengan tim Anda secara virtual.

Untuk membantu Anda memulai, berikut adalah beberapa alat pertemuan online yang bermanfaat yang dapat mengoptimalkan pertemuan jarak jauh Anda.

Gesit denganUDN Task Manager.

Tanpa ragu, pertemuan jarak jauh sangat penting bagi bisnis untuk berhasil. Namun, pertemuan-pertemuan ini tidak dapat produktif jika karyawan Anda tidak selaras dengan anggota tim lainnya.

Untuk mendapatkan Andatimpada halaman yang sama, sangat penting untuk menyebarkan perangkat lunak manajemen kerja sepertiUDN Task Manager.Itu memungkinkan tim Anda berkolaborasi dan berinteraksi dari mana saja, kapan saja.

Buat tempat kerja virtual Anda, sesuaikan alur kerja Anda, laporan akses, pembaruan waktu-nyata, dan dapatkan wawasan berharga - UDN Task Manager.Memungkinkan Anda melakukan semuanya .

Masalah dengan pertemuan virtual yang dapat Anda perbaiki dengan mudah

Merangkul Gerakan Agile: Strategi untuk menjaga kecepatan di era kerja jarak jauh