Etäkokousten hallinta

Etäkokousten hallinta

Virtuaaliset kokoukset ovat tulleet olennainen osa nykyaikaisten työpaikkojen työnkulkua. Ja vaikka niillä on keskeinen rooli työ jatkuvuudessa ja viestinnässä, on edelleen varsin haastavaa maksimoida kaukokokouksen tuottavuus ja tehokkuus.

Luonnollisesti etäkokouksiin liittyvä lähestymistapa on melko erilainen kuin tavallisista kokouksista, niin luonnollisesti ihmiset vastaavat ja vuorovaikutuksessa ainutlaatuisissa tavoissa. Etäkokoukset eivät kuitenkaan ole ihanteellisia kaikissa tilanteissa, joten on tärkeää tietää milloin ja miten hyödyntää tätä tekniikkaa.

Opi kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää tehokkaita virtuaalikokouksia.

Miten virtuaaliset kokoukset toimivat?

Virtuaaliset kokoukset hyödyntävät teknologiaa, jonka avulla yksilöt voivat muodostaa yhteyden ja tehdä yhteistyötä videon ja äänen kautta Internet-yhteyden avulla. Se on reaaliaikainen vuorovaikutus syrjäisillä työntekijöillä, jotta saavutetaan yhteinen tavoite tai suunnitelma.

Mielenkiintoista on tarpeeksi, virtuaaliset kokoukset ovat suhteellisen helpompi suunnitella ja käyttää kuin tavalliset henkilöt. Monille, se on yhtä helppoa kuin ampua kannettavat tietokoneet ja asetetaan kaukokokouksen sovellus, jossa kaikki muut voivat myös virittää. "

Sinun täytyy kääntää kamera, jotta muut näkevät sinut ja MIC, jonka avulla muut osallistujat kuulevat sinua. Lisäksi kuulokkeiden tai kuulokkeen parin saaminen on myös hyvä idea, joten voit kuunnella, mitä muut sanovat häiritsemättä kaikkia muita ympärilläsi.

Mitkä ovat etäkokousten edut?

Virtuaaliset tiimikokoukset tarjoavat lukemattomia mahdollisuuksia pienille ja suurille yrityksille.

Olipa kyseessä sitoutumista, viestintäpaikkoja ja osastoja tai muita mahdollisia vuorovaikutuksia, etäkokoukset ovat skaalautuvia ja akustannus-Effective vaihtoehto. Seuraavassa on joitain syvällisiä näkemyksiä syrjäisten kokousten yleisimmistä eduista:

Vähentää kustannuksiaOlkaamme rehellisiä - operatiivisia ja matkakustannuksia voi nopeasti lisätä yhtiön menoihin. Virtuaaliset kokoukset voivat merkittävästi vähentää yhtiön yleiskustannuksia. Kauko-istuntojen napsautuksella voit kätevästi osallistua tiimisi ja työtoverisi kanssa.

Lisäksi voit kommunikoida sekä sisäisesti että ulkoisesti ja ylläpitää terveellisiä suhteita ilman vauvan vaivaa. Toimistotarvikkeet, apuohjelmat, materiaalit laskevat tasaisesti, kun suoritat online-kokouksia, säästää yrityksiä aikaa ja rahaa.

Kaukouskokouksen avulla voit tavata ketään, missä tahansa ja tarjota yksityiskohtia osallistuvilta, kestosta, keskustelusta jne. Painikkeen napsautuksella. Se myös tehostaa konferensseja, joissa on automaattisia merkintöjä, transkriittisia ja käännöksiä, jos tarvitset - henkilökohtaisten kokouksissa, sinun on otettava muistiinpanoja, jotta voit seurata avainpisteitä.

Parantaa sisäistä ja ulkoista viestintääVirtual Team Coidenings kannustaa nimenomaista viestintää ja parempia vuorovaikutuksia. Kun jokainen on neliö näytöllä, ihmiset oppia nopeasti kommunikoimaan suoraan henkilöön, jota he tarvitsevat ja aina, kun heidän täytyy mennä toimistoon fyysisesti. Lisäksi se edistää myös terveellistä työympäristöä virtuaalisessa ympäristössä. Työntekijät voivat paremmin yhdistää ja tutustua toisiinsa Chat- ja Messenger-vaihtoehtojen kautta. Viestintäprosessit kaukosäätimellä, kun se stimuloi yhteistyötä. Niin kauan kuin moderaattori pysyy hallita ja estää häiriöitä ja pitää ihmiset puhumasta toistensa päällä, paljon voidaan saavuttaa yhdessä istunnossa. Etäkokouksissa etäisyys ei ole enää este, ja voit tavoittaa asiakkaasi eri paikoissa ja kehittää ja ylläpitää terveellistä yhteyttä niiden kanssa käytännössä.

Säästää aikaaEi ole kieltää, että syrjäiset kokoukset säästävät olennaisesti aikaa työntekijöille ja työnantajille. Myöhävillä hässäkkää kuin pysäköintipaikkojen löytäminen, polttoaseman pysäyttäminen ei ole enää välttämätöntä. Virtuaaliset kokoukset kieltävät tarvetta matkustaa ja säästää paljon aikaa, jota voidaan hyödyntää muualla tehokkaammin.

Tehostaa tuottavuuttaTuottavuus on kriittinen yrityksen kasvulle. Nopea virtuaalinen kokous kodin mukavuudessa voi edistää suurempaa tehokkuutta ja tuotosta. Tämän seurauksena voit olla tuottavampi, mikä voi auttaa yrityksiä tuottamaan enemmän voittoa.

Samoin välittömästi online-kokoukset voivat olla olennaisesti tehokkaampia kuin tavalliset kokoukset, joissa kaikki polut kokoushuoneeseen vie aikaa asettua ja pidentää kokousta ainakin 10-15 minuuttia.

Kaiken kaikkiaan ihmiset saavat työpaikkansa nopeammin ja tehokkaammin. Asetat suunnitelman, aikataulun, hallitset aikaa vastaavasti ja optimoi sen tuottavuuden parantamiseksi. Voit myös parantaa ympäristöäsi ja poistaa häiriötekijät.

Parantaa ristijoukkueen yhteistyötäKonsolidoidut etäkokoukset voivat parantaa ristijoukkue ja yleinen yhteistyö. Koska sinun ei tarvitse luottaa jonkun muun yritykseen liittää sinut henkilöön, jonka täytyy puhua, se edistää tehokasta yhteistyötä.

Lisäksi joukkueet hallinnoidaan keskitetysti, missä jokainen jäsen voi käyttää, jakaa, tarkastella ja vaihtaa tiedostoja asianomaisen henkilön kanssa. Se edistää avointa, turvallista ja nopeaa viestintää. Online-alustoilla on useita ominaisuuksia, jotka helpottavat onnistunutta virtuaalista yhteistyötä ristikkäisten tiimien kesken.

Kauko-alan työvoima priorisoi ketteryyttä, liikkuvuutta ja saumattomia viestintätapoja, joiden avulla he voivat vaivattomasti tehdä yhteistyötä reaaliajassa, kun taas kaukosäädin. Vaikka se ei voi korvata täysin ihmisyhteyttä, virtuaaliset kokoukset parhaat käytännöt voivat edistää tervettä ja tasapainoista viestintää ja yhteistyötä työntekijöiden keskuudessa.

Maailmanlaajuinen lahjakkuusEtäkokoukset ovat vaikuttava tapa rakentaa yhteyksiä ihmisiin ympäri maailmaa, joka ei olisi muuten mahdollista. Sen avulla voit nopeasti löytää, yhdistää ja kehittää suhteita muiden ihmisten kanssa, jotka ovat maantieteellisesti kaukana.

Lisäksi yrityksillä on laajempi valinta inhimillisen pääoman rekrytoinnissa. Uudet palkat eivät välttämättä tarvitse olla paikallisia. He voivat oleskella kaikkialla maailmassa ja antaa yritykselle mahdollisuuden löytää ja palkata lahjakkaita resursseja, kun tarvitaan tietty taitojoukko.

Virtuaalikokouksissa maantieteelliset esteet eivät pysäytä yritystä etsimästä maailmanlaajuista lahjakkuutta ja saavuttamaan parhaat resurssit laajentamaan liiketoimintaansa.

Virtuaaliset kokoukset parhaita käytäntöjä

Mahdollisuudet ovat, että ajatus osallistua virtuaaliseen kokoukseen ei ole vieraita sinulle. Olet osallistunut runsaasti online-kokouksia ja työpajoja tietää, mitä jatkuu.

Ja se on aina sama.

Löydät huoneen (ihanteellisesti hiljainen), jolla on kunnollinen internetyhteys ja tulipalo, että virtuaalinen kokousohjelmisto vain selvittää, ettei edes puolet osallistujilta on verkossa, tärkein puhuja mikroa on menossa sisään ja ulos, joten et ymmärrä asia, ja kuka tekee siitä ärsyttävää swishing-ääntä?

Katsotaanpa se: Virtuaaliset kokoukset ovat harvoin käteviä. Ihmiset häiritsevät, kukaan ei halua ottaa videonsa päälle, ja esitykset ovat aina pidempään kuin heidän täytyy olla.

Virtuaalisen kokouskyselyn mukaan vain 30 prosenttia vastaajista sanoa, että useimmat tai kaikki (80-100%) niiden online-kokouksista ovat tuottavia. Mutta virtuaaliset kokoukset eivät kestänyt milloin tahansa pian.

Jos kärsit tästä virtuaalisesta yhteistyöstä, on aika kertausruokaa, kuinka käyttää tehokasta virtuaalikokousta, jotta tiimi ei koskaan tarkista, kun he valitsivat uudelleen.

Virtuaaliset kokoukset vs. Face-to-face-kokoukset

Ei ole keskustelua siitä, mikä on tehokkaampi: Face-to-face-kokoukset ovat selkeä voittaja, 68% kyselysovelluksista sanomalla, että he haluavat henkilökohtaisia ​​kokouksia virtuaalisena. On kuitenkin tärkeää ymmärtää, milloin on tarkoituksenmukaista ajoittaa virtuaalisia kokouksia vs. kasvotusten.

Kun tapaat jonkun kanssa kasvotusten, sinulla on keskeytymätön huomio ja näkee kehon kielensä. Face-to-face-vuorovaikutus sopii parhaiten tapaamiseen mahdollisten tai nykyisten asiakkaiden ja työhaastattelujen kanssa.

Kuitenkin, kun joukkueet ovat kaukana, eikä ole muuta vaihtoehtoa, virtuaaliset kokoukset ovat välttämättömiä suurien päätösten tekemiseen ja liiketoiminnan siirtämiseen eteenpäin.

Mennään joitakin vinkkejä tehokkaiden virtuaalikokouksiin ja kuulevatjotkut ammattilaisetsiitä, miten he tekevät kokouksia tuottavammat ja harjoittavat.

Esittele itsesi

Niin ilmeinen kuin tämä ääni, joskus ihmiset tarvitsevat muistutuksen siitä, että kaikki eivät voi tutustua virtuaaliseen puheluun.

Erityisesti syrjäisillä tiimillä on hyviä käytäntöjä potkia virtuaalinen kokous, kun kaikki esittävät itsensä ja jakamaan, mitä he tekevät (ei mitä he työskentelevät - pelastavat tilapäivitykset).

Introosin lisäksi levitä positiivisuutta ottamalla osallistujat ja jakavat voiton tai jotain myönteistä, joka on tapahtunut viimeisen kokouksen jälkeen. Se voi olla mikä tahansa käynnistää suuri kampanja, tavata potentiaalisen asiakkaan tai yksinkertaisestitehtävä .

Löydät, että vain yksi henkilö ei tee eniten saavutuksia organisaatiossa. Näiden voittojen jakaminen voi auttaa lisäämään moraalia koko laudalle - aloittamaan kokous oikealla jalalla.

Mieti toimintatallasi

Kun aikaeroja on mukana, on aina mahdollisuus saada virtuaalinen kokous aamulla tai myöhään illalla. Tänä aikana etiketti ja tapoja putoaa tien varrella, ja kaikki toivoa tuottava kokous menee ulos ikkunasta, eikä kahvia säästää sitä.

Muistuttaa itseäsi harjoittamaan asianmukaista kokouksen etikettiä pitää sinut mukana ja tarkkaavainen, ja se osoittaa kunnioitusta ja huomiota esittelemään. Kun teet tämän, huomaat, että muut antavat sinulle saman kunnioituksen, kun on sinun vuorosi puhua. Jotkut tapaamiset tavat pitävät mielessä:

Harjoittaa osallistujia

Se on niin helppoa kirjautua sisään, kääntää video pois päältä ja televisioisesti tarkistaa virtuaalinen kokous (tässä järjestyksessä). Kuitenkin videon sammuttaminen helpottaa hajamielisyyttä ja johtaa monitoimilaitteeseen - mikä ei tee mitään suosii.

Jopa vilkkaimmilla päivillä monitoimilaite virtuaalisen kokouksen aikana ei hyödytä sinua millään tavalla. Et vain kiinnitämme vähemmän huomiota kokoukseen, mutta se vie sinut40% kauemmin täydentää samoja tehtäviä, kun taas monitoimilaitteet kuin jos olisit puuttua niihin erikseen. Joten kukaan ei voita.

Videon kääntäminen kannustaa tarkkaavaisuutta. Koska kaikki katsovat toisiaan, se estää osallistujia tarkistamasta puhelinta tai kirjoittamasta sähköpostia.

Leadership Solutionsin konsultointipuheenjohtaja Donna Dennis, American Management Associationin kolmen päivän seminaarin luoja ja tekijä "Johtavat virtuaaliset ja syrjäiset ryhmät"Suosittelemme, että menee ympäri ja jolla jokainen jakaa tehtävänsä kokouksessa ennen keskustelun käynnistämistä. Hän sanoo:" Kaikki mitä voit simuloida kasvotusten kohtaamisiksi, on hyvä. "

Kannusta ongelmanratkaisua ja vastakkaista ideoita. Esityksen kuuntelu esittelyn jälkeen voi sitoa ulkopuolisen ajattelun ja idean jakamisen ja mahdollisesti johtaaryhmä. Tuki Kaikkien kysymyksiin ja ideoihin (riippumatta siitä, kuinka "siellä" he ovat), ja ne ovat valmiita keskustelemaan suurista päätöksistä; Kun jätit tuomiot ovelle.

Pidä keskittyä

Koska osallistujien määrä kasvaa, sitä helpompi on hypätä aiheesta ja heikentää koko virtuaalikokousta. Tämä aiheuttaa kokouksen vedon, osallistujat menettämään kiinnostuksensa, eikä mikään kokouksen tavoitteista saada.

Joten miten vältämme hyppäämästä aiheesta aiheesta ja pysy rullalla? Roger Schwarz, kirjoittaja "Älykkäät johtajat, älykkäämpiä joukkueita: Kuinka sinä ja joukkueesi saavat tuloksia"Kirjoitti palaHarvard Business ReviewTämä kattaa, miten vältät kokousasteesta:

Kun olet peittänyt kaikki kokouksen tavoitteet, lopeta kokous! Älä tunne sinun täytyy ottaa koko tunti, jonka estit kalenteriin. Juhli työtä hyvin tehty täyttämällä kokouksesi aikaisin, jotta kaikki voivat saada muutaman minuutin takaisin tarttua kahviin tai kiinni joitakin tehtäviä.

Tarkista seuraavat vaiheet

On tärkeää muistaa, että virtuaalisessa kokouksessa sinun on karitattava kurssi tulevaisuudelle. Tuottava kokous viettää aikaa keskittyen eteenpäin eteenpäin kuin katsomaan taaksepäin.

Kun henkilökohtainen, voit lopettaa kokouksen voimakkaalla, motivoivalla kaiuttimella ja tarttua kaikkien huomion lopullisiin minuutteihin. Kuitenkin on vaikeampi välittää sama viesti verkossa. Kun kokous on ohi, useimmat osallistujat saavat sormensa "loppukäyttäjän" -painikkeella.

Sen sijaan, että liikkuva puhe tai kysyt epäselvä "mitään muuta, meidän pitäisi peittää?", Lopeta kokous tarkistamalla, mitä olet suorittanut ja mitä seuraavaksi tapahtuu. Yhteenveto suuria päätöksiä ja kutsua yksilöitä, jotka ovat tehtävänä toimien kohteita varmistaakseen, että se on mielessä. Sopia erääntyneistä päivämääristä ja lukitse ne luomalla ja määrittämällä tehtäviä työnhallintatyökalussa. Tallenna puheet henkilökohtaisille.

Kun lopetat virtuaalisen kokouksen kaikkien kanssa samaa mieltä siitä, mitä seuraavaksi tapahtuu, alkaa nähdä kokouksesi tulevat tuottavammaksi ja tehokkaammaksi.

Miten suunnitella täydellinen kaukokeskuksen kokous uudella asiakkaalla

Kokous etiketti: onnistuneiden kokousten käytännesäännöt

Miten tehdä virtuaalikokouksia hauskaa

Olipa kyseessä nopea puhelu, yhteistyötapa, asiakaskohtainen kokous tai jostain syystä, kaikilla keskusteluilla on tarkoitus käyttää ratkaisevia organisaatiotarpeita.

Virtuaalikokoukset voivat joskus saada tylsää, koska ihmisen yhteys voi puuttua - se voi olla melko ylivoimainen istua yhden, varsinkin uusille palkaksille. Ajoittain, ujous vie työntekijöiltä mahdollisuuden sitoa muiden tiimin jäsenten kanssa.

Tämä puolestaan ​​estää tehokkaan yhteistyön ja päätöksenteon. Kyse on aika, kun katsomme joitakin ainutlaatuisia lähestymistapoja, jotka antoivat syrjäisen joukkueen hyvin toistensa kanssa. Se vie vain vähän lisäponnisteita kehittää luottamuksen perusta ja kuulua.

Vakiokäytäntöjen lisäksi on välttämätöntä osallistua ja sisällyttää kaikki syrjäisillä kokouksissa, jotta he voivat energisoida osallistujat ja pitää heidät mukana.

Seuraavassa on muutamia tapoja parantaa virtuaalikokouksia ja tehdä niistä tuottavampaa ja osallistavaa:

Mitä tietoja laitat virtuaalisen kokouksen kutsun?

Kokouksen ylläpitäminenVaatii asianmukaista etikettiä, jotta yrityskokous kutsuu aiottuihin osallistujiin. Aloittelijoille varmista, että kokouskutsut näyttävät muodollisilta ja ammattimaisilta.

Virtuaalikokouksissa on erilainen kutsu verrattuna säännöllisiin. Kun lähetät kokouskutsun, se houkuttelee postitse kutsuu nopeasti varmistaaksemme vieraat eivät ajoittaa tai hyväksy toisen kokouksen kutsun päätöksessä.

Jos ajattelet mitäKokouskutsutpitäisi näyttää, tämä kattava opas kertoo sinulle kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää kokous kutsuu.

Tiivistää aiheAloita kutsu aihepiirillä ja varmista, että se on lyhyt, yksinkertainen ja helppo ymmärtää. Myös sen pitäisi olla päivämäärä, kokouksen nimi ja vihjeitä lähettämäsi kutsun tyypistä.

Näin ihmiset tietävät, milloin oletaikataulutusKokous ja saada käsityksen siitä, mitä kokousohjelma pyörii lukemalla koko sähköpostia.

Henkilökohtainen esittelyJos sinulla on kokous eri ihmisryhmän kanssa kuin tavallinen, lyhyt henkilökohtainen huomautus on lisättävä kutsun sähköpostiviestin yläosassa, jotta he voivat tietää, kuka pyytää kokousta.

Esimerkiksi nopea huomautus, kuten "Hei kaikki, odotan sinua, että kaikkihankeAloittaminen! "Tai" Tässä kutsuviesti tulevasta esityksestämme. "Nämä voivat auttaa ihmisiä muistamaan, keneltä he saavat sähköpostin ja mitä tarkoitusta varten.

ValmistusvaatimuksetJos tarvitset osallistujia valmistautumaan jonkin raportin kanssa, tarkista suunnittelu etukäteen tai kerää tietoja aiheesta etukäteen, varmista, että annat selkeitä ohjeita juuri siitä, mitä odotat, joten se ei saa jääneitä.

Kokouspäivä ja aikaOn välttämätöntä mainita päivämäärä ja kellonaika kokoussisältösi sisältöön. On suositeltavaa kertoa kuukausia kirjoittaessasi päivämääriä, jotta ihmiset voivat käyttää ihmisiä eri paikoissa ymmärtämään yksinkertaisen päivämäärän. Sisällytä myös aikavyöhyke ja selvittää asianmukaiset ajoitukset kutsutuille.

Sijainti / medium: henkilö tai verkossaJos se on fyysinen kokous, sinun on mainittava fyysinen paikka, jossa kokous pidetään esimerkiksi kokoushuoneessa.

Virtuaalisissa kokouksissa kauko-keskusteluun liittyvä linkki on sijaintikenttä, ääniohjaimet tai kaikki erityiset järjestelmävaatimukset. Lisää myös puhelinnumero virtuaalikokouksiin, sillä se helpottaa ihmisten, jotka liittyvät liikkeeseen matkapuhelimistaan.

TavoiteSyynä kokouksen aikataulussa, mitä se pyrkii saavuttamaan. Voit sisällyttää kokouksen tarkoituksen lyhyesti viivalla sähköpostin kutsusta. Tulokset tai tavoitteet kokous saavuttaa.

EsityslistaKokouksen esityslistalla on oltava mukana, jotta osallistujat voivat tietää keskustelun aiheista kokouksessa tai niihin liittyvissä ohjeissa, joita heidän on valmistauduttava.

Lisäksi, jos kokous keskittyy asiakirjojen, raporttien, ehdotusten tai joidenkin tutkimustulosten tarkistamiseen, on hyvä liittää asiakirjat samaan kutsuva sähköposti ennen. Liitä myös linkki näihin asiakirjoihin, jos osallistujat eivät pysty käyttämään ja tarkistamaan niitä sähköpostitse.

Kuinka ottaa parhaat kokoukset toteaa, että ihmiset todella käyttävät

Koko kokouspaikka on kerätä avainsanat, joita voit jakaa muiden kanssa ja viittaa tulevaisuudessa. Jos et ota muistiinpanoja virtuaalisen kokouksen aikana, et päätä tuloksia.

Alkuperäinen askel hyvien muistiinpanoja on ymmärtää, että kokoukset ovat ratkaisevia, ja se auttaa sinua saamaan arvokkaita näkemyksiä eteenpäin. Seuraavassa on muutamia vinkkejä, jotka voivat auttaa sinua ottamaan suuria kokouspöytäkirjoja.

Tarvitsetko vähän apua, jolloin kokous toteaa? MeidänToimittava kokous Notes MallineOletko peitetty.

Online-kokoustyökalut, joita et voi mennä ilman

Luonnollisesti et voi ajaaOnnistuneet virtuaalikokouksetilman olennaisia ​​työkaluja. Online-kokoustyökalujen avulla voit määrittää virtuaalisen nimityksen ja yhteyden saumattomasti ihmisten kanssa internetin välityksellä ilman aikaa.

Se sanoi, että on välttämätöntä valita oikeat työkalut, jotka sopivat ainutlaatuisille liiketoimintatarpeisiisi ja voivat auttaa sinua vaivattomasti tiimisi kanssa käytännössä.

Auttaa sinua aloittamaan, tässä on muutamia hyödyllisiä online-kokoustyökaluja, jotka voivat optimoida etäkokouksesi.

Mennä ketteriksiUDN-tehtävähallinta

Epäilemättä kaukokokoukset ovat kriittisiä yrityksille menestyä. Nämä kokoukset eivät kuitenkaan voi olla tuottavaa, jos työntekijät eivät ole yhdenmukaisia ​​muiden tiimin jäsenten kanssa.

Jotta saattiimiSamalla sivulla on välttämätöntä ottaa käyttöön työnhallintaohjelmistoUDN-tehtävähallintaTämä antaa tiimisi yhteistyöhön ja vuorovaikutuksessa mistä tahansa, milloin tahansa.

Luo virtuaalinen työpaikka, muokkaa työnkulkuasi, pääsy raportteja, reaaliaikaisia ​​päivityksiä ja saada arvokkaita näkemyksiä - UDN-tehtävähallintavoit tehdä kaiken .

Ongelmia virtuaalikokouksissa, joita voit helposti korjata

Agile-liikkeen omaksuminen: strategioita, jotka pysyvät kaukosäätimen aikakaudella