Virtuelle lagmøter gir utallige muligheter til små og store bedrifter.

Enten det handler om engasjement, kommunikasjon på tvers av steder og avdelinger, eller andre potensielle interaksjoner, er eksterne møter skalerbare og a koste -Effektivt alternativ. Her er noen grundige innsikt i de vanligste fordelene med eksterne møter:

Reduserer kostnadene La oss være ærlige - operasjonelle og reisekostnader kan raskt legge til selskapets utgifter. Virtuelle møter kan redusere selskapets overheadkostnader betydelig. Med et klikk på eksterne økter, kan du enkelt engasjere seg med teamet ditt og kollegaer på kort tid.

Videre kan du kommunisere både internt og eksternt og opprettholde sunne forhold uten problemer av en pendling. Operasjonskostnadene som kontorrekvisita, verktøy, materialer faller også jevnt når du utfører nettmøter, og sparer virksomhetstid og penger.

Et eksternt møte lar deg møte noen, hvor som helst, og tilbyr detaljer om deltakerne, varigheten, diskusjonen, etc. ved å klikke på en knapp. Det strømlinjeformer også konferanser med automatiske annoteringer, transkripsjoner og oversettelser hvis det er nødvendig å være - med interne møter, må du ta notater for å holde styr på nøkkelpunktene.

Forbedrer intern og ekstern kommunikasjon Virtuelle lagmøter oppfordrer eksplisitt kommunikasjon og bedre interaksjoner. Når alle er en firkant på skjermen, lærer folk raskt å kommunisere direkte til den personen de trenger, og når de trenger å uten å måtte gå på kontoret fysisk. Videre fremmer det også et sunt arbeidsmiljø i en virtuell setting. Ansatte kan bedre koble til og bli kjent med hverandre via Chat og Messenger-alternativer. Kommunikasjonsutsiktere med fjerntliggende arbeid som det stimulerer samarbeid. Så lenge moderatoren forblir i kontroll og motvirker forstyrrelser og holder folk fra å snakke på toppen av hverandre, kan mye oppnås i en sittende. Med fjernmøter er avstanden ikke mer et hinder, og du kan nå ut til klientellet ditt på forskjellige steder og utvikle og opprettholde en sunn forbindelse med dem nesten.

Sparer tid Det er ikke nektet at fjernmøter betydelig sparer tid for både ansatte og arbeidsgivere. Pendle problemer som å finne parkeringsplasser, stopper med en drivstoffstasjon er ikke lenger nødvendig. Virtuelle møter negerer behovet for å reise og vil spare deg for god tid som kan benyttes andre steder mer effektivt.

Øker produktiviteten Produktivitet er kritisk for veksten i et selskap. Et raskt virtuelt møte i hjemmet ditt kan stimulere større effektivitet og produksjon. Som et resultat kan du være mer produktiv, noe som kan hjelpe bedrifter med å gi mer fortjeneste.

På samme måte kan øyeblikkelige nettmøter være vesentlig mer effektive enn de vanlige personlige møtene der alle stier til konferanserommet, tar seg tid til å bosette seg og forlenge møtet med 10-15 minutter i det minste.

Alt i alt får folk jobbene sine raskere og effektivt. Du angir planen, planlegger, administrerer tiden din tilsvarende, og optimaliserer den for å forbedre produktiviteten. Du kan også kurere miljøet ditt og fjerne de tingene som er en distraksjon.

Forbedrer Cross-Team-samarbeidet Konsoliderte fjernmøter kan forbedre krysset og det overordnede samarbeidet. Siden du ikke trenger å stole på noen andre i selskapet for å koble deg til personen du trenger å snakke med, fremmer det effektivt samarbeid.

Videre styres lagene sentralt hvor hvert medlem kan få tilgang til, dele, vise og bytte filer med den aktuelle personen. Det fremmer gjennomsiktig, sikker og rask kommunikasjon. Online plattformer har flere funksjoner som letter vellykket virtuelt samarbeid mellom tverrfunksjonelle lag.

En ekstern arbeidsstyrke prioriterer smidighet, mobilitet og sømløse kommunikasjonsmetoder som lar dem enkelt samarbeide i sanntid mens fjernstyringen fungerer. Mens det ikke helt kan erstatte den menneskelige forbindelsen, kan virtuelle møter beste praksis fremme sunt og balansert kommunikasjon og samarbeid mellom ansatte.

Global Talent Pool. Fjernmøter er en slagsmessig måte å bygge forbindelser med mennesker over hele verden som ikke ville være mulig ellers. Det lar deg raskt finne, koble til og utvikle relasjoner med andre mennesker som er geografisk fjernt.

Videre har bedrifter et bredere valg når det gjelder å rekruttere menneskelig kapital. De nye ansettelsene trenger ikke nødvendigvis å være lokale. De kan bo hvor som helst i verden og gi selskapet en mulighet til å finne og ansette talentfulle ressurser når et bestemt ferdighetssett er nødvendig.

Med virtuelle møter stopper geografiske barrierer ikke selskapene fra å utforske det globale talentbassenget og nå for de beste ressursene for å utvide sin virksomhet.

Virtuelle møter Beste praksis

[1. 3]

Sjansen er at ideen om å delta på et virtuelt møte er ikke fremmed for deg. Du har deltatt på mange nettbaserte møter og workshops for å vite hva som skjer.

Og det er alltid det samme.

Du finner et rom (ideelt sett en stille) med anstendig Internett-tilkobling, og brann opp den virtuelle møtet programvaren bare for å finne ut at ikke engang halvparten av deltakerne er på nettet, den viktigste høyttalerens mikrofon går inn og ut, slik at du ikke forstår en ting, og hvem gjør den irriterende swishing lyden?

La oss innse det: Virtuelle møter er sjelden praktiske. Folk er distrahert, ingen ønsker å slå på videoen, og presentasjoner er alltid lengre enn de trenger å være.

Ifølge vår virtuelle møterundersøkelse sier bare 30% av respondentene at de fleste eller alle (80-100%) av deres nettbaserte møter er produktive. Men virtuelle møter forsvinner ikke når som helst snart.

Hvis du lider av denne virtuelle samarbeidet nedgangen, er det på tide for et oppfriskningskurs om hvordan du kjører et effektivt virtuelt møte, slik at teamet ditt aldri vil sjekke ut når de ringer inn igjen.

Virtuelle møter vs ansikt til ansikt møter

[1. 3]

Det er ingen debatt om hvilken som er mer effektivt: ansikt til ansiktsmøter er den klare vinneren, med 68% av undersøkelsestakere som sier at de foretrekker i personens møter over virtuelle. Det er imidlertid viktig å forstå når det er hensiktsmessig å planlegge virtuelle møter vs ansikt til ansikt.

Når du møter noen ansikt til ansikt, har du uavbrutt oppmerksomhet og kan se deres kroppsspråk. Ansiktsinteraksjoner er best egnet for å møte med potensielle eller nåværende kunder og jobbintervjuer.

Men når lagene er fjernt, og det er ikke noe annet alternativ, er virtuelle møter nødvendige for å ta store beslutninger og flytte virksomheten fremover.

La oss gå over noen tips for effektive virtuelle møter og høre fra noen av proffene på hvordan de gjør sine møter mer produktive og engasjerende.

Introduser deg selv

[1. 3]

Så åpenbart som dette høres, noen ganger trenger folk en påminnelse om at ikke alle kan være kjent med en virtuell samtale.

Spesielt med eksterne lag, er det god praksis å sparke et virtuelt møte ved å ha alle introdusere seg selv og dele hva de gjør (ikke hva de jobber med - lagre dem for statusoppdateringer).

I tillegg til intro, spre positivitet ved å ha deltakerne gå rundt og dele en seier eller noe positivt som har skjedd siden det siste møtet. Det kan være alt fra å lansere en stor kampanje, møte med en potensiell klient, eller bare fullføre en oppgave .

Du finner at bare en person ikke gjør de fleste prestasjoner i en organisasjon. Deling av disse seiene kan bidra til å øke moralen over bordet - starter møtet på høyre fot.

Pass på manerene dine

[1. 3]

Når tidsforskjeller er involvert, er det alltid mulighet for å ha et virtuelt møte planlagt i de små timene om morgenen eller sent på kvelden. I løpet av denne tiden faller møtetikett og oppførsel av veikanten, og alt håp for et produktivt møte går ut av vinduet, og ingen mengde kaffe kan lagre det.

Påminner deg om å praktisere riktig møtetikett vil holde deg engasjert og oppmerksom, og det vil vise respekt og hensyn til de som presenterer. Når du gjør dette, finner du at andre vil gi deg samme respekt når det er din tur til å snakke. Noen møter manerer til å huske på:

Engasjere deltakere

[1. 3]

Det er så lett å logge på, slå av videoen, og sjekk ut av et virtuelt møte (i den rekkefølgen). Men å slå av videoen din gjør det lettere å bli distrahert og fører til multitasking - som ikke gjør deg noen favoriserer.

Selv på de travleste dagene, gir multitasking under et virtuelt møte deg på noen måte. Ikke bare betaler du mindre oppmerksomhet til møtet, men det tar deg opp til 40% lenger for å fullføre de samme oppgavene mens multitasking enn hvis du skulle takle dem separat . Så ingen vinner.

Slå på videoen om å oppmuntre til oppmerksomhet. Siden alle ser på hverandre, hindrer det deltakere fra å sjekke telefonen eller skrive en e-post.

Donna Dennis, president for lederskapsløsninger rådgivning, og skaperen og tilrettelegger for American Management Associations tre-dagers seminar " Ledende virtuelle og eksterne lag , "anbefaler å gå rundt og ha alle deler sin rolle i møtet før han lanserer en diskusjon. Hun sier," Alt du kan simulere fra ansikt til ansiktsmøter er bra. "

Oppmuntre problemløsning og motsatte ideer. Lytte til presentasjon etter presentasjon kan stunt utenfor tenkning og ide-deling og muligens føre til groupthink . Støtte som deler alle spørsmål og ideer (uansett hvordan "der ute" de er), og være villige til å ha en åpen diskusjon om store beslutninger; mens du forlater dommerne ved døren.

Opprettholde fokus

[1. 3]

Siden antall deltakere vokser, er det lettere å hoppe av emnet og spore hele virtuelle møtet. Dette fører til at møtet drar på, deltakerne til å miste interesse, og ingen av møtet målene blir møtt.

Så hvordan unngår vi å hoppe fra emne til emne og bli på sporet? Roger Schwarz, forfatter av " Smarte ledere, smartere lag: Hvordan og ditt lag blir unstuck for å få resultater , "skrev et stykke i Harvard Business Review. som dekker hvordan du unngår møteavsporing:

Når du har dekket alle dine møte mål, avslutter møtet! Ikke føler at du må ta opp hele timen du blokkert av på kalenderen. Feire en jobb godt utført ved å fullføre møtet ditt tidlig, slik at alle kan få noen minutter tilbake for å ta en kaffe eller ta opp noen oppgaver.

Gjennomgå neste trinn

[1. 3]

Det er viktig å huske at du i et virtuelt møte må kartlegge et kurs for fremtiden. Et produktivt møte bruker tid på å fokusere på å bevege seg fremover i stedet for å se tilbake.

Når du er personlig, kan du avslutte et møte med en kraftig, motiverende høyttaler og ta tak i alles oppmerksomhet for de resterende minuttene. Det er imidlertid vanskeligere å formidle den samme meldingen på nettet. Når et møte er over, har de fleste deltakere fingrene på "sluttmøtet" -knappen.

I stedet for en bevegelig tale eller spør det tvetydige "alt annet, bør vi dekke?", Slutt møtet ved å gjennomgå hva du har oppnådd og hva som vil skje neste. Sum opp store beslutninger og ring ut personer som har til oppgave å sikre at det er i tankene. Enig på forfallsdatoer og lås dem ved å opprette og tilordne oppgaver i arbeidsstyringsverktøyet ditt. Lagre talerne for personlig.

Når du avslutter et virtuelt møte med alle i enighet om hva som skjer neste, vil du begynne å se møtene dine bli mer produktive og effektive.

Slik planlegger du det perfekte eksterne kickoff-møtet med en ny klient

Møte etikett: Koder av oppførsel for vellykkede møter

Hvordan lage virtuelle møter morsomt

[1. 3]

Enten det er en rask samtale, samarbeidsøkt, klientrelatert møte, eller av en annen grunn, har alle diskusjoner det tiltenkte formål med å betjene viktige organisatoriske behov.

Imidlertid kan virtuelle møter noen ganger bli kjedelig fordi den menneskelige forbindelsen kan gå glipp av - det kan være ganske overveldende å sitte gjennom en, spesielt for nye ansettelser. Til tider tar Shyness muligheten fra ansatte til å binde med de andre lagmedlemmene.

Dette hindrer i sin tur effektivt samarbeid og beslutningstaking. Det er på tide vi vurderer noen unike tilnærminger som lar det eksterne laget komme godt sammen med hverandre. Det tar bare litt ekstra innsats for å utvikle grunnlag for tillit og tilhørighet.

Bortsett fra standardpraksis, er det viktig å engasjere seg og inkludere alle i fjernmøter for å aktivere deltakerne og holde dem engasjert.

Her er noen måter å forbedre virtuelle møter og gjøre dem mer produktive og inkluderende:

Hvilken informasjon legger du inn et virtuelt møte invitere?

[1. 3]

Hosting et møte Krever riktig etikett for å sende forretningsmøte inviterer til dine tiltenkte deltakere. For det første, sørg for at dine møteinvitasjoner ser formelle og profesjonelle ut.

Virtuelle møter har en annen invitasjon i forhold til de vanlige. Når du sender ut en møteinvitasjon, er det fristende å sende invitasjonene raskt for å sikre at gjestene ikke planlegger eller aksepterer et annet møteens invitasjon på bestemte tidspunktet.

Hvis du tenker på hva Møte invitasjoner Skal se ut, vil denne omfattende veiledningen fortelle deg alt du trenger å vite om å møte invitasjoner.

Kortfattet emnelinje Start av invitasjonen med en emnelinje og sørg for å holde den kort, enkel og lett å forstå. Det burde også ha datoen, møte navn og en anelse om hvilken type invitasjon du sender.

På den måten vet folk på hvilken tid du er planlegging Møtet og få en ide om hva møtet dagsorden vil dreie seg om uten å lese hele e-posten.

Personlig introduksjon. Hvis du har et møte med en annen gruppe mennesker enn det vanlige, bør et kort personlig notat legges på toppen av invitasjons-e-posten for å gi dem beskjed om hvem som ber om et møte.

For eksempel, et raskt notat som "Hei alle, ser jeg frem til å se deg alle på prosjekt Initiasjon! "Eller" Her er en invitasjons-e-post for vår kommende presentasjon. "Disse kan hjelpe folk å huske fra hvem de mottar e-posten og for hva som er meningen.

Forberedelsesbehov Hvis du trenger deltakerne til å komme forberedt med noen rapport, gjennomgå design på forhånd, eller samle informasjon om noen emne på forhånd, sørg for at du gir klare instruksjoner om nøyaktig hva du forventer, slik at det ikke blir savnet.

Møte dato og klokkeslett Det er viktig å nevne dato og klokkeslett i e-postinnholdet i møtet ditt. Det er å foretrekke å stave ut måneder mens du skriver datoer for å gjøre det praktisk for folk på forskjellige steder for å forstå det enkle datoformatet. Inkluder også tidssonen og finne ut de riktige tidspunktene for inviterte.

Plassering / medium: Personlig eller online Hvis det er et fysisk møte, må du nevne det fysiske stedet hvor møtet vil finne sted, for eksempel et konferanserom.

I virtuelle møter vil lenken for å bli med i den eksterne diskusjonen være plasseringsfeltet, lydretningslinjer eller noen spesifikke systemkrav. Legg også til et telefonnummer for virtuelle møter som det gjør det lettere for folk som vil bli med på farten fra deres mobiltelefoner.

Møte mål Årsaken til å planlegge møtet, hva det tar sikte på å oppnå. Du kan inkludere formålet med møtet på en kort linje i e-postinvitasjonen. Resultatene eller målmøtet vil oppnå.

Dagsorden Møtet Agenda må inkluderes for å la deltakerne vite emnene for diskusjon i møtet eller noen instruksjoner knyttet til det de trenger for å forberede seg på.

Videre, hvis møtet ditt vil dreie seg om å gjennomgå dokumenter, rapporter, forslag eller noen forskningsresultater, er det godt å legge ved dokumentene i samme invitasjonspost. Legg også til en lenke til disse dokumentene dersom deltakerne ikke kan få tilgang til og gjennomgå dem via e-post.

Hvordan ta de beste møtestedene som folk faktisk vil bruke

[1. 3]

Hele møtene er å samle nøkkelen takeaways som du kan dele med andre og referere til i fremtiden. Hvis du ikke tar notater under et virtuelt møte, vil du ikke utlede resultatene.

Det første trinnet for å ta gode notater er å innse at møter er avgjørende, og det hjelper deg med å få verdifull innsikt for vei framover. Her er noen tips som kan hjelpe deg med å ta gode møte minutter.

Trenger du litt hjelp til å gjøre møtet ditt? Vår Actionable Meeting Notes Mal Har du dekket.

Online møteverktøy du ikke kan gå uten

[1. 3]

Naturligvis kan du ikke kjøre vellykkede virtuelle møter uten å bruke de viktigste verktøyene. De elektroniske møteverktøyene gir deg mulighet til å sette opp en virtuell avtale og sømløst koble til personer over Internett på kort tid.

Når det er sagt, er det viktig å velge de riktige verktøyene som passer dine unike forretningsbehov og kan hjelpe deg med å engasjere seg med laget ditt.

For å hjelpe deg med å komme i gang, her er noen av de nyttige nettbaserte møtet som kan optimalisere dine eksterne møter.

Gå smidig med UDN Task Manager

[1. 3]

Uten tvil er fjernmøter kritiske for bedrifter å lykkes. Imidlertid kan disse møtene ikke være produktive hvis dine ansatte ikke er justert med andre lagmedlemmer.

For å få din team På samme side er det viktig å distribuere en arbeidsstyringsprogramvare som UDN Task Manager som lar ditt lag samarbeide og samhandle fra hvor som helst, når som helst.

Opprett din virtuelle arbeidsplass, tilpass arbeidsflytene dine, få tilgang til rapporter, sanntidsoppdateringer og få verdifull innsikt - UDN Task Manager Lar deg gjøre alt .

Problemer med virtuelle møter som du enkelt kan fikse

Omfavne den smidige bevegelsen: Strategier for å holde tritt i fjernarbeidet