Керування віддаленими зустрічами

Керування віддаленими зустрічами

Віртуальні зустрічі стали невід'ємною частиною робочого процесу в сучасних робочих місцях. І хоча вони відіграють важливу роль у безперервності та комунікації, вона все ще досить складно максимально збільшити продуктивність та ефективність віддаленого засідання.

Природно, що підхід до віддалених зустрічей відрізняється від регулярних засідань особистості, тому природно, люди реагують і взаємодіють у унікальних способах. Однак віддалені зустрічі не є ідеальними для всіх ситуацій, тому важливо знати, коли і як використовувати цю технологію.

Давайте дізнаємося все, що вам потрібно знати, щоб провести ефективні віртуальні зустрічі.

Як працюють віртуальні зустрічі?

Віртуальні зустрічі використовують технологію, яка дозволяє окремим підключатися та співпрацювати за допомогою відео та аудіо, використовуючи підключення до Інтернету. Це взаємодія в режимі реального часу між віддаленими, розташованими працівниками, щоб виконати спільну мету або план.

Цікаво, що віртуальні зустрічі відносно легше планувати та проводити, ніж звичайні особисті. Для багатьох, це так само легко, як вистрілити свої ноутбуки та налаштування програми віддаленого засідання, де всі інші можуть також "налаштувати".

Вам потрібно буде перетворити камеру, щоб інші могли бачити вас та мікрофон, який дозволяє вам чути інші учасники. Крім того, отримуючи пару навушників або гарнітуру також є гарною ідеєю, тому ви можете слухати те, що інші повинні сказати, не заважаючи всім навколо вас.

Які переваги віддалених зустрічей?

Зустрічі віртуальної команди забезпечують безліч можливостей для малих та великих підприємств.

Чи мова йде про залучення, спілкування по розташувань та відділів, або інші потенційні взаємодії, віддалені зустрічі є масштабування тавартість- Ефективний варіант. Ось деякі поглиблені уявлення про найпоширеніші переваги віддалених зустрічей:

Зменшує витратиДавайте будемо чесними - операційні та дорожні витрати можуть швидко додати до витрат компанії. Віртуальні зустрічі можуть значно зменшити витрати на витрати компанії. За допомогою клацання віддалених сеансів ви можете зручно займатися своєю командою та колегами в найкоротші терміни.

Крім того, ви можете спілкуватися як внутрішньо, так і ззовні та підтримувати здорові відносини без клопоту надання. Операційні витрати, такі як канцелярські товари, утиліти, матеріали також постійно падають, коли ви проводите онлайн-зустрічі, зберігаючи час та гроші бізнесу.

Віддалене засідання дозволяє вам зустрітися з ким-небудь, будь-де, і запропонувати деталі про учасників, тривалість, обговорення тощо. При натисканні кнопки. Він також упорядковує конференції з автоматичними анотаціями, транскриптами та перекладами, якщо це потрібно - з особливими засіданнями, ви повинні зробити нотатки, щоб відстежувати ключові моменти.

Покращує внутрішні та зовнішні комунікаціїЗустрічі віртуальної команди заохочують явні комунікації та кращі взаємодії. Коли кожен квадрат на екрані, люди швидко навчаються спілкуватися безпосередньо з людиною, яку вони потребують, і коли вони потребують, не повинні їхати до свого офісу фізично. Крім того, він також сприяє здоровому робочому середовищу у віртуальній обстановці. Працівники можуть краще підключитися та дізнатися один одного через параметри чату та Messenger. Зв'язок процвітає з віддаленим, що працює, як стимулює співпрацю. Поки модератор залишається у контролі та перешкоджає порушенням і зберігає людей від розмови на вершині один одного, багато чого можна досягти в одному засіданні. З віддаленими зустрічами, відстань не більше перешкоди, і ви можете звернутися до свого клієнта в різних місцях і розвивати та підтримувати здоровий зв'язок з ними практично.

Економить часНемає заперечення, що віддалені зустрічі суттєво заощаджують час для працівників та роботодавців. Поїздки, як пошук місць для паркування, зупиняючись за палицею, більше не потрібні. Віртуальні зустрічі заперечують необхідність подорожувати і заощадить вам достатньо часу, які можуть бути використані в іншому місці більш ефективно.

Підвищує продуктивністьПродуктивність має вирішальне значення для зростання компанії. Швидке віртуальне засідання у комфорті вашого будинку може стимулювати більшу ефективність та виведення. В результаті ви можете бути більш продуктивним, що може допомогти підприємствам дає більше прибутку.

Аналогічно, миттєві онлайн-зустрічі можуть бути суттєво більш ефективними, ніж регулярні зустрічі особисто, де всі стежки до конференц-залу, займає час, щоб поселитися та подовжити зустріч на 10-15 хвилин принаймні.

Загалом, люди отримують свої робочі місця, виконані швидше та ефективно. Ви встановлюєте свій план, графік, керуйте своїм часом відповідно та оптимізувати його для підвищення продуктивності. Також ви можете закурити своє середовище і видалити речі, які є відволіканням.

Покращує співпрацю між групоюКонсолідовані віддалені зустрічі можуть покращити крос-команду та загальну співпрацю. Оскільки ви не повинні покладатися на когось у компанії, щоб підключити вас до людини, з якою потрібно поговорити, це сприяє ефективній співпраці.

Крім того, команди керуються центрально, де кожен член може отримати доступ, ділитися, переглядати та обмінюватися файлами з відповідною особою. Це сприяє прозорому, безпечному та швидкому спілкуванню. Онлайн-платформи мають кілька функцій, які полегшують успішну віртуальну співпрацю між перехресними функціональними командами.

Віддалена робоча сила пріоритетує спритність, рухливість та бездоганні способи спілкування, які дозволяють їм легко співпрацювати в режимі реального часу під час дистанційного роботи. Хоча це не може повністю замінити людське з'єднання, найкращі практики віртуальних зустрічей може сприяти здоровому та збалансованому спілкуванні та співпраці серед працівників.

Глобальний талантський басейнВіддалені зустрічі є надзвичайним способом побудувати з'єднання з людьми по всьому світу, який не міг би інакше. Це дозволяє швидко знайти, з'єднати та розвивати відносини з іншими людьми, які є географічно далекими.

Крім того, підприємства мають більш широкий вибір, коли справа доходить до набору людського капіталу. Нові наймання не обов'язково повинні бути місцевими. Вони можуть проживати в будь-якій точці світу та забезпечити компанію можливість знайти та найняти талановитих ресурсів, коли потрібний певний навик.

З віртуальними зустрічами географічні бар'єри не зупиняють компанії, вивчаючи глобальний талантський басейн та досягають найкращих ресурсів для розширення свого бізнесу.

Віртуальні зустрічі найкращі практики

Шанси полягає в тому, що ідея відвідування віртуальної зустрічі не є іноземним для вас. Ви відвідували безліч онлайн-зустрічей та семінарів, щоб дізнатися, що продовжується.

І це завжди однаково.

Ви знаходите кімнату (в ідеалі тиша) з пристойним інтернет-підключенням, і впав, що віртуальне засідання програмне забезпечення лише для того, щоб з'ясувати, що навіть не половина учасників є онлайн, головний мікрофон-спікер збирається і виходить, тому ви не можете зрозуміти річ, і хто робить, що дратує звук приготування?

Давайте стикаємося: Віртуальні зустрічі рідко зручні. Люди відволікаються, ніхто не хоче включити своє відео, а презентації завжди довше, ніж вони повинні бути.

За даними опитування віртуальних зустрічей, лише 30% респондентів кажуть, що найбільш або всі (80-100%) їх онлайн-зустрічей є продуктивними. Але віртуальні зустрічі не зникнуть у будь-який час.

Якщо ви страждаєте від цього віртуального співробітництва, настав час для підвищення курсу, як виконувати ефективну віртуальну зустріч, щоб ваша команда ніколи не буде перевіряти, коли вони набирають знову.

Віртуальні зустрічі проти зустрічей

Немає жодних дебатів, які є більш ефективними: зустрічі з обличчям до обличчя - це чіткий переможець, з 68% опитувальників, які кажуть, що вони віддають перевагу засіданням особистого. Однак важливо зрозуміти, коли доцільно запланувати віртуальні зустрічі проти обличчя до обличчя.

Коли зустріч з кимось обличчям до обличчя, у вас є безперервна увага і може бачити свою мову тіла. Взаємодія до уваги до уваги до особи, які найкраще підходять для зустрічі з потенційними або поточними клієнтами та співбесідниками.

Однак, коли команди є віддаленими, і немає іншого варіанту, віртуальні зустрічі необхідні для створення великих рішень та переміщення бізнесу вперед.

Давайте перейдемо до деяких порад для ефективних віртуальних зустрічей і почути віддеякі з плюсівПро те, як вони роблять свої зустрічі більш продуктивними та зацікавленими.

Представтеся

Як очевидно, як це звучить, іноді люди потребують нагадування, що не кожен може знадобитися з віртуальним дзвінком.

Особливо з віддаленими командами, це хороша практика, щоб вигнати віртуальну зустріч, маючи всі представити себе і поділитися тим, що вони роблять (не те, що вони працюють - зберігають ті для оновлень статусу).

На додаток до intros, поширюється позитивність, маючи учасників, йдуть і поділяють перемогу чи щось позитивне, що сталося з моменту останньої зустрічі. Це може бути що-небудь від запуску великої кампанії, зустрічі з потенційним клієнтом або просто завершеннязавдання .

Ви побачите, що лише одна людина не робить більшість досягнень в організації. Обмін цими перемогами може допомогти збільшити моральний дух по всій раді - починаючи свою зустріч на правій нозі.

Слідкуй за своїми манерами

Коли беруть участь відмінності, завжди існує можливість мати віртуальну зустріч, заплановану в Wee-годин ранку або пізно ввечері. За цей час зустріч етикету та манери падають на шляху, і вся надія на продуктивну зустріч виходить у вікно, і ніякої кількості кави не може це зберегти.

Нагадування про практику належного зустрічі Етикет буде тримати вас задіяним та уважним, і це покаже повагу та розгляд для тих, хто представляє. При цьому ви побачите, що інші дадуть вам те ж саме, коли це ваша черга говорити. Деякі манери, щоб мати на увазі:

Займатися учасниками

Це так легко увійти, увімкнути відео, і подумайте про віртуальну зустріч (у цьому порядку). Однак, вимкнення вашого відео, полегшує відволікання і призводить до багатозадачності - що не робить ніяких послуг.

Навіть на найжвавіші дні, багатозадачність під час віртуальної зустрічі ніяк не користується вами. Не тільки ви платите менше уваги на зустріч, але це займає вас до40% більше, щоб заповнити ті ж завдання, а багатозадачність, ніж якщо ви повинні були вирішувати їх окремо. Так ніхто не виграє.

Перетворення вашого відео за заохочення уважності. Оскільки кожен дивиться один на одного, він стримує учасників від перевірки свого телефону або написання електронного листа.

Донна Денніс, президент лідерських рішень консалтингу та творця та фасилітатор триденного семінару Американського управління Асоціацією "Провідні віртуальні та віддалені команди"рекомендує йти навколо і мати всі поділитися своєю роллю на засіданні до запуску дискусії. Вона каже:" Все, що ви можете імітувати з обличчя до обличчя, добре. "

Заохочуйте вирішення проблем та протилежні ідеї. Прослуховування презентації після презентації може трюк зовнішнього мислення та поділу ідеї і, можливо, призведе догруповий. Підтримка обміну всіма питаннями та ідеями (незалежно від того, як "там" вони є), і будьте готові мати відкриту дискусію щодо великих рішень; залишаючи судження біля дверей.

Підтримуйте фокус

Оскільки кількість учасників зростає, тим легше перестрибувати тему та збити всю віртуальну зустріч. Це змушує засідання, щоб затягнути, учасники втрачати інтерес, і жодна з цілей зустрічі не зустрічаються.

Отже, як ми уникаємо стрибки від теми до теми і залишатися на шляху? Роджер Шварц, автор "Smart Leaders, розумніші команди: як ви і ваша команда отримують unstuck, щоб отримати результати"Написав шматокГарвардський бізнес-оглядщо охоплює, як уникає зустрічі з порушенням:

Як тільки ви охопили всю цілі зустрічі, закінчіть зустріч! Не відчувайте, що потрібно зайняти всю годину, яку ви заблокували у календарі. Відсвяткувати роботу добре виконану, завершивши зустріч рано, тому кожен може отримати кілька хвилин, щоб захопити каву або наздогнати деякі завдання.

Перегляньте наступні кроки

Важливо пам'ятати, що на віртуальному засіданні ви повинні стягувати курс на майбутнє. Продуктивна зустріч витрачає час, зосереджуючись на руху вперед, а не озираючись назад.

Коли в особи, ви можете закінчити зустріч з потужним, мотиваційним спікером та захопити увагу кожного до інших хвилин. Однак, важче передати те саме повідомлення в Інтернеті. На той час, коли зустріч закінчиться, більшість учасників мають свої пальці на кнопці "Кінцева зустріч".

Замість рухомої мови або запитуючи неоднозначну "нічого іншого, ми повинні покрити?", Закінчити зустріч, переглянувши те, що ви виконали, і що станеться далі. Підсумовуйте великі рішення та закликайте осіб, які покладаються з пунктами дій, щоб переконатися, що це зверху уваги. Погодьтеся з належними датами та заблокуйте їх, створюючи та призначаючи завдання у вашому інструменті управління роботою. Збережіть виступи для особистості.

Коли ви закінчуєте віртуальну зустріч з усіма у згоді щодо того, що відбувається далі, ви почнете побачити свої зустрічі більш продуктивними та ефективними.

Як планувати ідеальне засідання віддаленого стану з новим клієнтом

Зустріч етикету: коди поведінки для успішних зустрічей

Як зробити веселі зустрічі

Незалежно від того, чи це швидкий дзвінок, сеанс співпраці, зустріч із клієнтами, або з якоїсь іншої причини, всі обговорення мають призначену мету обслуговування найважливіших організаційних потреб.

Однак віртуальні зустрічі іноді можуть бути нудними, тому що людське з'єднання може пропустити відсутність - це може бути досить переважним, щоб сидіти через один, особливо для нових найнях. Іноді сором'язливість забирає можливість співробітникам до обліку з іншими членами команди.

Це, у свою чергу, перешкоджає ефективній співпраці та прийняття рішень. Це час, коли ми розглядаємо деякі унікальні підходи, які дозволяють віддаленій команді добре зв'язатися один з одним. Це займає лише трохи додаткових зусиль, щоб розробити основу довіри та приналежності.

Окрім стандартної практики, необхідно залучити і включати всіх у віддалених зустрічах, щоб активувати учасників та зберігати їх.

Ось кілька способів покращити віртуальні зустрічі та зробити їх більш продуктивними та включно:

Яку інформацію ви покладаєте на віртуальну зустріч?

Проведення зустрічівимагає належного етикету, щоб відправити ділову зустріч запрошує до запланованих учасників. Для початківців, переконайтеся, що ваша зустріч запрошує виглядати формальним та професійним.

Віртуальні зустрічі мають інше запрошення в порівнянні з звичайними. Коли ви надсилаєте запрошення зустрічі, це призвело до того, щоб швидко надіслати запрошення, щоб забезпечити гості не планути або приймають запрошення іншого засідання за рішенням.

Якщо ви думаєте про те, щоЗапрошення зустрічіПотрібно виглядати, цей комплексний посібник розповість вам все, що вам потрібно знати про запрошення зустрічі.

Лаконічна темаПочніть запрошення з темою та обов'язково зберегти його короткі, прості та легко зрозуміти. Крім того, він повинен мати дату, назву зустрічі та підказку про тип запрошення, який ви надсилаєте.

Таким чином, люди знають, в який час виплануванняЗустріч і отримати уявлення про те, що порядок денний засідання обертається, не читаючи всю електронну пошту.

Особисте введенняЯкщо у вас є зустріч з іншою групою людей, ніж звичайний, у верхній частині повідомлення електронної пошти запрошення не слід додати коротку особисту нотатку.

Наприклад, швидка нотатка, як "привіт всім, я з нетерпінням чекаю побачити вас усіх напроектІніціювання! "Або" Ось електронна пошта запрошення для нашої майбутньої презентації ". Це може допомогти людям згадати, з кого вони отримують електронну пошту та за якою метою.

Вимоги до підготовкиЯкщо вам потрібні учасники, щоб прийти з деяким звітом, заздалегідь перегляньте інформацію про деяку тему, переконайтеся, що ви надаєте чіткі інструкції, точніше, що ви очікуєте, тому він не пропустив.

Дата та час зустрічіНеобхідно згадати дату та час у вмісті електронної пошти на запрошення вашої зустрічі. Краще викласти кілька місяців під час написання дати, щоб зробити це зручним для людей у ​​різних місцях, щоб зрозуміти простий формат дати. Також включіть часовий пояс і з'ясувати правильні терміни для запрошених.

Місцезнаходження / середовище: особисто або онлайнЯкщо це фізична зустріч, потрібно згадати про фізичне місце, де зустріч відбудеться, наприклад, конференц-зал.

На віртуальних засіданнях посилання для приєднання до віддаленого обговорення буде поле розташування, керівні принципи аудіо або будь-яких конкретних системних вимог. Крім того, додайте номер телефону для віртуальних зустрічей, оскільки це полегшує людей, які приєднуються до їхніх мобільних телефонів.

Мета зустрічіПричиною планування зустрічі, що вона спрямована на досягнення. Ви можете включити мету зустрічі в короткій лінії в запрошенні електронної пошти. Зустріч результатів або цілей виконають.

Порядок деннийПорядок денний засідання повинен бути включений, щоб учасники знали теми для обговорення на засіданні або будь-яких інструкціях, пов'язаних з нею, щоб вони повинні готуватися до.

Крім того, якщо ваша зустріч обернеться навколо перегляду документів, звітів, пропозицій або деяких висновків досліджень, це добре додати документи в тому ж запрошенні електронної пошти до. Крім того, додайте посилання на ці документи, якщо учасники не зможуть отримати доступ та переглянути їх через електронну пошту.

Як зробити найкращу зустріч зазначає, що люди фактично використовують

Вся точка зустрічей - збирати ключові винос, які ви можете поділитися з іншими та посилатися на майбутнє. Якщо ви не приймаєте нотатки під час віртуальної зустрічі, ви не будете виводити результати.

Початковий крок для прийняття хороших нотаток полягає в тому, щоб зрозуміти, що зустрічі мають вирішальне значення, і це допомагає вам отримати цінні уявлення про шлях вперед. Ось кілька порад, які можуть допомогти вам взяти велику хвилину зустрічі.

Потрібна трохи допомогти зробити ваші зауваження? НашДизайн шаблону для зустрічейВи покрили.

Інструменти онлайн-зустрічі ви не можете піти без

Природно, ви не можете запуститиУспішні віртуальні зустрічібез використання необхідних інструментів. Інструменти онлайн-зустрічі дозволяють створювати віртуальне призначення та бездоганно з'єднати з людьми через Інтернет у найкоротші терміни.

Тим не менш, це необхідно вибрати потрібні інструменти, які відповідають вашим унікальним бізнес-потребам, і може допомогти вам легко займатися вашою командою.

Щоб допомогти вам почати, ось деякі з корисних інструментів для онлайн-зустрічі, які можуть оптимізувати віддалені зустрічі.

Йти agile зДиспетчер завдань UDN

Без сумніву, віддалені зустрічі є критичними для бізнесу до успіху. Однак ці зустрічі не можуть бути продуктивними, якщо ваші співробітники не вирівняні з іншими членами команди.

Для того, щоб отримати вашкомандаНа одній сторінці, це необхідно розгорнути програмне забезпечення для управління роботоюДиспетчер завдань UDNЦе дозволяє вашій команді співпрацювати та взаємодіяти з будь-якого місця в будь-який час.

Створіть своє віртуальне робоче місце, налаштуйте свої робочі процеси, доступу до звітів, оновлення в режимі реального часу та отримати цінні уявлення - Диспетчер завдань UDNдозволяє вам зробити все .

Проблеми з віртуальними зборами, які ви можете легко виправити

Обійми руху Agile: стратегії, щоб зберегти темпу в епоху віддаленої роботи