Panduan utama untuk memilih alat manajemen kerja

Membantu tim Anda menyelaraskan pekerjaan, berkolaborasi secara efektif, dan memberikan tujuan mereka adalah tantangan besar. Alat manajemen kerja dapat membantu Anda mengoordinasikan pekerjaan di seluruh tim, sehingga Anda dapat memperoleh kejelasan di tengah-tengah kekacauan dan menyelaraskan para pemangku kepentingan di seluruh organisasi Anda.

Tetapi dengan begitu banyak opsi di luar sana, mungkin sulit untuk mengetahui apa yang harus dicari dalam alat. Pada akhir panduan ini, Anda akan tahu persis apa yang Anda butuhkan dari alat manajemen kerja untuk membantu tim Anda tetap sinkron, mencapai tenggat waktu, dan mengenai tujuan Anda.

Apa itu Manajemen Kerja?

UDN Task Manager.mengubah pekerjaan Anda dengan fitur-fitur industri terkemuka

Manajemen kerja adalah pendekatan sistematis untuk mengelola alur kerja tim Anda - apakah itu proyek, proses yang sedang berlangsung, atau tugas rutin - untuk memberikan kejelasan kebutuhan tim Anda sehingga mereka dapat mencapai tujuan mereka lebih cepat. Dengan alat manajemen kerja, Anda dapat memastikan setiap orang memiliki informasi yang mereka butuhkan - di semua tingkatan organisasi Anda - sehingga mereka dapat mencapai pekerjaan yang paling penting.

Anda mungkin telah mendengar perangkat lunak manajemen proyek-atau bekas di masa lalu. Sementara perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda mengelola satu proyek atau inisiatif ad-hoc, manajemen kerja membawanya ke tingkat berikutnya. Dengan alat manajemen kerja, tim Anda dapat membuat sistem dan mengelola proses yang tidak memiliki tanggal awal atau akhir - sementara juga memberikan konteks untuk menghubungkan inisiatif tersebut.

Apa manfaat manajemen kerja?

Ketika Anda tahu di mana semuanya berdiri, Anda dan tim Anda paling siap untuk menyelesaikan pekerjaan terbaik Anda. Saat ini, 60% dari waktu seorang karyawan dihabiskan untukbekerja tentang pekerjaan-Status rapat, pembaruan email, pekerjaan duplikat, dan entri manual - bukannya pekerjaan yang terampil.

Dengan manajemen kerja, Anda dapat menyelaraskan tim Anda - apakah Andaterpencil, didistribusikan, atau di kantor. Tidak hanya Anda dapat memperoleh kejelasan tentang siapa yang melakukan apa ketika, tetapi Anda juga mendapatkan pandangan mata burung tentang bagaimana semua inisiatif tim Anda berkumpul.

Bagaimana saya tahu jika tim saya membutuhkan alat manajemen kerja?

Setiap tim dapat memperoleh manfaat dari alat manajemen kerja, karena setiap tim dapat mengambil manfaat dari proses yang lebih jelas, lebih banyak pekerjaan yang saling berhubungan, dan lebih sedikit pekerjaan tentang pekerjaan. Secara khusus, alat manajemen kerja dapat membantu tim Anda:

Memetakan gol besar-besaran Anda dan tugas-tugas yang Anda butuhkan untuk sampai ke sana

Bagikan satu sumber kebenaran pusat dengan tim Anda dan pemangku kepentingan lintas fungsi

Berkomunikasi dan berbagi umpan balik tepat di mana pekerjaan sedang dilakukan

Mengotomatiskan tugas manual sehingga tim Anda memiliki lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang penting

Terhubung dengan mulus di semua alat bisnis favorit Anda

Tetapi tidak setiap alat manajemen pekerjaan dibuat sama. Jadi, jika Anda berpikir tim Anda dapat mengambil manfaat dari koneksi dan kejelasan alat manajemen kerja dapat membawa, berikut adalah fitur untuk diwaspadai:

Harus memiliki alat manajemen pekerjaan apa pun

1. Sederhana untuk dikerahkan dan mudah diadopsi

Alat manajemen kerja yang paling efektif adalah salah satu yang digunakan semua orang. Dengan begitu, tim Anda memiliki sumber kebenaran pusat untuk di mana pekerjaan terjadi. Jika Anda mencari alat manajemen kerja, pastikan Anda dapat menetapkan pekerjaan dan mendapatkan kejelasan dengan mengklik tombol. Cari alat dengan sumber daya, seperti pengguna yang berdedikasimemanduatauvideo, untuk membantu tim Anda memulai.

2. Dapat dikustomisasi dan fleksibel untuk kebutuhan tim Anda

Alat manajemen kerja Anda harus bekerja untuk semua orang. Anda tidak hanya perlu menelusuri tugas-tugas individu, memberikan umpan balik, dan menyelaraskan pada detail - Anda juga harus dapat melihat bagaimana hubungannya bersama, apa kemajuan seluruh proyek atau kelompok proyek, dan bagaimana Anda bisa. drive yang berfungsi ke depan. Kontributor individu, manajer tim, dan pemangku kepentingan lintas fungsional membutuhkan alat yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Itu berarti itu seharusnya tidak ada pendekatan satu ukuran untuk semua. Sebaliknya, alat manajemen kerja Anda harus menyediakanpandangan berbeda. dan fitur sehingga semua orang di tim Anda dapat mengakses apa yang mereka butuhkan. Misalnya, Anda menginginkan alat di mana:

Kontributor individu dapat menyelam ke dalam detail, menunjukkandependensi, dan dapatkan kejelasan siapa yang melakukan apa saat itu.

Manajer dapat mengukurbandwidth tim dan kerja berlebihan, bottleneck spot, dan mudah mengerti jika suatu proyek berada di jalur, tertunda, atau membutuhkan TLC.

Para pemimpin senior dapat melihat aTampilan tingkat tinggidari apa yang terjadi, skimPembaruan Status, dan mengasah inisiatif yang relevan.

3. Dibuat untuk mengurangi pekerjaan duplikat

Perangkat lunak manajemen kerja tidak hanya dibangun untuk membantu Anda mengelola proyek dan tugas. Ini juga membantu Anda dan tim Anda membangun proses dan mengoordinasikan proyek sehingga Anda dapat menyelesaikan pekerjaan terpenting Anda.

Tetapi pekerjaan duplikat menghalangi itu. Bahkan, rata-rata karyawan menghabiskan4,5 jam per minggumelakukan pekerjaan yang sudah dilakukan. Sebaliknya, alat manajemen kerja Anda harus menawarkan jalan bagi Anda untuk mengurangi pekerjaan duplikat. Misalnya, cari alat yang menawarkan:

Template pra-buatan dan kustom , Jadi Anda bisa mendapatkan proyek dari tanah lebih cepat, atau mengubah proses Anda sendiri menjadi template yang dapat digunakan kembali.

Aturan , Jadi, Anda dapat mengotomatiskan pekerjaan manual dan membuat proses anti-kesalahan yang mengurangi kemacetan.

Intup Forms. , Jadi Anda dapat membakukan proses permintaan asupan. Dapatkan semua informasi yang Anda butuhkan untuk memulai proyek atau tugas dengan mudah.

4. Dibangun dengan struktur internal

Agar efektif, alat manajemen pekerjaan Anda harus lebih dari sistem manajemen proyek. Anda tidak hanya membutuhkan alat untuk membantu Anda mengoordinasikan proyek dalam ruang hampa dan menangani setiap situasi seolah-olah itu adalah ad-hoc.

Sebagai gantinya, untuk membangun proses dan bekerja secara fungsional, alat manajemen pekerjaan Anda harus memilikistruktur yang jelasItu menghubungkan karya terkecil hingga inisiatif organisasi Anda. Misalnya, diUDN Task Manager., pekerjaan individu dilakukan diTugas, yang memiliki penerima dan tanggal jatuh tempo. Tugas tinggal diproyek, yang mencakup inisiatif yang lebih besar (seperti peluncuran produk) atau proses yang sedang berlangsung (seperti jadwal blog). Kemudian, Anda dapat membuatPortofolio.Proyek - misalnya, untuk menangkap semua pekerjaan yang dilakukan tim pemasaran, atau semua proyek selesai pada tahun 2020.

Struktur internal bukan hanya yang bagus untuk dimiliki dalam alat manajemen kerja. MenurutAnatomi Indeks Kerja, Ketika karyawan memiliki kejelasan tentang bagaimana pekerja mereka bekerja dengan tujuan organisasi mereka, mereka 2X lebih cenderung merasa termotivasi.

5. Mampu berintegrasi dengan alat bisnis favorit Anda

Rata-rata menggunakan karyawan10 alat berbeda per hari. Pergantian aplikasi tidak hanya melelahkan - itu juga berarti informasi tersebar dan sulit ditemukan. Tim Anda tidak harus menggali 10 alat untuk menemukan informasi atau konteks yang mereka butuhkan agar berhasil.

Cari alat manajemen kerja ituterintegrasiDengan alat bisnis favorit Anda, sehingga Anda dapat mengoordinasikan semua pekerjaan Anda di satu tempat.

6. aman dan dapat diandalkan

Pastikan alat manajemen kerja yang Anda pilih memiliki langkah-langkah keamanan untuk menjaga data Anda pribadi. Periksa ..Trust & Amp; Halaman Keamanan.untuk mengkonfirmasi mereka mencadangkan data yang berlaku dengan benar. Tidak hanya jika alat manajemen pekerjaan Anda melindungi privasi Anda - mereka harus memberi Anda alat untuk mengontrol izin pengguna dan tingkat objek, termasuk kemampuan untuk mendefinisikan aplikasi pihak ketiga mana yang dapat diakses oleh tim Anda.