Come creare un piano di progetto che funziona per tenerti in pista

I piani di progetto sono essenziali per mantenere tutte le cose collegate al progetto organizzate e in pista. Un grande piano di progetto ti aiuterà a dare un calcio di lavoro con tutti i pezzi necessari da obiettivi e budget per le pietre miliari e piani di comunicazione, in un unico posto. Salva te stesso (e alcuni mal di testa) creando un piano di lavoro che renderà il tuo progetto un successo.

Cos'è un piano di progetto?

Un piano di progetto, a volte chiamato un piano di lavoro, è un progetto di elementi chiave che il tuo team deve essere realizzato per raggiungere con successo i tuoi obiettivi del progetto. Il piano del progetto dovrebbe includere informazioni sul tuoprogramma del progetto, Ambito, date dovute e dei risultati, e dovrebbe essere costruito in una piattaforma che tutti nel vostro team possono accedere. Creando il piano del progetto in aSistema di gestione del lavoro, è possibile pianificare, tenere traccia e riferire sul lavoro, tutto nello stesso posto.

Se non sei ancora sicuro di ciò che è un piano di progetto, ecco come differisce da altri elementi del progetto:

Piano di progetto vs. piano di lavoro

Un piano di progetto e un piano di lavoro sono la stessa cosa. Differe diverse squadre o dipartimenti potrebbero preferire un termine o un altro, ma in ultima analisi descrivono la stessa cosa: un elenco di passaggi di azione di grandi immagini che devi prendere per colpire il tuoobiettivi di progetto .

Piano di progetto vs. Project Charter

UN Charter del progettoÈ uno strumento che puoi usare per ottenere il significato da parte delle parti interessate prima di iniziare su un progetto. Di conseguenza, è necessario creare una carta del progetto prima di lavorare sul piano del progetto. Una charter del progetto è una versione semplificata di un piano di progetto, dovrebbe includere solo gli obiettivi del progetto, la portata e le responsabilità. Quindi, una volta che il tuo charter è stato approvato, è possibile creare un piano di progetto per fornire un progetto più approfondito degli elementi chiave del progetto.

Piano di progetto vs. Progetto Scope

Il tuoCampione del progettoDefinisce ildimensioni e confinidel tuo progetto. Come parte del tuo piano di progetto, è necessario delineare e condividere il tuo scopo di progetto con tutti gli stakeholder del progetto. Se sei mai preoccupatoScope Creep., puoi riferirsi alla propria portata predefinita all'interno del piano del progetto per tornare in pista.

Per far saltare completamente il tuopiano strategico, dovresti includere il tuo programma del progetto, ma il tuopiano di lavoroha bisogno di più di questo. Dovresti anche fornire la direzione su altri elementi chiave, come gli stakeholder, gli obiettivi e le pietre miliari.

Piano di progetto VS. progetto Agile

Gestione del progetto Agile.è un quadro per aiutare le squadre a rompere il lavoro incomponenti iterativi e collaborativi. Le strutture agili sono spesso eseguite in congiunzione con lo scrittura esprintMetodologie. Come qualsiasi progetto, un team agile può beneficiare di avere un piano di progetto in posizione prima di iniziare con il loro lavoro.

Perché i piani di progetto sono importanti?

I piani di progetto hanno impostato la fase per l'intero progetto. Senza uno, ti manca il primo passo critico nel complessoProcesso di gestione del progetto. Un piano di gestione del progetto chiaro e scritto fornisce la direzione a tutti gli stakeholder, mantenendo anche a tutti i responsabili. Conferma che hai le risorse necessarie per il progetto prima che inizi in realtà.

Un piano di progetto ti consente anche, come responsabile della principale esecuzione, per prevedere eventuali potenziali sfide che potresti passare mentre il progetto è ancora nelle fasi di pianificazione. In questo modo, è possibile assicurarsi che il progetto sia raggiungibile, o corretto, se necessario. Secondo uno studio condotto dalIstituto di gestione del progetto, Vi è una forte correlazione tra la pianificazione del progetto e il successo del progetto: meglio il tuo piano, migliore è il tuo risultato. Quindi, conquistare anche la fase di pianificazione rende anche una migliore efficienza e risultati del progetto.

7 passaggi per scrivere un piano di progetto per tenerti in pista

Per creare un chiaro piano di gestione del progetto, hai bisogno di un modo perTraccia tutte le tue parti mobili. Non importa quale tipo di progetto stai pianificando, ogni piano di lavoro dovrebbe avere:

Obiettivi eobiettivi di progetto

Metriche di successo.

Parti interessate e ruoli

Scopoe budget

Pietre miliari e prodotti finali

Sequenza temporale e orario

Piano di comunicazione

Non sono sicuro di cosa significa ognuno di questi o dovrebbe essere? Immergiamo nei dettagli:

Passaggio 1: definisci i tuoi obiettivi e obiettivi

Stai lavorando a questo piano di progetto per un motivo, probabilmente per ottenere te, la tua squadra o la tua azienda a un obiettivo finale. Ma come saprete se hai raggiunto quell'obiettivo se non hai modo di misurare il successo?

Ogni piano del progetto dovrebbe avere un risultato chiaro e desiderato. Non solo identifica i tuoi obiettivi fornisce una logica per il tuo piano di progetto, mantiene anche tutti sulla stessa pagina e si sono concentrati sui risultati che vogliono raggiungere. Inoltre, la ricerca mostra che i dipendenti che sanno come sono i loro lavori che contribuiscono agli obiettivi aziendali2x come motivato. Eppure solo26% dei dipendentiavere quella chiarezza Questo perché la maggior parte degli obiettivi si verifica separata dal lavoro effettivo. Definire i tuoi obiettivi all'interno del tuo piano di lavoro, puoi connetterti il ​​lavoro che il tuo team sta facendo direttamente alobiettivi di progettoStai sperando di ottenere.

In generale, i tuoi obiettivi del progetto dovrebbero essere di livello superiore rispetto ai tuoi obiettivi del progetto. Quando scrivi i tuoi obiettivi del progetto, mirare a delineare ciò che dovrebbe accadere una volta che il tuo progetto ha successo e in che modo il tuo progetto si allinea con gli obiettivi aziendali. Lo scopo di redare gli obiettivi del progetto, d'altra parte, è concentrarsi sui risultati effettivi e specifici che si raggiungono alla fine del tuo progetto.

Il tuo progetto Fornisce la direzione che il tuo team ha bisogno di colpire i tuoi obiettivi, a titolo dei tuoi obiettivi del progetto. Incorporando i tuoi obiettivi direttamente nella tua documentazione di pianificazione, puoi tenere a disposizione la stella del Nord del tuo progetto. Quando si definisce il tuo progetto di applicazione del progetto o delineare il programma del progetto, ricontrolla i tuoi obiettivi per assicurarti che il lavoro sia a favore dei tuoi obiettivi principali.

Passaggio 2: imposta le metriche di successo

Una volta che hai definito i tuoi obiettivi, assicurati che siano misurabili impostando le metriche chiave di successo. Mentre il tuo obiettivo funge da risultato previsto, hai bisogno di metriche di successo per farti sapere se stai eseguendo o meno sulla traccia per ottenere quel risultato. Il modo migliore per farlo è impostareObiettivi intelligenti. Con gli obiettivi intelligenti, puoi assicurarti che le tue metriche di successo siano chiare e misurabili, in modo da poter guardare indietro alla fine del tuo progetto e dirlo facilmente se li colpisci o no.

Ad esempio, un obiettivo per un evento potrebbe essere quello di ospitare una conferenza annuale di 3 giorni per i professionisti SEO il 22 giugno. Una metrica di successo per quell'obiettivo potrebbe avere almeno 1.000 persone frequentare la tua conferenza. È sia chiaro che misurabile.

Passaggio 3: chiarire le parti interessate e i ruoli

Gestire un progetto di solito significa ottenerecollaboratoricoinvolto nell'esecuzione di esso. Nel piano di gestione del progetto, contorno quali membri del team farà parte del progetto e quale sarà il ruolo di ogni persona. Questo ti aiuterà a decidere chi è responsabile per ogni compito (qualcosa che arriveremo a breve) e lasciare che le parti interessate sanno come ti aspetti che siano coinvolte.

Durante questo processo, assicurati di definire i vari ruoli e responsabilità potrebbero avere i tuoi stakeholder. Ad esempio, chi è direttamente responsabile per il successo del progetto? Ci sono autorizzati che dovrebbero essere coinvolti prima che tutto sia finalizzato? Quali stakeholder incrociati dovrebbero essere inclusi nel piano del progetto? Ci sonofattori di gestione del rischioDevi includere?

Considerare l'utilizzo di un sistema, come aGrafico RaCi., per aiutare a determinare chi sta guidando il progetto in avanti, che approverà le decisioni, che contribuiranno al progetto, e chi ha bisogno di rimanere informato come progredisce il progetto.

Quindi, una volta delineato tutti i tuoi ruoli e gli stakeholder, assicurati di includere quella documentazione nel piano del progetto. Una volta finalizzato il tuo piano, il tuo piano di lavoro diventerà la tua fonte crociata della verità.

Passaggio 4: imposta il tuo budget

L'esecuzione di un progetto di solito costa denaro. Che si tratti di assunzioni freelance per la scrittura di contenuti o una società di catering per un evento, probabilmente spenderai un po 'di soldi.

Dal momento che hai già definito i tuoi obiettivi e gli stakeholder come parte del tuo piano di progetto, usa queste informazioni per stabilire il tuo budget. Ad esempio, se questo è un progetto interfunzionale che coinvolge più dipartimenti, i dipartimenti divideranno il costo del progetto? Se hai una metrica obiettivo specifica come i partecipanti agli eventi oi nuovi utenti, il tuo sostegno del budget proposto che si sforza?

Stabilendo il budget durante la fase di pianificazione del progetto (e prima che inizi la spesa), è possibile ottenere l'approvazione e, una volta approvato, creare decisioni intelligenti ed economiche durante la fase di implementazione del progetto. Assegnazione del bilancio in modo appropriato sarà anche più facile dal momento che avrai già i tuoi obiettivi e le parti interessate stabilite come parte del piano del progetto. La pianificazione ti aiuta a determinare quali parti del tuo progetto costerà ciò che non lascia la stanza per le sorprese in seguito.

Passaggio 5: allinea su pietre miliari e deliverables

Una parte importante della pianificazione del progetto sta fissando le pietre miliari o obiettivi specifici che rappresentano un risultato. Le pietre miliari non richiedono una data di inizio e fine, ma colpiscono un segno di un risultato significativo durante il tuo progetto. Sono usati per misurare i progressi. Ad esempio, diciamo che stai lavorando per sviluppare unNuovo prodotto per la tua azienda. Impostazione di una pietra miliare sulla timeline del progetto per quando il prototipo è finalizzato ti aiuterà a misurare i progressi che hai fatto finora.

UN Project Consable., d'altra parte, è ciò che è effettivamente prodotto una volta che incontri una pietra miliare. Nel nostro esempio di sviluppo del prodotto, abbiamo colpito una pietra miliare quando produciamo il risultato, il che era il prototipo. Se stai usando il nostroModello del piano di progetto gratuitoPer iniziare, puoi facilmente organizzare il tuo progetto attorno ai risultati e alle pietre miliari. In questo modo, tutti nella squadra hanno una visibilità chiara nel lavoro all'interno del tuo progetto di ambito del progetto, e le pietre miliari della tua squadra lavoreranno.

Passaggio 6: delinea la timeline e il programma

Per raggiungere i tuoi obiettivi del progetto, tu e le vostre parti interessate hanno bisogno di chiarezza sulla timeline del progetto complessiva e del programma. Allineamento sul telaio del tempo che hai potuto aiutarti a dare priorità alla priorità durante le sessioni strategiche di pianificazione.

Non tutti i progetti avranno timeline chiare. Se stai lavorando su un grande progetto con alcune date sconosciute, considera la creazione di unProgetto Roadmap.invece di una cronologia del progetto completa. In questo modo, è possibile chiarire l'ordine delle operazioni di vari compiti senza necessariamente stabilire le date esatte.

Una volta che hai coperto le responsabilità di alto livello, è il momento di focalizzare un po 'di energia sui dettagli. Nella tuaModello del piano di lavoro, Inizia interrompendo il progetto in attività, assicurando che nessuna parte del processo venga saltata. I compiti più grandi possono anche essere suddivisi in subttask più piccoli, rendendoli più gestibili.

Quindi, prendi ogni attività e sottostruttura e assegnarlo una data di inizio e una data di fine. Inizierai a vedere visivamente tutto si unisce in aTimeline di progetto coesiva. Assicurati di aggiungere le parti interessate, mappando chi sta facendo cosa da quando.

Passaggio 7: Condividi il tuo piano di comunicazione

Abbiamo stabilito che la maggior parte dei progetti include più stakeholder. Questo significastili di comunicazionevarrà in mezzo a loro. Hai un'opportunità per impostare le tue aspettative in anticipo per questo particolare progetto nel piano del progetto. Avere un piano di comunicazione è essenziale per assicurarsi che tutti capiscano cosa sta succedendo, come sta progredendo il progetto e cosa sta succedendo. E nel caso in cui si verifichi un roadblock, avrai già un chiaro sistema di comunicazione in posizione.

Come stai sviluppando il tuo piano di comunicazione, considera le seguenti domande:

QuantiRiunioni relative al progettoHai bisogno di avere? Quali sono i loro obiettivi?

Come faraiaggiornamenti di stato? Dove li condividerai?

Quale strumento userete per gestire il progetto e comunicare i progressi e gli aggiornamenti?

Come gli altri elementi del piano del progetto, assicurati che il tuo piano di comunicazione sia facilmente accessibile all'interno del piano del progetto. Le parti interessate e i collaboratori incrociati dovrebbero essere in grado di trovare facilmente queste linee guida durante le fasi di pianificazione ed esecuzione del progetto.

Esempio di piani di progetto

Successivamente, per aiutarti a capire qual è il tuo piano di gestione del progetto, ecco due piani di esempio per progetti di marketing e design che ti guideranno durante la tua pianificazione del progetto.

Esempio di piano progetto: calendario dei contenuti annuali

Diciamo che tu sia il conduttore di contenuti per la tua azienda, ed è una tua responsabilità creare e consegnare un calendario di marketing di contenuti per tutti i contenuti che saranno pubblicati il ​​prossimo anno. Sai che il tuo primo passo è quello di costruire il tuo piano di lavoro. Ecco cosa potrebbe sembrare:

Obiettivi e metriche di successo

Stabilisci che il tuo obiettivo per creare ed eseguire contro il tuo calendario dei contenuti è quello di aumentare il coinvolgimento del 10%. Le tue metriche di successo sono la tariffa aperta e fai clic con il tasso di posta elettronica sulle e-mail, i seguaci dei social media della tua azienda e del modo in cui i tuoi pezzi di contenuti sono classificati sui motori di ricerca.

Stakeholder e ruolo di ogni persona

Ci saranno cinque persone coinvolte in questo progetto.

Tu, Content Lead:Sviluppare e mantenere il calendario

Brandon e Jamie, scrittori:Fornire contorni e copia per ogni pezzo di contenuto

Nate, Editor:Modifica e dai un feedback sul contenuto

Paula, produttore:Pubblica il contenuto una volta che è scritto e modificato

Bilancio

Il tuo budget per il piano del progetto e il valore di un anno di contenuto è di $ 50.000.

Pietre miliari e deliverables.

Il tuo primo milestone è per finire il calendario dei contenuti, che mostra tutti gli argomenti per l'anno. Il risultato è una versione condivisa del calendario. Sia la pietra miliare che i risultati devono essere chiaramente indicati sul programma del progetto.

Timeline e pianificazione

Hai determinato che il tuo programma per il tuo piano di progetto del calendario di contenuti andrà come segue:

15 ottobre - 1 novembre:La fase di ricerca per trovare idee per argomenti per il contenuto

2 novembre - 30 novembre:Stabilire gli argomenti di cui scriverai

1 dicembre - 1 gennaio:Costruisci il calendario

1 gennaio - 31 dicembre:Il contenuto sarà scritto da Brandon e Jamie, e modificato da Nate, durante tutto l'anno

16 gennaio - 31 dicembre:Paula inizierà la pubblicazione e continuerà a farlo in una base di rotolamento durante tutto l'anno.

Piano di comunicazione

Avrai una riunione di kick-off e quindi riunioni di aggiornamento mensili come parte del tuo piano di comunicazione. Gli aggiornamenti dello stato settimanali saranno inviati venerdì pomeriggio. Tutte le comunicazioni relative al progetto si verificheranno entro aStrumento di gestione del progetto .

Esempio di progetto di progetto: riprogettazione del sito web

In questo esempio, il tuo sito Web viene finalmente aggiornato con una riprogettazione del sito web. (In realtà, è più simile a una revisione totale.) Questo progetto richiederà un piano dettagliato, dato il suo grande ambito e le elevate aspettative da vari stakeholder. Ecco cosa potrebbe sembrare il tuo progetto di progetto:

Obiettivi e metriche di successo

L'obiettivo generale del tuo piano di lavoro è aumentare le conversioni sul sito web dell'azienda il 15% entro la fine dell'anno. Le tue metriche di successo saranno il numero di visitatori quotidiani che registrano per la tua prova gratuita e il tasso di conversione dell'iscrizione.

Stakeholder e ruolo di ogni persona

Tu, Progetto Lead:Pianifica e gestisci il progetto

Sophie, UXR:Condurre ricerche e fornire approfondimenti per ciascuno

James e Jenny, Design:Fornire nuovi disegni per il sito web

Shelly, contenuto:Scrivi copia e contenuti per qualsiasi nuovo componente o pagine Web

Kate, Web Developer:Implementare il nuovo sito web

Rob, Web Developer Lead:Implementazione QA e lancia il nuovo sito web

Emily, capo del marketing:Fornire feedback e approvazioni per il progetto

Bilancio

Il budget per il nuovo sito Web Redesign è $ 30.000.

Pietre miliari e deliverables.

Raggiungerai la tua prima pietra miliare quando la fase di ricerca è completa e Sophie invia un rapporto con raccomandazioni su come andare avanti con la progettazione e il contenuto (il risultato).

Timeline e pianificazione

Marzo - maggio:Sophie condurrà tutte le ricerche necessarie per la riprogettazione del sito web.

Maggio - luglio:James e Shelly creerà simultaneamente il design e il contenuto.

Inizio agosto:Kate lancerà il nuovo sito web, con i progetti di James e il contenuto di Shelly.

Piano di comunicazione

Per quanto riguarda il piano di comunicazione, aStrumento di gestione del progettosarà usato per mantenere tutte le attività, le comunicazioni e le risorse in un unico posto, rendendole facili da trovare per tutte le parti interessate. Si terrà un incontro di kick-off prima che inizi qualsiasi lavoro, e le riunioni avverranno alla fine di ogni pietra miliare. Tutte le altre comunicazioni, compresi gli aggiornamenti di stato eRichieste di lavoro in entrata, accadrà anche nello strumento di gestione del progetto.

Come Classpass gestisce i piani di progetto dall'inizio alla fine

Kerry Hoffman, senior project manager di operazioni di marketing aClasspass., supervisiona tutti i progetti di marketing intrapresi dalla creativa, dalla crescita e dai team di contenuti. Ecco le sue tre tre strategie per la gestione dei piani di progetto:

Identifica le parti interessate in anticipo:Non importa la dimensione del progetto, è fondamentale sapere chi sono gli stakeholder e il loro ruolo nel progetto in modo da assicurarti di coinvolgere le persone giuste in ogni fase. Ciò farà anche chiarire il processo di revisione e approvazione prima che la squadra possa funzionare.

Accetta come vuoi comunicare del tuo progetto:Stabilire dove e quando la comunicazione dovrebbe avvenire per il tuo progetto per garantire che le informazioni chiave siano catturate nel posto giusto in modo che tutti rimanga allineati.

Sii adattabile e imparare gli stili di lavoro degli altri:I progetti non vanno sempre in base al piano, ma implementandoGestione adeguata integrazionePuoi tenere i progetti a correre senza intoppi. Inoltre, scopri come i membri del progetto amano lavorare in modo da tenerlo in considerazione mentre crei il tuo piano. Aiuterà le cose a correre più agevole una volta che inizi a eseguire.

Scrivi il tuo prossimo piano di progetto come un professionista

Congratulazioni: sei ufficialmente una pianificazione del lavoro Pro. Con alcuni passaggi, un po 'di tempo, e un sacco di organizzazione, hai scritto con successo un piano di progetto.

Andando in avanti sarai in grado di tenere te stesso e la tua squadra in pista, e affrontare le sfide in anticipo. E utilizzando uno strumento di gestione del progetto come UDN Task Manager. , puoi lavorare attraverso ciascuno dei passaggi del tuo piano di progetto con fiducia.