एक परियोजना योजना कैसे बनाएं जो आपको ट्रैक पर रखने के लिए काम करती है

परियोजना-संबंधित संगठित और ट्रैक पर सभी चीजों को रखने के लिए परियोजना योजनाएं आवश्यक हैं। एक महान परियोजना योजना आपको अपने काम को सभी आवश्यक टुकड़ों के साथ लक्षित करने में मदद करेगी-लक्ष्यों और बजट से मील का पत्थर और संचार योजनाओं के लिए - एक ही स्थान पर। एक कार्य योजना बनाकर खुद को समय (और कुछ सिरदर्द) बचाएं जो आपकी परियोजना को सफल बना देगा।

एक परियोजना योजना क्या है?

एक परियोजना योजना-कभी-कभी एक कार्य योजना कहा जाता है- आपके द्वारा अपने परियोजना लक्ष्यों को सफलतापूर्वक प्राप्त करने के लिए आपकी टीम को पूरा करने की कुंजी तत्वों का एक ब्लूप्रिंट है। आपकी परियोजना योजना में आपके बारे में जानकारी शामिल होनी चाहिए परियोजना अनुसूची , दायरा, देय तिथियां, और डिलिवरेबल्स, और इसे एक मंच में बनाया जाना चाहिए कि आपकी टीम पर हर कोई एक्सेस कर सकता है। एक में अपनी परियोजना योजना बनाकर कार्य प्रबंधन प्रणाली , आप एक ही स्थान पर काम पर योजना, ट्रैक और रिपोर्ट कर सकते हैं।

यदि आप अभी भी एक परियोजना योजना के बारे में अनिश्चित हैं, तो यहां यह बताया गया है कि यह अन्य परियोजना तत्वों से अलग है:

परियोजना योजना बनाम कार्य योजना

एक परियोजना योजना और एक कार्य योजना एक ही बात है। विभिन्न टीमों या विभाग एक शब्द या दूसरे को पसंद कर सकते हैं-लेकिन वे दोनों अंततः एक ही चीज़ का वर्णन करते हैं: बड़ी तस्वीर कार्रवाई की एक सूची आपको अपने हिट करने के लिए आवश्यक है परियोजना के उद्देश्यों ।

परियोजना योजना बनाम परियोजना चार्टर

ए परियोजना चार्टर एक उपकरण है जिसका उपयोग आप एक परियोजना पर शुरू करने से पहले प्रमुख हितधारकों से साइनऑफ प्राप्त करने के लिए कर सकते हैं। नतीजतन, आपको अपनी परियोजना योजना पर काम करने से पहले एक प्रोजेक्ट चार्टर बनाना चाहिए। एक परियोजना चार्टर एक परियोजना योजना का एक सरलीकृत संस्करण है-इसमें केवल आपके प्रोजेक्ट उद्देश्यों, दायरे और जिम्मेदारियों को शामिल करना चाहिए। फिर, एक बार आपके चार्टर को मंजूरी मिलने के बाद, आप अपनी परियोजना के प्रमुख तत्वों के अधिक गहराई से ब्लूप्रिंट प्रदान करने के लिए एक परियोजना योजना बना सकते हैं।

परियोजना योजना बनाम परियोजना क्षेत्र

तुम्हारी परियोजना गुंजाइश परिभाषित करता है आकार और सीमाएं आपकी परियोजना का। आपकी परियोजना योजना के हिस्से के रूप में, आपको सभी परियोजना हितधारकों के साथ अपने प्रोजेक्ट स्कोप को रेखांकित और साझा करना चाहिए। यदि आप कभी भी चिंतित हैं लक्ष्य में बदलाव , आप ट्रैक पर वापस जाने के लिए अपनी परियोजना योजना के भीतर अपने पूर्व-परिभाषित दायरे को वापस देख सकते हैं।

पूरी तरह से अपने बाहर निकालने के लिए रणनीतिक योजना , आपको अपना प्रोजेक्ट शेड्यूल शामिल करना चाहिए - लेकिन आपका कार्य योजना उससे अधिक की जरूरत है। आपको अन्य प्रमुख तत्वों, जैसे हितधारकों, लक्ष्यों और मील का पत्थर भी प्रदान करना चाहिए।

परियोजना योजना बनाम चुस्त परियोजना

चुस्त परियोजना प्रबंधन टीमों को तोड़ने में मदद करने के लिए एक ढांचा है पुनरावृत्त, सहयोगी घटक । चुस्त ढांचे अक्सर स्क्रम के साथ संयोजन के रूप में चलते हैं और पूरे वेग से दौड़ना पद्धतियां। किसी भी परियोजना की तरह, एक चुस्त टीम अपने काम के साथ शुरू करने से पहले एक परियोजना योजना होने से लाभ उठा सकती है।

परियोजना की योजना क्यों महत्वपूर्ण हैं?

परियोजना योजनाएं पूरी परियोजना के लिए मंच निर्धारित करती हैं। एक के बिना, आप समग्र में पहला महत्वपूर्ण कदम खो रहे हैं परियोजना प्रबंधन प्रक्रिया । एक स्पष्ट, लिखित परियोजना प्रबंधन योजना सभी हितधारकों को दिशा प्रदान करती है, जबकि सभी को उत्तरदायी भी रखती है। यह पुष्टि करता है कि वास्तव में शुरू होने से पहले आपके पास परियोजना के लिए आवश्यक संसाधन हैं।

एक परियोजना योजना आपको अग्रणी निष्पादन के प्रभारी व्यक्ति के रूप में भी अनुमति देती है, किसी भी संभावित चुनौतियों का अनुमान लगाने के लिए आप जिस संभावित चुनौतियों का अनुमान लगा सकते हैं, उसके दौरान परियोजना अभी भी योजना चरण में है। इस तरह, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि यदि आवश्यक हो तो परियोजना प्राप्त करने योग्य या पाठ्यक्रम-सही होगी। द्वारा किए गए एक अध्ययन के अनुसार प्रोजेक्ट प्रबंधन संस्थान प्रोजेक्ट प्लानिंग और प्रोजेक्ट सफलता के बीच एक मजबूत सहसंबंध है- आपकी योजना बेहतर बेहतर है, आपके परिणाम बेहतर हैं। इसलिए, नियोजन चरण को जीतने से बेहतर परियोजना दक्षता और परिणाम भी मिलते हैं।

आपको ट्रैक पर रखने के लिए एक परियोजना योजना लिखने के लिए 7 कदम

एक स्पष्ट परियोजना प्रबंधन योजना बनाने के लिए, आपको एक रास्ता चाहिए अपने सभी चलती भागों को ट्रैक करें । कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस प्रकार की परियोजना की योजना बना रहे हैं, हर कार्य योजना में होना चाहिए:

लक्ष्यों और परियोजना के उद्देश्यों

सफलता मेट्रिक्स

हितधारकों तथा भूमिकाओं

दायरा और बजट

मील का पत्थर तथा वितरणयोग्य

समय तथा अनुसूची

संचार योजना

यकीन नहीं है कि इनमें से प्रत्येक का क्या मतलब है या कैसा दिखना चाहिए? आइए विवरण में डाइव करें:

चरण 1: अपने लक्ष्यों और उद्देश्यों को परिभाषित करें

आप इस परियोजना योजना पर एक कारण के लिए काम कर रहे हैं - आपकी टीम, या आपकी कंपनी को अंतिम लक्ष्य के लिए प्राप्त करने की संभावना है। लेकिन यदि आप सफलता को मापने का कोई तरीका नहीं है तो आप उस लक्ष्य तक पहुंचेगा कि आप कैसे जानेंगे?

प्रत्येक परियोजना योजना में स्पष्ट, वांछित परिणाम होना चाहिए। न केवल आपके लक्ष्यों की पहचान करना आपकी परियोजना योजना के लिए एक तर्क प्रदान करता है, यह सभी को एक ही पृष्ठ पर रखता है और उन परिणामों पर केंद्रित होता है जिन्हें वे प्राप्त करना चाहते हैं। इसके अलावा, शोध से पता चलता है कि कर्मचारी जो जानते हैं कि उनके काम कैसे कंपनी के उद्देश्यों में योगदान दे रहे हैं प्रेरित के रूप में 2x । अभी तक 26% कर्मचारी उस स्पष्टता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि अधिकांश लक्ष्य-सेटिंग वास्तविक कार्य से अलग होती है। अपनी कार्य योजना के भीतर अपने लक्ष्यों को परिभाषित करके, आप अपनी टीम को सीधे कर रहे काम को जोड़ सकते हैं परियोजना के उद्देश्यों आप हासिल करने की उम्मीद कर रहे हैं।

आम तौर पर, आपके प्रोजेक्ट लक्ष्यों को आपके प्रोजेक्ट उद्देश्यों की तुलना में उच्च स्तर होना चाहिए। जब आप अपने प्रोजेक्ट लक्ष्यों को लिखते हैं, तो यह बताएं कि आपकी परियोजना सफल होने के बाद क्या होनी चाहिए और आपकी परियोजना व्यावसायिक उद्देश्यों के साथ कैसे संरेखित करती है। दूसरी ओर, परियोजना उद्देश्यों को तैयार करने का उद्देश्य, वास्तविक, विशिष्ट डिलिवरेबलों पर ध्यान केंद्रित करना है जो आप अपनी परियोजना के अंत में प्राप्त करने जा रहे हैं।

आपका प्रोजेक्ट आपके प्रोजेक्ट उद्देश्यों के माध्यम से आपकी टीम को आपके लक्ष्यों को हिट करने की आवश्यकता प्रदान करता है। अपने लक्ष्य दस्तावेज में सीधे अपने लक्ष्यों को शामिल करके, आप अपने प्रोजेक्ट के उत्तर स्टार को हाथ में रख सकते हैं। जब आप अपने प्रोजेक्ट स्कोप को परिभाषित कर रहे हैं, या अपने प्रोजेक्ट शेड्यूल को रेखांकित कर रहे हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका काम आपके मुख्य उद्देश्यों के पक्ष में है, अपने लक्ष्यों पर वापस जांचें।

चरण 2: सफलता मीट्रिक सेट करें