Як створити план проекту, який працює, щоб тримати вас на шляху
Плани проекту мають важливе значення для підтримки всіх речей, пов'язаних із проектом, організованим та на шляху. Великий план проекту допоможе вам зібрати свою роботу з усіма необхідними творами з цілей та бюджетів до етапів та комунікаційних планів - в одному місці. Збережіть час (і кілька головних болів), створивши робочий план, який зробить ваш проект успішним.
Який план проекту?
План проекту, який іноді називається робочим планом, - це креслення ключових елементів, які ваша команда повинна виконувати, щоб успішно досягти ваших цілей проекту. Ваш план проекту повинен включати інформацію про вашуграфік проекту. Створюючи план проекту вСистема управління роботою, Ви можете планувати, доріжкувати та звітувати про роботу - все в тому ж місці.
Якщо ви все ще не впевнені в тому, що таке проектний план, ось, як він відрізняється від інших елементів проекту:
План проекту проти роботи
План проекту та робочий план - це те ж саме. Різні команди або підрозділи можуть віддати перевагу єдиним терміном або іншим, але вони обидва в кінцевому підсумку описують те ж саме: список кроків дій великого зображення, які ви повинні взяти, щоб потрапити до вашогоЦілі проекту .
План проекту В.С. Статут проекту
A Статут проектуце інструмент, який ви можете використовувати, щоб отримати Signoff від основних зацікавлених сторін, перш ніж почати роботу з проектом. Як результат, ви повинні створити статут проекту, перш ніж працювати над вашим планом проекту. Статут проекту - це спрощена версія плану проекту, вона повинна включати лише цілі проекту, обсяг та обов'язки. Потім, як тільки ваша статут була затверджена, ви можете створити план проекту, щоб забезпечити більш глибокий план ключових елементів вашого проекту.
План проекту проти проекту
ВашОбсяг проектувизначаєРозмір і межівашого проекту. У рамках вашого плану проекту, ви повинні окреслити та поділитися своєю сферою проекту з усіма зацікавленими сторонами проекту. Якщо ви коли-небудь турбуєтесяСфера повзучість, ви можете звернутися до вашого попередньо визначеного обсягу у вашому плані проекту, щоб повернутися на доріжку.
Щоб повністю злітатистратегічний план, ви повинні включати графік проекту - але вашплан роботипотребує більше, ніж це. Ви також повинні забезпечити напрямок інших ключових елементів, таких як зацікавлені сторони, цілі та етапи.
План проекту VS. Agile Project
Управління проектомце рамка, щоб допомогти командам розірвати роботуІтеративні, спільні компоненти. Агляційні рамки часто працюють у поєднанні з Scrum іспринтметодології. Як і будь-який проект, програма Agile може скористатися планом проекту, перш ніж почати роботу з їх роботою.
Чому важливі плани проекту?
Плани проекту встановлюють етап для всього проекту. Без одного, ви не вистачає першого критичного кроку в ціломуПроцес управління проектами. Чіткий, письмовий план управління проектами забезпечує напрямок усіх зацікавлених сторін, а також зберігаючи всіх підзвітних. Це підтверджує, що у вас є ресурси, необхідні для проекту, перш ніж вона фактично починається.
План проекту також дозволяє вам, як особа, яка відповідає за провідне виконання, для прогнозування будь-яких потенційних викликів, які ви можете зіткнутися, тоді як проект все ще знаходиться на етапах планування. Таким чином, ви можете забезпечити, щоб проект буде досягнутий або правильний, якщо це необхідно. Згідно з дослідженням, проведенимІнститут управління проектами, існує сильна кореляція між плануванням проекту та успіхом проекту - чим краще ваш план, тим краще ваш результат. Отже, завоювання фази планування також робить для кращого ефективності та результатів проекту.
7 кроків для написання плану проекту, щоб тримати вас на шляху
Щоб створити чіткий план управління проектами, вам потрібен спосібВідстежуйте всі ваші рухомі частини. Незалежно від того, який тип проекту ви плануєте, кожен робочий план повинен мати:
Цілі іЦілі проекту
Успіх показників
Зацікавлені сторони і ролі
Обсягі бюджет
Віхи і поєднання
Хронологія і розклад
План зв'язку
Не впевнений, що кожен з них означає або повинен виглядати? Давайте зануримося до деталей:
Крок 1: Визначте свої цілі та цілі
Ви працюєте над цим планом проекту з причини, ймовірно, щоб отримати вас, вашу команду або вашу компанію до кінцевої мети. Але як ви будете знати, якщо ви досягли цієї мети, якщо у вас немає способу вимірювання успіху?
Кожен план проекту повинен мати чіткий, бажаний результат. Не лише ідентифікує ваші цілі, що забезпечують обґрунтування вашого плану проекту, він також зберігає кожного на тій же сторінці та зосереджена на результатах, які вони хочуть досягти. Крім того, дослідження показують, що працівники, які знають, як їхня робота сприяє цілям компанії, є2x як мотивований. Тільки26% працівниківмають цю ясність. Це тому, що більшість цілей відбувається окремо від фактичної роботи. Визначивши свої цілі у вашому робочому плані, ви можете підключити роботу, яку ваша команда робить безпосередньо доЦілі проектуВи сподіваєтеся досягти.
Загалом, цілі проекту повинні бути вищими, ніж цілі проекту. Коли ви пишете свої цілі проекту, прагнуть контур, що має відбутися, коли ваш проект буде успішним, і як ваш проект вирівнюється з діловими цілями. Мета розробки цілей проекту, з іншого боку, полягає в тому, щоб зосередити увагу на фактичних, конкретних результатах, які ви збираєтеся досягти в кінці вашого проекту.
Ваш проект Надає напрямок, яку ваша команда повинна вдарити свої цілі, за допомогою цілей проекту. Включивши свої цілі безпосередньо у вашу планову документацію, ви можете зберегти півночі зірки вашого проекту. Коли ви визначаєте обсяг проекту, або окреслюючи графік проекту, поверніть свої цілі, щоб переконатися, що робота на користь основних цілей.
Крок 2: Встановіть показники успіху
Після того, як ви визначили свої цілі, переконайтеся, що вони вимірюються встановленням показників успіху ключа. Хоча ваша мета служить запланованим результатом, вам потрібні показники успіху, щоб ви могли знати, чи ви виконуєте, щоб досягти цього результату. Найкращий спосіб зробити цеРозумні цілі. З розумними цілями ви можете переконатися, що ваші показники успіху є чіткими та вимірюваними, тому ви можете подивитися назад у кінці вашого проекту та легко сказати, якщо ви їх вдарити чи ні.
Наприклад, мета для події може бути щорічна 3-денна конференція для професіоналів SEO 22 червня. Метрика успіху для цієї мети може бути щонайменше 1000 чоловік відвідувати вашу конференцію. Це ясний, так і вимірюваний.
Крок 3: Поясніть зацікавлені сторони та ролі
Запуск проекту зазвичай означає отриманняспівавториучасть у виконанні цього. У вашому плані управління проектами, контур, які члени команди будуть частиною проекту, і що буде роль кожної людини. Це допоможе вам вирішити, хто несе відповідальність за кожне завдання (щось ми будемо незабаром), і дозвольте зацікавленим сторонам знати, як ви очікуєте, що вони будуть задіяні.
Під час цього процесу обов'язково визначте різні ролі та обов'язки, які можуть мати, щоб ваші зацікавлені сторони. Наприклад, хто безпосередньо відповідає за успіх проекту? Чи існують будь-які затвердження, які слід залучити до того, як щось завершено? Які крос-функціональні зацікавлені сторони повинні бути включені до плану проекту? Чи єФактори управління ризикамиВам потрібно включити?
Розглянути можливість використання системи, наприкладГрафічна діаграма, Щоб допомогти визначити, хто керує проектом вперед, який затвердить рішення, які сприятимуть проекту, і хто повинен залишатися поінформованим, оскільки проект прогресує.
Потім, як тільки ви окреслили всі свої ролі та зацікавлені сторони, обов'язково включите цю документацію у плані проекту. Як тільки ви завершите свій план, ваш робочий план стане твоїм перехресним джерелом істини.
Крок 4: Встановіть бюджет
Запуск проекту зазвичай коштує грошей. Незалежно від того, чи він наймає фрілансерів для написання контенту або громадської компанії для заходу, ви, мабуть, витрачаєте гроші.
Оскільки ви вже визначили свої цілі та зацікавлені сторони як частину вашого плану проекту, використовуйте цю інформацію для встановлення вашого бюджету. Наприклад, якщо це крос-функціональний проект, що включає кілька відділів, чи будуть відділи розщеплення вартості проекту? Якщо у вас є специфічна мета метрика, як учасники подій або нових користувачів, робить вашу запропонована бюджетна підтримка, яка прагне?
Створюючи свій бюджет під час етапу планування проекту (і до початку витрат), ви можете отримати схвалення та, колись затверджено, робити розумні, економічні рішення під час фази реалізації вашого проекту. Виділяючи цей бюджет, належним чином буде легше, оскільки ви вже будете мати свої цілі та зацікавлені сторони, створені як частина вашого плану проекту. Планування допомагає визначити, які частини вашого проекту будуть коштувати, що не залишає ніякої місця для сюрпризів пізніше.
Крок 5: Вирівняйте на віхах і поєднуються
Важливою частиною планування вашого проекту є встановлення етапів, або конкретних цілей, які представляють досягнення. Віхи не вимагають дати початку та закінчення, але потрапляючи один відзначає значне виконання під час вашого проекту. Вони використовуються для вимірювання прогресу. Наприклад, скажімо, ви працюєте над розвиткомНовий продукт для вашої компанії. Встановлення віхою на графіку проекту, коли завершується прототип, допоможе вам оцінити прогрес, який ви зробили до цих пір.
A Проект Доступний, З іншого боку, це те, що насправді виробляється, коли ви зустрінете віхою. У нашому прикладі розробки продукту ми потрапили в віхою, коли ми випустили доставку, який був прототипом. Якщо ви використовуєте нашуБезкоштовний шаблон плану проектуЩоб розпочати роботу, ви можете легко організувати свій проект навколо поєднання та етапів. Таким чином, кожен з команди має чітке видимість у роботі у сфері вашого проекту, і віхи ваша команда буде працювати.
Крок 6: Наклав шкалу та графік
Для того, щоб досягти ваших цілей проекту, ви та ваші зацікавлені сторони потребують чіткості у загальному графіку проекту та графіку. Вирівнювання часу, коли ви можете допомогти вам краще визначити пріоритети під час сеансів стратегічного планування.
Не всі проекти будуть мати чіткі терміни. Якщо ви працюєте над великим проектом з кількома невідомими датами, розгляньте створенняПроектна дорогазамість повнорозмірної графіки проекту. Таким чином, ви можете прояснити порядок операцій різних завдань, не обов'язково встановлюючи точні дати.
Після того, як ви охопили обов'язки високого рівня, настав час зосередити деяку енергію на деталі. У вашомуШаблон робочого плану, Почніть з порушенням проекту до завдань, забезпечення відсутності жодної частини процесу. Більші завдання навіть можуть бути розбиті на менші підзадачі, що робить їх більш керованими.
Потім візьміть кожне завдання та підзадати, і призначте дату початку та дати завершення. Ви почнете візуально бачити все, що збирається разомХронологія зчеплення проекту. Обов'язково додати зацікавлених сторін, відображення, хто робить те, коли.
Крок 7: Поділіться своїм планом зв'язку
Ми встановили, що більшість проектів включають декілька зацікавлених сторін. Це означаєСтилі комунікаціїбуде змінюватися серед них. У вас є можливість встановити фронт для цього конкретного проекту у вашому плані проекту. Маючи плану комунікації, необхідно, щоб звичайно, щоб кожен розуміє, що відбувається, як прогресує проект, і що відбувається далі. І в разі виникнення дорожня блок ви вже маєте чітке систему зв'язку.
Як ви розробляєте свій комунікаційний план, розглянемо наступні питання:
СкількиЗустрічі, пов'язані з проектомВам потрібно мати? Які їхні цілі?
Як ви керуєтеОновлення статусу? Де ви будете їх поділитися?
Який інструмент ви будете використовувати для керування проектом та повідомляти прогрес та оновлення?
Як і інші елементи вашого плану проекту, переконайтеся, що ваш план комунікації легко доступний у вашому плані проекту. Зацікавлені сторони та крос-функціональні співробітники повинні мати можливість легко знайти ці керівні принципи під час планування та виконання фаз вашого проекту.
Приклад планів проекту
Далі, щоб допомогти вам зрозуміти, що ваш план управління проектами повинен виглядати, ось два прикладу плани для маркетингових та дизайнерських проектів, які допоможуть вам під час власного планування проекту.
Приклад проекту: Річний календар вмісту
Давайте скажемо, що це вміст призводить до вашої компанії, і це ваша відповідальність за створення та доставку на календар з маркетингу вмісту для всіх контенту, який буде опублікований наступного року. Ви знаєте, що ваш перший крок - побудувати свій робочий план. Ось що це може виглядати:
Цілі та показники успіху
Ви встановлюєте, що ваша мета для створення та виконання вашого календаря контенту - збільшити взаємозв'язок на 10%. Ваші показники успіху є відкритою швидкістю та клацанням за допомогою швидкістю електронних листів, послідовників соціальних мереж вашої компанії, а також, як ваші частини вмісту в пошукових системах.
Зацікавлені сторони та роль кожної людини
У цьому проекті буде п'ять людей.
Ви, вміст:Розробити та підтримувати календар
Брендон і Джеймі, письменники:Надайте контури та копію для кожного вмісту
Nate, редактор:Редагувати та дати відгук про вміст
Паула, виробник:Опублікуйте вміст, як тільки він написаний і відредагований
Бюджет
Ваш бюджет для плану проекту та вартість цього року становить 50 000 доларів.
Віхи та поєднання
Ваша перша віха полягає в тому, щоб закінчити календар контенту, який показує всі теми протягом року. Доставка є загальною версією календаря. Обидва віха, так і поставки повинні бути чітко позначені за графіком проекту.
Хронологія та графік
Ви визначили, що ваш графік вашого плану проекту Content Calendar буде наступним чином:
15 жовтня - 1 листопада:Фаза дослідження, щоб знайти ідеї для тем для вмісту
2 листопада - 30 листопада:Встановити теми, про які ви будете писати
1 грудня - 1 січня:Створити календар
1 січня - 31 грудня:Зміст буде написаний Брендоном та Джеймі, і під редакцією Nate, протягом усього року
16 січня - 31 грудня:Паула почне публікувати та продовжувати робити це на прокатній основі протягом усього року.
План зв'язку
Ви матимете початкову зустріч, а потім щомісячні зустрічі оновлюються як частина вашого плану комунікації. Щотижневі оновлення статусу будуть відправлені в п'ятницю. Усі комунікації, пов'язані з проектом у межахІнструмент управління проектами .
Приклад проекту: Переробка сайту
У цьому прикладі ваш веб-сайт, нарешті, оновлюється з переробкою веб-сайту. (Насправді, це більше схоже на загальний капітальний ремонт.) Цей проект вимагатиме детального плану, з урахуванням великого обсягу та високих очікувань від різних зацікавлених сторін. Ось що може виглядати ваш план проекту:
Цілі та показники успіху
Загальна мета вашого робочого плану полягає в тому, щоб збільшити конверсії на веб-сайті компанії 15% до кінця року. Ваші показники успіху стане кількістю щоденних відвідувачів, які реєструються на безкоштовну пробну версію та коефіцієнт конверсії реєстрації.
Зацікавлені сторони та роль кожної людини
Ви, проектне керівництво:Плануйте та керуйте проектом
Софі, UXR:Проводити дослідження та надати розуміння кожного
Джеймс і Дженні, дизайн:Надайте нові конструкції для веб-сайту
Шеллі, вміст:Напишіть копію та вміст для будь-яких нових компонентів або веб-сторінок
Кейт, веб-розробник:Реалізувати новий веб-сайт
Роб, Веб-розробник свинцю:Впровадження QA та запустіть новий веб-сайт
Емілі, керівник маркетингу:Надайте відгук та затвердження для проекту
Бюджет
Бюджет для нового переробки сайту становить $ 30,000.
Віхи та поєднання
Ви досягнете першої віхи, коли етап дослідження завершена, а Sophie надсилає доповідь з рекомендаціями щодо того, як рухатися вперед з дизайном та вмістом (доставляється).
Хронологія та графік
Березень - травень:Софі буде проводити всі необхідні дослідження для переробки веб-сайту.
Травень - липень:Джеймс і Шеллі будуть одночасно створювати дизайн та зміст.
На початку серпня:Кейт запустить новий веб-сайт, з конструкцією Джеймса та зміст Шеллі.
План зв'язку
Що стосується плану зв'язку, aІнструмент управління проектамиБуде використаний для збереження всіх завдань, комунікацій та активів в одному місці, змушуючи їх легко знайти для всіх зацікавлених сторін. Відбудеться початкова зустріч, перш ніж починається будь-яка робота, а зустрічі відбудуться в кінці кожного етапу. Всі інші комунікації, включаючи оновлення статусу таЗапити вхідних робочих, також відбудеться також у інструменті управління проектами.
Як ClastPass управляє планами проекту від початку до кінця
Керрі Хоффман, старший менеджер проекту маркетингових операційКласпас, контролювати всі маркетингові проекти, що проводяться творчим, зростанням та змістовними групами. Ось її перші стратегії управління планами проекту:
Визначте зацікавлені сторони вгору:Незалежно від розміру проекту, це критично знати, хто є зацікавленими сторонами та їх роль у проекті, тому ви забезпечуєте залучення правильних людей на кожному етапі. Це також зробить процес розгляду та затвердження, перш ніж команда потрапляє на роботу.
Погодьтеся, як ви хочете спілкуватися про ваш проект:Встановіть, де і коли спілкування має відбутися для вашого проекту, щоб забезпечити, щоб ключова інформація була зафіксованою в потрібному місці, тому кожен залишається вирівняним.
Будьте пристосовані та вивчити робочі стилі інших людей:Проекти не завжди йдуть за планом, але шляхом реалізаціїПравильне управління інтеграцієюВи можете підтримувати проекти, які працюють гладко. Крім того, дізнайтеся, як члени проекту люблять працювати, щоб ви враховуєте це, коли ви створюєте свій план. Це допоможе речам запустити гладку, як тільки ви почнете виконувати.
Напишіть свій наступний план проекту, як про
Вітаємо - ви офіційно робоче планування Pro. За допомогою декількох кроків, трохи часу, і ціла велика організація, ви успішно написали план проекту.
Пересуваючи вперед, ви зможете зберегти себе та свою команду на шляху, а також вирішувати проблеми рано. І за допомогою інструменту керування проектом Диспетчер завдань UDN , ви можете працювати по кожному з кроків вашого плану проекту з упевненістю.
