So erstellen Sie einen Projektplan, der Sie auf der Spur halten können
Projektpläne sind unerlässlich, um alle projektbezogenen Dinge organisiert und auf der Strecke zu halten. Ein großer Projektplan hilft Ihnen, Ihre Arbeit mit allen notwendigen Teilen und Budgets bis hin zu Meilensteinen und Kommunikationsplänen abzubrechen - an einem Ort. Sparen Sie sich Zeit (und einige Kopfschmerzen), indem Sie einen Arbeitsplan erstellen, der Ihr Projekt ein Erfolg ermöglicht.
Was ist ein Projektplan?
Ein Projektplan - manchmal als Arbeitsplan bezeichnet - ist ein Blaupause der Schlüsselelemente, die Ihr Team erreichen muss, um Ihre Projektziele erfolgreich zu erreichen. Ihr Projektplan sollte Informationen über Ihre enthalten Projektplan , Umfang, Fälligkeitstatine und Ergebnisse, und es sollte in einer Plattform gebaut werden, die jeder in Ihrem Team zugreifen kann. Indem Sie Ihren Projektplan in a erstellen Arbeitsmanagementsystem. , können Sie die Arbeit planen, verfolgen und berichten - alles an derselben Stelle.
Wenn Sie immer noch nicht sicher sind, was ein Projektplan ist, unterscheidet sich hier, wie es sich von anderen Projektelementen unterscheidet:
Projektplan vs. Arbeitsplan
Ein Projektplan und ein Arbeitsplan sind dasselbe. Verschiedene Teams oder Abteilungen bevorzugen einen bestimmten Zeitpunkt oder einen anderen - aber beide beschreiben letztendlich dasselbe: Eine Liste der Big-Picture-Aktionsschritte, die Sie benötigen, um Sie zu treffen Projektziele .
Projektplan vs. Projektcharter
EIN Projektcharter. ist ein Werkzeug, das Sie verwenden können, um Abzeichen von wichtigen Stakeholdern zu erhalten, bevor Sie mit einem Projekt beginnen. Infolgedessen sollten Sie eine Projektcharter erstellen, bevor Sie an Ihrem Projektplan arbeiten. Eine Projektcharter ist eine vereinfachte Version eines Projektplans - es sollte nur Ihre Projektziele, Umfang und Verantwortlichkeiten enthalten. Sobald Ihre Charter genehmigt wurde, können Sie einen Projektplan erstellen, um einen eingehenden Blauprint der Schlüsselelemente Ihres Projekts bereitzustellen.
Projektplan vs. Projektbereich
Dein Projektbereich definiert das Größe und Grenzen Ihres Projekts. Im Rahmen Ihres Projektplans sollten Sie Ihren Projektbereich mit allen Projektbeteiligten abreißen und teilen. Wenn Sie sich jemals besorgt haben Umfang Kriechen , können Sie sich auf Ihren vordefinierten Geltungsbereich in Ihrem Projektplan zurückgreifen, um wieder auf der Strecke zu gelangen.
So fleischten Sie Ihre strategischer Plan , sollten Sie Ihren Projektablauf einschließen - aber Ihre Arbeitsplan braucht mehr als das. Sie sollten auch andere Schlüsselelemente angeben, wie Stakeholder, Ziele und Meilensteine.
Projektplan vs. agiles Projekt
Agiles Projektmanagement ist ein Rahmen, um Teams zu helfen, die Arbeit zu brechen iterative, kollaborative Komponenten . Agile-Frameworks werden oft in Verbindung mit Scrum und Sprint Methodiken. Wie jedes Projekt kann ein agiles Team von einem Projektplan profitieren, bevor er mit ihrer Arbeit beginnt.
Warum sind Projektpläne wichtig?
Projektpläne setzen die Bühne für das gesamte Projekt. Ohne eins fehlt es den ersten kritischen Schritt im Gesamt Projektmanagementprozess. . Ein klarer, schriftlicher Projektmanagementplan bietet Anleitungen aller Stakeholder, während sie alle rechenschaftspflichtigen. Es bestätigt, dass Sie die Ressourcen haben, die Sie für das Projekt benötigen, bevor es tatsächlich beginnt.
Ein Projektplan ermöglicht es Ihnen auch, als die für die führende Ausführung verantwortliche Person, um mögliche Herausforderungen zu prognostizieren, in die Sie auftreten können, während das Projekt noch in den Planungsstufen ist. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass das Projekt bei Bedarf erreichbar ist - oder ggf. korrekt. Nach einer Studie, die von der Projektmanagement-Institut. Es gibt eine starke Korrelation zwischen Projektplanung und Projekterfolg - desto besser Ihr Plan, desto besser Ihr Ergebnis. Die Eroberung der Planungsphase sorgt daher auch für bessere Projekteffizienz und Ergebnisse.
7 Schritte, um einen Projektplan zu schreiben, um Sie auf dem Laufenden zu halten
So erstellen Sie einen klaren Projektmanagementplan, benötigen Sie einen Weg zu Verfolgen Sie alle Ihre beweglichen Teile . Egal welche Art von Projekt Sie planen, jeder Arbeitsplan sollte:
Ziele und Ziele Projektziele
Erfolgsmetriken
Stakeholder. und Rollen
Zielfernrohr und Budget
Meilensteine und Ergebnisse
Zeitleiste und Zeitplan
Kommunikationsplan
Nicht sicher, was jeder dieser bedeutet, oder sollte aussehen? Tauchen wir in die Details:
Schritt 1: Definieren Sie Ihre Ziele und Ziele
Sie arbeiten an diesem Projektplan aus einem Grund - wahrscheinlich, Sie, Ihr Team, Ihr Team oder Ihr Unternehmen zu einem Endziel zu bringen. Aber wie wissen Sie, ob Sie dieses Ziel erreicht haben, wenn Sie keinen Weg haben, Erfolg zu messen?
Jeder Projektplan sollte ein klares, gewünschtes Ergebnis haben. Die Identifizierung Ihrer Ziele bereitet nicht nur eine Rationale für Ihren Projektplan, sondern behält alle auf derselben Seite auf derselben Seite und konzentrierte sich auf die Ergebnisse, die sie erreichen möchten. Darüber hinaus zeigt die Forschung, dass Mitarbeiter, die wissen, wie ihre Arbeit zu den Unternehmenszielen beitragen wird 2x als motiviert. . Noch nur 26% der Mitarbeiter habe diese Klarheit. Das ist, weil die meisten Zieleinlagen von der eigentlichen Arbeit getrennt passiert. Wenn Sie Ihre Ziele in Ihrem Arbeitsplan definieren, können Sie die Arbeit anschließen, die Ihr Team direkt an der Projektziele Sie hoffen zu erreichen.
Im Allgemeinen sollten Ihre Projektziele mit höherem Niveau sein als Ihre Projektziele. Wenn Sie Ihre Projektziele schreiben, zielen Sie darauf ab, herauszumachen, was passieren sollte, wenn Ihr Projekt erfolgreich ist und wie Ihr Projekt mit den Geschäftszielen ausgerichtet ist. Der Zweck der Ausarbeitung von Projektzielen dagegen ist, sich auf die tatsächlichen, spezifischen Erlösungsleistungen zu konzentrieren, die Sie am Ende Ihres Projekts erreichen werden.
Dein Projekt Bietet die Richtung, in der Ihr Team Ihre Ziele erreichen muss, über Ihre Projektziele. Indem Sie Ihre Ziele direkt in Ihre Planungsdokumentation integrieren, können Sie den Nordstern Ihres Projekts auf der Hand halten. Wenn Sie Ihren Projektbereich definieren, senden Sie Ihren Projektplan, überprüfen Sie Ihre Ziele, um sicherzustellen, dass die Arbeit zugunsten Ihrer Hauptziele ist.
Schritt 2: Set Erfolgsmetriken
Sobald Sie Ihre Ziele definiert haben, stellen Sie sicher, dass sie messbar sind, indem Sie wichtige Erfolgsmetriken festlegen. Während Ihr Ziel als das beabsichtigte Ergebnis dient, benötigen Sie Erfolgsmetriken, um Sie darüber zu informieren, ob Sie auf dem richtigen Weg führen, um dieses Ergebnis zu erreichen. Der beste Weg, um das zu tun, ist zu setzen Intelligente Ziele . Mit intelligenten Toren können Sie sicherstellen, dass Ihre Erfolgsmetriken klar und messbar sind. Sie können also am Ende Ihres Projekts zurückblicken und leicht sagen, ob Sie sie treffen oder nicht.
Zum Beispiel kann ein Ziel für ein Ereignis sein, eine jährliche 3-Tage-Konferenz für SEO-Fachleute am 22. Juni zu veranstalten. Eine Erfolgsmetrik für dieses Ziel könnte mindestens 1.000 Personen an Ihrer Konferenz teilnehmen. Es ist sowohl klar als auch messbar.
Schritt 3: Klärung von Stakeholdern und Rollen
Das Laufen eines Projekts bedeutet in der Regel zu bekommen Kollaboratoren an der Ausführung beteiligt. In Ihrem Projektmanagementplan, übersichtlich, welche Teammitglieder ein Teil des Projekts sein werden und welche Rolle jedes Person sein wird. Dies hilft Ihnen, zu entscheiden, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist (etwas, das wir in Kürze bekommen werden) und den Stakeholdern wissen lassen, wie Sie erwarten, dass sie beteiligt sind.
Stellen Sie während dieses Prozesses sicher, dass Sie die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten definieren, die Ihre Stakeholder möglicherweise haben. Wer ist zum Beispiel direkt für den Erfolg des Projekts verantwortlich? Gibt es genügend Genehmigungen, die daran beteiligt sein sollten, bevor alles fertig ist? Welche kreuzfunktionellen Stakeholder sollten im Projektplan aufgenommen werden? Sind da welche Risikomanagementfaktoren. Sie müssen einschließen?
Überlegen Sie die Verwendung eines Systems, z. B. a Raci-Chart , um zu bestimmen, wer das Projekt vorwärts fährt, der Entscheidungen genehmigen wird, die zum Projekt beitragen, und wer als Projekt weiterhin informiert werden muss.
Sobald Sie alle Ihre Rollen und Interessengruppen umrissen haben, stellen Sie sicher, dass Sie diese Dokumentation in Ihrem Projektplan aufnehmen. Sobald Sie Ihren Plan abgeschlossen haben, wird Ihr Arbeitsplan Ihre kreuzfunktionelle Quelle der Wahrheit.
Schritt 4: Setzen Sie Ihr Budget
Durchführen eines Projekts kostet in der Regel Geld. Egal, ob es sich um Freelancer für das Schreiben von Inhalten oder ein Cateringunternehmen für eine Veranstaltung handelt, Sie werden wahrscheinlich etwas Geld ausgeben.
Da Sie bereits Ihre Ziele und Stakeholder als Teil Ihres Projektplans definiert haben, verwenden Sie diese Informationen, um Ihr Budget festzulegen. Wenn dies beispielsweise ein funktionsfähiges Projekt mit mehreren Abteilungen ist, werden die Abteilungen die Kosten des Projekts aufteilen? Wenn Sie über ein bestimmtes Ziel-Metrik wie Event-Teilnehmer oder neue Benutzer verfügen, unterstützt Ihre vorgeschlagene Budgets, die sich bemühen?
Durch die Festlegung Ihres Budgets während der Projektierungsphase (und vor Beginn der Ausgaben) können Sie die Genehmigung erhalten und einmal genehmigt, kluge, wirtschaftliche Entscheidungen während der Implementierungsphase Ihres Projekts treffen. Zuordnen dieses Budgets ist angemessen auch einfacher sein, da Sie bereits Ihre Ziele und Interessengruppen als Teil Ihres Projektplans aufweisen. Die Planung hilft Ihnen, zu bestimmen, welche Teile Ihres Projekts, was später keinen Raum für Überraschungen kostet.
Schritt 5: Richten Sie auf Meilensteinen und Lieferungen aus
Ein wichtiger Teil der Planung Ihres Projekts setzt Meilensteine oder spezifische Ziele, die eine Leistung darstellen. Meilensteine benötigen kein Start- und Enddatum, aber das Schlagen einer deutlichen Errungenschaften während Ihres Projekts. Sie werden verwendet, um den Fortschritt zu messen. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie arbeiten daran, ein zu entwickeln Neues Produkt für Ihr Unternehmen . Festlegen eines Meilensteins auf Ihrer Projektzeitleiste, wenn der Prototyp abgeschlossen ist, hilft Ihnen, den bisher getroffenen Fortschritt zu messen.
EIN Projekt lieferbar Andererseits ist das, was tatsächlich produziert wird, wenn Sie einen Meilenstein treffen. In unserem Produktentwicklungsbeispiel haben wir einen Meilenstein getroffen, als wir die zu liefernde, was der Prototyp produzierte, erzeugt. Wenn Sie unser verwenden Kostenlose Projektplanvorlage Um zu beginnen, können Sie Ihr Projekt leicht um Ergebnisse und Meilensteine organisieren. Auf diese Weise hat jeder auf dem Team eine klare Sichtbarkeit in der Arbeit in Ihrem Projektbereich, und die Meilensteine, die Ihr Team daran arbeiten wird.
Schritt 6: Umreißen Sie Ihre Timeline und einen Zeitplan
Um Ihre Projektziele zu erreichen, benötigen Sie und Ihre Interessengruppen Klarheit auf Ihrer gesamten Projektzeitleiste und -zeiten. Ausrichten auf dem Zeitrahmen, den Sie haben, können Sie während der strategischen Planungssitzungen besser priorisieren.
Nicht alle Projekte haben klare Zeitpläne. Wenn Sie an einem großen Projekt mit ein paar unbekannten Terminen arbeiten, sollten Sie ein erstellen Project Roadmap. anstelle einer vollgeblasenen Projektzeitleiste. Auf diese Weise können Sie die Reihenfolge der Operationen verschiedener Aufgaben, ohne notwendigerweise genaue Termine festzulegen.
Sobald Sie die High-Level-Verantwortlichkeiten abgedeckt haben, ist es an der Zeit, auf den Details etwas Energie zu konzentrieren. In deiner Arbeitsplanvorlage , Beginnen Sie mit dem Brechen Ihres Projekts in Aufgaben, um sicherzustellen, dass kein Teil des Prozesses übersprungen wird. Größere Aufgaben können sogar in kleinere Unteraufgaben aufgeteilt werden, wodurch sie überschaubarer sind.
Nehmen Sie dann jede Aufgabe und die Unteraufgabe ein und weisen Sie ein Startdatum und Enddatum zu. Sie beginnen, visuell zu sehen, dass alles in einem zusammenkommt Kohäsive Projektzeitleiste. . Achten Sie darauf, dass Sie Interessengruppen hinzufügen, umzuordnen, wer das tut, was von wann ist.
Schritt 7: Teilen Sie Ihren Kommunikationsplan
Wir haben festgestellt, dass die meisten Projekte mehrere Stakeholder enthalten. Das bedeutet Kommunikationsstile wird unter ihnen variieren. Sie haben die Gelegenheit, Ihre Erwartungen für dieses Projekt in Ihrem Projektplan vorne festzulegen. Wenn Sie einen Kommunikationsplan haben, ist wichtig, um sicherzustellen, dass jeder versteht, was passiert, wie das Projekt fortschreitet, und was als nächstes los ist. Für den Fall, dass ein Straßenblock auftritt, haben Sie bereits ein klares Kommunikationssystem an Ort und Stelle.
Wenn Sie Ihren Kommunikationsplan entwickeln, berücksichtigen Sie die folgenden Fragen:
Wie viele Projektbezogene Treffen Müssen Sie haben? Was sind ihre Ziele?
Wie wirst du schaffen? Status Updates ? Wo wirst du sie teilen?
Mit welchem Tool können Sie das Projekt verwalten und Fortschritt und Updates kommunizieren?
Stellen Sie wie die anderen Elemente Ihres Projektplans sicher, dass Ihr Kommunikationsplan in Ihrem Projektplan leicht zugänglich ist. Stakeholder und funktionsfunktionale Mitarbeiter sollten in der Lage sein, diese Richtlinien während der Planungs- und Ausführungsphasen Ihres Projekts leicht zu finden.
Beispielprojekte
Um Ihnen zu helfen, zu helfen, wie Ihr Projektmanagement-Plan aussehen sollte, sind hier zwei Beispielpläne für Marketing- und Design-Projekte, die Sie während Ihrer eigenen Projektplanung führen.
Projektplan Beispiel: Jahresinhaltskalender
Nehmen wir an, Sie sind die Inhaltsführung für Ihr Unternehmen, und es ist Ihre Verantwortung, auf einem Content Marketing-Kalender für alle Inhalte zu erstellen und zu liefern, die nächstes Jahr veröffentlicht werden. Sie kennen Ihren ersten Schritt, Ihren Arbeitsplan aufzubauen. Hier ist, wie es aussehen könnte:
Ziele und Erfolgsmetriken
Sie legen fest, dass Ihr Ziel zum Erstellen und Ausführen Ihres Inhaltskalenders, das Engagement um 10% zu steigern. Ihre Erfolgsmetriken sind die offene Rate und klicken Sie auf E-Mail-Anhänger, die Social-Media-Anhänger Ihres Unternehmens, und wie Ihre Inhaltsbestände auf Suchmaschinen rangieren.
Stakeholder und die Rolle jedes Menschen
In diesem Projekt werden fünf Personen beteiligt sein.
Sie, Inhaltsführung: Den Kalender entwickeln und pflegen
Brandon und Jamie, Schriftsteller: Bereiten Sie Umrisse und Kopie für jedes Inhalt
Nate, Editor: Bearbeiten und geben Sie Feedback zu Inhalten
Paula, Produzent: Veröffentlichen Sie den Inhalt, sobald er geschrieben und bearbeitet wurde
Budget
Ihr Budget für den Projektplan und den Inhalt des Jahres beträgt 50.000 US-Dollar.
Meilensteine und Ergebnisse
Ihr erster Meilenstein ist, den Content-Kalender zu beenden, der alle Themen des Jahres anzeigt. Die Lieferung ist eine sündige Version des Kalenders. Sowohl der Meilenstein als auch die Ergebnisse sollten in Ihrem Projektplan eindeutig gekennzeichnet sein.
Timeline und Zeitplan
Sie haben festgestellt, dass Ihr Zeitplan für Ihren Inhaltskalender-Projektplan wie folgt läuft:
15. Oktober - 1. November: Die Forschungsphase, um Ideen für Themen für Inhalte zu finden
2. November - 30. November: Stellen Sie die Themen fest, über die Sie schreiben
1. Dezember - 1. Januar: Den Kalender erstellen
1. Januar - 31. Dezember: Inhalt wird von Brandon und Jamie geschrieben und das ganze Jahr über von Nate bearbeitet
16. Januar - 31. Dezember: Paula wird während des ganzen Jahres mit der Veröffentlichung und Weiterleiten beginnen.
Kommunikationsplan
Sie verfügen über ein Kick-Off-Meeting und dann monatliche Update-Meetings als Teil Ihres Kommunikationsplans. Wöchentliche Statusaktualisierungen werden an Freitagnachmittagen gesendet. Alle projektbezogenen Kommunikation erfolgt in einem Projektmanagement-Tool .
Projektplan Beispiel: Website-Neugestaltung
In diesem Beispiel wird Ihre Website endgültig mit einer Website-Neugestaltung aktualisiert. (Eigentlich ist es eher eine totale Überholung.) Dieses Projekt erfordert einen detaillierten Plan, da er seinen großen Umfang und hohe Erwartungen verschiedener Stakeholder angeht. So sieht Ihr Projektplan aus, als könnte man aussehen:
Ziele und Erfolgsmetriken
Das Gesamtziel Ihres Arbeitsplans ist es, Umbauten auf der Website des Unternehmens 15% bis Ende des Jahres zu steigern. Ihre Erfolgsmetriken sind die Anzahl der täglichen Besucher, die sich für Ihre kostenlose Testversion und die Anmeldekonvertierungsrate anmelden.
Stakeholder und die Rolle jedes Menschen
Sie, Projektleitung: Planen und verwalten Sie das Projekt
Sophie, UXR: Forschungsforschung durchführen und für jeden Einblicke geben
James und Jenny, Design: Geben Sie neue Designs für die Website an
Shelly, Inhalt: Schreibe Kopie und Inhalte für neue Komponenten oder Webseiten
Kate, Webentwickler: Implementieren Sie die neue Website
Rob, Webentwicklerführung: QA-Implementierung und starten Sie die neue Website
Emily, Marketingleiter: Geben Sie Feedback und Zulassungen für das Projekt an
Budget
Das Budget für die neue Website-Redesign beträgt 30.000 US-Dollar.
Meilensteine und Ergebnisse
Sie erreichen Ihren ersten Meilenstein, wenn die Forschungsphase abgeschlossen ist, und Sophie sendet einen Bericht mit Empfehlungen zur Weiterleitung mit Design und Inhalt (lieferbar).
Timeline und Zeitplan
März Mai: Sophie führt alle notwendigen Forschung für die Website-Neugestaltung durch.
Mai - Juli: James und Shelly erstellen gleichzeitig das Design und den Inhalt.
Anfang August: Kate wird die neue Website mit den Designs von James und Shellys Inhalt starten.
Kommunikationsplan
Wie für den Kommunikationsplan, a Projektmanagement-Tool Wird verwendet, um alle Aufgaben, Kommunikationen und Vermögenswerte an einem Ort zu halten, wodurch sie für alle Stakeholder leicht zu finden sind. Eine Kick-off-Sitzung wird vor Beginn jeder Arbeit abgehalten, und am Ende jedes Meilensteins finden sich Sitzungen statt. Alle anderen Kommunikation, einschließlich Statusupdates und Eingehende Arbeitsanfragen. , wird auch im Projektmanagement-Tool passieren.
Wie ClassPass profitiert Projektpläne von Anfang bis Ende
Kerry Hoffman, Senior Project Manager von Marketing Operations bei Klassenpass , überwacht alle Marketingprojekte, die von den Kreativ-, Wachstums- und Inhaltsteams durchgeführt werden. Hier sind ihre drei besten Strategien zur Verwaltung von Projektplänen:
Identifizieren Sie die Interessengruppen nach oben: Egal die Größe des Projekts, es ist von entscheidender Bedeutung, um zu wissen, wer die Interessengruppen und ihre Rolle im Projekt sind, so dass Sie sicherstellen, dass Sie in jeder Phase die richtigen Personen einbeziehen. Dadurch wird auch der Überprüfungs- und Genehmigungsprozess löschen, bevor das Team zur Arbeit wird.
Stellen Sie ein, wie Sie über Ihr Projekt kommunizieren möchten: Stellen Sie an, wo und wenn die Kommunikation für Ihr Projekt erfolgen sollte, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Informationen an der richtigen Stelle erfasst werden, sodass jeder ausgerichtet ist.
Seien Sie anpassungsfähig und lernen Sie die Arbeitsstile anderer Personen: Projekte gehen nicht immer nach Plan, sondern durch die Implementierung richtiges Integrationsmanagement. Sie können Projekte sanft halten. Finden Sie heraus, wie Projektmitglieder gerne arbeiten, sodass Sie das berücksichtigen, da Sie Ihren Plan erstellen. Es hilft dabei, dass die Dinge glatter sein, sobald Sie mit der Ausführung beginnen.
Schreiben Sie Ihren nächsten Projektplan wie ein Pro
Herzlichen Glückwunsch - Sie sind offiziell eine Arbeitsplanungspros. Mit ein paar Schritten, ein bisschen Zeitraum, und vieles Unternehmen haben Sie erfolgreich einen Projektplan geschrieben.
Wenn Sie nach vorne bewegt werden, können Sie sich und Ihr Team auf dem Laufenden halten und die Herausforderungen frühzeitig ansprechen. Und mit einem Projektmanagement-Tool wie UDN-Task-Manager Sie können jede der Schritte Ihres Projektplans mit Vertrauen durchführen.
