ズーム会議を最大限に活用する方法

ズームミーティングは私たちの就業日の不可欠な部分です。

多くの従業員は毎月62の会議に参加します！今月は60の会議がないかもしれませんが、ありがたいことに*、あなたはまだ一握りの会議に参加する必要があります。

他の人とは異なり、会議をスケジュールするための主催者に責任を負うことはありません。

企業が突然「オフィス」から「どこにでも仕事をする」と交流し、コラボレーションが変わったとき劇的にズームをズームして私たちの就業日の一体的な部分をズームさせる。

私たちが望んでいるという理由だけで会議をスケジュールするポイントを元気しています。会議を開催する人でさえ、それをするのが明確な理由がない限り、会議に乗ることを好むことはできません。たとえば、ご希望の場合は、会議が本当に必要かどうかを確認してください。ここでは別のアプローチを取ります。

私たちはその代わりに信じています会議が必要であり、あなたはそれらを最大限に活用する方法に焦点を当てているのが良いでしょう！チームが7つのタイムゾーンに分散されたリモートスタートアップであることは、ズーム会議に伴う問題を経験し、最終的にそれらを効果的にする方法を学びました。

興味がある？大丈夫、始めましょう！

コンテキストを設定します

会議の最初の5分はその結果を形作ります。

必ず 条件を作成します誰もがあなたと一緒に議論やタグに貢献できるようにします。

あなたがしようとしてみてみましょう重要な会議を開始します。オーガナイザーとして、あなたはあなたのアイデアと新しいイニシアチブを提示し共有することに興奮しています。

しかし、ちょっと待ってください。参加者はどうですか？彼らはあなたがイニシアチブについて議論するのに十分な文脈を持っていますか？最初の5~10分がコンテキストの設定に費やされ、誰もがドキュメントにアクセスできるようにしている場合は、間違った足から始めています。

あなたが質問をクリアして以前の議論から情報を繰り返さなければならないときに、計画されたスケジュールに固執し、意図された結果を得ることは困難です。

まあ、みんなが会議を交換するために非同期通信チャネルを使用して推奨されています。使うこともできますコンテキストを設定するための非同期チャネル、必要な情報を共有し、前もって関連文書を送信します。単純に、同じページにみんなを手に入れて、あなたの目的が何であるかを知らせましょう前ミーティング。

どうやってやるのですか？

記録します織機詳細を参加者と共有し、そのギャップがあれば情報のギャップを埋めるためのビデオ。新しいプロジェクトを開始し、概要と上位レベルの詳細を伝えたい場合は、LOOMが便利になることがあります。会議中の「ステータスアップデート」の議論を避けるためにも織機を使用します。

ドキュメントがあれば、スラックチャンネルを介してそれを共有するか、LOOMビデオの説明に追加します。

そして、私たちは使います粒私たちの会話から重要な瞬間を教えてください。あなたが以前の会議からのトピックや決定についてピギーバックすることを計画してから、穀物を使って関連する瞬間をクリップして共有してください。

あなたの会議を構成します

あなたのチームを一緒に入手しても意図した結果を自発的に作成することはできません。すべての成功した会議は慎重に設計されています。

コンテキストを設定すると、全員が上になります同じページ、会議を構築することで、全員が議論に集中することを可能にします。意図した結果を達成しましょう！

「構造」と言うと、「典型的なものを参照していません」会議議会。'議題が役に立つ間、彼らはに十分ではありませんあなたの会議を生産させます 。

これが単純な類推です。あなたの議題には食材のリストがありますが、あなたは料理をするものを知る必要があります！

同じ成分を使って完全に異なる料理を思い付くことができます。同様に、目的のない会議議題はあなたが期待するものとは異なる結果につながる可能性があります。専門家の72％が信じています明確な目的を設定することは、会議を成功させるものです。

会議の議題は、会議中にカバーするものを単にリストしています。彼らはあなたが重要なことが重要でないことを確認するためのリストです。あなたの会議を構築することはあなたが議題をカバーするだけでなく、目的を満たすのに役立ちます！

会議をどのように構造化するか

あなたがあなたの会議を構成する方法はあなたの目標と会議の種類によって異なります。これはあなたが始めるためのシンプルなテンプレートです：

1.予想成果から始めます。あなたは会議から出ようとしていますか？

2.結果を得るために取られる必要があるステップを定義します。

たとえば、チームと会合して新しいプロジェクトを開始する（プロジェクトキックオフ会議）、次の必要があります。

それでは、各ステップは本質的に会議議題の項目になります。

3.会議を小さなチャンク（タイムブロック）に分割して、議題の各項目を網羅しています。

あなたはあなたの今後の会議のいずれかを構造化するために同じ手順を複製することができます。

PROヒント：会議 "フォルダテンプレートON.UDNタスクマネージャー会議の議題を設定して管理し、あなたの会議をより良くするために直接あなたのチームと協力するため。

議論を行動に変える

従業員の43％報告その無効な会議の結果不明瞭な行動混乱につながる。

あなたがコンテキストを設定してもあなたの会議を構成して、議論を計画どおりに導く、あなたは成功への中途半端です！

だから、それらの行動項目がすべての人にとって明確であることを確認することが重要です。あなたが行くときに行動項目をキャプチャしてタスクに変換する方法について話す前にUDNタスクマネージャー、質問に対処しましょう。

私たちはそれを呼びます'ズームアメネシア' 。

穀物を介して

人間は情報を保持するのには素晴らない。ドイツの心理学者であるHermann Ebbinghausは、「忘却曲線」と呼ばれる現象を思いついた。

「1時間以内に、人々は会議中に共有されている情報の平均50％を忘れています。強調するために、それはあなたが議論したものの半分 - in in -in in in inです！」

Quartzを介して

テストとして、あなたは最後の毎週の会議から成果物を思い出すことができますか？たくさん回復できなかったの？

戻る戻り会議があるときは、メモリダンプの使用にリゾートします。メモリに頼る問題は、その詳細を使用してすべてのアクションアイテムを覚えていません。あなたは必然的にいくつかのタスクがスリップされ、最悪の部分があることがあるので、あなたは誰かが次の会議でそれを上げない限りそれを実現しないでしょう。

そのため、アクションアイテムのキャプチャを開始し、それらを使用しているようにプロジェクト管理ツールにそれらをインポートしました。粒と ザピエ ！

それを簡単にするために、これがあなたを助ける準備ができているZAPテンプレートです。イン項目を作成しますUDNタスクマネージャーグレインデスクトップアプリのチェックマーク絵文字でハイライトを追加するたびに 。

Zapierを介して

うまくいっている方法は簡単です。成果物を聞いたり、コミットメントをするたびに、Grain Desktopアプリの「チェックマーク」をクリックしてください。これにより、ZAPを自動的にトリガします。これは、タスクを作成します。UDNタスクマネージャービデオスニペットを使用すると、議論されたものをキャプチャし、タスクに添付します。

穀物を介して

待って、アクションアイテムは会議からの唯一のテイクアウェイではありません。

あなたはあなたがあなたの参照のために撃たれたい面白いアイデアや提案に遭遇し、あなたがするとき、レバレッジをするでしょうUDNタスクマネージャー s メモ帳。ブレインストーミングセッションからキーのアイデアを作成するために使用するか、キーのアイデアを書き留めるために使用できます。すべてがあなたの中に保存されているのでUDNタスクマネージャーアカウント、必要に応じてそれに戻ることができます。

DRISを割り当てます

行動項目がある場合は、所有権を取得し、その作業を行い、次の会議で進行状況をフォローアップする必要があります。

会議から各アクションアイテムに対して直接責任ある個人（DRI）を割り当てます。それはSteve Jobsによって普及していて、それはまだリンゴで使われています！

「Appleでの効果的な会議は行動リストを持つことになる」と以前の従業員は言います。「各アクション項目の隣にはDRIになります」誰かがプロジェクトに正しい連絡を習いようとしているときにAppleの周りに聞いた一般的なフレーズは、「それの博士は誰ですか？」

あなたの会議が行動項目のためのDRIを持たずに終わったら、あなたはおそらくそれから最善を尽くしません。 DRIはあなたがあいまいさを避けるのを助けます繰延責任を繰り返しますこれは、人々のグループの存在下で人々が責任を負う可能性が低い心理的現象です。あなたの会議が大きいほど、人々が所有権を延期する可能性が高いです。

なぜ私たちはDRISを使うのですか？

もっと多くの場合、私たちは私たちの毎週の会議で私たちのユーザーから関連する製品のフィードバックと懸念を表面化する傾向があります。あなたが推測したように、私たちはフィードバックに対処し、更新を展開するためにさまざまなチームと協力する必要があります。

タスクが横断的なチームを含む場合、異なるチームの人々が理論的に決定またはプロジェクトを所有できるように、誰がそれを担当するのかについて混同するのは簡単です。 DRISが説明責任をもたらすにつれて、それは常に仕事に責任がある人です。

彼らがそうであるチームに会いましょう

多くのチームは、さまざまな背景、能力、および学習スタイルからの従業員に会議を「アクセス可能」にするという重要性を見渡します。

リモートであることはあなたが世界中の才能を発見、雇う、そして働くことを可能にします。また、より広い範囲の顧客に話す製品を構築することもできます。ただし、ビルドしている多様なチームに合うようにコミュニケーションワークフローを変更する必要があります。

誰もが均等に貢献して針を動かすのを助けるために、あなたは最上位の優先順位の1つとして「アクセシビリティ」を考慮する必要があります。その後いくつかの会議をレビューすることをお勧めします。職場のコミュニケーション、チームの会議、トレーニングセッション、意思決定の瞬間、あなたのチームと共有されるべきです。

たとえば、EDIFY、TechStarsの起動、レコード、転送、および彼らのビデオ会議を共有しますチームのみんなで。クリステンギャラガー、CEO、創設者によるとed edそれはより良い結果と文化をもたらします。

「私はあなたが彼らに会っているときに人々がやる気のある、生産的、そして一緒にもっとうまくいくことを本当に見ました。これには、人々と彼らの学習スタイルを理解するための時間を費やして、そしてそのチームをより援助的でより包括的なあなたのコミュニケーションワークフローにいくつかの変更を加える可能性があります。」